arzt-direkt Messenger

Für eine verwaltungstechnische Kommunikation zwischen Praxismitarbeitern und Patienten bietet tomedo® eine Schnittstelle mit dem Messenger Dienst der arzt-direkt® App. Voraussetzung dafür ist ein arzt-direkt® Account in tomedo®, welcher für den Datenaustausch genutzt wird.

ACHTUNG: Ab tomedo® Version 1.119 ersetzt die arzt-direkt® App die Gesundakte. Ab dieser Version, kann die Kommunikation mit den Patienten nicht mehr durch die Gesundakte sondern ausschließlich durch die arzt-direkt® App erfolgen.

Hinweis: Schauen Sie für eine Kurzanleitung auch gerne in unser Prospekt.

Account anlegen

Damit Sie mit Ihren Patienten Nachrichten austauschen können, müssen Sie sich zuerst einen arzt-direkt® Account anlegen. Dazu gehen Sie zunächst über Admin → Arzt-Direkt → Nutzerkonten in das Einstellungsfenster. Dort können Sie über den „+“-Button einen neuen Account anlegen.

Hinweis: Legen Sie am besten jeweils einen Account pro Praxis an.

Daraufhin geben Sie Ihre Kontaktdaten (Anzeigename, Nutzer und Betriebsstätte) an. Die Auswahl des Onlinekalenders ist nicht notwendig und nur aus Kompatibilitätsgründen weiterhin vorhanden.

Über den Button „Ausdruck für die Praxis“ wird ein Ausdruck des QR-Codes sowie eine Kurzanleitung für die Patienten erstellt. Dieser Code kann in Ihrer Praxis ausgelegt werden. Hat Ihre Praxis mehrere Accounts, werden entsprechend mehrere Ausdrucke benötigt, da jedem Account ein eigener QR-Code zugeordnet ist.

Wenn Sie in den Accounteinstellungen den Nutzer auf „Kein Wert“ setzen, wird dem Patienten der hinterlegte Anzeigename in der App angezeigt. Andernfalls erscheint der Name des eingestellten Nutzers.

Weitere Einstellungen

Die Checkbox „Chatarchivierung“ 1 ist standardmäßig aktiviert. Diese bewirkt, dass alle 7 Tage alle Chatnachrichten der letzten 7 Tage die Sie mit den Patienten ausgetauscht haben, in der jeweiligen Kartei unter dem Karteieintrag „a-d_doku“ hinterlegt werden. Wenn dies nicht gewünscht ist, entfernen Sie bitte die Checkbox.

Wenn Sie eine Videosprechstunde durchführen, kann ein Patient der bislang nicht über die arzt-direkt® App mit tomedo® gekoppelt ist, sich währenddessen mit Ihrer Praxis verbinden. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Checkbox 2. Während der Videosprechstunde klicken Sie auf das Symbol für die Kopplung neben dem tomedo®-Symbol. Daraufhin können Sie den Kopplungsprozess durch Klick auf den Button „zu tomedo“ auslösen, wodurch dem Patienten in der arzt-direkt® App der PIN angezeigt wird um sich mit der Praxis verbinden zu können. Der restliche Ablauf erfolgt wie beim normalen Kopplungsprozess. Bei bereits erfolgter Kopplung wird ein grüner Haken am Kopplungssymbol sichtbar.

Patienten die an die arzt-direkt® App ein Rezept erhalten haben, können für die ausgestellten Medikamente ein Folgerezept beantragen. Wenn die Checkbox 3 aktiviert ist erscheint beim Öffnen der Medikamentenverordnung ein zusätzliches Fenster in dem die Rezeptanfrage sichtbar ist. Beim Ausstellen des Medikamentes können Sie sich dieses Fenster einblenden um bequem das Rezept auszustellen. Nähere Informationen zu Folgerezepten finden Sie hier.

Mit Patient verbinden

Konnten die Daten des anfragenden Patienten eindeutig zu einer Patientenkartei in tomedo® zugeordnet werden, genügt die Eingabe der PIN, um die Kopplung 1 durchzuführen. Andernfalls muss zuvor die richtige Kartei ausgewählt oder eine neue Kartei angelegt werden 2.

Nachrichten und Dokumente mit dem Patienten austauschen

Nachdem Sie sich einen arzt-direkt® Account angelegt und mit mindestens einem Patienten gekoppelt haben, können Sie mit dem Patienten Nachrichten und Dokumente austauschen.

Das zugehörige Messenger-Fenster wird über die Inbox aufgerufen. Dort werden die mit dem gewählten Account gekoppelten Patienten aufgelistet.

