Kommunikation im Medizinwesen (KIM)

Kommunikation im Medizinwesen (KIM)

Was ist KIM?

KIM bedeutet Kommunikation im Medizinwesen (vorherige Bezeichnung KOM-LE, Kommunikation der Leistungserbringer) und steht für die digitale Kommunikation zwischen allen TI-teilnehmenden Leistungserbringern und Organisationen (von Arzt zu Arzt oder von Arzt zu Krankenkasse und Leistungsorganisationen) und ist damit die Ablösung des üblichen Briefverkehrs.

Ziel ist ein sicherer, digitaler Austausch von elektronischen Nachrichten und Dokumenten via verschlüsselter und signierter E-Mail.

Teilnehmer der TI und damit grundsätzlich zur Nutzung von KIM fähig sind niedergelassene Ärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser, Hebammen, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Krankenkassen, etc.

Auch hier gilt: Die Funktionen sind vorerst nur für gesetzlich versicherte Patienten eingerichtet. Demnach steht KIM vorerst nicht für Privatärzte zur Verfügung.

KIM bedient sich eines zentralen Adressverzeichnisses, auf welches alle Nutzer automatisch Zugriff haben.

Voraussetzungen und Einrichtung in tomedo®

• eHealth-Konnektor + PTV3-Upgrade: Secunet, KoCoBox
• eHealth-Kartenterminal: mind. 1, ggf. mehrere (je nach Praxis-Aufbau)
• SMC-B Praxis-/Institutionsausweis, im Kartenterminal gesteckt
• eHBA elektronischer Heilberufsausweis für jeden Arzt der Praxis, zum digitalen Signieren von versendeten Dokumenten ebenfalls im Kartenterminal gesteckt, Freischaltung durch PIN
• ggf. tomedo® Update: Bitte beachten Sie, dass Ihr tomedo® zur KIM-Nutzung für bspw. den eArztbrief auf mindestens Version 1.99.0.9 geupdatet sein muss. Um alle aktuell verfügbaren KIM-Funktionen und Bugfixes zu erhalten, updaten Sie Ihr tomedo® möglichst immer auf die neuste verfügbare Version.
• KIM-Client-Modul mit Anbindung an Ihr PVS: Eigener E-Mail-Server muss angebunden sein. Dies ist die Schnittstelle zwischen dem PVS und dem Konnektor und dient dazu, E-Mails automatisch zu verschlüsseln und sie vor dem Versand mit der elektronischen Signatur zu versehen. Die Installation wird bei der KIM-Einrichtung für Sie lokal auf Ihrem Rechner vorgenommen.
• KIM-Mailadresse + Zugriff auf den KIM-Verzeichnisdienst: Die Datenübermittlung kann über verschiedene Fachdienste erfolgen. Bspw. ist tomedo® zertifizierter KIM-Anbieter. Wir können gern die Buchung Ihrer KIM-Mailadresse vornehmen.

Wie bekomme ich eine KIM-Adresse?

Buchen Sie Termine für ein Konnektor-Upgrade und Einrichtung von KIM-Adressen sehr gerne über den tomedo® Support: https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine.php?uniqueident=60b48084f044a.

Wir richten die Adresse mit einem Postfach entsprechend für Sie ein. Anschließend können Sie nun KIM in tomedo® nutzen, haben Zugriff auf den KIM-Verzeichnisdienst und können Nachrichten innerhalb der TI versenden. Je nach aktuellen Vorgaben und Entwicklungsstand werden wir Schritt für Schritt das Versenden der eDokumente innerhalb der KIM ermöglichen.

Bitte beachten Sie dazu die Ankündigungen zu neuen Features bspw. im tomedo® Newsletter oder in den Changelogs. Aktuell ist bereits das Versenden eines eArztbriefs innerhalb der KIM möglich, zukünftig wird dies auch für eAU und eRezept freigegeben werden. 

Ärzte, die eine KIM-Adresse erhalten haben, werden bei der Einrichtung automatisch im KIM-Verzeichnisdienst hinterlegt, sodass die Adresse auch von anderen KIM-Nutzern bei der E-Mail-Empfänger-Suche gefunden werden kann.

