Betriebsstättenspezifische Konfiguration für die Abrechnung

Wenn Ihre Praxis über mehrere Betriebsstätten verfügt, kann die Verwendung unterschiedlicher Privatrechnungs-Vorlagen bzw. Rechnungskreise sinnvoll sein. Dazu sind weitere Einstellungen in tomedo® notwendig.

Rechnungskreise, Kostenstellen und Konten

Als Admin können Sie unter Admin → Rechnungskreise/Kostenstellen Rechnungskreise einrichten, sowie Kostenstellen und Konten zur schnellen Auswahl eingeben.

Nachdem Sie Name und Kürzel eines Rechnungskreises festgelegt haben, können Sie die Start-Rechnungsnummer und den Rechnungspräfix festlegen. Die nächste Rechnung wird dann genau diese Nummer haben.

Es ist auch möglich, später nochmals die Nummer zu ändern. Dann werden Sie aber in jedem Fall gewarnt, dass es zu inkonsistenter Rechnungsnummernvergabe kommen kann.

In den beiden weiteren Tabellen können Sie zur schnellen Auswahl ihre Kostenstellen und Konten eingeben.

Privatrechnungstypen

All die zuvor festgelegten Eigenschaften wie Rechnungskreis, Kostenstelle und Konto, lassen sich jetzt bestimmten Privatrechnungen zuordnen. Da Sie ggf. über mehrere Betriebsstätten verfügen, müssen Sie zunächst Ihre Vorlagen für alle Betriebsstätten im Einzelnen anpassen.

Danach können Sie beispielsweise für jede Betriebsstätte einen Privatrechnungs-Typ anlegen. Gehen Sie dazu auf Admin → Privatrechnungstypen.

Hier sehen Sie zunächst die vier voreingestellten Typen:

• BG-Rechnung
• BG-Kostenvoranschlag
• Kostenvoranschlag
• Privatrechnung

Jeder der vier Typen verfügt über eine eigene Rechnungsvorlage (= eine eigene .docx-Datei) und deren zugehörige Mahnungsvorlagen sowie die Storno-Briefvorlage.

Jedem Typ können neben den Vorlagen (Rechnungsvorlage, Mahnvorlage 1-3) auch individuelle Zahlungsfristen, Zugehörigkeit zur BG (Vorlage kann dann auf weitere Kommandos zugreifen) und Kostenvoranschlag-Attribut zugewiesen werden.

Des Weiteren lassen sich genau hier Rechnungskreis, Konto und Kostenstelle, Druck-Kopienanzahl, Für PVS, Für Sammelrechnung, Umsatzsteuer zuweisen. All diese Voreinstellungen erlauben später ein schnelles und effizientes Erstellen von Privatrechnungen. Im Spezialfall können alle diese Eigenschaften dann auch in der Detailansicht angepasst werden, was aber wesentlich zeitaufwändiger ist.

Tipps zu IGeL-Rechnungen und Rechnungsmustern

Ein möglicher Anwendungsfall, bei dem die Anlage eines neuen Privatrechnungstyps (mit abweichender Briefvorlage) sinnvoll ist, sind beispielsweise IGeL-Rechnungen.

Hierzu erstellen Sie einen neuen Privatrechnungstyp „IGeL“ und weisen diesem eine Briefvorlage zu (Sie können hierfür von einer der mitgelieferten „Privatrechnung IGeL …“-Briefvorlagen in der Briefvorlagenverwaltung eine Kopie erzeugen und diese editieren). Bei Erstellung einer neuen Rechnung kann nun unter „Rechnungstyp“ der Typ „IGeL“ ausgewählt werden. Eine Rechnung dieses Typs wird nun beispielsweise mit der Briefvorlage „BriefvorlageIGeL“ gedruckt.

Da IGeL-Rechnungen immer die gleichen Leistungen (und Diagnosen) haben, empfiehlt es sich, für jede IGeL-Rechnung ein Rechnungsmuster (mit fixierten Eurowerten der einzelnen Leistungen) zu erstellen.

Wie erstelle ich ein Rechnungsmuster?

Für wiederkehrende IGeL-Rechnungen bietet es sich an, ein Rechnungsmuster für spezifische Texte (z.B. „Glaukomvorsorge“ oder „Optische Cohärenztomographie“) anzulegen. Diese können zum Beispiel im Feld „Bemerkung“ oder „Notiz“ der Muster-Rechnung direkt mitgespeichert und per Briefvorlagen-Platzhalter $[pr_bemerkung]$ bzw. $[pr_notiz]$ in die Rechnung übernommen werden.

Informationen zum Erstellen von Rechnungsmustern finden Sie hier.

Wie erstelle ich automatisiert Privatrechnungen?

Über eine sogenannte Aktionskette kann die automatische Erstellung einer Privatrechnung eingestellt werden. Der Standard in tomedo ist so voreingestellt, dass tomedo bei einer Besuchsanlage prüft, ob der Privatpatient bereits eine offene Rechnung hat oder nicht. Falls nicht, fragt tomedo über ein Popup-Fenster, ob eine neue Rechnung angelegt werden soll. Wird diese Abfrage bestätigt, wird man weitergeleitet und kann bei Bedarf den Rechnungstypen anpassen.

