Druckprofile anlegen und nutzen

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion.

Übersicht

Ein übersichtliches Schema zum Drucken in tomedo® sehen Sie in der folgenden Abbildung:

Lassen Sie uns diese Abbildung von links nach rechts betrachten:

Damit ein Netzwerkdrucker funktioniert, muss dieser Drucker auf jedem Arbeitsplatz auf Ihrem MacOS-Betriebssystem unter dem gleichen Namen installiert sein und den gleichen Treiber haben (z.B. Airprint, BRScript3, KPDL).


Diese Drucker können in tomedo® praxisweit sogenannten Druckprofilen zugeordnet werden.

Hinweis: Ein Druckprofil enthält nicht nur Informationen über den verwendeten Drucker sondern auch über das Layout der Druckausgabe – daher kann ein Drucker auch mehreren Druckprofilen mit dem gleichen Drucker aber unterschiedlichen Layouts zugewiesen sein.

• Wie diese Druckprofile angelegt und Druckern diese Druckprofile zugewiesen werden, wird im Kapitel Druckprofile anlegen und Druckern diese zuweisen erläutert.
• Insbesondere ist bei der Konfiguration des Drucklayouts gelegentlich eine Konfiguration des Seitenrandes erforderlich, siehe dazu das Kapitel Einfügen von oberem/linkem Seitenrand skalieren.
  

An jedem Arbeitsplatz kann man dann individuell konfigurieren, wie Formulare und Briefvorlagen diesen Druckprofilen zugeordnet werden.
Hinweis: In den folgenden Ausführungen nutzen wir immer dann, wenn sowohl ein Formular oder auch eine Briefvorlage gemeint sein könnte, den Oberbegriff „Dokument“.

Bei dieser Zuordnung von Dokumenten zu Druckprofilen sind wiederum Druckgruppen hilfreich, denen die Dokumente praxisweit zugeordnet sind.

• Wie diese Zuordnung von Dokumenten zu Druckgruppen erfolgt, können Sie unten im Kapitel Druckgruppenverwaltung nachlesen.
• Wie Druckgruppen bei der Zuordnung von Dokumenten zu Druckprofilen nützlich sind, wird im Detail im Kapitel Zuweisung eines Druckprofils zu einem Dokument erläutert.

Druckprofile anlegen und Druckern diese zuweisen

Öffnen Sie dazu über den Pfad: Admin → Geräteeinstellungen → Drucker das Fenster „Verwaltung der praxisweiten Druckereinstellungen“.

In diesem Fenster können praxisweit Druckprofile erstellt und die Drucker diesen Druckprofilen praxisweit zugewiesen werden; über diese Druckprofile können Netzwerkdrucker dann an mehreren Arbeitsplätzen gemeinsam genutzt werden.


In tomedo® zeigen verschiedene Symbole die Art der Druckprofile an. So wird unterschieden zwischen

	Blankoformulardrucker
	Normaler Drucker
	Nadeldrucker

Unter 1 können Sie prüfen, welche Clients auf dem ausgewählten Druckprofil drucken.

Neue Profile können in diesem Dialog unter 2 mittels der „+“- und „–“-Buttons angelegt oder gelöscht werden. Danach wird einmalig für dieses Profil unter 3 ein physischer Drucker zugewiesen und man kann in einem sich separat öffnenden Menü dazu Einstellungen vornehmen:

Weiterhin kann unter 4 festgelegt werden, ob das entsprechende Druckprofil den Blankoformulardruck unterstützt.

Alle Änderungen an einem Druckprofil, werden praxisweit gespeichert. Das bedeutet, dass sie auch an anderen Arbeitsplätzen gelten, wenn diese das gleiche Druckprofil nutzen, z. B. für einen Netzwerkdrucker.

Wenn Sie die Checkbox „gelöschte anzeigen“ 5 anhaken, dann werden Ihnen alle gelöschten Druckprofile anzeigt. Außerdem wird dann der „+“ und der „–“-Button durch einen Button ersetzt, mit dem Sie gelöschte Druckprofile wiederherstellen können (siehe den markierten Button im folgenden Bild).