In der Hausärzte-Verwaltung in tomedo® ist zusätzlich zum KV-Connect- auch ein KIM-E-Mail-Feld vorhanden. Ist das Feld nicht befüllt, erfolgt einmal täglich ein automatischer Abgleich mit dem Server. Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird dieser jedoch nicht überschrieben. Bei eindeutiger Zuordnung einer Adresse wird diese automatisch dort eingetragen. Bei nicht eindeutiger Zuordnung wird das Feld nicht befüllt. Es erscheint dann ein entsprechender Hinweis.

Anzahl der KIM-Adressen pro Praxis

Wie viele KIM-Adressen für Ihre Praxis nötig und sinnvoll sind, hängt im Wesentlichen von Ihrer Praxis-Struktur und Ihren Workflows ab.

Bei Gemeinschaftspraxen, in denen die E-Mail-Bearbeitung zentral geregelt wird, kann eine KIM-Adresse für die Praxis ausreichend sein. Von dort wird dann an die Ärzte der Praxis verteilt. Jeder Arzt kann bei der KIM-Nutzung mit seinem eigenen eHBA Dokumente signieren und diese über die zentrale gemeinsame Adresse versenden.

Es kann in anderen Fällen jedoch auch sinnvoll sein, für jeden Arzt eine eigene KIM-Adresse anzulegen.

Sollten Sie hier unsicher sein, lassen Sie sich gern von unserem Vertrieb zur passenden KIM-Einrichtung für Ihre Praxis beraten.

Konfigurationsmöglichkeiten in tomedo®

Das KIM-E-Mail Konto hinterlegen Sie analog zu den anderen E-Mail-Konten unter Admin → E-Mail-Konten. Neben der E-Mail-Account Konfiguration muss an der Stelle der Aufrufkontext mit Konnektor, Mandant und Arbeitsplatz für das KIM-Mail-Konto hinterlegt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die zu verwendende Card-ID hier zu hinterlegen. Das Hinterlegen der Card-ID ist sinnvoll, weil aber der Grundlage kann vor dem Laden der E-Mails geprüft werden, ob die Karte gesteckt oder verifiziert ist und ggf. eine Serverfehlernachricht erzeugen. 

Zur E-Mail-Entschlüsslung wird in der Regel eine SMC-B benötigt. Deshalb muss hier die SMC-B Identifikationsnummer im Feld „Card-ID“ eingetragen werden. Mit Klick auf den Fragezeichen-Knopf werden die SMC-Bs aufgelistet, die aktuell verfügbar sind.

Hinweis: Mithilfe des Buttons „POP2 Test“ können Sie die Konfiguration prüfen. Allerdings kann darüber nicht geprüft werden, ob die SMC-B aktuell verifiziert ist.

KIM-Mail-Konto für Nutzer und Betriebsstätte hinterlegen

Ist nur ein KIM-Mail-Konto hinterlegt, wird standardmäßig dieses Konto beim KIM-Mail-Versand im Rahmen der eAU, eArztbrief, KIM-Mail verwendet. Wird in der Praxis mehr als ein KIM-Mail-Konto hinterlegt, ist es nötig, dass dem Nutzer und/oder der Betriebsstätte ein KIM-Mail-Konto zugeordnet wird. Die Zuordnung des KIM-Mail zum Nutzers erfolgt in der Nutzerverwaltung im Reiter „Mitarbeiter“. In der Betriebsstättenverwaltung im Reiter „Sonstiges“ kann die Zuordnung des KIM-Mail-Kontos zur Betriebsstätte konfiguriert werden.

Ist für den Nutzer ein KIM-Mail-Konto ausgewählt, wird dieses Konto verwendet. Ist dort kein Konto hinterlegt, dann wird die zugeordnete Betriebsstätte zum Nutzer verwendet. Sind dem Nutzer mehrere Betriebsstätten zugeordnet, dann wird die Betriebsstätte vom Arbeitsplatz und das dort hinterlegte KIM-Mail-Konto verwendet.

Wo finde ich KIM im tomedo®?

Da KIM vom Grundprinzip sehr ähnlich zur herkömmlichen E-Mail-Funktion gestaltet ist, können Sie dies entsprechend in tomedo® ganz einfach über die E-Mail-Verwaltung oder die Inbox nutzen. Gehen Sie dazu zum Menü Verwaltung → E-Mail oder Verwaltung → Inbox. Es öffnet sich das E-Mail-Verwaltungsfenster, in dem Sie die Postfächer der jeweils ausgewählten KIM-Adresse (Auswahlmenü in der oberen Leiste des Fensters) finden und wie gewohnt verwalten können. Je nach Konfiguration kann die Inbox auch als Panel unter Panel → Inbox geöffnet werden.

