Kommunikation im Medizinwesen (KIM)

Der Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ermöglicht den Anwendern den Austausch von strukturierten Informationen wie z.B. administrative Daten (eAU), medizinische Dokumente (eArztbrief), Verordnungen und Rezepte (E-Rezept) oder auch Nachrichten elektronisch und sicher über die Telematikinfrastruktur (TI) zu versenden und zu empfangen. Eine vollständige Übersicht finden Sie im Kapitel TI-Anwendungen.

Nachrichten und Dokumente, die mit KIM versendet werden, müssen lokal in ihrer Praxis verschlüsselt werden, bevor die Nachrichten über den Konnektor oder das TI-Gateway an den Empfänger gesendet werden können. Diese Verschlüsselung übernimmt die eigenständige Software KIM-Client-Modul in Ihrer Praxis.

Empfänger innerhalb der TI (z.B. Arztpraxen oder auch einzelne Ärzte einer Arztpraxis) müssen alle eindeutig identifizierbar sein, hierfür gibt es in der TI ein zentralen Adressverzeichnisses (Verzeichnisdienst, VZD), in dem alle Empfänger hinterlegt sind. tomedo® erlaubt Ihnen Zugriff auf dieses Adressverzeichnis.

Voraussetzungen und Einrichtung

• eHealth-Konnektor + PTV5-Upgrade: Secunet, KoCoBox.
• eHealth-Kartenlesegerät: mind. 1, ggf. mehrere (je nach Praxis-Aufbau).
• SMC-B: Der Praxisausweis muss im Kartenterminal gesteckt sein.
• eHBA: elektronischer Heilberufsausweis für jeden Arzt der Praxis, zum digitalen Signieren von versendeten Dokumenten ebenfalls im Kartenterminal gesteckt, Freischaltung durch PIN.
• ggf. tomedo® Update: Um alle aktuell verfügbaren KIM-Funktionen und Bugfixes zu erhalten, updaten Sie Ihr tomedo® möglichst immer auf die neuste verfügbare Version. Die aktuell verfügbaren Versionen finden Sie jeweils im Changelog.
• KIM-Client-Modul mit Anbindung an Ihr PVS: Dies ist die Schnittstelle zwischen dem PVS und dem Konnektor und dient dazu, E-Mails automatisch zu verschlüsseln und sie vor dem Versand mit der elektronischen Signatur zu versehen.
• KIM-Mailadresse + Zugriff auf den KIM-Verzeichnisdienst: Die Datenübermittlung kann über verschiedene Fachdienste erfolgen. Bspw. ist tomedo® zertifizierter KIM-Anbieter. Wir können gern die Buchung Ihrer KIM-Mailadresse vornehmen.

KIM E-Mail Adressen einrichten

Wie bekomme ich eine KIM-Adresse?

Buchen Sie Termine für ein Einrichtung von KIM-Adressen über den tomedo® Support. Wir richten die Adresse mit einem Postfach entsprechend für Sie ein. Anschließend können Sie nun KIM in tomedo® nutzen, haben Zugriff auf den KIM-Verzeichnisdienst und können Dokumente und Nachrichten innerhalb der TI versenden.

Ärzte, die eine KIM-Adresse erhalten haben, werden bei der Einrichtung automatisch im KIM-Verzeichnisdienst hinterlegt, sodass die Adresse auch von anderen KIM-Nutzern bei der E-Mail-Empfänger-Suche gefunden werden kann.

Anzahl der KIM-Adressen pro Praxis

Wie viele KIM-Adressen für Ihre Praxis nötig und sinnvoll sind, hängt im Wesentlichen von Ihrer Praxis-Struktur und Ihren Workflows ab.

Bei Gemeinschaftspraxen, in denen die E-Mail-Bearbeitung zentral geregelt wird, kann eine KIM-Adresse für die Praxis ausreichend sein. Von dort wird dann an die Ärzte der Praxis verteilt. Jeder Arzt kann bei der KIM-Nutzung mit seinem eigenen eHBA Dokumente signieren und diese über die zentrale gemeinsame Adresse versenden.

Es kann in anderen Fällen jedoch auch sinnvoll sein, für jeden Arzt eine eigene KIM-Adresse anzulegen.

Sollten Sie hier unsicher sein, lassen Sie sich gern von unserem Vertrieb zur passenden KIM-Einrichtung für Ihre Praxis beraten.

