Terminsuche anlegen/konfigurieren

Die Terminsuche kann bei tomedo® automatisch erfolgen. Hierbei geben Sie an, in welchem Kalender (und dementsprechender Belegung mit Ressourcen) ein Termin gesucht werden soll. Weiterhin benötigen Sie noch die Terminart und eine Angabe darüber, wie weit im Voraus tomedo® nach freien Terminen suchen soll (= Spanne) und ab welchem Datum. Hierbei können Sie in verschiedenen Kalendern suchen und diese entweder per „UND“ (ein Termin soll in mehrere Kalender gleichzeitig gelegt werden, das ist z.B. hilfreich bei OP-Terminen, die im OP- und im Arzt-Kalender angezeigt werden sollen) oder per „ODER“ (wenn ein Patient einen Sprechstundentermin bei einem Arzt, aber keinem bestimmten, haben möchte) verknüpfen.

Über die Verwaltung Terminsuche-Favoriten (Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten) können Sie solche Suchen vordefinieren. Sie können der Suche einen Namen und eine Terminart zuweisen, sowie einen Suchzeitraum. Außerdem können zum Beispiel Ressourcen, Kalender, Betriebsstätten und Onlinekalender mit ihr verknüpft werden.

Terminsuche-Zeiträume

Um eine Terminsuche durchführen zu können, muss definiert sein, von wann bis wann gesucht werden soll, d.h. ab wann für wie lange. Es ist außerdem zu definieren, welches der Referenzzeitpunkt sein soll (d.h. nach was genau richtet sich der ab-Wert?) Die Einstellung zum Referenzzeitpunkt finden Sie rechts unter „ausgehend von“. Die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten dazu finden Sie im nächsten Kapitel detailliert beschrieben.

Wenn eine Terminsuche neu angelegt wird, wird als Voreinstellung zunächst immer vom aktuellen Tag ausgegangen, für den Suchzeitraum ist ab 0 Tage für 2 Wochen voreingestellt. Diese können Sie jedoch beliebig anpassen.

Das bisherige Verhalten in tomedo® war so definiert, dass folgende „Übersetzung“ im Hintergrund erfolgt ist:

• Suche bspw. vom 01.05. bis 08.05. > Suchzeitraum = 7 Tage
• 1 Woche = 7 Tage und nicht die tatsächliche Kalenderwoche
• 2 Wochen = 14 Tage > bei Suche ab 01.05. endet die Suche am 15.05.
• 1 Monat = 30 Tage
• 1 Jahr = 365 Tage

Diese Definition bringt jedoch an mehreren Stellen unerwünschte Ergebnisse mit sich, wie beispielsweise:

• Der Suchzeitraum ist nicht ganz korrekt angegeben, da eigentlich sowohl der Starttag als auch der Endtag der Suche mit in den Suchzeitraum hineinzählen
• Es kann nur für 1 Woche = 7 Tage (feste Zeitspanne) gesucht werden und nicht für tatsächliche Kalenderwochen
• Monate können auch 31 bzw. 28 Tage und Jahre auch 366 Tage haben, dadurch ergibt sich bei Berechnungen ggf. eine unerwünschte Abweichung von mehreren Tagen, sodass der Suchzeitraum unter Umständen nicht exakt ist.
• Bisher konnten Wochenende-Tage nicht in der Zeitspanne ausgespart werden.

Achtung: Ab tomedo® Version 1.155 werden deshalb die Suchzeitraum-Berechnungen so angepasst, dass sich ein exaktes Ergebnis ergibt. Ihre bisherigen definierten Suchen sollten dabei die Zeiträume, die definiert waren korrekt übersetzen und somit die Suchergebnisse wie gehabt beibehalten, sodass sie zunächst nichts verändern müssen. Bitte kontrollieren Sie zur Sicherheit jedoch trotzdem ihre Suchzeiträume auf Korrektheit und schauen Sie, ob die neuen Einstellungsmöglichkeiten Ihnen ggf. exaktere Ergebnisse liefern oder Arbeit erleichtern könnten. Es wurden folgende Änderungen vorgenommen:

• Für die Suchzeitraum-Einstellungen öffnet es jetzt jeweils ein kleines Popover-Fenster in welchem genauer ausgewählt werden kann, was definiert sein soll.