Signaturen

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) mittels Heilberufsausweis (eHBA) ist der handschriftlichen Unterschrift des Arztes auf Papier gleichgestellt. Via KIM zu versendende Dokumente werden mit einer Kombination aus gestecktem eHBA und der Eingabe der QES-PIN am Kartenlesegerät digital unterschrieben. Bitte beachten Sie, dass durch das Signieren entsprechend auch Leistungen abgerechnet werden können.

Signatur-Möglichkeiten

1. Einfachsignatur
   • eine PIN-Eingabe zum Signieren eines einzelnen Dokumentes
2. Komfortsignatur
   • eine PIN-Eingabe zum Signieren mehrerer Dokumente über längeren Zeitraum
   • Konfiguration im Konnektor (Achtung: hierzu ist ggf. ein Konnektor-Update erforderlich)
   • maximale Anzahl Dokumente: 250
   • maximaler Zeitraum: 24 Stunden
   • weitere Details siehe: Komfortsignatur
3. Stapelsignatur
   • eine PIN-Eingabe zum Signieren mehrerer Dokumente in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang (per einzelnem Signaturauftrag)
   • befindet sich momentan im Test, voraussichtliche Freigabe gemeinsam mit der eAU-Funktion

KIM – Anwendung in tomedo®

Workflow 1: Eine KIM-Nachricht versenden

• Stellen Sie sicher, dass die TI-Umgebung komplett eingerichtet ist, eine Verbindung besteht und die SMCB Ihrer Praxis gesteckt ist. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.

• Gehen Sie zu Verwaltung → E-Mail.
• Wählen Sie im E-Mail-Verwaltungsfenster die Adresse aus, von der Sie versenden möchten.

• Dann wählen Sie in der oberen Leiste des Fensters den „+“-Button an.

• Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die E-Mail entsprechend verfassen können.
• Der Absender wird automatisch übernommen, kann dort aber auch angepasst werden.

• Wählen Sie dann die Empfänger-Suchleiste an, um nach Adressen zu suchen. Es wird nun automatisch im geschlossenen KIM-Verzeichnisdienst gesucht. Sie können zum Suchen bspw. Teile des gewünschten Praxisnamens oder Fachgebiet, Ort, etc. eingeben. Es erfolgt automatisch die Suchanfrage im Hintergrund. Ein kleines Ladeanzeige-Fenster zeigt dies an. Anschließend öffnet sich eine Liste der zur Suchanfrage passenden Adressen.

• In der Tabellen-Spalte “E-Mail” sehen Sie dabei, welche der Praxen bereits eine eingetragene KIM-Adresse besitzen, an die Sie auch Nachrichten versenden können.
• Es kann eine Nachricht an einzelne Empfänger versendet werden, oder (durch Eingabe in einer weiteren Suchleiste) auch an mehrere Empfänger gleichzeitig.

• Alle weiteren Funktionen sind entsprechend der herkömmlichen E-Mail-Nutzung: Sie können Betreff und E-Mail-Text hinzufügen oder auch Dokumente (bspw. eArztbrief, zukünftig auch andere) anhängen u.a. indem Sie diese per Drag-and-drop in den Anhangs-Bereich im Fenster hineinziehen.
  • Falls ein E-Mail-Anhang signiert werden soll, muss der eHBA im Kartenlesegerät gesteckt sein und am Kartenlesegerät die passende PIN eingegeben werden.
• Versenden Sie die E-Mail.
  Bitte beachten Sie: Der Versand von KIM-E-Mails kann einige Sekunden in Anspruch nehmen, je nach aktueller Auslastung der KIM-Server (In tomedo® selbst kann dies leider nicht beschleunigt werden). Sie bekommen einen entsprechenden Hinweis, sobald erfolgreich versendet wurde.

• Im Ordner “Gesendet” ist die E-Mail mit aufgelistet.

