Patienteneinschreibung – online

Die korrekte Versicherteneinschreibung in einen HZV-Vertrag ist der formale Beginn der Versorgung im HZV-System und die Voraussetzung für die Abrechnung von HZV-spezifischen Leistungen. tomedo® unterstützt Sie sowohl beim primär genutzten Online-Prozess als auch beim selteneren Offline-Prozess.

Die automatische Teilnahmeprüfung

Der Prozess beginnt mit einer automatischen Prüfung. Beim ersten Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK – Regelfall) eines Patienten im neuen Quartal ermittelt tomedo® in Echtzeit dessen 1 HZV-Teilnahmestatus durch eine Online-Anfrage an den HÄVG-Server.

Stellt tomedo® fest, dass der Patient teilnahmeberechtigt, aber noch nicht eingeschrieben ist, erscheint ein 2 Hinweisfenster. Dieses informiert Sie direkt über die Möglichkeit zur Einschreibung. Mit einem Klick auf „OK“ gelangen Sie in die Patientendetails, um die Einschreibung zu starten.

Einschreibung in den Patientendetails

Für einen vollständigen Überblick und die Durchführung der Einschreibung empfehlen wir, in den Patientendetails direkt zum Reiter 3 „Selektivverträge/HZV“ zu wechseln. Diese Ansicht ist speziell für die Vertragsverwaltung optimiert und gliedert sich in zwei Kernbereiche.

Bereich 1: Verfügbare Verträge und Statusprüfung

Im oberen Bereich 4 „Verfügbare Verträge“ sehen Sie das Ergebnis der automatischen Prüfung. Hier werden alle HZV-Verträge gelistet, für die der Patient die Voraussetzungen erfüllt. Achten Sie auf den angezeigten Status, um die Situation korrekt einzuschätzen:

• Patient nimmt gegenwärtig NICHT teil 5
  • Aktion: Sie können den Patienten für diesen Vertrag einschreiben. Dies ist der Ausgangspunkt für eine Neueinschreibung.
• Patient nimmt aktuell in IHRER Praxis teil
  • Aktion: Keine. Der Patient ist bereits bei Ihnen im HZV-Programm. Eine Abrechnung ist möglich.
• Patient nimmt in einer ANDEREN Praxis teil
  • Aktion: Keine direkte Einschreibung möglich. Eine Behandlung kann nur in Vertretung erfolgen. Eine Einschreibung ist nur bei einem dokumentierten Arztwechsel möglich.

Bereich 2: Einschreibungen des Patienten

In diesem 6 Bereich werden alle HZV-Einschreibungen des Patienten zentral verwaltet und angezeigt, egal ob sie beantragt, aktiv oder bereits beendet sind. Über das Auswahlmenü können Sie später einen spezifischen 7 Vertrag anwählen, um dessen aktuellen Status und alle Vertragsdetails einzusehen und ggf. zu bearbeiten. Bei einem Patienten ohne bisherige HZV-Teilnahme ist dieser Verwaltungsbereich leer.

Die Einschreibung durchführen

Einzeleinschreibung (mit Sofortversand)

Um die Teilnahme eines Patienten am Selektivvertrag zu beantragen, klicken Sie zunächst auf das 1 Auswahlfeld (Dropdown-Pfeil „nach unten“) und wählen aus den erscheinenden 2 Optionen 3 „Beantragen“. Diese Auswahl ist sowohl für eine erstmalige Beantragung als auch für einen Arztwechsel bei einem bereits eingeschriebenen Patienten korrekt.

Nach der Auswahl öffnet sich die spezifische 4 Teilnahmeerklärung der Krankenkasse für den Patienten. Diese Erklärung drucken Sie über das 5 Druckersymbol „Volldruck“ aus und legen sie dem Patienten zur Unterschrift vor.

Nachdem der Patient unterschrieben hat, können Sie das Dokument über die Funktion 6 „Zeigen“ erneut aufrufen. Bestätigen Sie anschließend in der dafür vorgesehenen Checkbox 7 „Versicherten-Unterschrift 1 vorhanden“, dass die Patientenunterschrift vorliegt.

