Terminservices und Hausarztvermittlungsfall

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) zielt darauf ab, Patienten schnellere Termine und einen verbesserten Zugang zu medizinischen Leistungen zu ermöglichen.

Um die Vorgaben des TSVG effizient und regelkonform umzusetzen, sollten folgende Schritte im tomedo erfolgen:

Kalender- und Terminplanung:

Einrichten von Terminblöcken für offene Sprechstunden (mindestens fünf Stunden pro Woche).
- In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Schein/Rechnung: „Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) können Sie den Zeitraum für die Offene Sprechstunden hinterlegen. Wird in dem konfigurierten Zeitraum ein Patient ohne Termin behandelt und ein GKV Schein angelegt, wird dort automatisch unter der TSVG Vermittlungsart „offene Sprechenstunde“ gesetzt.
Markierung und Freihalten von Terminen für TSS-Vermittlungen. Es empfiehlt sich, hierfür separate Terminarten in tomedo zu definieren, um TSS-Vermittlungen korrekt zu erfassen.
Überwachung der Mindestsprechstundenzeit pro Woche.
Mithilfe der TSVG-Termin Statistik können Sie die Anzahl der vermittelten TSS-Patienten überprüfen und nachverfolgen. Dies erleichtert die Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

2. Dokumentation und Abrechnung:

Klare Kennzeichnung von TSS-Patienten und offenen Sprechstunden im tomedo für die Abrechnung mit der KV.
Verwendung von Leistungsziffern, die mit dem TSVG in Verbindung stehen, um eine ordnungsgemäße Abrechnung zu ermöglichen.

Stellt der Hausarzt bei der Patientenuntersuchung fest, dass ein dringlicher Facharzttermin erforderlich ist, hat der Hausarzt diese beiden Optionen:

Dringlicher Termin als Hausarztvermittlungsfall (HAV)
Dringlicher Termin über die TerminServiceStelle (TSS)

Hausarztvermittlungsfall (HAV)

Bei dem Hausarztvermittlungsfall stellt der Hausarzt eine Überweisung mit festgelegten Eigenschaften (medizinische Angaben, Symptome, Dringlichkeit) sowie Vermittlungscode aus. Weiter nimmt der Hausarzt Kontakt mit einem kooperierenden Facharzt auf und übermittelt die Patientendaten und Dringlichkeit eines Termins. Der Hausarzt oder Facharztpraxis nimmt Kontakt mit dem Patienten auf und übermittelt den Termin. Der Patient geht mit der Überweisung des Hausarztes zum Termin beim Facharzt

Für die Vermittlungsfälle werden die Zuschläge mit der entsprechenden Vergütung (in Abhängigkeit der Tage zwischen Terminvermittlung und Tag der Behandlung) für die Terminvermittlung automatisch auf dem KV-Schein hinzugefügt, wenn der Arzt die fachgruppenspezifische GOP für die Vermittlungsfälle dokumentiert.

Hausarzt-Seite als Vermittler:

Im GKV-Schein des Patienten ist die Vermittlungs-/Kontaktart „HA-Vermittlungsfall“ zu wählen sowie das Vermittlungs- und das Termindatum. Unter dem Tab Sonstiges kann wird automatisch die oben gewählte Kontaktart gesetzt. Der Vermittlungscode wird automatisch von der Überweisung übernommen.

Hinweise:

Das Vermittlungsdatum entspricht dem Datum, wann der Termin mit dem Facharzt vereinbart/vermittelt wurde.
Das Termindatum ist das Datum des vermittelten Termins und dient der Berechnung für den Terminfall-Zuschlag. Dies ist eine optionale Angabe.

tomedo handbuch tsvg hausarztvermittlungsfall

Weiter muss der Hausarzt für die fachgruppenspezifische Leistung den Facharzt, an der Patient überweisen wird, aufgeführt werden. Für bestimmte GOPs wird der vermittelnde Facharzt direkt bei Leistungserstellung abgefragt.