Workflow 2: Eine KIM-Nachricht empfangen

• Stellen Sie sicher, dass zum Empfang von KIM-E-Mails (insbesondere während der Geschäftszeiten, zu denen der hauptsächliche Mail-Verkehr stattfindet) die TI korrekt verbunden ist und die Karten (SMCB und eHBA) korrekt gesteckt sind, um die E-Mails entschlüsselt empfangen zu können. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.
• Gehen Sie zu Verwaltung → E-Mail.
• Wählen Sie im E-Mail-Verwaltungsfenster die Adresse aus, für die Sie die empfangenen E-Mails einsehen möchten.
• Die empfangene KIM-Mail erscheint in Ihrem Posteingang.
• Öffnen Sie die E-Mail.
• Sie sehen die Inhalte der E-Mail:
  • Absender und Sendezeiten
  • Textinhalte
  • Informationen zur Entschlüsselung
  • Signatur-Prüfbericht: Wird immer zusätzlich mitgesendet. Dieser bestätigt, dass die E-Mail korrekt verschlüsselt versendet worden ist.
  • Anhänge als PDF (bspw. eArztbrief)
  • bei Anhängen außerdem immer zusätzlich eine Begleit-Datei (xml)
• Ist die Mail zunächst keinem Patienten zuzuordnen, dann sehen Sie dies an der Mail selbst. Um eine nicht zugeordnete E-Mail einem Patienten zuzuweisen, klicken Sie bitte das Patienten-Symbol an der E-Mail. Sie können hier die E-Mail entweder einem bestehenden Patienten zuordnen oder einen neuen Patienten anlegen und die E-Mail somit diesem Patienten zuweisen.
• Wurde ein Patient zugewiesen, wird die KIM-Nachricht entsprechend in der Kartei des Patienten hinterlegt. Die Anhangs-Dateien werden ebenfalls in der Kartei gespeichert.

Workflow 3: eArztbrief aus der Kartei heraus versenden und manuell signieren

• Stellen Sie sicher, dass die TI-Umgebung komplett eingerichtet ist, eine Verbindung besteht und die SMCB Ihrer Praxis gesteckt ist. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.
• Annahme: eHBA ist zunächst nicht gesteckt.
• Öffnen Sie die Kartei des Patienten, für welchen Sie einen eArztbrief versenden möchten.
• Klicken Sie das Icon “Brief” in der Kartei, um das herkömmliche Briefschreibungs-Fenster zu öffnen. Zunächst ist hier das eArztbrief-Symbol noch ausgegraut (nicht klickbar).
• Wählen Sie dort die gewünschte Vorlage für Ihren Brief.
• Wählen Sie den jeweiligen Arzt aus, an welchen der Brief versendet werden soll (bspw. Hausarzt des Patienten). Besitzt dieser eine KIM-Adresse, so wird durch das Auswählen des Arztes nun automatisch der Button “eArztbrief” aktiv.
• Klicken Sie nun den Button “eArztbrief”.
• Es wird nun geprüft, ob Sie die Berechtigung zum Signieren besitzen. Daraufhin öffnet sich automatisch das E-Mail-Fenster zum Verfassen der KIM Nachricht. Der eArztbrief ist bereits als Anhang eingefügt. Es erscheint ein Hinweis, dass Sie den eArztbrief verpflichtend mit dem eHBA signieren müssen. Ist der eHBA dabei noch nicht korrekt im Kartenlesegerät gesteckt, erscheint ein Fehler.
• Sie müssten den eHBA spätestens jetzt korrekt stecken, um das Dokument signieren zu können.
• Wird der eHBA gesteckt, dann erscheint eine Meldung in tomedo® zur PIN-Eingabe.
• Bestätigen Sie diese, erscheint ein Rauschen am Kartenlesegerät und Sie müssen dort zunächst die CH-PIN (Karten-PIN) des eHBA am Kartenlesegerät eintippen, um die Karte entsprechend zur Verwendung freizugeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
• Der eArztbrief wird automatisch signiert. Fügen Sie weitere Anhänge zur E-Mail hinzu, können die PDF-Anhänge ebenso signiert werden. Gehen Sie dazu in das E-Mail-Fenster und klicken Sie den “Sign”-Button neben dem E-Mail-Anhang (hier eArztbrief).
• Es erscheint eine Meldung in tomedo®, dass die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfolgt.
• Es erscheint erneut ein Rauschen am Kartenlesegerät.
• Geben Sie dort nun die QES-PIN (Achtung ggf. abweichend zur CH-PIN) passend zum gesteckten eHBA am Kartenlesegerät ein.
• Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
• Ist die Signatur korrekt erfolgt, dann erscheint statt des “Sign”-Buttons nun ein grüner Haken am E-Mail-Anhang.
• Ergänzen Sie ggf. weitere Angaben in Ihrer Mail (Betreff, E-Mail-Inhalt, etc. wie gewünscht).
• Klicken Sie auf “Versenden”.
• Es erscheint auch hier eine Meldung, sobald die E-Mail erfolgreich versendet worden ist.
• Es erscheint außerdem ein Hinweis, dass entsprechende Leistungen zum Versenden des signierten Dokumentes (eArztbrief-Versandpauschalen) auf dem Schein des Patienten hinzugefügt wurden, da diese entsprechend abgerechnet werden können.
• Hinweis: Ist der eHBA einmal gesteckt und Sie möchten anschließend erneut einen eArztbrief versenden, dann wird nicht erneut die CH-PIN des eHBA abgefragt, sondern beim Klick auf den “eArztbrief”-Button und Öffnen der neuen Mail wird automatisch sofort die QES-PIN-Eingabe am Kartenleser angefragt. Sie müssten demnach nicht nochmals manuell den “Sign”-Button am Anhang betätigen.
• Hinweis: Ein eArztbrief, der bereits als Karteieintrag besteht, kann auch erneut versendet werden. Hierzu ist der Karteieintrag anzuwählen. Es öffnet sich das Karteieintrags-Fenster. In diesem kann über das Server-Symbol ebenfalls erneut das E-Mail-Fenster zum Versenden der KIM-Nachricht geöffnet werden.