Dieser Bestätigungsschritt löst ein 8 Dialogfenster zur Eingabe des TE-Codes aus. Hierbei handelt es sich um einen vierstelligen, patientenindividuellen Code, der ausschließlich auf der ausgedruckten Teilnahmeerklärung zu finden ist. Sie müssen diesen Code vom Papier in das Eingabefeld übertragen. Die Eingabe dient als Verifizierung und rechtsgültige Bestätigung, dass die Unterschrift des Patienten vor dem Online-Versand der Daten eingeholt wurde. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf 9 „OK“ klicken.

Der darauf folgende Schritt hängt von Ihren tomedo-Einstellungen ab:

• Automatischer Versand: Sofern Sie in den tomedo-Einstellungen die entsprechende Option aktiviert haben, wird die Teilnahmeerklärung nach erfolgreicher Validierung des TE-Codes mit dem Klick auf „OK“ direkt online versendet.
• Manueller Versand: Ist diese Option nicht aktiviert, wird der Code durch „OK“ lediglich bestätigt. Um die Einschreibung abzuschließen, müssen Sie anschließend im Formular oben in der Symbolleiste auf den Button 10 „online versenden“ klicken.

Die genaue Vorgehensweise zur Konfiguration dieser Einstellung wird in einem späteren Abschnitt auf dieser Seite erläutert. Dieses Vorgehen gilt gleichermaßen für die Teilnahmeerklärungen des Hausarzt- sowie des Facharztprogramms.“

Wurde das Dokument erfolgreich versendet, erhalten Sie eine entsprechende Meldung am unteren linken Bildschirmrand. Außerdem wird nochmal kurz erläutert, was es mit dem TE-Code auf sich hat. Schließen Sie die Teilnahmeerklärung über den Button „Schließen„.

Sammelversand (vorbereitete Einschreibungen bündeln)

Diese Funktion ist ideal, um am Ende des Tages oder zu einem gesammelten Zeitpunkt die Teilnahmeerklärungen mehrerer Patienten gebündelt zu versenden. Voraussetzung ist, dass die Teilnahmeerklärungen für die entsprechenden Patienten bereits, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, ausgedruckt, gespeichert und von diesem unterschrieben, jedoch noch nicht versendet wurden.

Öffnen Sie zunächst die Übersicht der noch nicht versendeten Teilnahmeerklärungen. Diese finden Sie über den Menüpunkt „Verwaltung“ -> „Selektivverträge (HÄVG)“ -> „Verwaltung Teilnahmeerklärungen“.

Es wird Ihnen eine Liste mit allen Patienten angezeigt, deren Erklärungen bereits gedruckt oder einfach nur erzeugt und ungedruckt, aber noch nicht online übermittelt wurden. Markieren Sie in dieser Liste durch Setzen eines Häkchens alle Patienten, die Sie nun gesammelt versenden möchten.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche zum Versenden (z.B. „Senden“ oder „Online-Versand starten“).

Im Anschluss öffnet sich nacheinander für jeden markierten Patienten das Dialogfenster für die Überprüfung des TE-Codes. Nehmen Sie die jeweilige ausgedruckte und unterschriebene Teilnahmeerklärung des angezeigten Patienten zur Hand und übertragen Sie den vierstelligen TE-Code in das Eingabefeld. (Die genaue Funktion und Wichtigkeit des TE-Codes ist im vorangegangenen Kapitel ausführlich beschrieben.)

Bestätigen Sie die Eingabe für jeden Patienten mit „OK“. Nachdem der Code für den letzten markierten Patienten bestätigt wurde, werden alle Datensätze gesammelt und sicher an die HÄVG übermittelt.