KIM E-Mail Konto Konfigurationsmöglichkeiten

Das KIM-E-Mail Konto hinterlegen Sie analog zu den anderen E-Mail-Konten unter Admin → E-Mail-Konten. Neben der E-Mail-Account Konfiguration muss an der Stelle der Aufrufkontext mit Konnektor, Mandant und Arbeitsplatz für das KIM-Mail-Konto hinterlegt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die zu verwendende Card-ID hier zu hinterlegen. Das Hinterlegen der Card-ID ist sinnvoll, weil aber der Grundlage kann vor dem Laden der E-Mails geprüft werden, ob die Karte gesteckt oder verifiziert ist und ggf. eine Serverfehlernachricht erzeugen. 

Zur E-Mail-Entschlüsslung wird in der Regel eine SMC-B benötigt. Deshalb muss hier die SMC-B Identifikationsnummer im Feld „Card-ID“ eingetragen werden. Mit Klick auf den Fragezeichen-Knopf werden die SMC-Bs aufgelistet, die aktuell verfügbar sind.

Hinweis: Mithilfe des Buttons „POP2 Test“ können Sie die Konfiguration prüfen. Allerdings kann darüber nicht geprüft werden, ob die SMC-B aktuell verifiziert ist.

KIM E-Mail-Konto für Nutzer und Betriebsstätte hinterlegen

Ist nur ein KIM-Mail-Konto hinterlegt, wird standardmäßig dieses Konto beim KIM-Mail-Versand im Rahmen der eAU, eArztbrief, KIM-Mail verwendet. Wird in der Praxis mehr als ein KIM-Mail-Konto hinterlegt, ist es nötig, dass dem Nutzer und/oder der Betriebsstätte ein KIM-Mail-Konto zugeordnet wird. Die Zuordnung der KIM-Mail zum Nutzer erfolgt in der Nutzerverwaltung im Reiter „Mitarbeiter“. In der Betriebsstättenverwaltung im Reiter „Sonstiges“ kann die Zuordnung des KIM-Mail-Kontos zur Betriebsstätte konfiguriert werden.

Ist für den Nutzer ein KIM-Mail-Konto ausgewählt, wird dieses Konto verwendet. Ist dort kein Konto hinterlegt, dann wird die zugeordnete Betriebsstätte zum Nutzer verwendet. Sind dem Nutzer mehrere Betriebsstätten zugeordnet, dann wird die Betriebsstätte vom Arbeitsplatz und das dort hinterlegte KIM-Mail-Konto verwendet.

KIM E-Mail in tomedo® nutzen

Da KIM vom Grundprinzip sehr ähnlich zur herkömmlichen E-Mail-Funktion gestaltet ist, können Sie dies entsprechend in tomedo® ganz einfach über die E-Mail-Verwaltung oder die Inbox nutzen. Gehen Sie dazu zum Menü Verwaltung → E-Mail oder Verwaltung → Inbox. Es öffnet sich das E-Mail-Verwaltungsfenster, in dem Sie die Postfächer der jeweils ausgewählten KIM-Adresse (Auswahlmenü in der oberen Leiste des Fensters) finden und wie gewohnt verwalten können. Je nach Konfiguration kann die Inbox auch als Panel unter Panel → Inbox geöffnet werden.

KIM E-Mails mit Unterschrift

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) mittels Heilberufsausweis (eHBA) ist der handschriftlichen Unterschrift des Arztes auf Papier gleichgestellt. Via KIM zu versendende Informationen, wie z.B. E-Rezepte, müssen teilweise mit einer Kombination aus gestecktem eHBA und der Eingabe der QES-PIN am Kartenlesegerät digital unterschrieben werden. Hierfür gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten, zu signieren:

1. Einfachsignatur
   • eine PIN-Eingabe zum Signieren eines einzelnen Dokumentes
2. Stapelsignatur
   • eine PIN-Eingabe zum Signieren mehrerer Dokumente in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang (per einzelnem Signaturauftrag)
   • befindet sich momentan im Test, voraussichtliche Freigabe gemeinsam mit der eAU-Funktion
3. Komfortsignatur
   • eine PIN-Eingabe zum Signieren mehrerer Dokumente über längeren Zeitraum
   • Konfiguration im Konnektor (Achtung: hierzu ist ggf. ein Konnektor-Update erforderlich)
   • maximale Anzahl Dokumente: 250
   • maximaler Zeitraum: 24 Stunden

Weitere Details im Speziellen zur Komfortsignatur finden Sie im Kapitel Signatur mit dem eHBA.

