Aufgabenverwaltung

Wird ein Benutzer eingeloggt oder gewechselt, werden alle aktuellen offenen Aufgaben dieses Nutzers sowie alle nicht zugewiesenen Aufgaben geladen. Es gibt mehrere Wege, die Aufgabenverwaltung aufzurufen:

• über den Menüpunkt Verwaltung → Aufgaben,
• über den „Aufgaben“-Button in der Tagesliste, der Kartei oder den Patientendetails oder
• über das Tastenkürzel ⌃Ctrl + ⇧Shift + A.

Aufgaben-Button in der Kartei

Der Aufgaben-Button an sich gibt bereits Informationen über die Anzahl der offenen Aufgaben in folgenden Gruppen:

• Roter Kreis: Patientenaufgaben (eigene und nicht zugewiesene Aufgaben in Bezug auf selektierten Patienten)
• Oranger Kreis: Eigene Aufgaben (alle dem eingeloggten Nutzer zugewiesenen Aufgaben, ausgenommen die Patientenaufgaben)
• Blauer Kreis: Nicht zugewiesene Aufgaben (ausgenommen die Patientenaufgaben)

Ist kein Nutzer eingeloggt oder kein Patient ausgewählt oder gibt es keine Aufgabe in der Gruppe, werden die Zahlen und Kreise nicht angezeigt.

Auswahl der Ansicht

Rechts neben dem Symbol des Aufgaben-Buttons befindet sich ein kleiner Pfeil, über welchen Sie auswählen können, welche Ansicht Sie beim Anklicken des Buttons erhalten wollen.

An dieser Stelle können Sie also entscheiden, lieber direkt die Aufgabenliste eines konkreten Patienten (wenn seine Kartei/Patientendetails geöffnet sind oder dieser in der Tagesliste ausgewählt wurde) zu öffnen. Wenn Sie sich für diese Auswahl entscheiden, wird dies im Symbol ersichtlich, da eine kleine Figur zu sehen ist. Sie können diese Einstellung auch im Aufgabenverwaltungs-Fenster vornehmen.

Tabellenansicht

Wenn Sie die Aufgaben über die Menüleiste oder das Symbol in der Symbolleiste öffnen, erscheint das Fenster „Aufgabenübersicht“. Am Kopf der Tabelle sind dabei die verschiedenen Spalten 1 zu sehen. Mehr Informationen zu diesem Punkt, sowie der Konfiguration und Auswahl von Werten für einzelne Spalten und Felder finden Sie im Abschnitt Tabellenkopf und Filterzeile.

Auch im Panel der tabellarischen Aufgabenübersicht werden die Aufgaben auf drei Gruppen verteilt und in der Sektion-Tabelle aufgelistet. Die Hintergrundfarben der Gruppenzeilen Patientenaufgaben 2, Eigene Aufgaben 3 und noch nicht zugewiesene Aufgaben 4 entsprechen den Hintergrundfarben der Zahlenkreise (siehe Aufgaben-Symbol). Wenn die Gruppe keine Aufgabe enthält, hat die Gruppenzeile einen grauen Hintergrund.

Über den „+“-Button 5 können neue Aufgaben erstellt werden. Der danebenliegende Button 6 ermöglicht das Erstellen einer neuen Aufgabe aus einer Vorlage heraus. Auch die Kommandozeile 7 kann genutzt werden, um neue Aufgaben anzulegen oder bereits bestehende Aufgaben zu finden. Der „–“-Button 8 löscht Aufgaben. Über das Stiftsymbol daneben (oder einen Doppelklick auf die entsprechende Aufgabe in der Liste) können Sie Aufgaben bearbeiten.

Zusätzlich können Sie über die Filterauswahl unten 9 direkt voreingestellte Filter bezüglich des Nutzers, der Patientenaufgaben oder des Status der Aufgaben anzeigen lassen (mehr dazu im Abschnitt Filterauswahl). Ein Trichter-Symbol oberhalb der Tabelle ermöglicht es außerdem, konkrete Filter einzeln abzuspeichern.

Über das Menü auf der linken Seite 10 haben Sie drei wichtige Unterpunkte zur Auswahl: Die Übersichten (hier kann zwischen Tabellenansicht und Kachelansicht gewechselt werden), die Einstellungen und eventuelle Arbeitslisten.