Nach Auswahl eines Patienten wird rechts der arzt-direkt® Messenger angezeigt. Hier können Nachrichten und Dokumente ausgetauscht werden. Der Status 1 einer Nachricht zeigt an ob eine Nachricht erfolgreich versendet oder empfangen wurde oder ob Fehler aufgetreten sind. Empfangene Nachrichten und Dokumente können über das Kontextmenü per Rechtsklick als Karteieintrag in der Kartei des Patienten abgelegt werden. Über den Button 2 können Sie eine Nachricht verschicken oder alternativ durch Betätigen der Return- oder Enter-Taste der Tastatur. Bilder und Dokumente werden mittels Drag-and-drop in das Messenger-Fenster hochgeladen. Alternativ klicken Sie auf den Button 3 um den Finder zu öffnen und die gewünschten Dateien auszuwählen. Dokumente können andersherum auch aus der Kartei heraus über das Kontextmenü (Rechtsklick) mit der Aktion „neue arzt-direkt Nachricht“ an den Patienten versendet werden.

Die tomedo® iOS App unterstützt ab Version 2.26 ebenfalls den Austausch von Dokumenten mit der arzt-direkt® App. Dort finden Sie alle über die tomedo® App ausgetauschten Nachrichten über das Menü Nachrichten → Patienten-Chat.

Über die Buttons im oberen Bereich wechseln Sie zwischen dem Einzelversand 4, Kopplungsanfragen 5, Sammelnachrichten 6 und automatischen Nachrichten 7.

Sammelnachrichten dienen dazu an alle gekoppelten Patienten des aktuellen Accounts eine Nachricht zu verschicken. Während des Versands sehen Sie an wie viele Patienten die Nachricht bereits gesendet wurde. Bei mehr als 1000 Patienten kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.

Wichtig: Der Dienst darf nur für Verwaltungsangelegenheiten, wie z.B. Terminabsprachen und dem Austausch von Befunden und Laborergebnissen, genutzt werden. Die Verwendung für Behandlungen oder medizinische Notfälle ist nicht zulässig!

Chat löschen / Kopplung beenden

Ab tomedo® Version v1.150 kann die Kopplung mit einzelnen Patienten aufgehoben werden. Der Patient benötigt dafür mindestens Version 2.7 der arzt-direkt® App. Anschließend können keine Nachrichten von diesem Patienten mehr empfangen oder zu Diesem gesendet werden. Des Weiteren ist es möglich den Chatverlauf zu löschen oder einen anderen Patienten zuzuweisen.

Um die Kopplung aufzuheben machen Sie in der Liste der gekoppelten Patienten einen Rechtsklick auf den Patienten dessen Kopplung Sie trennen möchten. Wählen Sie in dem Kontextmenü die Option „Chat entkoppeln“ um die Verbindung zu trennen. Um auch den Chatverlauf zu löschen, klicken Sie nach erfolgter Entkopplung auf „Chat löschen“. Das Löschen eines Chats ist nicht möglich solange noch eine Kopplung besteht.

Hinweis: Der Chatverlauf bleibt nach der Entkopplung weiterhin erhalten. Die Kopplung kann jederzeit wiederhergestellt werden, so lange der Chatverlauf nicht gelöscht ist.

Achtung: Ein gelöschter Chatverlauf kann nicht wieder hergestellt werden!

Automatische Nachrichten

Automatische Nachrichten können z.B. verwendet werden, um Ihre Patienten auf die Sprechzeiten der Praxis oder einen kurzfristigen Ausfall hinzuweisen. In der Übersicht erkennen Sie welche Nachrichten am heutigen Tag automatisch verschickt werden. Angezeigt wird dabei der Versandzeitraum und die Auslösebedingung. Um eine bestehende Konfiguration zu ändern klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü 1. Wenn noch keine Konfiguration existiert, erreichen Sie das Fenster über den Button 2 oder im Menü unter Admin → arzt-direkt → Automatisierte Nachrichten.

Wenn Sie mehrere arzt-direkt Accounts besitzen, wählen Sie zunächst den Account 1 aus für den eine Konfiguration hinzugefügt werden soll und klicken Sie anschließend auf den „+“-Button 2. Vergeben Sie zunächst einen Anzeigenamen. Dieser wird Ihnen in der Übersicht der Inbox angezeigt. Legen Sie anschließend fest ob die Nachricht dauerhaft oder nur für einen bestimmten Zeitraum aktiv sein soll 3. Alternativ können Sie auch Nachrichten pausieren.

Als Auslöser für den Versand 4 kann zwischen den folgenden Optionen gewählt werden:

• erfolgreich abgeschlossene Kopplung
• Eingang einer beliebigen Nachricht
• Eingang einer Rezeptanfrage

Für den Nachrichtentext stehen vordefinierte Kommandos 5 zur Verfügung die Sie mittels Drag-and-drop an die gewünschte Position in das Textfeld ziehen können. Mit dem Vorschau-Button 6 sehen Sie wie der finale Text aussehen wird.

Des Weiteren kann man wählen ob die Nachrichten zu allen oder nur zu bestimmten Uhrzeiten versendet werden sollen. Um Uhrzeiten hinzuzufügen, klicken Sie auf den „+“-Button 7 und wählen Sie die gewünschten Tage und Uhrzeiten aus. Sie können beliebig viele Einträge je Tag ergänzen. Die angegebenen Zeiten können durch Klick auf den Kopieren-Button 8 auch von einer anderen Konfiguration übernommen werden.