Regionales Verfahren: Facharztprogramm (Baden-Württemberg)

Vorgehen für Hausärzte

Als Hausarzt haben Sie die Möglichkeit, Patienten, die bereits am Hausarztprogramm teilnehmen, direkt in das Facharztprogramm einzuschreiben. Dazu gehören zum aktuellen Zeitpunkt die folgenden Hausarztverträge (Stand 12.09.2025):

• Hausarztzentrierte Versorgung AOK Baden-Württemberg
• Hausarztzentrierte Versorgung BKK GWQ Baden-Württemberg
• Hausarztzentrierte Versorgung BKK LV Süd Baden-Württemberg
• Hausarztzentrierte Versorgung Bosch BKK Baden-Württemberg

Wenn Sie möchten, dass tomedo® Ihnen in einem solchen Fall das Formular für die Facharzteinschreibung automatisch anzeigt, können Sie dies entsprechend konfigurieren. Die genaue Vorgehensweise für diese Einstellung wird in einem späteren Abschnitt auf dieser Seite zu den Konfigurationsmöglichkeiten erläutert.

Unabhängig von diesem Automatismus können Sie die Teilnahmeerklärung auch manuell aufrufen. Wechseln Sie hierzu in den Patientendetails zum Bereich „Selektivverträge/HZV“. Im unteren Abschnitt „Einschreibungen des Patienten“ finden Sie den aktiven Hausarztvertrag des Patienten. Navigieren Sie hier zum Bereich „Dokumente“ und wählen Sie die Option „Teilnahmeerklärung Facharztverfahren“. Der anschließende Prozess der Einschreibung funktioniert analog zur oben beschriebenen Einschreibung in den Hausarztvertrag.

Vorgehen für Fachärzte

Auch als Facharzt können Sie Patienten in das Facharztprogramm einschreiben. Die entscheidende Voraussetzung ist hierbei, dass eine erfolgreiche Prüfung gegen das HÄVG-Prüfmodul die Teilnahme des Patienten am HZV-Vertrag bestätigt. Der weitere Einschreibeprozess in tomedo® verläuft für Sie anschließend ebenfalls analog zur oben beschriebenen Vorgehensweise bei der HZV-Einschreibung.

Hinweis: Ein wesentlicher Unterschied zur Hausarzteinschreibung liegt im Abrechnungsbeginn. Für alle Facharztverträge gilt die sogenannte „Sofortabrechnung nach Einschreibung“ (SANE). Dies bedeutet, dass Sie abrechnungsrelevante Leistungen direkt nach der gültigen Einschreibung des Patienten erbringen können. Sie müssen nicht auf den Beginn des Folgequartals warten, selbst wenn der Versicherte noch nicht im aktuellen Teilnehmerverzeichnis geführt wird. Voraussetzung bleibt jedoch in jedem Fall eine gültige Einschreibung des Patienten in den zugrundeliegenden HZV-Vertrag sowie Ihre durchgeführte, gültige Einschreibung in die Facharztebene.

Sonderfall: Arztwechsel

Stellt tomedo® bei der Prüfung über das HÄVG-Prüfmodul fest, dass der Patient bereits bei einem anderen Arzt am HZV-Programm teilnimmt, wird die Situation als Arztwechsel behandelt. In diesem Fall ist die Checkbox „Arztwechsel“ in der Teilnahmeerklärung in der Regel automatisch für Sie markiert. Ihre Aufgabe ist es dann, einen entsprechenden Arztwechselgrund aus der angezeigten Liste auszuwählen. Sollte für einen Vertrag kein Grund vorgegeben sein, tragen Sie diesen bitte direkt in das dafür vorgesehene Feld ein.

Wichtige Hinweise zum Arztwechsel:

• 12-monatige Bindungsfrist: Versicherte sind in der Regel für mindestens 12 Monate an ihren gewählten HZV-Arzt gebunden. Ein Wechselgrund ist insbesondere bei einem Wechsel vor Ablauf dieser Frist sorgfältig zu dokumentieren.
• Wirksamkeit und Genehmigung: Ein Arztwechsel wird grundsätzlich nur zum Beginn eines neuen Quartals wirksam und bedarf der Genehmigung durch die Krankenkasse.
• Wechsel innerhalb von BAG/MVZ: Bitte beachten Sie, dass auch der Wechsel des betreuenden Arztes innerhalb einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) oder eines MVZ als Arztwechsel gilt und entsprechend vermerkt werden muss.

