Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren (ab v1.158)

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich das Kapitel für den Kalender ab v1.158 derzeit noch in Bearbeitung befindet. Sollten Sie hier noch nicht die passende Hilfe finden, schauen Sie gern im ursprünglichen Kalender-Kapitel bzw. den Unterkapiteln nach: Kalender bis v1.157
Auch dort finden Sie eine detaillierte Beschreibung aller Funktionen, lediglich in altem Design.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion.

tomedo Campus-Kurs Kalenderschema übertragen

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen hier auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann. Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema (=Vorlage), welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden. Zu finden ist die Verwaltung unter Admin → Kalender → Kalenderverwaltungen → Schemaverwaltung.

Der Ablauf ist dabei beispielsweise wie folgt:

Im Dropdownmenü oben links können Sie zunächst auswählen, um welchen Kalender 1 es sich für das Schema handeln soll. Sie haben die Möglichkeit einzelne Kalender auszuwählen oder auch von Ihnen angelegte Kalenderfavoriten. In diesem Fall werden die enthaltenen Kalender als Spalten nebeneinander angezeigt. Daraufhin entscheiden Sie, welche Ansicht 2 Sie bevorzugen: Schema oder Woche. Im Reiter Schema legen Sie zunächst Vorlage-Wochen an. Im Reiter Woche sehen Sie die konkreten Kalenderwochen, Sie haben einen Datepicker um bestimmte Tage/Wochen anzuwählen und Sie können dort Ressourcen manuell hereinziehen oder aber Ihre angelegten Vorlagen (Schema) auf konkrete Wochen übertragen.

Über das Dropdownmenü neben der Kalenderauswahl 3 wählen Sie aus, ob Sie die komplette Woche oder einzelne Tage angezeigt bekommen möchten.

Die Schema-Liste 4 zeigt bereits vorhandene Schemata an, welche durch Anklicken angezeigt und angepasst werden können. Zunächst sind alle Schemata leer. Auch neue Schemata können über den „+“-Button hinzugefügt, oder bereits vorhandene über den „–“-Button wieder gelöscht werden. Sie können mit einem Klick Schemata leeren oder auch gelöschte Schemata anzeigen und diese bei Bedarf wiederherstellen.
Tipp: Im Reiter „Schema“ können Sie außerdem angelegte Schemata umbenennen, indem Sie den Schemanamen anklicken. Unter dem Reiter „Woche“ kann das gewünschte Schema dadurch besser gefunden und in eine konkrete Wochen übernommen werden.

Der Bereich „Vorhandene Ressourcen“ 5 listet alle angelegten Ressourcen auf, die Sie für das Schema nutzen können. Per Drag-and-drop können Sie diese an die gewünschte Stelle im Kalender ziehen und durch Klicken und Ziehen der Ränder den Zeitraum anpassen.

Tipp: Wenn Sie die ⌥Option-Taste gedrückt halten und eine Ressource mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, wird diese automatisch dupliziert.

Für jede einzelne Ressource im Kalender kann eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste und wählen Sie für die Ressource eine Terminlokalität aus, siehe untere Grafik. Je nach konfigurierter Terminlokalität in der Ressource wird die entsprechende Betriebsstätte im Terminbesuch gesetzt und Sie können im Kalenderfenster auch Termine nach Lokalitäten und Betriebsstätten filtern. Die Lokalität wird als Streifen links an der Ressource in der jeweils eingestellten Lokalitätenfarbe angezeigt. Diese sehen Sie sowohl in der Schemaverwaltung als auch im Kalenderfenster.

Terminlokalitäten können auch standardmäßig bereits bestimmten Kalendern oder Ressourcenarten zugewiesen sein. In diesem Fall bekommt die Ressource beim Hereinziehen in ein Schema bereits automatisch die Lokalität gesetzt. Öffnen Sie durch Anklicken dann das Popover der Ressource, so haben Sie dazu einen Hinweistext angezeigt. Sie haben dennoch die Möglichkeit, eine Lokalität für diese spezielle Ressource manuell einzustellen. Diese überschreibt dann die Standard-Lokalität.

Wenn Sie die Ansicht von „Schema“ zu „Woche“ ändern, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Schemata in den Kalender in konkrete Tage/Wochen einzufügen. Wählen Sie dafür die gewünschte Woche im angezeigten Kalender aus, klicken Sie dann auf das gewünschte Schema und klicken Sie anschließend auf den Button „Überschreiben“. Daraufhin erscheint nochmal ein Popup, das Sie darauf hinweist, dass durch das Schema eventuell bereits eingetragene Termine nicht überschrieben werden.
Tipp: Um sicherzugehen, dass Sie das richtige Schema zum Übertragen ausgewählt, haben können Sie zum einen Ihre Schemata (Vorlagen) treffend benennen, zum anderen haben Sie im Wochen-Reiter aber an jedem Schema auch nochmal ein kleines Augensymbol zur Verfügung, welches eine Schnellansicht des Schemas öffnet.
In diesem Schritt wird ein angewähltes Schema nur ein den Zeitraum übertragen, der auch gerade angezeigt ist, d.h. nur die aktuell sichtbare Woche bzw. wenn Sie nur einen bestimmten Tag angezeigt haben, dann nur in den angezeigten Tag.

Wenn Sie ein Schema für einen längeren Zeitraum übernehmen wollen, klicken Sie auf „Wochenweise überschreiben“. In diesem Fall öffnet sich das folgende Fenster:

Hier erscheint ein neues Fenster für die zu treffende Auswahl. Auf der linken Seite wählen Sie die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Kalenderwoche) und rechts das Ziel aus. Sie haben mit dem Augensymbol auch hier die Möglichkeit zur Schnellansicht des gewählten Schemas. Im Auswahlmenü unten links können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Beim Ziel (rechts) kann nun ausgewählt werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen/Tage/Quartale) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums erfolgen soll. Sie können, falls gewünscht, auch alternierende Wochen einstellen, indem Sie Intervall und Startwoche festlegen.
Haben Sie Ihre gewünschten Zeiträume ausgewählt klicken Sie „Überschreiben“. Es wird dann nur in diesen gewählten überschrieben, andere bleiben erhalten.
Achtung: Das Überschrieben kann einige Sekunden in Anspruch nehmen, je nachdem wie viele Wochen überschieben werden sollen. Das Überscheiben funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.

Möchten Sie Ressourcen aus einem Schema löschen, können Sie dies entweder durch Herausziehen der einzelnen Ressourcen aus der Kalenderansicht, durch leeren der Ansicht über das Kreuzchen-Symbol oder durch Überschreiben von Tagen und Wochen. Sie haben anschließend die Möglichkeit, sich die gelöschten Ressourcen nochmals anzusehen, indem Sie die Checkbox „Gelöschte Ressourcen“ unter der Kalenderansicht aktivieren. Klicken Sie dort einzelne Ressourcen an, öffnet sich die Ressourcen-Detailansicht, in der Sie nun nichts mehr verändern können. Über das Uhren-Symbol können Sie die Historie öffnen um zu sehen wann und von wem die Ressource gelöscht worden ist.