4. Weiterführendes Potenzial: Anstoßen von Aktionsketten

Die Automatisierung endet nicht mit dem Empfang des Formulars. Der Eingang eines ausgefüllten medudoc-Bogens kann als Auslöser für nachgelagerte tomedo® Aktionsketten dienen, um den gesamten präoperativen Prozess zu steuern.¹

Der Trigger wird dabei bewusst so konfiguriert, dass die Aktionskette erst startet, wenn ein Mitarbeiter das eingegangene Formular in der Inbox sichtet und manuell als „gelesen“ markiert. Dies stellt sicher, dass eine menschliche Prüfung der Inhalte stattgefunden hat, bevor weitere automatisierte Schritte eingeleitet werden.¹

Beispielhafter Workflow für ein OP-Zentrum:

1. Auslöser: Ein Mitarbeiter prüft ein eingegangenes „Prä-OP Paket“ in der Inbox auf Vollständigkeit und setzt in der Spalte „gelesen“ ein Häkchen.
2. Aktionskette wird gestartet: Das Setzen des Hakens löst eine Kette von Aktionen aus:
   • Ein ToDo „Prä-OP Doku vollständig“ wird in der Patientenakte angelegt und sofort auf „erledigt“ gesetzt.
   • Eine neue Aufgabe „OP-Termin für Patient [Patientenname] planen“ wird erstellt und der Arbeitsliste der OP-Planungsabteilung zugewiesen.
   • Ein benutzerdefinierter Patienten-Marker wird von „Wartet auf Unterlagen“ auf „Bereit zur OP-Planung“ geändert.
   • Eine automatische Nachricht wird über den arzt-direkt Messenger an den Patienten gesendet: „Vielen Dank für das Einreichen Ihrer Unterlagen. Unsere OP-Planung wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.“.

Die Verknüpfung des automatisierten Formularversands mit nachgelagerten Aktionsketten schafft einen nahtlosen, transparenten und nachvollziehbaren digitalen Pfad für den Patienten – von der ersten Online-Buchung bis zur Bereitschaft für die OP-Planung. Dieser durchgängige Prozess eliminiert manuelle Übergaben und Informationslücken zwischen der Patientenkommunikation und der internen Verwaltung. Anstatt dass ein Mitarbeiter die OP-Planung manuell per E-Mail oder Telefon informieren muss, sorgt das System für eine sofortige, formelle und nachverfolgbare Aufgabenübergabe. Dies reduziert administrative Latenzzeiten, minimiert das Risiko, dass Patienten im Prozess übersehen werden, und schafft einen vollständigen, mit Zeitstempeln versehenen Audit-Trail des gesamten präoperativen Ablaufs direkt in der Patientenakte. Dies stellt einen erheblichen Fortschritt im Qualitäts- und Prozessmanagement für jede operative Einrichtung dar.