Tabellenkopf und Filterzeile

In tomedo® können Sie üblicherweise die Tabellenansicht Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Durch Drag-and-drop im Tabellenkopf können Sie die Spalten umsortieren und die Spaltenbreiten ändern. Des Weiteren können zusätzliche Spalten ein- oder vorhandene Spalten ausgeblendet werden. Das gelingt, indem Sie durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf das Kontextmenü aufrufen und die Spalten aktiviert bzw. deaktiviert. Alle aktiven Spalten sind mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Außerdem können Sie in jede Spalte, die eine Lupe oder einen Kreis (jeweils zum Filtern und Suchen) anzeigt, einzeln rechtsklicken und sich anzeigen lassen, welche Filteroptionen direkt verfügbar sind. Im folgenden Beispiel wird dies anhand der Spalte „Verantwortliche“ gezeigt:

Dabei hat jede Spalte unterschiedliche Funktionen und Filtermöglichkeiten, wobei die Option „Auswahl löschen“ immer vorhanden ist. Wenn eine Lupe angezeigt wird, sind konkrete voreingestellte Filter vorhanden (Filterung per Kontextmenü) und nur diese können ausgewählt und angegeben werden. Wenn ein leerer Kreis angezeigt wird, ist das Filterfeld frei zu beschriften und besitzt keine von tomedo® voreingestellten Filter.

Name	Beschreibung	Filter aus dem Kontextmenü
✔️	Aufgabe erledigt (bei gesetztem Häkchen)	„Ja“, „Nein“
fällig bis	Datum und Zeit, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss	–
Beschreibung	Beschreibung der Aufgabe	–
Verantwortliche	Nutzer, die die Aufgabe bearbeiten sollen	alle verfügbaren Nutzer Ihrer Praxis
Ersteller	Nutzer, der die Aufgabe erstellt hat	alle verfügbaren Nutzer Ihrer Praxis
Patient	Patient, auf den sich die Aufgabe bezieht (nur bei patientenbezogenen Aufgaben)	–
Info	wenn das Symbol vorhanden ist, können über einen Klick die Patientendetails geöffnet werden (nur bei patientenbezogenen Aufgaben)	keine Filtermöglichkeit
Kartei	wenn das Symbol vorhanden ist, kann über einen Klick die Kartei des Patienten geöffnet werden (nur bei patientenbezogenen Aufgaben)	keine Filtermöglichkeit
Anhang	Anzeige, ob Dateien angehängt worden sind (Anzahl)	„Ja“, „Nein“
Kommentar	Anzeige, ob Kommentare vorhanden sind (Anzahl)	„Ja“, „Nein“
Priorität	Anzeige der Priorität	„Priorität mindestens:“, „Priorität genau:“, „Priorität höchstens:“
Status	Anzeige des Status der Aufgabe	„Offen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“
sichtbar ab	Datum und Uhrzeit, ab wann die Aufgabe sichtbar ist	–
erstellt am	Datum der Erstellung	–
fällig bis/seit	Darum und Uhrzeit bis (im Falle von abgelaufenen Aufgaben: seit) wann die Aufgabe erledigt werden muss	–

Wenn eine Aufgabe bereits überfällig ist, wird anstelle eines Datums in der Spalte „fällig bis/seit“ angezeigt, wie lange die Aufgabe bereits überfällig ist: . Dabei ist ein roter Hintergrund eingefügt, um auf die Aufgabe aufmerksam zu machen.

In Bezug auf Prioritäten der Aufgaben bestehen fünf Abstufungen, die in der Übersicht mit einem Pfeil und Farbkennzeichnung hinterlegt sind:

	höchste Priorität
	hohe Priorität
	normale Priorität
	niedrige Priorität
	niedrigste Priorität

Beispiel zur Nutzung: Sie möchten zum Beispiel die Aufgaben finden, die vom Nutzer „admin“ erstellt wurden und einen Anhang haben. Dann müssen Sie im Feld „Ersteller“ der Filterzeile entweder das Wort „admin“ (ein „ad“ oder „adm“ werden in der Regel reichen) schreiben oder diesen Nutzer aus dem Kontextmenü auswählen. Dann können Sie auf ähnliche Weise im Feld „Anhang“ entweder das Wort „Ja“ eintippen oder aus dem Kontextmenü auswählen.

Filterauswahl

Im Auswahlmenü 9 werden die gewöhnlichen Filter angezeigt. Oben in der Liste stehen allgemeine Nutzerfilter, danach folgen die Filter für die Nutzer mit Administrationsrechten. Der Filter „Tagesaufgaben für diesen Nutzer“ ist ein Standardfilter. Er wird beim Öffnen des Panels und zur Anzeige der Zahlen auf den Aufgabenschaltflächen verwendet. Wird ein anderer Filter ausgewählt, aktualisiert sich nur der Tabelleninhalt, die angezeigten Zahlen auf den Aufgabenschaltflächen bleiben unverändert.