• Suche bspw. vom 07.05. bis 14.05. > Suchzeitraum = jetzt als 8 Tage angegeben (da Tag 0 bereits als erster Suchtag mit hineinzählt und deshalb tatsächlich in vollen 8 Tagen gesucht wird)

• 2 Wochen = 14 Tage > bei Suche ab 07.05. endet die Suche jetzt am 20.05. statt wie vorher am 21.05., da Tag 0 mit in die 14 Tage eingerechnet ist (bei Ihren bestehenden Suchen wird der eine „fehlende“ Tag automatisch draufaddiert, sodass die bei Ihnen zuvor als 2 Wochen definierten Zeiträume übersetzt sind in 15 Tage. So bekommen Sie immernoch die gleichen Suchergebnisse wie bisher)

• Es gibt zusätzlich die Option von den tatsächlichen Kalenderwochen (Mo-So) auszugehen. Im Beispiel unten heißt das: Eine angebrochene Woche und eine volle Woche, die Suche endet immer zum Kalenderwochen-Ende (Sonntag).

• 1 Monat = nicht mehr 30 Tage, sondern korrekte Länge des jeweiligen Monats. Im Beispiel unten heißt das vom 07.05. bis 06.06.

• Es gibt zusätzlich die Option von den tatsächlichen Kalendermonaten auszugehen. Der angebrochene Monat wird durchsucht, die Suche endet immer zum Monatsende.

• Es gibt zusätzlich die Option von Quartalen auszugehen. Das angebrochene Quartal wird durchsucht, die Suche endet immer zum Quartalsende.

• 1 Jahr = nicht mehr 365 Tage, sondern die tatsächliche Länge des jeweiligen Jahres. Bei einer Spanne von 5 Jahren ist bspw. mind. 1 Schaltjahr enthalten. Der Suchzeitraum bekommt dadurch jetzt jedoch keinen Versatz mehr. Dies ist besonders von Vorteil für Suchen die sich bspw. am Geburtsdatum des Patienten orientieren und den Suchzeitraum ab dem 35. Geburtstag starten.

• Es gibt zusätzlich die Option von den tatsächlichen Kalenderjahren auszugehen (Suche bis Ende des jeweils angebrochenen Jahres)

• Es wird bei der Definition des Zeitraums ein ausgeschriebener Text zur Erklärung angezeigt
• .

• Es können für einen definierten Zeitraum von Tagen nun Sonntage bzw. Samstage+Sonntage ausgespart werden. Achtung für andere Zeiteinheiten steht diese Option nicht zur Verfügung. Werden Sonntage bzw. Wochenenden ausgespart, addiert sich die entfernte Anzahl an Tagen entsprechend auf das Zeitraumende drauf und beim Ausführen der Suche werden für die ignorierten Tage keine Ergebnisse ausgegeben.

Die Einstellungsmöglichkeiten zum Zeitraum finden Sie in der Terminsuche-Favoritenverwaltung, aber auch im Terminsuchefenster selbst.

Bei Kettensuchen und Subterminsuchen wird die neue Logik indirekt mit angewendet, da hier die Terminsuche-Favoriten verwendet werden, für die die Suchzeiträume definiert wurden. Bei den Einstellungen zum Abstand zwischen den Kettengliedern sind jedoch die Einstellungen wie bisher und vorerst noch keine komplexeren Möglichkeiten (wie bspw Aussparen von Wochenenden) zur Verfügung.

Relativer Bezugszeitpunkt des Terminsuche-Zeitraums

Ab tomedo® Version 1.139 finden Sie in der Terminsuche-Verwaltung (Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten) eine flexiblere Möglichkeit, den Referenzzeitpunkt der Terminsuche festzulegen.

Wenn Sie eine neue Terminsuche anlegen, so ist die Einstellung standardmäßig auf „Ab heute (default)“ gesetzt. Sie hatten hier bisher bereits auch schon die Möglichkeit, den Schwangerschaftsbeginn als Bezugsszeitpunkt zu wählen, indem Sie „Schwangerschaftsvorsorge“ ausgewählt haben. Dies wurde nun um zwei weitere Möglichkeiten erweitert. Wenn Sie den gewünschten Referenzzeitpunkt Ihrer Suche festgelegt haben, können Sie weiterhin zusätzlich einen Zahlenwert für „Suche ab“ eingeben. Dieser Wert wird dann auf das Bezugsdatum draufgerechnet. Ihr Suchzeitraum beginnt dann ab Bezugszeitpunkt + Ab-Wert. Der „Suche für“-Wert beschreibt wie gehabt die Länge des Suchzeitraums.

