Patienteneinschreibung

Einschreibung Patient

Bei der Ersteinschreibung muss der Patient in der Regel eine Teilnahme- und Einwilligungserklärung (oder Datenschutzerklärung) unterschreiben. Diese Unterlagen müssen in der Regel postalisch an die HÄVG (ggf. auch an eine andere Stelle) gesendet werden. Teilweise ist auch eine Online-Einschreibung möglich – hier entfällt dann der postalische Versand. Für die Online-Einschreibung wird ein 4-stelliger TE-Code (Teilnahmeerklärung-Code) benötigt, dieser wird von tomedo® an passender Stelle bereit gestellt. Genau Informationen zu den Modalitäten der einzelnen Verträge erhalten Sie bei den jeweiligen Bundes – und Landesverbänden.

In tomedo® gibt es folgende Optionen (s.u.)

• Beantragen: Neue Beantragung der Teilnahme am Selektivvertrag oder beantragen eines Arztwechsels, sofern der Patient schon eingeschrieben ist.
• Direktaktivierung: Aktivierung des Vertrages, wenn anderweitig bereits der Vertrag vorliegt (z.B. nach Software-Wechsel).
• Vertretung: wenn HzV-Patienten im Vertretungsfall behandelt werden.

Aktivierung eines Vertrages

In den Patientendetails unter Abrechnung Selektivverträge/HZV sehen Sie eine Liste der möglichen Verträge eines Patienten:

Es werden nur Verträge angezeigt, für die der Patient die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt. Neben der passenden Krankenkasse kann dies z.B. auch die Existenz einer passenden Einschreibediagnose sein.

In der Übersicht ist auch ersichtlich, ob der Patient am Vertrag teilnimmt (Ergebnis der Online-Teilnahmeprüfung). Unter „Status“ ist angegeben, ob in tomedo® eine beantragte/bestätigte Teilnahme vorliegt.

Achtung: Eine Anzeige „Patient nimmt gegenwärtig teil“ bedeutet nicht, dass der Patient für Ihre Praxis teilnimmt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird hier lediglich die generelle Teilnahme des Patienten bei irgendeinem Arzt angegeben! Es ist daher unerlässlich, dass Sie die von der HÄVG gesendeten bestätigten Teilnahmen in tomedo® per Hand aktivieren.

Nach Auswahl eines Vertrages und klick auf den rechten unteren Pfeil ergeben sich folgende Möglichkeiten:

Spezialfall Elektronische Arztvernetzung (eAV): Über den Button „eArztvernetzung“ wird ein Dialog geöffnet, der es ermöglicht, eine Teilnahmeprüfung an der IT-Vernetzung für den Patienten durchzuführen. Weiter können die Patientendaten an Hauskomet und TeleScan übertragen werden (s.o.).

Beantragen einer Einschreibung

Sofern „Beantragen“ ausgewählt wird, und die Vorlage einer Teilnahmeerklärung oder ein Einschreibebeleg in tomedo® hinterlegt sind, werden diese angezeigt. Beide Formulare müssen ausgefüllt, als „Volldruck“ ausgedruckt und in Papierform von Arzt und Patient unterschrieben werden. Auf dem Papierausdruck des Vertrages ist nun das Feld „TE-Code“ ausgefüllt.
Ist der Patient bereits bei einem anderen Arzt eingeschrieben, kann über „Beantragen“ auch direkt ein Arztwechsel beantragt werden. Sofern eine Teilnahmeerklärung oder ein Einschreibebeleg in Formularform vorhanden ist, werden diese angezeigt.

Manche Formulare werden von der HÄVG nicht in Formularform, sondern lediglich als vom Arzt per Hand auszufüllendes PDF zur Verfügung gestellt. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Dokumente, bei denen allenfalls eine Unterschrift zu leisten ist. Diese Dokumente finden sich nach der Beantragung unter dem Punkt „Dokumente“.

Nachdem die Teilnahmeerklärung und der Einschreibebeleg gedruckt wurden, gilt der Status der Teilnahme als beantragt. Über Statusänderung „Aktivieren“ können Sie die Teilnahme am Vertrag aktivieren. Nach einer Aktivierung besteht die Möglichkeit den Beginn der Teilnahme zu modifizieren und die Teilnahme zu beenden. Ein Löschen der Teilnahme (bei z.B. Fehleingabe zum falschen Patienten) ist, unter Status, über den „–“-Button möglich.