KIM E-Mail Adressen anderer Ärzte und Praxen

In der Empfängerliste in tomedo® ist zusätzlich zum KV-Connect- auch ein KIM-E-Mail-Feld vorhanden. Ist das Feld nicht befüllt, erfolgt einmal täglich ein automatischer Abgleich mit dem Server. Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird dieser jedoch nicht überschrieben. Bei eindeutiger Zuordnung einer Adresse wird diese automatisch dort eingetragen. Bei nicht eindeutiger Zuordnung wird das Feld nicht befüllt. Es erscheint dann ein entsprechender Hinweis.

FAQs zum Thema KIM

Bei der gematik finden Sie ebenfalls eine sehr gute Übersicht häufig gestellter Fragen zu KIM: gematik (KIM – FAQ).

Neuer Praxisausweis, was muss in Bezug auf die KIM-Adressen angepasst werden?

KIM-Adressen werden in der Regel für einen Praxisausweis anlegt und sind im Verzeichnisdienst mit dem Eintrag des SMC-B verknüpft. Beim Wechsel eines SMC-B sollte die KIM-Adresse / der KIM Account geprüft werden.

Wenn sich die BSNR ändert, kann bei Zustimmung der Karteninhaber die KIM Adresse auf eine neue Telematik-ID übertragen werden. Dazu müssen alter und neuer SMC-B zeitlich gültig und freigeschaltet sein, sowohl beim Kartenanbieter als auch die PIN.

Beim Wechsel eines SMC-B wurde beobachtet, dass der Empfang von KIM Nachrichten bzw. das Entschlüsseln ggf. für wenige Tage nicht funktioniert. Grund ist, dass die Zertifikate des neuen SMC-B zuerst im Verzeichnisdienst eingetragen werden müssen. Das erfolgt i.d.R. automatisch durch den Kartenhersteller und die jeweilige KV. tomedo hat keinen Einfluss auf den VZD oder die dort gespeicherten Zertifikate.

Was sind die Voraussetzungen für KIM?

Damit Sie KIM nutzen können, wird eine TI-Anbindung (Konnektor, stationäres Kartenlesegerät) und ein freigeschalteter SMC-B benötigt. Für den SMC-B muss ein vollständiger Basiseintrag im Verzeichnisdienst existieren. Mit diesen Grundlagen kann das KIM-Clientmodul (ein sogenannter E-Mail-Proxy) installiert und eine KIM-Adresse registriert werden. Für die elektronische Signatur von bestimmten KIM-Nachrichten (e-AU, eArztbrief) wird ein freigeschalteter eHBA benötigt.

„Posteingangsserver nicht erreichbar“

• Öffnen Sie Admin/e-Mail-Konten und wählen Sie das KIMplus-Konto
• Bei „Server“ die Adresse „localhost“ ersetzen mit der IP-Adresse des tomedo-Servers.
• POP3-Test anklicken.

Wie kann ich “nicht entschlüsselte” KIM-Nachrichten vermeiden?

• Öffnen Sie im Menü Admin > E-Mail-Konten und wählen Sie das KIM-Konto
• Lassen Sie per “?” die Nummer des SMC-B anzeigen,
• Mit Copy&Paste die Nummer des SMC-B in das Feld CardID übertragen.
• Hinweis: funktioniert nur mit secunet oder RISE Konnektoren.

KIM Nachrichten werden im Posteingang „leer“ angezeigt.

• Schließen Sie tomedo®
• Starten Sie Apple Mail, wählen Sie einen Account-Typ und beenden Sie dann Apple Mail
• Starten Sie tomedo® erneut

KIM Adresse im Verzeichnisdienst verschwunden / Fehler 451

Damit Sie KIM nutzen können, ist ein vollständiger Basiseintrag für den SMC-B im Verzeichnisdienst notwendig. Wenn die KIM Adresse “verschwunden” ist, wurde durch die KV der sogenannte Basiseintrag entfernt. Die KIM-Adresse ist nur ein Teil davon. Mögliche Gründe, warum der Fehler 451 auftritt:

• Manchmal sind das von Seiten der KV organisatorische Gründe (Änderung der BSNR).
• Manchmal liegt es am Hersteller der SMC-B.
• Bei neuen SMC-B oder Folgekarten ist die Freischaltung der Karte notwendig, damit der Eintrag im Verzeichnisdienst angelegt wird. Manchmal dauert es einen Tag oder länger, bis der Eintrag angelegt ist.

Probleme mit dem Basiseintrag können die KV und der Kartenanbieter lösen.