Grundeinstellungen für die Einschreibung

In der Regel wird das Einschreibeverfahren bei der HZV-Einrichtung durch den Zollsoft-Support voreingestellt. Sollte es aber doch mal erforderlich sein, eine Änderung durchzuführen, halten Sie sich an die folgenden beschriebenen Schritte.
Sie können für jeden HZV-Vertrag festlegen, welches Verfahren Sie für die Einschreibung Ihrer Patienten standardmäßig nutzen möchten. In den Einstellungen für die Selektivverträge können Sie pro Vertrag zwischen zwei Verfahrensarten wählen:

• Online-Versicherteneinschreibung: Das schnelle und empfohlene Verfahren, bei dem die Daten elektronisch an die HÄVG übermittelt werden.
• Offline-Versicherteneinschreibung: Das klassische Verfahren auf Papierbasis.

Standardverfahren festlegen (Online/Offline)

Gehen Sie über Verwaltung -> Selektivverträge(HÄVG) -> Verwaltung Einschreibeart

1. Wählen Sie Ihre Betriebsstätte aus.
2. Markieren Sie in der unteren Tabelle den gewünschten Vertrag.
3. Die „Versicherteneinschreibeart“ wird aktiv.
4. Wählen Sie zwischen den Radiobuttons „Offline“ oder „Online„.

Je nachdem, welche Auswahl Sie treffen, wird tomedo® für den jeweiligen Vertrag automatisch die Anforderungen und Arbeitsschritte für das Online- oder Offline-Verfahren anwenden. Verträge, die ausschließlich das Online-Verfahren anbieten, können hier nicht geändert werden. In Baden-Württemberg gilt das für alle Verträge. Wollen Sie Änderungen an der Verfahrensart vornehmen, wählen Sie den gewünschten Vertrag per Mausklick aus und verwenden Sie den Button mit dem 5 „Aktualisierungspfeil„. Dieser setzt die Versicherteneinschreibeart zurück und Sie haben die Möglichkeit einen der beiden Radiobuttons „Offline“ oder „Online“ erneut auszuwählen. Nun können Sie in der gewünschten Verfahrensart einschreiben.

Konfigurationsmöglichkeiten

wird noch ergänzt

Häufige Fragen

• Wie kann man einen stornierten HZV-Vertrag wieder aktivieren? Stornierungen können nicht rückgängig gemacht werden – es muss eine neue Einschreibung angelegt werden.
• Was mache ich bei der Fehlermeldung „HÄVG Prüfmodul ist nicht aktuell“? Installieren Sie ein Update.
• Was mache ich bei der Fehlermeldung „Es ist kein HZV-Online-Key vorhanden“? Überprüfen Sie ob der HzV-Dongel (ein USB-Stick) korrekt eingesteckt ist, ggf. müssen Sie den Dongel einmal aus- und wieder einstecken. Wenn dies nichts hilft müssen Sie den Support kontaktieren.
• Wo finde ich in tomedo® eine Übersicht aller Patienten, die aktuell an HzV teilnehmen oder in der Vergangenheit teilgenommen haben? Gehen Sie auf Verwaltung → Selektivverträge (HÄVG) → Teilnehmerverzeichnis
• Wo kann ich die Farben der Selektivpatienten in der Tagesliste und in den Details/der Kartei anpassen? Gehen Sie zu tomedo → Einstellungen → Nutzer → Grundeinstellungen. Einstellbar sind die Textfarbe in der Tagesliste und die Fensterfarben für Patientendetails und Karteifenster. Die Bedeutung von „schraffiert“ kann sein (1) HzV-Patienten ohne aktive Teilnahme (Online-Prüfung ergibt dass der Patient im aktuellen Quartal an einer HzV-Programm teilnimmt, im System ist jedoch keine aktive Teilnahme hinterlegt) oder (2) nicht-HzV-Patienten mit aktiver Teilnahme (Online-Prüfung ergibt dass der Patient keine aktive Teilnahme hat, im System ist jedoch ein Vertrag aktiv). Achtung: Dies sind nutzerspezifische Einstellungen – Sie sollten sich in Ihrer Praxis grundsätzlich auf ein System einigen bzw. klar festlegen warum in Einzelfällen von diesen Einstellungen abgewichen wird.