Weitere praxisweite Druck-Einstellungen können Sie durch einen Druck auf den Button 6 „Druckprofile zentral konfigurieren“ vornehmen, woraufhin sich das folgende Fenster öffnet:

Über dieses Fenster wird konfiguriert, welche Druckprofile welche Dokumente auf den verschiedenen Arbeitsplätzen drucken sollen – wobei die Zuordnung dieser Dokumente zu den Druckprofilen an jedem Arbeitsplatz individuell eingestellt werden kann:

Im Bereich 7 wird das Druckprofil gewählt, für den die weiteren Einstellungen in diesem Fenster gelten sollen.

Bei 8 wird bestimmt, für welchen Arbeitsplatz die Einstellungen gelten.

Per Klick auf den Button „Historie“ 9 öffnet sich ein Menü, über das Sie für Dokumente nachvollziehen können, welcher Nutzer wann welche Ein- und Umstellungen vorgenommen hat. Außerdem können in diesem Menü alte Einstellungen wiederhergestellt werden.

Über einen Klick auf den Button 10 öffnen Sie das Fenster für die Druckgruppenverwaltung (siehe unten).

Bei 11 wird entschieden, welche Druckgruppen diesem Druckprofil zugeordnet werden sollen.
Details dazu, wie sich diese Zuweisung darauf auswirkt, welche Dokumente diesem Druckprofil zugewiesen werden, siehe unten unter dem Unterkapitel Zuweisung eines Druckprofils zu einem Dokument.

Bei 12 können zusätzliche Formulare direkt diesem Druckprofil zugewiesen werden, die mit diesem gedruckt werden sollen.

Bei 13 legt man Briefvorlagen fest, die direkt diesem Druckprofil zugewiesen werden, die mit diesem gedruckt werden sollen.

Die für diese Kombination aus Arbeitsplatz und Druckprofil vorgenommenen Einstellungen können über einen Klick auf den Button „Einstellungen übertragen“ 14 in einem sich sodann öffnenden weiteren Menü übertragen werden:

Einfügen von oberem/linkem Seitenrand, skalieren

Ab und an kommt es gerade bei älteren Druckern vor, dass der gedruckte Text nicht optimal in die Felder des Formular-Vordrucks passt.
Hinweis: Das betrifft den Blanko- Druck nicht, da für diesen keine Formular-Vordrucke genutzt werden.

Deshalb lässt sich ein zusätzlicher oberer und/oder linker Seitenrand in mm sowie Breiten-/Höhenänderungen in Prozent definieren (siehe das folgende Bild).

Tipp: Wenn diese Anpassungen nur ein einziges Formular betreffen sollen, definieren Sie einfach ein neues Druckprofil, das nur für dieses spezielle Formular verwendet wird.

Druckgruppenverwaltung

Die Funktion der Druckgruppen ist, dass Sie diesen im oben erläuterten Fenster „Druckprofile zentral konfigurieren“ dann Druckprofile zuweisen können.

Weitere Details dazu, nach welchen Regeln dann an einem Arbeitplatz einem Dokument ein Druckprofil zugewiesen wird, finden sie weiter unten im Kapitel Zuweisung eines Druckprofils zu einem Dokument.

In dem nun im Folgenden erläuterten Fenster „Druckgruppenverwaltung“ können Sie konfigurieren, wie Dokumente Druckgruppen zugewiesen werden; diese Zuordnung gilt praxisweit, sie gilt also für alle Arbeitsplätze.

Es gibt dabei zwei verschiedene Typen von Druckgruppen, nämlich Standard-Druckgruppen und Custom-Druckgruppen:

• Custom-Druckgruppen können Sie frei Dokumente zuweisen, dies geschieht über die unten erläuterten Bedienelemente des Fensters „Druckgruppenverwaltung“.
  
