Arzteinschreibung

In der Regel müssen Sie eine Teilnahmeerklärung und eine Selbstauskunft ausfüllen, um für HZV-Verträge zugelassen zu werden. Sie werden einer HZV-Arztliste hinzugefügt und erhalten eine HÄVG-ID (Vertragspartner-ID) oder sind fachärztlich tätig, eine MEDIVERBUND-ID. Diese IDs sind personengebunden und ein Leben lang gültig. Die HZV-Arztliste ist auch relevant für die Vertretung im Urlaub, wenn Sie einen HZV-Vertreterarzt benötigen. Genaue Informationen erhalten Sie bei den jeweiligen Bundes – und Landesverbänden (Einführung Hausarztverträge des Hausärztinnen- und Hausärzteverband).

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Freischaltung und Vertragsverwaltung

Bevor Sie für einen Patienten über die HZV-Verträge dokumentieren und abrechnen können, müssen Sie in tomedo® angeben, für welche HZV-Verträge Sie eine Zulassung besitzen.

Hinweis:
Jeder Fehler in der Zuordnung von Behandelnden zu Verträgen oder bei den Identifikationsnummern (HÄVG-ID, HA VP-ID, Mediverbund-ID, FA VP-ID), kann zu späteren, schwer nachvollziehbaren Abrechnungsfehlern oder zur Ablehnung ganzer Abrechnungsfälle führen. Eine sorgfältige initiale Freischaltung legt somit das Fundament für alle nachfolgenden HZV-Prozesse.

Anleitung zur Vertragsfreischaltung:

1. Navigieren Sie im tomedo®-Menü zu Admin -> Nutzerverwaltung.
2. Wählen Sie die entsprechende behandelnde Person aus der Liste aus.
3. Wechseln Sie in den Reiter „Arzt„.
4. Tragen Sie als Hausarzt Ihre mindestens 5-stellige HÄVG– oder als Facharzt mindestens 8-stellige Mediverbund-ID in die entsprechend bezeichneten Felder ein. IDs mit weniger Stellen werden von vorn mit Nullen aufgefüllt.
   Bsp. HÄVG-ID: 00123, Mediverbund-ID: 00012345
5. Im Anschluss klicken Sie in das Feld „HA VP-ID“ bzw. „FA VP-ID“ und auf den Pfeil rechts am Feld. Damit wird mit Hilfe des HÄVG-Prüfmoduls und Ihrer HÄVG-ID/Mediverbund-ID Ihre Vertragspartner-ID erstellt (siehe auch „Verwaltung der Identifikationsnummern(VP-ID)“ unten).
   Sollten Sie sich bei Ihrer HÄVG-ID/Mediverbund-ID verschrieben haben, löschen Sie zuerst Ihre VP-ID aus dem Feld und klicken in ein beliebiges anderes. Ihre HÄVG-ID/Mediverbund-ID kann wieder editiert werden und wiederholen Sie den Vorgang für die Erstellung der VP-ID.
6. Die eigentliche Freischaltung der Verträge erfolgt über den Button „HÄVG/mediverbund…“.
7. Es öffnet sich die Vertragsliste. Aktivieren Sie hier alle Verträge, für die Sie angemeldet sind, in dem Sie die Checkbox vor dem jeweiligen Vertrag anklicken.
8. Die angezeigte Anzahl der aktiven Verträge neben dem Button „HÄVG/mediverbund…“ dient Ihnen dabei zur Kontrolle.

Wichtiger Hinweis für den KV-Bereich Baden-Württemberg: 
Besonderheit beim Vertrag „Hausarztzentrierte Versorgung AOK Baden-Württemberg“

Bei der Aktivierung des Vertrages „Hausarztzentrierte Versorgung AOK Baden-Württemberg“ gibt es eine entscheidende Besonderheit.

Sobald Sie die Checkbox für diesen Vertrag auswählen, öffnet tomedo® einen zusätzlichen Dialog (siehe Abbildung). In diesem Fenster müssen Sie zwingend die korrekte Honoraranlage für Ihren Vertrag auswählen:

• Hausarztzentrierte Versorgung AOK Baden-Württemberg (Hauptvertrag): Wählen Sie diese Option für Hausärztinnen und Hausärzte (Fachärzt:innen für Allgemeinmedizin und hausärztlich tätige Internist:innen).
• Hausarztzentrierte Versorgung AOK Baden-Württemberg (BVKJ): Wählen Sie diese Option ausschließlich für Kinder- und Jugendärztinnen und -ärzte, die am Vertrag mit dem Berufsverband der Kinder- und Jugendärzte (BVKJ) teilnehmen.

