Patienteneinschreibung – offline

Offline-Einschreibung

Einleitung und Voraussetzungen

Die Offline-Einschreibung ist das papierbasierte Verfahren zur Aufnahme von Patienten in die Hausarztzentrierte Versorgung (HZV). Sie basiert auf dem postalischen Versand des offiziellen HZV-Belegs. Viele HZV-Verträge bieten dieses Verfahren wahlweise neben der Online-Einschreibung an. Es wird auch dann genutzt, wenn ein Vertrag ausschließlich die Offline-Einschreibung vorsieht oder die technischen Voraussetzungen für das Online-Verfahren (z. B. der HZV-Online Key) in der Praxis nicht gegeben sind.

Ob in einen Vertrag offline oder online eingeschrieben wird, ist eine vertragsbezogene Voreinstellung (siehe Grundeinstellungen für die Einschreibung). Die Wahl gilt je Betriebsstätte und ist für das laufende Quartal festgelegt: Haben Sie in einem Quartal für eine Betriebsstätte bereits die eine Variante genutzt, ist die andere in diesem Quartal nicht mehr möglich. tomedo® weist dann darauf hin (z. B. „Für die Betriebsstätte … wurde in diesem Quartal die Online-Versicherteneinschreibung ausgewählt.„). Bietet ein Vertrag beide Varianten an und ist noch keine gewählt, fordert tomedo® Sie auf, eine Variante zu wählen.

Hinweis: Nicht alle Verträge bieten die Offline-Einschreibung an, und bei einigen Verträgen ist sie nur in bestimmten KV-Regionen möglich. Wird ein Vertrag bereits online eingeschrieben, ist eine Rückkehr zur Offline-Einschreibung in der Regel nicht vorgesehen.

Für eine erfolgreiche Offline-Einschreibung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Original HZV-Belege (DIN A6): Sie benötigen einen Vorrat der offiziellen, vorgedruckten HZV-Belege im Format DIN A6. Diese Formulare sind Teil des „Starterpakets“, das Praxen zu Vertragsbeginn erhalten, und können bei Bedarf nachbestellt werden. Ein vollständiger Ausdruck dieser Belege aus der Software ist nicht möglich und nicht zulässig – es wird ausschließlich das vorgedruckte Originalformular bedruckt.
• Drucker-Konfiguration: Ihr Drucker muss für den Einzug und die Bedruckung von DIN A6-Formularen konfiguriert sein (je Betriebsstätte und Formulartyp).
• Standard-Druckerpapier (DIN A4): Für den Ausdruck der Versichertenteilnahmeerklärung wird reguläres DIN A4-Papier benötigt, da dieses Formular nur als Volldruck zur Verfügung steht.
• Zugeordnete Betriebsstätte: Dem Arbeitsplatz muss eine Betriebsstätte zugeordnet sein, sonst ist kein Ausdruck möglich.
• Gültige Versichertenkartendaten: Bei Verträgen mit IK-Gruppen müssen gültige Versichertenkartendaten (eGK) vorliegen, sonst steht die Offline-Einschreibung nicht zur Verfügung.

Ablauf

Die Offline-Einschreibung starten Sie über den Einschreibeassistenten (siehe „Der Einschreibeassistent“ auf der Seite „Patienteneinschreibung – online„). Wählen Sie im Schritt 1 „Verfahrensart“ die Option 2 „Offline„. tomedo® erzeugt daraufhin die für den Vertrag vorgesehenen Formulare zum Ausdrucken, eine Online-Übermittlung findet nicht statt.

Je nach Vertrag werden zwei Dokumente unterschieden:

• Versicherteneinschreibebeleg (in der Regel DIN A6): Wird vom vorausgefüllten Originalformular bedruckt und nach der Unterschrift an den vertragsspezifisch festgelegten Empfänger postalisch versendet.
• Versichertenteilnahmeerklärung (DIN A4): Wird als Volldruck erzeugt und ist ebenfalls Teil des Starterpakets. Sie wird – anders als der Versicherteneinschreibebeleg – nicht versendet, sondern verbleibt in der Praxis, ein Exemplar erhält der Patient.

Einen bereits erzeugten Versicherteneinschreibebeleg können Sie später erneut anzeigen oder löschen. Bei Druck des Belegs wird zudem darauf hingewiesen, dass zusätzlich die Versichertenteilnahmeerklärung zu unterschreiben ist und deren Original in der Praxis verbleibt.

Nach dem Ausdruck wird die Teilnahmeerklärung als „gedruckt“ markiert und ist nicht mehr bearbeitbar. Einen Status „erfolgreich“ wie bei der Online-Übermittlung gibt es bei der Offline-Einschreibung nicht. Sind für einen Vertrag keine auszufüllenden Formulare vorgesehen, setzt tomedo® den Teilnahmestatus direkt auf „beantragt„.

Direktdruck und Volldruck

Für den Ausdruck stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Direktdruck – bedruckt ein vorhandenes Vordruck-Formular. Der Direktdruck ist für den Versicherteneinschreibebeleg vorgesehen. Hier ist nur das Bedrucken des Originalformulars zulässig.
• Volldruck – druckt das vollständige Formular auf ein weißes Blatt. Der Volldruck ist für die Versichertenteilnahmeerklärung vorgesehen.

Welche Druckvariante ein Formular verwendet, ist vertragsspezifisch festgelegt.

Hinweis: Für die Versichertenteilnahmeerklärung ist in der Regel nur der Volldruck zulässig. Versuchen Sie hier einen Direktdruck, bricht tomedo® den Vorgang mit dem Hinweis ab, dass der Ausdruck nur als Volldruck erfolgen darf.

Hinweis: Anders als bei der Online-Einschreibung wird bei der reinen Offline-Einschreibung kein TE-Code benötigt. Der TE-Code ist Bestandteil des Online-Verfahrens.