• Standard-Druckgruppen werden nach bestimmten Regeln Dokumente automatisch zugeweisen. Die jeweiligen Regeln für diese Zuweisung zu Standard-Druckgruppen wird Ihnen bei Anklicken dieser Standard-Druckgruppen im Fenster „Druckgruppenverwaltung“ erläutert, z.B. erscheint für die Druckgruppe „Briefvorlagen“ im rechten Fensterbereich dieser Hinweis:
  
  

Im Fenster Druckgruppenfenster finden Sie des Weiteren diese Bedienelemente vor
(für Standard-Druckgruppen gibt es hierbei nur die Bedienelemente 1 – 5 und anstelle der Bedienelemente 6 – 11 den oben erwähnten Hinweis, für Custom-Formulare gibt es hingegen alle Bedienelemente 1 – 11):

• Im Bereich 1 des Druckgruppenfensters können Sie dabei bereits angelegte Druckgruppen auswählen.
• Bei den „+“ bzw. „-„-Symbolen 2 können Sie neue Custom-Druckgruppen hinzufügen bzw. löschen.
• Über das Symbol 3 kommen Sie zu den Einstellungen des Druckprofils für diesen Arbeitsplatz.
• Im Textfeld 4 können Sie den Namen der Druckgruppe sehen und für Custom-Druckgruppen auch konfigurieren.
• Über die Checkboxen 5 können Sie erkennen, welche Druckertypen man der ausgewählten Druckgruppe zuordnen kann
  • Für Standard-Druckgruppen ist dies festgelegt und kann nicht geändert werden.
  • Für Custom-Druckgruppen können Sie dies frei konfigurieren.
    • Ausnahme: Falls Sie einer Custom-Druckgruppe mindestens eine Briefvorlage zuweisen, kann diese Gruppe keinen Druckerprofilen mit dem Druckertyp „Warteschlange“ zugewiesen werden.
• Im Bereich 6 ist angegeben, welche Formulare Ihrer Custom-Druckgruppe zugeordnet sind.
• Per Klick auf den Button 7 öffnet sich ein Menü, über das man Formulare der Custom-Druckgruppe zuweisen kann.
• Über das Symbol 8 kommen Sie zur Formularverwaltung
• Im Bereich 9 ist angegeben, welche Briefvorlagen Ihrer Custom-Druckgruppe zugeordnet sind.
• Per Klick auf den Button 10 öffnet sich ein Menü, über das man Formulare der Custom-Druckgruppe zuweisen kann.
• Über das Symbol 11 kommen Sie zur Vorlagenverwaltung

Sie können über diese Bedienelemente einer Custom-Druckgruppe nur Formulare, nur Briefvorlagen oder auch beides zuweisen.

Soweit dazu, wie die Zuweisung von Dokumenten zu Druckgruppen erfolgt.


Doch wie wirkt sich die Zuweisung eines Dokumentes zu einer Druckgruppe bezüglich der Frage aus, welches Druckprofil an einem Arbeitsplatz für dieses Dokument gewählt wird?

Diese Frage soll in folgendem Kapitel beantwortet werden.

Zuweisung eines Druckprofils zu einem Dokument

Die arbeitsplatzspezifische Zuordnung eines Dokumentes zu einem Druckprofil erfolgt nach diesen Regeln:

• Die Einteilung von Dokumentes in Custom-Druckgruppen gilt praxisweit.
  
• Die Zuweisung, wie eine Druckgruppe Dokumenten ein bestimmtes Druckprofil zuordnet, kann jedoch arbeitsplatzspezifisch im Fenster „Druckprofile zentral konfigurieren“ (siehe oben in diesem Handbuchartikel) festgelegt werden.
  
• Außerdem können Sie in der Formularverwaltung für Formulare und in der Vorlagenverwaltung für Briefvorlagen an jedem Arbeitsplatz individuell direkt Druckprofile zuweisen; diese direkte Zuweisung ist stärker als die Zuordnung über eine Gruppe.
  Hinwiese dazu:
  • Sie können in diesen Verwaltungsfenstern beim angezeigten Druckprofil für ein Dokument erkennen, ob am genutzten Arbeitsplatz die Zuweisung dieses Dokumentes zum Druckprofil über eine Druckgruppe oder eine direkte Zuweisung erfolgt ist:
    Falls eine Zuweisung über eine Druckgruppe erfolgt ist, steht hier ein Hinweis „Gemäß Gruppe:“ (siehe Bild), bei einer direkten Zuweisung fehlt dieser Hinweis.
  • Falls an einem Arbeitsplatz für ein Dokument erstens der Druckgruppe, die dort diesem Dokument zugewiesen ist, kein Druckprofil zugeordnet ist, und zweitens für dieses Dokument auch keine Zuweisung zu einem direkten Druckprofil vorgenommen wurde, dann ist dort diesem Dokument kein Druckprofil zugeordnet.
    