Wird gewünscht, dass bei mehreren Behandlern und entsprechend mehreren Rechnungstypen automatisiert der korrekte Rechnungstyp und Behandler ausgewählt wird, so muss dies über eine Aktionskette definiert werden. Hierzu muss zusätzlich die Standardeinstellung in den tomedo-Einstellungen deaktiviert werden.

Dafür im Fenster selbst auf „Nicht mehr fragen“ klicken, oder bereits im Vorhinein unter tomedo → Einstellungen → Nutzer → Sonstiges die Checkbox „Nachfrage ‚Keine offenen Rechnungen vorhanden‘ unterbinden“ aktivieren.

Daraufhin erscheint die Abfrage nicht mehr und die Aktionskette kann erstellt werden.

Achtung: Die erste Privatrechnung muss für jeden Patienten einmal manuell (wenn gewollt mit Rechnungsvorlage) angelegt werden und kann erst danach automatisiert erstellt werden!

Damit eine Privatrechnung nur dann erstellt wird, wenn ein Patient auch wirklich in der Praxis war muss als erstes der Auslöser für die Aktionskette definiert werden. Dazu unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Auslöser als Objekt 1 „Besuch“ und als Aktion des Objektes 2 „anlegen“ einstellen. Hier noch keine weiteren Bedingungen festlegen!

Unter Ausführende Aktionskette 3 muss später die allgemeine Aktionskette eingetragen werden.

Tipp: Falls ein Patient ohne Termin in die Praxis kommt und bei der Besuchsanlegung dementsprechend noch ein Behandler manuell eingegeben werden muss kann unter „Warten vor Ausführen (in ms):“ 4 eine zeitliche Verzögerung eingestellt werden, damit die Aktionskette erst nach der vollständigen Eingabe in Kraft tritt. Dazu einfach die gewünschte Zeit (in Millisekunden) in das Eingabefeld eintragen.

Danach müssen zunächst für alle Behandler unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Bedingungen eigene Bedingungen aufgestellt werden, damit die individuellen Rechnungsvorlagen erstellt werden. Das gewünschte Ergebnis lässt sich in diesem Fall über folgende Aktionsketten-Bedingungen erzielen:

Alle der folgenden Einträge ist/sind wahr

• $[besuchHauptbehandler_vorname]$ ist "Vorname" – filtert den Arzt, der beim Besuch als Hauptbehandler angegeben wird, anhand des Vornamens raus
• $[versichertenstatus]$ ist "privat" – filtert nur die Privatpatienten raus

Eines der folgenden Einträge ist/sind wahr

• $[pr.visible]$ ist 1 – Rechnung ist storniert
• $[pr.abgerechnet]$ ist 1 – Rechnung ist abgerechnet

Hinweis: Durch Drücken und Halten der alt/option-Taste wird das Plus Symbol 1 zu drei Punkten, über die sich per Klick Unterkategorien (Bedingungen) erstellen lassen. Via Drag-and-drop können einzelne Bedingungen unter die jeweilige (Unter-)Kategorie gezogen werden.

Jetzt kann über Admin → Aktionsketten → Aktionsketten im Fenster Verwaltung Aktionsketten eine allgemeine Aktionskette angelegt werden. Dazu muss zunächst unter Typ 1 „Abrechnungs-Tab“ mit dem Wert 2 „Privat“ eingestellt werden, damit tomedo® dann später in der Patientenkartei in das Privat-Fenster springt und danach die unterschiedlichen Aktionsketten-Bedingungen nacheinander prüft. Für jeden Behandler braucht es daher zusätzlich eine spezifische Aktionskette 3, welche wiederum unter der allgemeinen Aktionskette als „Aktionskettenbedingung“ 4 eingeordnet werden. Unter dem Reiter Wert 5 müssen die bereits erstellten Aktionsketten Bedingungen und unter Konfiguration 6 diese spezifischen Aktionsketten mit dem dazu passenden Behandler ausgewählt werden.

Die Checkbox „Zeige Verlauf“ 7 sollte deaktiviert und die Checkbox „in Dropdowns/Kommandozeile ausblenden“ 8 aktiviert werden, damit die Aktionskette zwar automatisch, aber nicht über die Kommandozeile gestartet wird.

Hinweis: Jetzt wieder in das erste Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ zurück gehen und die allgemeine Aktionskette unter „Ausführende Aktionskette“ einstellen.

Die einzelnen Aktionsketten pro Behandler erstellen dann die Rechnungen von der jeweils gewünschten Rechnungsvorlage. Dazu unter dem Reiter Typ 1 „Privatrechnung“, unter Wert 2 auch „Privatrechnung“ und unter Vorbefüllung 3 die entsprechende Rechnungsvorlage einfügen.

Tipp: Durch Anlage einer Muster-Privatrechnung könnten dann auch die Standard-Ziffern direkt mit abgerechnet werden (z.B. die GOÄ 1).