Beschreibung der Auswirkungen inkl. Beispielen

Ab heute

• der Bezugszeitpunkt ist immer das heutige Datum
• Suche ab ist auf „2 Tage“ gesetzt
• wird im Terminsuche-Fenster diese Terminsuche angewählt, dann wird automatisch der Suchzeitraum gesetzt
• heute ist bspw. der 21.02., auf diesen werden die eingestellten 2 Tage aufaddiert → die Suche startet am 23.02. und sucht für 14 Tage (bis 08.03.) ab diesem Zeitpunkt
• Hinweise:
  • Die Suche „Ab heute“ benötigt keinen Patienten, da sie sich auf ein festes Datum bezieht, d.h. die Terminsuche kann korrekt mit und ohne Patient durchgeführt werden.
  • Es besteht hier nicht die Gefahr, dass Suchzeiträume ggf. angeschnitten sind.
  • Die Suche „Ab heute“ ist immer die Default-Einstellung.
  • Ist bei einer anderen Auswahl (bspw. Schwangerschaftsvorsorge), bei der die Suchspanne nicht möglich zu ermitteln, bspw. weil kein Patient für die Terminsuche gesetzt ist, setzt sich der Suchzeitraum als Rückfall-Logik ebenfalls auf „Ab heute“. Es erscheint dann eine Hinweis-Meldung. Achtung: Der Wert von „Suche ab“ wird dann auf das heutige Datum aufaddiert und die Suche könnte deshalb keine Ergebnisse anzeigen.

Schwangerschaftsvorsorge

• Einstellung für Bezugszeitpunkt ist „Schwangerschaftsvorsorge“, d.h. hier wird der Tag der letzten Regel beachtet
• „Suche ab“ ist auf 10 Wochen gesetzt weil bspw. erst in dieser Schwangerschaftswoche eine bestimmte Untersuchung durchgeführt werden kann
• die Patientin hat eine eingetragene Schwangerschaft, Tag der letzten Regel ist der 01.01.2024
• auf dieses Datum werden 10 Wochen aufaddiert, dadurch ergibt sich eine Suchspanne vom 11.03.24-25.03.24
• Hinweise:
  • In der Version 1.139 werden Wochen noch als 7 Tage und nicht als Kalenderwochen gerechnet, 1 Monat sind immer als 30 Tage gerechnet, sodass sich leichte Verschiebungen ergeben können. Bitte kontrollieren Sie deshalb ggf. die Suchergebnisse. Ab Version 1.140 werden hier die Monate korrekt gerechnet und bspw. auch Schaltjahre beachtet.
  • Bei Schwangerschaftsvorsorge muss zwingend ein Patient in der Terminsuche gesetzt sein, ansonsten kann der Suchzeitraum nicht ermittelt werden. Es erscheint dann eine Meldung.
  • Da sich der Bezugszeitpunkt in der Vergangenheit befindet, auf welchen der Wert unter „Suche ab“ aufaddiert wird, kann es sich ergeben, dass der ermittelte Suchzeitraum bereits angeschnitten und dadurch verkürzt oder ggf. sogar ganz überschritten ist. In diesen Fällen erscheint eine Hinweismeldung.