    Bei einem Druckwunsch dieses Dokumentes müsste an diesem Arbeitsplatz erst eine Zuweisung der zugehörigen Druckgruppe zu einem Druckprofil oder alternativ eine direkte Zuweisung dieses Dokumentes zu einem Druckprofil erfolgen.
  • Alternativ können Sie diese direkte Zuweisung auch im oben erläuterten Fenster „Druckprofile direkt konfigurieren“ vornehmen (siehe oben in diesem Handbuchartikel).

Dieses Konzept soll einem Anwendungsbeispiel illustriert werden, das wir im Folgenden näher erläutern:

In unserem Anwendungsbeispiel betrachten wir die Situation für 6 Formulare, wobei die Formulare 1-3 der Druckgruppe A und die Formulare 4-6 der Druckgruppe B zugeordnet sind.

Es gibt außerdem vier Arbeitsplätze, für die wie oben abgebildet jeweils verschiedene Zuweisungen zu den Druckprofilen vorliegen.

Dies wirkt sich in der folgenden Weise bei diesen Arbeitsplätzen aus:

• An den Arbeitsplätzen 1 und 2 erfolgt die Zuweisung per Druckgruppen:
  
  • Die Formulare 1-3 werden am Arbeitsplatz 1 dem Druckprofil zugeordnet,
    das an diesem Arbeitsplatz 1 der Druckgruppe A zugeordnet ist.
    
    Die Formulare 1-3 werden am Arbeitsplatz 2 dem Druckprofil zugeordnet,
    das an diesem Arbeitsplatz 2 der Druckgruppe A zugeordnet ist.
    
    Achtung:
    Diese beiden Druckprofile können sich unterscheiden! ⚠️
    Denn an den Arbeitsplätzen 1 und 2 kann die Druckgruppe A arbeitsplatzspezifisch jeweils unterschiedlichen Druckprofilen zugeordnet sein.
    
    
  • Analoges gilt für die Formulare 4-6 an den Arbeitsplätzen 1 und 2:
    Für diese Formulare kann auch am Arbeitsplatz 1 über das Druckprofil B ein anderes Druckprofil zugeordnet sein als am Arbeitsplatz 2. ⚠️
    
• Am Arbeitsplatz 3 erfolgt eine gemischte Zuweisung:
  
  • Das Formular 1 wird per direkter Zuweisung einem Druckprofil für den Arbeitsplatz 3 zugewiesen.
    
  • Die Formulare 2-3 werden am Arbeitsplatz 3 dem Druckprofil zugeordnet,
    das an diesem Arbeitsplatz 3 der Druckgruppe A zugeordnet ist.
    Achtung:
    Eigentlich würde am Arbeitsplatz 3 die Druckgruppe A auch das Formular 1 diesem Druckprofil zuweisen.
    Doch für das Formular 1 liegt am Arbeitsplatz 3 auch die oben genannte direkte Zuweisung vor, und diese ist wie oben beschrieben stärker als die Zuweisung per Druckgruppe. ⚠️
    
  • Die Formulare 4-6 werden am Arbeitsplatz 3 weder per Druckprofil noch per direkter Zuweisung einem Druckprofil zugewiesen; deshalb gibt es wie oben beschrieben hier keine Zuweisung dieser Formulare zu einem Druckprofil.
    
• Am Arbeitsplatz 4 erfolgt eine direkte Zuweisung:
  
  • Die Formulare 1-5 werden am Arbeitsplatz 4 weder per Druckprofil noch per direkter Zuweisung einem Druckprofil zugewiesen; deshalb gibt es wie oben beschrieben hier keine Zuweisung dieser Formulare zu einem Druckprofil.
    
  • Das Formular 6 wird per direkter Zuweisung einem Druckprofil für den Arbeitsplatz 4 zugewiesen.
    Am Arbeitsplatz 4 ist die Druckgruppe B keinem Druckprofil zugeordnet, so dass diese direkte Zuweisung hier keine Zuweisung per Druckgruppe überstimmt.