Workflow 4: eArztbrief mit Komfortsignatur versenden

• Stellen Sie sicher, dass die TI-Umgebung komplett eingerichtet ist, eine Verbindung besteht und die SMCB Ihrer Praxis gesteckt ist. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.
• Der eHBA des Arztes ist gesteckt, die CH-PIN wurde am Kartenlesegerät eingegeben.
• Der zugehörige Nutzer zum eHBA ist eingeloggt.
• Diesem Nutzer sind in der Nutzerverwaltung auch Konnektor und ein eindeutiger Mandant zugewiesen.
• Im Konnektor-Portal sind die gewünschten Einstellungen für die Komfortsignatur vorgenommen worden (bspw. max. 250 Signaturen, max. 24 Stunden Aktivierung).
• Der eingeloggte Nutzer aktiviert für sich die Komfortsignatur. Dies geschieht durch Klick auf das Server-Symbol und dann Klick auf “Aktivieren”. Die Aktivierung bleibt nun 24 Stunden und für 250 Signaturen für diesen Nutzer aktiv, selbst wenn sich in der Zwischenzeit andere Nutzer ein- und wieder ausgeloggt hatten.
• Der eingeloggte Nutzer öffnet eine Patientenkartei.
• Aus der Patientenkartei heraus wird die Briefschreibung geöffnet.
• Es wird dort eine Vorlage ausgewählt.
• Es wird bspw. ein Arzt als Empfänger des Briefs ausgewählt. Dieser besitzt eine KIM-Adresse.
• Der eArztbrief-Button wird aktiv.
• Diese wird geklickt.
• Es öffnet sich das E-Mail-Fenster zum KIM-E-Mail-Versand.
• Beim Öffnen des Fensters erfolgt die Signatur des Anhangs komplett automatisch, ohne dass der Nutzer nochmals eine PIN am Kartenleser eingeben muss. Nach ein paar Sekunden ist die Signatur erfolgt. Es erscheint der grüne Haken am Anhang.
• Auch hier werden bei Versand der KIM-E-Mail die zugehörigen Leistungen entsprechend automatisch auf den Schein des Patienten eingetragen.
• Auch für weitere versendete eArztbriefe wird keine PIN-Eingabe erforderlich sein, solange bis das Signatur-Kontingent für diese Aktivierung aufgebraucht ist (250), die Zeit von 24 Stunden abgelaufen ist oder die Komfortsignatur händisch über das Server-Symbol vom eingeloggten Nutzer wieder deaktiviert wird.
• Nach Deaktivierung wird dann eine erneute PIN-Eingabe am Kartenlesegerät wieder erforderlich sein. Die Komfortsignatur kann erneut aktiviert werden.