Ab Geburt

• Einstellung ist auf Bezugszeitpunkt „Ab Geburt“ gesetzt
• Beispiel kann eine Gebärmutterhalskrebs-Vorsorgeuntersuchung sein, die erst ab dem 35. Lebensjahr durchgeführt wird.
• in der Terminsucheverwaltung müssen Sie deshalb auf den Bezugszeitpunkt 35 Jahre aufaddieren (unter „Suche ab“ eintragen).
• die Patientin, für die ein Termin gesucht wird, ist bspw. am 01.08.1989 geboren, sie wird damit am 01.08.2024 genau 35 Jahre alt und kann die Untersuchung wahrnehmen.
• Wird im Terminsuchefenster diese Terminsuche nun angewählt, dann setzt sich der Suchzeitraum auf den passenden Tag. Achtung: Im Beispiel wird zunächst noch der 25.07.24 als Start-Datum gesetzt, da momentan noch keine Schaltjahre beachtet werden. Es zählt deshalb jedes Jahr als 365 Tage und versetzt dadurch den Zeitraum um wenige Tage. Dies wird in der Version 1.140 ausgebessert sein.
• Hinweise:
  • In der Version 1.139 werden Wochen noch als 7 Tage und nicht als Kalenderwochen gerechnet, 1 Monat sind immer als 30 Tage gerechnet, sodass sich leichte Verschiebungen ergeben können. Bitte kontrollieren Sie deshalb ggf. die Suchergebnisse. Ab Version 1.140 werden hier die Monate korrekt gerechnet und bspw auch Schaltjahre beachtet.
  • Bei Suche „ab Geburt“ muss zwingend ein Patient in der Terminsuche gesetzt sein, ansonsten kann der Suchzeitraum nicht ermittelt werden. Es erscheint dann eine Meldung.
  • Da sich der Bezugszeitpunkt in der Vergangenheit befindet, auf welchen der Wert unter „Suche ab“ aufaddiert wird, kann es sich ergeben, dass der ermittelte Suchzeitraum bereits angeschnitten und dadurch verkürzt oder ggf. sogar ganz überschritten ist. In diesen Fällen erscheint eine Hinweismeldung.

Aus Briefkommando

• Einstellung ist auf Bezugszeitpunkt „Aus Briefkommando“ gesetzt
• hier können beliebige Kommandos verwendet werden, die ein Datum enthalten
• ist die Einstellung gesetzt, erscheint rechts daneben ein Freitext-Eingabefeld. Bitte tragen Sie hier das gewünschte Kommando ein. Ein Beispiel wäre hier das Datum des letzten Besuchs des Patienten, welches als Kommando $[d B]$ in das Eingabefeld eingetragen wird.
• Beispiel kann eine bestimmte Untersuchung sein, die nur einmal im Jahr durchgeführt werden darf/soll
• In der Terminsucheverwaltung müssen Sie deshalb auf den Bezugszeitpunkt 1 Jahr aufaddieren (unter „Suche ab“ eintragen)
• der Patient, für den ein Termin gesucht wird, hatte bspw. seinen letzten Besuch am 14.03.23 (hier ersichtlich in der Besuchs-Statistik). Der nächstmögliche Termin wäre damit der 14.03.24 und dies sollte auch der gesetzte Suche-Startpunkt sein
• Im Beispiel (Screenshot) wird zunächst noch der 13.03.24 als Start-Datum gesetzt, da momentan noch keine Schaltjahre beachtet werden. Es zählt deshalb jedes Jahr als 365 Tage und versetzt dadurch den Zeitraum ggf. um wenige Tage. Dies wird in der Version 1.140 ausgebessert sein.
• Hinweise:
  • In der Version 1.139 werden Wochen noch als 7 Tage und nicht als Kalenderwochen gerechnet, 1 Monat sind immer als 30 Tage gerechnet, sodass sich leichte Verschiebungen ergeben können. Bitte kontrollieren Sie deshalb ggf. die Suchergebnisse. Ab Version 1.140 werden hier die Monate korrekt gerechnet und bspw. auch Schaltjahre beachtet.
  • Bei Suche „aus Briefkommando“ muss zwingend ein Patient in der Terminsuche gesetzt sein, ansonsten kann der Suchzeitraum nicht ermittelt werden. Es erscheint dann eine Meldung.
  • Da sich der Bezugszeitpunkt in der Vergangenheit befindet, auf welchen der Wert unter „Suche ab“ aufaddiert wird, kann es sich ergeben, dass der ermittelte Suchzeitraum bereits angeschnitten und dadurch verkürzt oder ggf. sogar ganz überschritten ist. In diesen Fällen erscheint eine Hinweismeldung.

Terminsuche-Raster

Haben Sie tomedo® Version 1.147 oder höher, finden Sie in der Terminsuche-Verwaltung eine zusätzliche Einstellung „Raster“. Hier können Sie zwischen verschiedenen Rastergrößen wählen.