Kachelansicht

Aus der eben besprochenen Aufgabenübersicht kann in eine überarbeitete Ansicht gewechselt werden. Diese besteht aus einer Filterzeile 1, in der nach konkreten Aufgaben und Prioritäten gefiltert werden kann, als auch Einstellungen bezüglich der Ansicht von fälligen, nicht sichtbaren und fertigen Aufgaben festgelegt werden können, und einer Tabelle 2, in der die als Kacheln dargestellten Aufgaben nach ihrem Bearbeitungsstatus („Offen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) sortiert angezeigt werden.

Auch in dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, eine neue Aufgabe anzulegen 3, eine Aufgabe aus einer Vorlage zu erstellen 4, Aufgaben über die Kommandozeile 5 zu finden und anzulegen und Aufgaben wieder zu löschen 6. Das linke Menü bleibt in dieser Ansicht gleich zu dem der Tabellenansicht.

Kommandozeile

Mit einem Klick auf die Kommandozeile erscheint automatisch ein Popover, in welchem Sie bereits vorhandene Aufgaben sehen und die Möglichkeit haben, neue Aufgaben (auch aus Vorlagen) anzulegen. Durch Tippen in der Zeile beschränkt sich die Anzeige automatisch auf die entsprechenden Ergebnisse.

Die Suche von Aufgaben beschränkt sich dabei auf für den Nutzer sichtbare Aufgaben, welche

• nicht abgeschlossen sind,
• nicht gelöscht sind oder
• erst innerhalb der letzten 7 Tage abgeschlossen oder gelöscht worden sind.

Aufgabentabelle

Die Tabelle der Kachelansicht ist das Herzstück der Aufgabenübersicht. In ihr werden die Aufgaben, ihrem Bearbeitungsstatus entsprechend, in 3 Spalten („Offen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) angezeigt. Der Status der Aufgaben kann über Drag-and-drop der Kacheln zwischen den Spalten oder über die folgenden Tastenkombinationen verändert werden:

⌥Opt + →	Aufgabe eine Spalte nach rechts verschieben
⌥Opt + ←	Aufgabe eine Spalte nach links verschieben
⇧Shift + ⌥Opt + →	Aufgabenstatus auf „fertig“ setzen
⇧Shift + ⌥Opt + ←	Aufgabenstatus auf „offen“ setzen

Außerdem lassen sich durch Doppelklick auf eine Aufgabe oder Drücken der Entertaste die Details der entsprechenden Aufgabe anzeigen.

Die Aufgabenkachel im Detail

Die Aufgabenkacheln enthalten Informationen über das Datum der Erstellung 1, der Priorität der Aufgabe 3, sowie Titel und Beschreibung der Aufgabe 4. Die Priorität der Aufgabe beeinflusst auch die Farbgebung der oberen Zeile der Aufgabenkachel, damit Sie die Prioritäten der verschiedenen Aufgaben in der Aufgabenverwaltung optisch schnell erfassen können. Ist der Betrachter nicht selbst für die Aufgabe verantwortlich, erscheint ein Schlosssymbol 2, um anzuzeigen, dass der Nutzer den Status der Aufgabe nicht verändern kann.

Darunter sehen Sie, falls es sich um eine Patientenaufgabe handelt, den Namen des entsprechenden Patienten 5, sowie Buttons in Form von Symbolen, die direkt zur Kartei oder in die Patientendetails führen.

Im unteren Reiter sind verschiedene Anzeigefelder mit Informationen zu sehen: die Anzahl der Verantwortlichen 6, die Anzahl der Kommentare 7 und die Anzahl der Anhänge 8. Bei Klick auf das Anzeigefeld für die Verantwortlichen öffnet sich eine weitere Information in Form eines Popovers, um die Namen der Verantwortlichen anzuzeigen.

In einem farbigen Zeitfenster 9 wird je nach Status die Fälligkeit (für die Spalten „Offen“ und „In Bearbeitung“) oder der Zeitpunkt, an dem die Aufgabe erledigt wurde (für die Spalte „fertig“) angezeigt. Ist eine Aufgabe überfällig, wird dies auch an dieser Stelle angezeigt, in dem das Feld rot hinterlegt ist und die Zeit, die seit dem eigentlichen Termin der Fertigstellung vergangen ist, mit einem „–“-Zeichen angeführt wird.

Über den Stift 10 können Sie auch an dieser Stelle die Aufgabe bearbeiten, sofern Sie für diese verantwortlich sind.