2. Verwaltung der Aufklärungsbögen in tomedo®

Die effiziente Verwaltung der ein- und ausgehenden Formulare ist entscheidend für einen reibungslosen Praxisablauf.

2.1 Die Inbox als zentrale Anlaufstelle

Jedes vom Patienten abgeschlossene Formular erscheint automatisch im Reiter „Patientenformulare“ der zentralen tomedo® Inbox. Das System versucht, das Formular anhand von Daten wie Name, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse automatisch dem richtigen Bestandspatienten zuzuordnen und es als neuen Karteieintrag in dessen Akte abzulegen. Bei Neupatienten erscheint das Formular ebenfalls in der Inbox. Das Personal kann mit einem Klick einen neuen Patienten anlegen, wobei die Stammdaten direkt aus dem Formular übernommen werden, bevor das Dokument der neuen Akte zugeordnet wird.

2.2 Proaktives Management mit der „Eingang“- und „Ausgang“-Ansicht

Seit tomedo® Version 1.155.04 bietet die Inbox eine leistungsstarke Funktion zur Statusverfolgung, die für operative Zentren von entscheidender Bedeutung ist:

• Ausgang: Diese Ansicht listet alle Formulare auf, die per Link an Patienten versendet, aber noch nicht zurückgesendet wurden. Das Praxisteam sieht hier auf einen Blick, welche Anfragen noch offen sind.
• Eingang: Hier landen alle von den Patienten ausgefüllten und abgeschickten Formulare, die zur Bearbeitung und Prüfung bereitstehen.

Die „Ausgang“-Ansicht ist weit mehr als nur eine Statusliste; sie ist ein proaktives Instrument zur finanziellen und operativen Risikominderung. In einem operativen Zentrum kann ein Patient, der ohne vollständig ausgefüllte Aufklärungs- und Anamneseunterlagen erscheint, eine kurzfristige Verschiebung oder Absage des Eingriffs erzwingen. Ein abgesagter OP-Termin bedeutet einen direkten finanziellen Verlust durch ungenutzte Ressourcen (OP-Saal, Personal, Chirurg) und verursacht erhebliche Störungen im gesamten Tagesablauf. Durch die regelmäßige Überwachung der „Ausgang“-Liste kann das Personal Patienten identifizieren, die ihre Unterlagen wenige Tage vor dem Termin noch nicht eingereicht haben. Eine proaktive Kontaktaufnahme kann technische Probleme lösen oder den Patienten an die Erledigung erinnern. Diese gezielte Intervention minimiert das Risiko von Ausfällen und trägt somit direkt zur wirtschaftlichen Stabilität und operativen Effizienz der Praxis bei.

2.3 Manuelle Aktionen und Archivierung

Das System bietet Flexibilität für Ausnahmefälle. Sollte ein Patient die E-Mail mit dem Link verloren haben, kann ein Mitarbeiter das Formular jederzeit manuell erneut versenden. Dies geschieht über den Menüpunkt Aktion → Patientenformulare anfordern. Nach dem abschließenden Aufklärungsgespräch und der finalen Signatur durch Arzt und Patient wird das Dokument als unveränderbares PDF automatisch in der digitalen Patientenakte archiviert. Dort steht es als permanenter und jederzeit abrufbarer Teil der medizinischen Dokumentation zur Verfügung.