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Facharzt-Seite als Vermittler

Wie der Hausarzt als Vermittler muss auch der Facharzt als Vermittler im GKV-Schein des Patienten die Vermittlungs-/Kontaktart „HA-Vermittlungsfall“ wählen sowie das Vermittlungs- und das Termindatum. Unter dem Tab Sonstiges kann wird automatisch die oben gewählte Kontaktart gesetzt. Der Vermittlungscode wird automatisch von der Überweisung übernommen.

In der fachgruppenspezifischen Leistung ist im ersten Schritt im Auswahlmenü „Zusatzangaben“ der Dialog für die Erfassung des zu vermittelnden Facharztes hinzuzufügen. Und dort final der zu vermittelnde Facharzt zu notieren.

tomedo handbuch tsvg hausarztvermittlungsfall leistung zusatzangabe

Facharzt-Seite als vermittelter Arzt:

Im GKV-Schein des Patienten ist die Vermittlungs-/Kontaktart ebenfalls „HA-Vermittlungsfall“ sowie das Vermittlungs- und das Termindatum auszuwählen. Im Tab Sonstiges muss auch der Vermittlungscode eingetragen werden. Im Tab Überweisung wird auf Grundlage des Überweisungsscheins die LANR und die BSNR des Überweisers anzugeben.

Tipp: Nutzen Sie die Funktion „Überweisung scannen“, um die Überweisungsdaten bequem zu übertragen.

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eTerminservice (TSS)

Hier erfolgt keine direkte Übergabe des Patienten vom Hausarzt zu einem konkreten Facharzt. Genauer erfolgt hier die Vermittlung des Patienten zum Facharzt über die TerminServiceStelle (TSS).

Voraussetzung für TSS

Die Voraussetzung für die Benutzung vom eTerminservice sind folgende:

Voraussetzung hierfür ist, dass Sie der TSS Ihre freien Termine mitteilen! Nur so können durch die TSS die freien Termine an die Patienten vermittelt werden.
Weiter benötigen Sie bei der KV einen Account für die Vermittlungsstelle, um Ihre freien Termine für die offene Sprechstunde zu melden.
Da die Kommunikation aktuell ausschließlich über KV-Connect (nicht KIM) erfolgt, benötigen Sie für die Nutzung des eTerminservice einen KV-Connect Account sowie die dazugehörige TI-Anbindung.

Terminbuchung über TSS und die TSS Termine in tomedo

Die Terminbuchung kann über folgende Wege erfolgen:

Der Patient bucht selbst über das Terminservice-Onlineportal unter Angabe des Vermittlungscodes und personenspezifischen Angaben der Termin beim Facharzt.
Alternativ erfolgt die Terminvergabe an den Patienten über die Terminservicestelle direkt: Entweder, wenn der Patient dort anruft oder auf Vorlage der Überweisung. (Hat der Patienten eine Überweisung, mit sogenannten Dringlichkeitscode, ermöglicht dieser der TSS, dem Patienten innerhalb kürzester Zeit einen Termin zu vermitteln.)

Über diese beiden Wege werden die TSS Termine bei Ihnen im Kalender angelegt:

Automatisierte Terminvergabe: Haben Sie einen KV-Connect Account, werden automatisch über die Schnittstelle zu dem TSS-Server die gebuchten Patiententermine in Ihren Kalender sowie definierter Terminart, welchen Sie KV-Connect Konto unter dem Tab TSS hinterlegt haben, importiert. Genauer läd tomedo die gebuchten Termine vom eTerminservice-Server mit allen abrechnungsrelevanten Informationen herunter.
- Die Zuweisung zum Patienten und Schein erfolgt in der „eTerminservice Verwaltung„.
- Alternativ finden Sie die TSS-Termine in Ihrem Kalender über die „TSVG-Termine“ Statistik. Im Kalender-Termin selbst kann ebenso die Patienten- und Scheinzuweisung erfolgen.
Manuelle Terminbuchung: Hier erfassen Sie manuell die Termine und kennzeichnen diese entsprechend.

eTerminservice Verwaltung

In der Verwaltung ist es möglich, abrechnungsrelevante Informationen automatisiert dem Abrechnungsfall des Patienten zuzuordnen und so die Auswahl der zutreffenden Gebührenordnungspositionen zu unterstützen.