Beachten Sie, dass, sofern Sie in der Terminsuche-Verwaltung für die genutzte Terminsuche ein Raster eingestellt haben, die in der Terminsuche vorgeschlagenen (ggf. zu unrunden Zeiten beginnenden) Terminslots so abgeschnitten oder geteilt werden, dass sie zum eingestellten Raster passend beginnen.

Für das Beispiel im Screenshot (s.o.) bedeutet das: Es liegt eine freie Ressource bereits um 06:10 (blau). Der vorgeschlagene Terminslot (gelb) müsste also eigentlich um 06:10 beginnen. Aufgrund des eingestellten Rasters von 30 Minuten wird jedoch auf volle halbe Stunden gerundet und somit der freie Bereich 06:10-06:30 weggekürzt.

Örtliche Einschränkung der Suchergebnisse

In der Terminsuche-Verwaltung können Sie ab tomedo® Version 1.139 nun für jede Terminsuche einstellen, ob und wie die Ergebnisse der Suche auf Orte eingeschränkt werden sollen:

1. keinerlei Einschränkung (default)
2. Einschränkung auf dieselbe Betriebsstätte
3. Einschränkung auf dieselbe Lokalität.

So kann sichergestellt werden, dass bei Terminsuchen, die in verschiedenen Ressourcen und verschiedenen Kalendern suchen, und bei denen ggf. auch Kombinationen gefunden werden, die für die gefundene Position aber gerade an verschiedenen Standorten sind, herausgefiltert werden können. Beispielsweise wird Arzt A und Arzt B gebraucht, die an den meisten Tagen auch in der gleichen Betriebsstätte anwesend sind, aber an einem bestimmten Tag in der Woche befindet sich Arzt B in einer anderen Betriebsstätte. Der gefundene Termin wäre dann nicht möglich, da der Patient nicht an zwei Orten gleichzeitig sein kann. Der Zeitslot soll deshalb gar nicht erst in den Terminsucheergebnissen vorgeschlagen werden.

Subterminsuchen

Über die Funktion „SubTerminsuchen“ können komplexe Terminsuchen konfiguriert werden, die zum Beispiel mit UND oder ODER Verknüpfungen verbunden werden.. Aktivieren Sie für die Verwendung dieser Funktion die Checkbox „nutze SubTerminsuchen“. Jetzt können Sie bereits definierte Terminsuchen über die Checkboxen im Feld „SubTerminsuchen“ auswählen. Von der ausgewählten definierten Terminsuche werden die gesetzten Ressourcen, Kalender mit dessen UND/ODER -Verknüpfung sowie die Zeitspannenberechnung (Suche ab, Suche für) berücksichtig. Die Terminart wird hingegen NICHT aus der definierten Terminsuche verwendet! Bei der Subterminsuche wird stets die oben ausgewählte Terminart genutzt.

Auf diese Weise können Sie Terminsuchen mit UND und ODER Abfragen erstellen. So können Sie zum Beispiel nach einem freien Termin in der Ressource „OP“ im Kalender „OP-Raum“ UND Kalender „1“ ODER im Kalender „OP-Raum“ UND im Kalender „2“, suchen. Bei Ausführung der Subterminsuche, werden alle möglichen Termine aufgezeigt, die im Kalender „1“ und „OP-Raum“ oder im Kalender „2“ und „OP-Raum“ möglich sind.

Die UND-Verknüpfung von definierten Terminsuchen bei der Subterminsuche befindet sich noch in der Entwicklung.

Diese SubTerminsuche kann in der Terminkettensuche mit beliebig anderen definierten Terminsuchen kombiniert/verwendet werden.

Da es in der Praxis meist nur eine Handvoll verschiedener Terminkonstellationen gibt, empfiehlt es sich, solche Terminsuchen vorzukonfigurieren. Hiermit ersparen Sie sich lästige Klicks und kommen sehr schnell an die gewünschten freien Terminslots. So können Sie auch in mehreren Ressourcen suchen. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie am Ende der Woche nicht mehr zwischen „OP“ und „Sprechstunde“ trennen möchten, damit die nicht genutzten OP-Zeiten nicht leer bleiben. Die so vorkonfigurierte Suche sucht dann nach kurzfristigen Terminen, egal in welcher der beiden Ressourcen sie liegen.