Früherkennungsautomatisierung

Mit Hilfe der Früherkennungsautomatisierung können Sie Ihre Patienten rechtzeitig daran erinnern, einen Termin zur Vorsorge-/Früherkennungsuntersuchung zu vereinbaren (Buchungserinnerung). Wichtig: Hier richten Sie eine Erinnerung ein, die den Patienten informiert, dass er wieder einen Termin buchen muss. Davon zu unterscheiden ist die Erinnerung an einen schon gebuchten Termin.

*In der Playliste finden Sie oben rechts das Inhaltsverzeichnis der verfügbaren Videos.

Buchungserinnerung einrichten

Die Konfiguration finden Sie im Menü Verwaltung → Früherkennungsautomatisierung.

Links sehen Sie die Liste aller Vorsorgeuntersuchungen. Wenn Sie für eine Untersuchung eine automatisierte Erinnerung konfigurieren möchten, aktivieren Sie die Konfiguration durch Klick auf die Checkbox 1. Im rechten Bereich erscheinen nun die zur Verfügung stehenden Optionen.

Hier können Sie einstellen wie viele Tage vor dem nächsten möglichen Termin die Patienten erinnert werden sollen 2 und wie oft und in welchen Abständen die Erinnerungen versendet werden 3. Auf Wunsch können Sie vorgeben, dass die Erinnerungen nur vorbereitet aber nicht automatisch versendet werden 4. Diese Erinnerungen finden Sie anschließend in der Recallliste unter dem Reiter „Zurückgehalten“.

E-Mail einrichten

Zur Ausführung wird eine E-Mail Vorlage benötigt 5. Diese wird im Menü Admin → E-Mail-Vorlagen erstellt.

Wählen Sie zunächst aus, dass diese Vorlage für die Früherkennungserinnerung genutzt werden soll 6. Nun können Sie mit Hilfe des Buttons „Briefkommandos“ 7 die zur Verfügung stehenden Briefkommandos mit der Maus an die gewünschte Position in der Vorlage ziehen 8. Im unteren Bereich sehen Sie eine Vorschau des Textes 9.

Neben der E-Mail-Vorlage muss ein E-Mail-Konto gewählt werden 10 mit dem die Nachrichten an die Patienten verschickt werden. Optional können Sie auch eine Signatur anfügen 11.

Des Weiteren können Sie festlegen ob und mit welchem Karteieintragstyp die Erinnerung in der Kartei der Patienten dokumentiert werden soll 12. Zudem können Sie festlegen an welche Patienten, die für die Vorsorgeuntersuchung in Frage kommen, keine Erinnerung gesendet werden soll. Dazu können Sie vorgeben ob generell alle Patienten mit einem künftigen Termin keine Erinnerung erhalten sollen oder nur wenn eine bestimmte Terminart vorliegt 13. Zudem können Sie Filter wählen, die erfüllt sein müssen damit der Patient erinnert wird 14. Hier haben Sie die gleiche Auswahl an Filtern wie auch in der Früherkennungsverwaltung.

Automatische Erinnerung aktivieren

Wenn Sie mit der Konfiguration zufrieden sind, klicken Sie auf die Option „automatische Erinnerung aktivieren“ 15, um den Erinnerungsprozess zu starten. Sofern der tomedo-Server Ihrer Praxis eingeschaltet ist, werden ab der folgenden Nacht die E-Mails an die Patienten versendet.

Konfiguration testen

Ab tomedo® v1.149 können Sie die Konfiguration vor der Aktivierung testen. Klicken Sie dafür auf den Button „Konfiguration testen“ 16.

Wählen Sie als nächstes einen Patienten für den Sie die Konfiguration testen möchten. Im Dropdown-Feld ist die zuvor gewählte Konfiguration vorausgewählt. Bei Bedarf können Sie auch eine andere Konfiguration auswählen.

Im rechten Bereich des Fensters sehen Sie alle Punkte die während eines Testdurchlaufes durchgeführt werden. Waren alle Tests erfolgreich, so wurde der Patient mittels der eingestellten E-Mailvorlage an seine Untersuchung erinnert. Sobald im Anschluss die automatisierte Erinnerung aktiviert wird, wird für den hier gewählten Patienten erst beim nächsten Durchlauf ggf. eine weitere Erinnerung versendet.

Sobald Sie auf „Testen und E-Mail versenden“ klicken, werden alle Tests soweit wie möglich durchgeführt. Zu jedem Test erhalten Sie im Anschluss Informationen darüber was getestet wurde, sowie welche einzelnen Testschritte erfolgreich waren und welche nicht.