Online-Teilnahmeerklärungen versenden

Manche Verträge gestatten einen Online-Versand von Teilnahmeerklärungen. Hierfür müssen Sie die Teilnahmeerklärung in tomedo® nach dem Ausdruck noch folgendermaßen anpassen: Lassen Sie sich in den Details bei dem Vertrag die Teilnahmeerklärung zeigen, aktivieren Sie die Checkbox „Versicherten-Unterschrift“ und geben den TE-Code (auf dem Papierausdruck ersichtlich) ein und bestätigen Sie mit OK. Jetzt können Sie das Dokument online versenden.

Alternativ sehen Sie unter Verwaltung → Selektivverträge (HÄVG) → Verwaltung Teilnahmeerklärungen eine Liste aller versendbaren Teilnahmeerklärungen und können auch hier Verträge online versenden.

Hinweis: Eine Teilnahmeerklärung erscheint erst dann in dieser Liste, wenn sie gedruckt wurde.

Vertretung für andere HZV-Ärzte

Nimmt der Patient bereits am Vertrag teil und möchte bei seinem bisherigen betreuenden Arzt verbleiben, ist dieser Versicherte als Vertreterfall (Behandlung in Vertretung, andere BAG/MVZ) zu behandeln. Diese Dokumentation der Vertretung muss bei Behandlung eines am Vertrag teilnehmenden Patienten durch einen Arzt erfolgen, der (1) nicht in der Betriebsstätte bzw. BAG/MVZ des betreuenden Arztes tätig ist und (2) selbst Teilnehmer des HzV- bzw. FaV-Vertrages ist.

Es besteht die Möglichkeit, an dieser Stelle zu dokumentieren, für welchen Kollegen die Vertretung stattfindet. Die Angabe ist optional, vermeidet aber die Notwendigkeit der Dokumentation dieser Information an späterer Stelle bei der Leistungsdokumentation.

Häufige Fragen

• Wie kann man einen stornierten HZV-Vertrag wieder aktivieren? Stornierungen können nicht rückgängig gemacht werden – es muss eine neue Einschreibung angelegt werden.
• Was mache ich bei der Fehlermeldung „HÄVG Prüfmodul ist nicht aktuell“? Installieren Sie ein Update.
• Was mache ich bei der Fehlermeldung „Es ist kein HZV-Online-Key vorhanden“? Überprüfen Sie ob der HzV-Dongel (ein USB-Stick) korrekt eingesteckt ist, ggf. müssen Sie den Dongel einmal aus- und wieder einstecken. Wenn dies nichts hilft müssen Sie den Support kontaktieren.
• Wo finde ich in tomedo® eine Übersicht aller Patienten, die aktuell an HzV teilnehmen oder in der Vergangenheit teilgenommen haben? Gehen Sie auf Verwaltung → Selektivverträge (HÄVG) → Teilnehmerverzeichnis
• Wo kann ich die Farben der Selektivpatienten in der Tagesliste und in den Details/der Kartei anpassen? Gehen Sie zu tomedo → Einstellungen → Nutzer → Grundeinstellungen. Einstellbar sind die Textfarbe in der Tagesliste und die Fensterfarben für Patientendetails und Karteifenster. Die Bedeutung von „schraffiert“ kann sein (1) HzV-Patienten ohne aktive Teilnahme (Online-Prüfung ergibt dass der Patient im aktuellen Quartal an einer HzV-Programm teilnimmt, im System ist jedoch keine aktive Teilnahme hinterlegt) oder (2) nicht-HzV-Patienten mit aktiver Teilnahme (Online-Prüfung ergibt dass der Patient keine aktive Teilnahme hat, im System ist jedoch ein Vertrag aktiv). Achtung: Dies sind nutzerspezifische Einstellungen – Sie sollten sich in Ihrer Praxis grundsätzlich auf ein System einigen bzw. klar festlegen warum in Einzelfällen von diesen Einstellungen abgewichen wird.