Die eTerminservice Verwaltung erreichen Sie über das tomedo Menü Verwaltung → KV → eTerminservice.

tomedo handbuch tsvg eterminservice verwaltung

Im oberen Bereich können Sie den 1 gewünschten Betrachtungszeitraum setzen und alle TSVG-Termine laden oder nur die nicht zugeordneten Termin. Mit den Schaltflächen 2 wird unabhängig vom gewählten Zeitraum gesucht, sondern nach dem: „Laufendes Quartal“, „Vorheriges Quartale“ sowie „Heute“ verwenden. Standardmäßig wird als Zeitbereich der letzten 30 Tage gesetzt.

Hier 3 sehen Sie, ob der gebuchte Termin bereits einem und ggf. welchem Patienten konkret zugeordnet ist. Es erfolgt eine automatische Patientenzuordnung, wenn der Termin-Patient eindeutig einem Patienten in Ihrer Praxis zugeordnet werden kann. Alternativ kann der gebuchte Termin über die Patientensuche 4 einem Patienten zugeordnet oder über den danebenliegenden Button direkt erstellt werden. Mit Doppelklick auf einen gebuchten Termin öffnet sich der Termin im Kalender. Im Termin können Sie ebenfalls wie gewohnt den Patienten zuordnen. Nach erfolgreicher Patientenzuordnung erscheint der Patientenname in der Spalte 3 und in der Spalte „zugeordnet“ 5 ist nach erfolgreicher Zuordnung die Checkbox aktiviert. Ist der Termin einem Patienten zugeordnet, muss der Termin auch einem Schein zugeordnet werden. Klicken Sie dafür auf den Button „Schein zuordnen“ (ebenfalls in der Spalte Zuordnung 4). Im Schein werden automatisch die TSS-bezogenen Daten, wie Vermittlungsart (TSS-Terminfall, TSS-Akutfall, TSS-Rountinefall) und die dazugehörigen Daten, wie Vermittlungs-/Termindatum und Vermittlungscode 6 übernommen. Das Erstellt-Datum entspricht hier dem Vermittlungsdatum. Die Vermittlungsart ergibt sich aus der Termin-Dringlichkeit 7:

TSS-Akutfall = asap
TSS-Terminfall = urgent
TSS-Routinefall = routine

Hinweis: Im Tab Überweisung wird auf Grundlage des Überweisungsscheins die LANR und die BSNR des Überweisers anzugeben.

In Abhängigkeit davon, nach wie vielen Tagen der Termin nach dem Vermittlungsdatum stattfindet, werden automatisch auf dem Schein die Zuschläge.

FAQs für eTerminsservcie

Wie kann man die Zuordnung zum Patienten entfernen?
Öffnen Sie den Termin im Kalender und entfernen Sie die Zuordnung des Patienten im Termin direkt.
Wie kann man die Zuordnung zum Schein entfernen?
Öffnen Sie den Termin im Kalender und klicken Sie dort auf den Button „Zuordnung ändern“. Dann öffnet sich der Schein-Auswahldialog. Dort können Sie dann einen anderen Schein auswählen und diese Auswahl mit dem Button „zuordnen“ bestätigt (geändert) werden.
Hinweis: Wählen Sie keinen Schein aus und dies mit „zuordnen“ bestätigt, ist final kein Schein dem Termin zugeordnet
Achtung: Die TSS-Termin Daten, die bereits auf dem GKV-Schein übertragen wurden, werden durch die Änderung der Scheinzuordnung nicht vom Schein entfernt. Gegegebenenfalls müssen Sie also manuell die TSS-Termin Daten vom Schein entfernen.