Achtung: Eine falsche Zuweisung an dieser Stelle ist kritisch. Sie kann dazu führen, dass später falsche Leistungen zur Dokumentation angeboten werden und die Quartalsabrechnung aufgrund nicht interpretierbarer Fehlermeldungen scheitert. Überprüfen Sie Ihre Auswahl daher sorgfältig.
Sollten Sie sich doch mal vertan haben und haben noch nicht weiter gearbeitet, können Sie durch Deaktivieren und anschließendem Aktivieren der Vertragscheckbox, die Honoraranlagen erneut anzeigen lassen und die korrekte auswählen. Sollten Sie schon eine Weile damit gearbeitet haben, ist es empfehlenswert, dies erst nach Rücksprache mit dem Zollsoft-Support zu tun, da ggf. weitere Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.

Desweiteren ist es im Vertragsauswahlfenster möglich, die Verträge entsprechend der eingeblendeten Spalten zu sortieren und sich nur die eigenen KV-Bereich (Standard: Vorgabe der HÄVG) oder auch die KV-übergreifenden Verträge anzeigen zu lassen. Dies kann erforderlich sein, wenn sie in mehreren KV-Bereichen an HZV-Verträgen teilnehmen.

Vertragssynchronisierung mit dem HÄVG-Server

Wenn Sie mit administrativen Rechten oder als Zollsoft-Benutzer angemeldet sind, können Sie zusätzlich die folgenden beiden Buttons sehen:

Diese Funktion ist nur für Hausarzt-Verträge verfügbar. Über diese Buttons ist es möglich Ihre aktuell aktiven Vertragsteilnahmen gegen den HÄVG-Server abzugleichen (rechter Button mit dem HÄVG-Symbol) und die entsprechenden Verträge automatisch zu aktivieren (linker Button). Es werden Ihnen zusätzliche Informationen wie die Honoraranlage und das aktuelle Vertragsgültigkeitsdatum angezeigt. Die Informationen werden direkt vom HÄVG-Server bezogen. Wenn es Unstimmigkeiten bezüglich der Zeiträume geben sollte, wenden Sie sich bitte direkt an die HÄVG oder prüfen nochmal Ihre Vertragsunterlagen.

Verwaltung der Identifikationsnummern (VP-ID):

Für die eindeutige Identifikation im HZV-System ist jeder teilnehmenden behandelnden Person eine spezifische Nummer zugeordnet. Langfristig wird die neuere VP-ID (Vertragspartner-ID) die bisherigen HÄVG-IDs und MEDIVERBUND-IDs ersetzen. tomedo® ist darauf vorbereitet und ermöglicht Ihnen die Verwaltung dieser IDs.

• VP-IDs sind alphanumerische Zeichenfolgen.
• Hausärztlich bezogene VP-IDs beginnen mit einem „H“.
• Fachärztlich bezogene VP-IDs beginnen mit einem „F“.

Diese IDs müssen Sie für jede teilnehmende, behandelnde Person in der Nutzerverwaltung hinterlegen, da sie für die Vertragsverwaltung, die Online-Teilnahmeprüfung und die Abrechnung unerlässlich sind.

Elektronische Arztvernetzung (eAV) – nur Baden-Württemberg

Um die Funktionen der elektronischen Arztvernetzung in Baden-Württemberg nutzen zu können, muss das (kostenpflichtige) Modul zunächst von einem Mitarbeiter der zollsoft GmbH freigeschaltet werden.

Nach Aktivierung kann der Arzt seine Arztzertifikate in der Nutzerverwaltung im Fenster Elektronische Arztvernetzung hinterlegen und verwalten. Die Betriebsstättenzertifikate sind unter Admin → Betriebsstätten → Sonstiges → Zertifikate für EAV zu finden und zu verwalten.

Das Fenster wird mit Klick auf den Button „elektronische Arztvernetzung“ geöffnet.  

Weiter können Sie hier für den Hauskomet-Account den Standard-Nutzer auswählen und die Ersteinrichtung für die TeleScan-Anbindung durchführen.