Terminlimits anlegen und grundlegende Einstellungen

Unter Admin → Kalender finden Sie die Terminlimit-Verwaltung.

Hier können Sie über den „+“-Button eigene Terminlimits anlegen und treffend benennen. Gelöschte Limits können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

In den Details rechts im Fenster können Sie genau definieren, wie viele Termine maximal in welchem Zeitraum liegen dürfen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, bspw. pro Tag oder pro Woche nur eine bestimmte Anzahl von Terminen einer bestimmten Art zu erlauben, sowie auch für Termine einen bestimmten Mindestabstand zu definieren.

Höchstanzahl

Geben Sie hier einen Wert von „0“ ein, verursacht dies ein komplettes Verbot der gewählten Terminart.

Geben Sie „1“ ein und legen Sie dazu einen Zeitraum fest, bspw. „30 Minuten“, dann definieren Sie so einen Mindestabstand zwischen Terminen dieser Terminart. Die 30 Minuten werden dabei zwischen Ende des ersten Termins bis zum Beginn des zweiten Termins eingehalten.

Geben Sie eine beliebige Höchstanzahl (bspw. „5“) für einen bestimmen Zeitraum (bspw. „1 Woche“) ein, dann dürfen maximal 5 Termine dieser Art pro Woche angelegt oder dorthin verschoben werden.

Zeitraum

Der Zeitraum, für den die Höchstanzahl von Terminen gelten soll, kann in den Einheiten Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate, Quartale oder auch Jahre definiert werden.

Ein Zeitraum von „0“ wird unabhängig von der Zeiteinheit so behandelt, dass die Anzahl an parallelen Terminen eingeschränkt wird.

Minuten- und Stundenbezogene Zeiträume gelten auch tagesübergreifend. Höhere Zeiteinheiten orientieren sich an vollen Tagen, sodass z.B. ein Limit über einen Tag nicht gleich einem Limit über 24 Stunden ist.

Bitte beachten Sie, dass ab tomedo® Version 1.147 für Stundenlimits immer volle Stunden betrachtet werden und dies nicht als als 60-Minuten-Abstand zählt. Für bereits angelegte Stundenlimits wurden hierbei Stunden automatisch in Minuten umgerechnet, sodass alles korrekt erhalten bleibt wie von Ihnen konfiguriert. Für neue Limits gilt nun: Möchten Sie, dass Termine immer genau 1 Stunde Abstand haben, egal zu welchen (ggf. unrunden) Zeiten die Termine beginnen, dann legen Sie das Limit als 60-Minuten-Limit an. Möchten Sie, dass innerhalb einer vollen Stunde immer nur genau x Termine liegen, dann legen Sie das Limit als 1-Stunden-Limit an.

Terminart-Auswahl

Hier finden Sie alle Terminarten aus Ihrer Terminart-Verwaltung aufgelistet. Sie können die Liste durchsuchen oder schnellfiltern nach „Keine“ und „Alle“. Über einen kleinen Button gelangen Sie direkt zur Terminart-Verwaltung.

Sie können hier festlegen, für welche Terminarten das Limit gelten soll. Dabei können mehrere Terminarten gleichzeitig angewählt sein. In diesem Fall darf die Höchstanzahl durch alle diese Terminarten gemeinsam nicht überschritten werden.

Terminarten können ebenfalls durch mehrere Limits gleichzeitig betroffen sein.

Ist für ein Limit keine Terminart angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Termin aktiv.

Ab tomedo® Version 1.143 finden Sie die Option „Immer alle“. Ist diese aktiviert, dann gilt das Limit immer über alle Terminarten hinweg, auch für neu angelegte. Eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

Hinweis: Limits mit kleineren Zeiteinheiten als Tagen gelten nicht für Ganztagstermine.

Kalender-Auswahl

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Liste zu durchsuchen oder zu filtern, sowie durch einen Button zur Kalender-Verwaltung zu springen.

Ist kein Kalender angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Temrin aktiv, da Termine immer zwingend in bestimmten Kalendern liegen müssen.

Für ein Limit können mehrere Kalender angewählt werden. Dies bedeutet, dass die Höchstanzahl übergreifend über alle gewählten Kalender nicht überschritten werden darf. Wenn Sie wünschen, dass das Limit pro Kalender gilt, müssen Sie hierfür mehrere Limits anlegen mit den jeweils betroffenen Kalendern.

Ab tomedo® Version 1.143 finden Sie die Option „Immer alle“. Ist diese aktiviert, dann gilt das Limit immer über alle Kalender hinweg, auch für neu angelegte. Eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, entweder das Limit über alle Kalender hinweg  (Checkbox „Pro Kalender“ ist nicht aktiviert) oder das Limit jeweils für jeden der ausgewählten Kalender gelten zu lassen (Checkbox „Pro Kalender“ ist aktiviert).

Pro Patient

Ab tomedo Version 1.143 haben Sie für die Terminlimits zusätzlich die Option „Pro Patient“ zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, dann erhalten Sie bei Erreichung des Limits eine entsprechende Warnung. Das Limit gilt dann je Bestandspatient. Für Neupatienten (Patient ist in tomedo® noch nicht angelegt, sondern vorläufig nur im Termin eingetragen) gilt das Limit dann ebenfalls pro Patient. Hierbei werden Vorname, Nachname und Geburtsdatum der eingetragenen Daten in den Terminen abgeglichen.

Sollten Sie den Online-Terminkalender (OTK2) nutzen, dann werden dem Patienten hier zunächst die Termine vorgeschlagen. Sobald ein Patient seine Daten hinterlegt hat und beim Abgleich mit tomedo® ein verletztes Limit identifiziert wird, bekommt der Patient jedoch eine entsprechende Ablehnungs-Email für diesen Termin. Bitte beachten Sie, dass in den OTK2-Einstellungen in arzt-direkt separate bzw. zusätzliche Buchungslimits gesetzt sein können.