Terminarten anlegen

Terminarten werden unter Admin → Kalender →Kalenderverwaltungen → Terminarten erstellt.

Für Termine dieser Terminart legen Sie die Terminlänge 1 fest.  Es gibt hier drei Optionen (Ganztag, variabel, feste Längen zwischen 3 und 480 Minuten), die Sie aus dem Menü auswählen können. Außerdem können Sie eine beliebige Länge direkt eintippen, falls diese in der Vorauswahl nicht vorhanden ist.
Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

Ganztagestermine werden später im Kalenderfenster am oberen Rand des Kalendertages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie Sie im Kalender scrollen, diese Termine sind immer sichtbar. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern ihre Dauer wird beim Anlegen durch Verlängern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. Für die Termine mit fester Länge gibt tomedo.pro ein weites Spektrum an festen Termindauern vor.

Unter „Weitere Optionen zur Terminlänge“ 2 finden Sie bspw. die Einstellung für fixe Terminlänge, Terminlänge bei Suche, Vorlaufzeit und Rasterung. Dies wird weiter unten im Kapitel näher erklärt.

Die „Verknüpfung mit Ressource“ 3 ist eine Option für die Terminsuche. Sollten Sie dort eine Terminart auswählen, welche Sie vergeben wollen, so wird die Ressource, in der Sie suchen, automatisch ausgefüllt.

Die ToDos 4, die Sie jeder Terminart zuweisen können, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin gesucht. Die Besuchs-ToDos werden von der Terminart übernommen und der Behandler vom Kalender, in dem der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden. Sie können via Umschalten des Reiters im unteren Bereich des Fensters außerdem eine Terminart mit bestimmten Aufgaben, Heilmitteln, Leistungen, Kalendern oder Patientenformularen verknüpfen. 

Unter „Weitere Konfigurationen …“ 5 finden Sie Einstellungsmöglichkeiten zur TSVG-Kontaktart, zur Warteschlange, zu Webformularen und zur Vorauswahl des OP-Eintragstyps. Wenn der iCal-Versand für Termine in den tomedo.pro Einstellungen unter Praxis → E-Mail über „bei Termin E-Mails iCal-Datei anhängen“ aktiviert ist, so können Sie ihn hier über „Versand in iCal erlaubt“ auch individuell für einzelne Terminarten deaktivieren. Werden in Ihrer Praxis für verpasste Termine Patientenverstöße erzeugt, finden Sie hier zusätzlich die Einstellung „Verpassen erzeugt Verstoß“. Nehmen Sie den Haken heraus, sind verpasste Termine dieser Terminart von den Verstößen ausgenommen. Bei Ganztagsterminarten wird die Einstellung nicht angezeigt, da diese nicht verpasst werden können.

Nutzen Sie den Button „Zugehörige Terminsuche erstellen …“ 6  so öffnet sich im selben Verwaltungsfenster die Terminsuche-Verwaltung. Dort ist automatisch eine neue Terminsuche angelegt und bereits die eben gewählte Terminart im Auswahlmenü voreingestellt. Als Name der Terminsuche wird die Bezeichnung der Terminart übernommen. Wie Sie die Terminsuche anschließend weiter einrichten, beschreibt das Kapitel Terminsuche konfigurieren.

Verknüpfte Aufgabenvorlagen

Wählen Sie in der Terminart-Verwaltung den Reiter „Aufgaben“ aus, so können Sie hier bestehende Aufgabenvorlagen aus Ihrer Aufgabenverwaltung anwählen.

Dies bewirkt, dass bei jedem Termin dieser Terminart die Aufgaben aus den gewählten Vorlagen mit angelegt werden. Ist dem Termin ein Patient zugewiesen, so wird dieser auch den erstellten Aufgaben zugewiesen. Sie bekommen beim Anlegen, Verschieben, Löschen des Termins dann jeweils einen Hinweis angezeigt, dass auch Aufgaben angelegt, angepasst oder gelöscht worden sind. Im Termindetail-Fenster können Sie die verknüpften Aufgaben im rechten Bereich sehen und auch durch Doppelklick anwählen. Sie gelangen dann direkt zur Aufgabenverwaltung in die jeweilige Aufgabe. Sie können pro Termin auch weitere Aufgaben manuell hinzufügen, die nicht automatisch bei Terminerstellung angelegt worden sind. Sichtbarkeit und Fälligkeit der Aufgaben richten sich nach dem Beginn des Termins und nach den Einstellungen der jeweiligen Aufgabenfavoriten.

Weitere Optionen zur Terminlänge

Für die Terminlänge finden Sie über den Button „Weitere Optionen zur Terminlänge“ die zusätzlichen Einstellungen:

• Terminlänge bei Suche: Die Terminlänge bei Suche wirkt sich nicht auf die Anzeige im Kalenderfenster aus, sondern bezieht sich lediglich auf die Terminsuche. Geben Sie hier eine abweichende Länge zur eigentlichen Terminlänge an, so können bspw. Termine gefunden werden, selbst wenn ein gefundener Slot eigentlich zu klein wäre, oder Termine werden nicht vorgeschlagen, obwohl ein ausreichender Slot vorhanden wäre, aber sie wollen sich bspw. um den Termin herum einen zeitlichen Puffer schaffen. Wie auch immer Sie diese Einstellung verwenden, bitte seien Sie sich bewusst, dass dies zu ggf. auf den ersten Blick unlogischen Suchergebnissen führen kann.
• Vorlaufzeit: Sie haben in diesem Fenster außerdem die Möglichkeit, eine Termin-Vorlaufzeit („Patientenzeit“) einzustellen. Dies gibt an, wie viel Zeit im Termin z.B. für Vorbereitungen, vergehen muss, bevor der Patient kommen muss. Über spezielle Terminkommandos kann entsprechend die Summe aus dem Terminbeginn und dieser Zahl angegeben werden. So können Sie bspw. Ihre E-Mail- und SMS-Vorlagen auch entsprechend konfigurieren. Auch negative Zahlen sind für die Vorlaufzeit möglich, falls der Patient vor dem eigentlichen Termin erscheinen soll. Haben Sie eine Vorlaufzeit eingestellt, so steht im Termindetail-Fenster nun die Terminzeit und darunter die Patientenzeit. In der Kalenderansicht und im Terminsuche-Fenster haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Vorlaufzeiten („Patientenzeiten“) ein- und auszublenden. Bekommen die Patienten automatische Mails oder SMS (Terminerinnerung, Terminbenachrichtigung) so enthält die anhängende iCal-Datei immer die Patientenzeit, also die Zeit, wann der Patient tatsächlich in der Praxis erscheinen soll.
• Fixe Terminlänge: Normalerweise gilt: Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immer noch manuell vergrößert oder verkleinert werden, es sei denn, die Terminart ist über die Checkbox „Fixe Terminlänge“ gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge im Kalender nicht mehr nachträglich verändert werden.
• Gerastert: Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in folgendem Kapitel.

Einstellung „Gerastert“

Die Einstellung „Gerastert“  ist hierbei separat zur Rasterhöhen-Konfiguration in den tomedo.pro Einstellungen zu betrachten. In den tomedo.pro Einstellungen unter Praxis → Kalender → Kalendergrößen → Rasterhöhe Terminverschieben (Min.) kann festgelegt werden, in welchen Rasterschritten ein Termin beim Ziehen mit der Maus im Kalenderfenster abgelegt werden darf. Bei der Einstellung „Gerastert“ in der Terminart-Verwaltung ist jedoch lediglich das Verhalten im Terminsuche-Fenster betroffen.

Zur Erklärung an einem Beispiel:

• In den tomedo.pro Einstellungen ist eine Rasterhöhe Terminverschiebung (Min.) von 5 Minuten eingestellt.
• Für die Terminsuche werden freie Terminslots zunächst so vorgeschlagen, dass eine optimale Zeitauslastung gegeben ist. D.h., beginnt ein freier Bereich um 06:09 so wird der vorgeschlagene Termin zunächst dort hineingelegt, auch wenn das 5-Minuten-Raster dabei verletzt ist. 
• Wird ein Termin innerhalb der Terminsuche oder auch später im Kalenderfenster nochmals durch Ziehen mit der Maus verschoben 1, wird er immer nur auf volle 5-Minuten-Positionen abgelegt, also bspw. 06:10, 06:15, 06:20, usw.
• Ist in der Terminart-Verwaltung die Einstellung „Gerastert“ nicht gesetzt, so greift beim manuellen Verschieben innerhalb der Terminsuche lediglich die eingestellte Rasterhöhe aus den tomedo.pro Einstellungen 1.
• In der Terminart-Verwaltung ist die Einstellung „Gerastert“ gesetzt und in der Terminsuche wird ein Termin zunächst für 06:09 vorgeschlagen, dieser aber manuell durch Ziehen mit der Maus nochmals verschoben. Dann greift nicht das 5-Minuten-Raster aus den tomedo.pro Einstellungen, sondern der Termin wird automatisch immer um genau die Terminlänge gerastert verschoben (anschließend an den zunächst vorgeschlagenen Termin), bspw. ein 30-Minuten-Termin würde dann nur bei 06:39, 07:09 usw. abgelegt werden können 2.
• Dies hat den Vorteil, dass freie übersprungene Terminslots immer die richtige Länge behalten, damit dort ein anderer Patient noch einen Termin ablegen kann.

Weitere Konfigurationen

Wie auch bei den Optionen zur Terminlänge finden Sie weitere, speziellere Einstellungsmöglichkeiten hinter dem Button „Weitere Konfigurationen …“.

Hier können Sie einer Terminart bestimmte TSVG-Kontaktarten zuweisen. Auch Verknüpfungen zu einer Warteschlange oder Webformular-Karteieintragstypen können hier angelegt werden.

Ist unter „Vorauswahl OP-Eintragstyp“ ein bestimmter von Ihnen angelegter Eintrags-Typ für die Terminart ausgewählt, so ist bei Terminanlage dieser Terminart in dem Bereich OP-Karteieintrag immer bereits der eingestellte Typ vorausgewählt. Achtung, dies bedeutet nicht, dass dieser automatisch angelegt wird. Bei manueller Terminanlage im Kalenderfenster müssen Sie im Termindetail-Fenster noch den Button „anlegen“ klicken. Bei der Terminsuche müssten Sie zunächst die Checkbox für OP-Karteieintrag anwählen, dann ist ebenfalls der von Ihnen eingestellte Eintrags-Typ für die Terminart bereits vorausgewählt, kann aber nochmals angepasst werden falls gewünscht. Erst wenn der Termin dann tatsächlich angelegt wird, wird auch der OP-Eintrag angelegt. Wie OP-Karteieinträge in der Terminsuche im Zusammenspiel mit Übernachtungen behandelt werden, beschreibt das Kapitel Übernachtungen und OP-Karteieinträge in der Terminsuche.