Terminarten anlegen ab v1.158

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich das Kapitel für den Kalender ab v1.158 derzeit noch in Bearbeitung befindet. Sollten Sie hier noch nicht die passende Hilfe finden, schauen Sie gern im ursprünglichen Kalender-Kapitel bzw. den Unterkapiteln nach: Kalender bis v1.157
Auch dort finden Sie eine detaillierte Beschreibung aller Funktionen, lediglich in altem Design.

Terminarten werden unter Admin → Kalender →Kalenderverwaltungen → Terminarten erstellt.

Für Termine kann eine Länge 1 angegeben werden. Es gibt hier drei Optionen (Ganztag, variabel, feste Längen zwischen 3 und 480 Minuten), die Sie aus dem Menü auswählen können. Außerdem können Sie eine beliebige Länge direkt eintippen, falls diese in der Vorauswahl nicht vorhanden ist.
Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat vorerst keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

Ganztagestermine werden später im Kalenderfenster am oberen Rand des Kalendertages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie Sie im Kalender scrollen, diese Termine sind immer sichtbar. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern werden beim Anlegen durch Vergrößern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. tomedo® gibt ein weites Spektrum an festen Terminlängen vor.

Achtung: Neu ab Version 1.158 ist, dass einige erweiterte Einstellungen, die zuvor immer sichtbar waren, nun hinter Buttons versteckt sind (2 und 5 ), da angenommen wird, dass nicht alle Praxen diese Einstellungen verwenden. Unter „Weitere Optionen zur Terminlänge“ finden Sie bspw. die Einstellung für fixe Terminlänge, Terminlänge bei Suche, Vorlaufzeit und Rasterung. Dies wird weiter unten im Kapitel näher erklärt.

Die „Verknüpfung zur Ressource“ 3 ist eine Option für die Terminsuche. Sollten Sie dort eine Terminart auswählen, welche Sie vergeben wollen, so wird die Ressource, in der Sie suchen, automatisch ausgefüllt.

Die ToDos 4, die Sie jeder Terminart zuweisen können, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin gesucht. Die Besuchs-ToDos werden von der Terminart übernommen und der Behandler vom Kalender, in dem der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden. Sie können via Umschalten des Reiters im unteren Bereich des Fensters außerdem eine Terminart mit bestimmten Aufgaben, Leistungen, Kalendern oder Patientenformularen verknüpfen. 

Nutzen Sie den Button „Zugehörige Terminsuche erstellen …“ 6  so öffnet sich das Einstellungsfenster ein zweites Mal und sie gelangen direkt zur Terminsuche-Verwaltung, dort ist automatisch eine neue Terminsuche angelegt und bereits die eben gewählte Terminart im Dropdown-Menü voreingestellt.

Verknüpfte Aufgabenvorlagen

Wählen Sie in der Terminart-Verwaltung den Reiter „Aufgaben“ aus, so können Sie hier bestehende Aufgabenvorlagen aus Ihrer Aufgabenverwaltung anwählen.

Dies bewirkt, dass automatisch immer, wenn ein Termin dieser Terminart erstellt wird, automatisch die Aufgaben aus den gewählten Vorlagen mit angelegt werden. Ist dem Termin ein Patient zugewiesen, so wird dieser auch den erstellten Aufgaben zugewiesen. Sie bekommen beim Anlegen, Verschieben, Löschen des Termins dann jeweils einen Hinweis angezeigt, dass auch Aufgaben angelegt, angepasst oder gelöscht worden sind. Im Termindetail-Popover können Sie die verknüpften Aufgaben im rechten Bereich sehen und auch durch Doppelklick anwählen. Sie gelangen dann direkt zur Aufgabenverwaltung in die jeweilige Aufgabe. Sie können pro Termin auch weitere Aufgaben manuell hinzufügen, die nicht automatisch bei Terminerstellung angelegt worden sind.

Weitere Optionen zur Terminlänge

Wie oben beschrieben, sind ab tomedo Version 1.158 einige Funktionen hinter Buttons versteckt, sodass das Einstellungsfenster nun etwas abgespeckter ist. Für die Terminlänge finden Sie über den Button „Weitere Optionen zur Terminlänge“ die zusätzlichen Einstellungen:

• Terminlänge bei Suche: Die Terminlänge bei Suche wirkt sich nicht auf die Anzeige im Kalenderfenster aus, sondern bezieht sich lediglich auf die Terminsuche. Geben Sie hier eine abweichende Länge zur eigentlichen Terminlänge an, so können bspw. Termine gefunden werden, selbst wenn ein gefundener Slot eigentlich zu klein wäre, oder Termine werden nicht vorgeschlagen, obwohl ein ausreichender Slot vorhanden wäre, aber sie wollen sich bspw. um den Termin herum einen zeitlichen Puffer schaffen. Wie auch immer Sie diese Einstellung verwenden, bitte seien Sie sich bewusst, dass dies zu ggf. auf den ersten Blick unlogischen Suchergebnissen führen kann.
• Vorlaufzeit: Sie haben im Popover außerdem die Möglichkeit, eine Termin-Vorlaufzeit („Patientenzeit“) einzustellen. Dies gibt an, wie viel Zeit im Termin z.B. für Vorbereitungen, vergehen muss, bevor der Patient kommen muss. Über spezielle Terminkommandos kann entsprechend die Summe aus dem Terminbeginn und dieser Zahl angegeben werden. So können Sie bspw. Ihre Email- und SMS-Vorlagen auch entsprechend konfigurieren. Auch negative Zahlen sind für die Vorlaufzeit möglich, falls der Patient vor dem eigentlichen Termin erscheinen soll. Haben Sie eine Vorlaufzeit eingestellt, so steht im Termindetail-Popover nun die Terminzeit und darunter die Patientenzeit. In der Kalenderansicht und im Terminsuche-Fenster haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Vorlaufzeiten („Patientenzeiten“) ein- und auszublenden. Bekommen die Patienten automatische Mails oder SMS (Terminerinnerung, Terminbenachrichtigung) so enthält die anhängende iCal-Datei immer die Patientenzeit, also die Zeit, wann der Patient tatsächlich in der Praxis erscheinen soll.
• Fixe Terminlänge: Normalerweise gilt: Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immernoch manuell vergrößert oder verkleinert werden, es sei denn, die Terminart ist über die Checkbox „fixe Terminlänge“ gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge im Kalender nicht mehr nachträglich verändert werden.
• Gerastert: Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in diesem Kapitel (s.u.).

Einstellung „Gerastert“

Die Einstellung „Gerastert“  ist hierbei separat zur Rasterhöhen-Konfiguration in den tomedo® Einstellungen zu betrachten. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Kalendergrößen → Rasterhöhe Terminverschieben (Min.) kann festgelegt werden, in welchen Rasterschritten ein Termin beim Ziehen mit der Maus im Kalenderfenster abgelegt werden darf. Bei der Einstellung „Gerastert“ in der Terminart-Verwaltung ist jedoch lediglich das Verhalten im Terminsuche-Fenster betroffen.

Zur Erklärung an einem Beispiel:

• In den tomedo® Einstellungen ist eine Rasterhöhe Terminverschiebung (Min.) von 5 Minuten eingestellt.
• Für die Terminsuche werden freie Terminslots zunächst so vorgeschlagen, dass eine optimale Zeitauslastung gegeben ist. D.h., beginnt ein freier Bereich um 06:09 so wird der vorgeschlagene Termin zunächst dort hineingelegt, auch wenn das 5-Minuten-Raster dabei verletzt ist. 
• Wird ein Termin innerhalb der Terminsuche oder auch später im Kalenderfenster nochmals durch Ziehen mit der Maus verschoben 1, wird er immer nur auf volle 5-Minuten-Positionen abgelegt, also bspw. 06:10, 06:15, 06:20, usw.
• Ist in der Terminart-Verwaltung die Einstellung „Gerastert“ nicht gesetzt, so greift beim manuellen Verschieben innerhalb der Terminsuche lediglich die eingestellte Rasterhöhe aus den tomedo® Einstellungen 1.
• Ist in der Terminart-Verwaltung die Einstellung „Gerastert“ gesetzt und in der Terminsuche wird ein Termin zunächst für 06:09 vorgeschlagen, dieser aber manuell durch Ziehen mit der Maus nochmals verschoben, so greift nun nicht das 5-Minuten-Raster aus den tomedo® Einstellungen, sondern der Termin wird automatisch immer um genau die Terminlänge gerastert verschoben (anschließend an den zunächst vorgeschlagenen Termin), bspw ein 30-Minuten-Termin würde dann nur bei 06:39, 07:09 usw. abgelegt werden können 2.
• Dies hat den Vorteil, dass freie übersprungene Terminslots immer die richtige Länge behalten, damit dort ein anderer Patient noch einen Termin ablegen kann.

Weitere Konfigurationen

Wie auch bei den Optionen zur Terminlänge finden Sie nun weitere etwas speziellere Einstellungsmöglichkeiten versteckt hinter dem Button „Weitere Konfigurationen“.

Hier können Sie einer Terminart bestimmte TSVG-Kontaktarten zuweisen. Auch Verknüpfungen zu einer Warteschlange oder Webformular-Karteieintragstypen können hier angelegt werden.

Ist unter „Vorauswahl OP-Eintragstyp“ ein bestimmter von Ihnen angelegter Eintrags-Typ für die Terminart ausgewählt, so ist bei Terminanlage dieser Terminart in dem Bereich OP-Karteieintrag immer bereits der eingestellte Typ vorausgewählt. Achtung dies bedeutet nicht, dass dieser automatisch angelegt wird. bei manueller Terminanlage im Kalenderfenster müssen Sie im Termindetail-Popover noch den Button „Anlegen“ klicken. Bei der Terminsuche müssten Sie zunächst die Checkbox für OP-Karteieintrag anwählen, dann ist ebenfalls der von Ihnen eingestellte Eintrags-Typ für die Terminart bereits vorausgewählt, kann aber nochmals angepasst werden falls gewünscht. Erst wenn der Termin dann tatsächlich angelegt wird, wird auch der OP-Eintrag angelegt.