Abrechnung der eDoku

Um die Dokumentationen aus dem Bereich eDoku abzurechnen, wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung → HKS- bzw. oKFE-Dokumentationen. In dem sich öffnenden Popover können Sie entweder Dokumentationen für einen bestimmten Zeitraum vom Server laden 1 (da es möglicherweise sehr viele Dokumentationen geben kann, werden immer nur die angeforderten Dokumentationen auf den jeweiligen Arbeitsplatz übertragen), oder alle noch offenen (nicht verschickten) Dokumentationen 2. Das Laden der Dokumentation kann bei vielen Dokumentationen längere Zeit in Anspruch nehmen (als Richtwert gilt 10 Sekunden für jeweils 100 Dokumentationen).

In der Spalte „Status“ 3 sehen Sie, welche Dokumentationen versendet werden können (Status „komplett“). Um fehlerhafte Dokumentationen schnell korrigieren zu können, brauchen Sie lediglich eine Zeile in der Tabelle mit der Maus doppelt anzuklicken. Falls Sie weitere Daten eines Patienten einsehen wollen, können Sie über das Klemmbrett-Symbol in der Spalte „zum Patient“ 4 die Kartei des jeweiligen Patienten öffnen. In neueren tomedo-Versionen ist in den Abrechnungsdetails und der oKFE-Dokumentationen-Verwaltung eine Spalte “Vorgang” vorhanden, in der die Vorgangsnummer, wie sie auch in den Datenflussprotokollen auftaucht, angezeigt wird und gefiltert werden kann, um einfacher problematische Dokumentationen ausfindig machen zu können.

Für den Export müssen Sie die Dokumentationen mit der Maus auswählen. Dabei können Sie mit der ⇧ Shift-Taste ganze Bereiche in der Tabelle auswählen beziehungsweise über die ⌘ Cmd- Taste einzelne Dokumentationen zur Auswahl hinzufügen.

Die ausgewählten Dokumentationen werden über den Button „Ausgewählte abrechnen“ 5 zu einer Abrechnung hinzufügt. Dabei werden die ausgewählten Dokumentation der letzten offenen Abrechnung hinzugefügt. Falls keine Abrechnung mehr offen ist, wird automatisch eine neue Abrechnung angelegt. In beiden Fällen öffnet sich automatisch das Fenster Abrechnungsdetails für die letzte offene/neu erstellte Abrechnung. Der weitere Ablauf der Erstellung einer eDoku-Abrechnung ist im nachfolgenden Abschnitt eDoku-Abrechnungsdetails-Fenster beschrieben.

eDoku-Abrechnungsdetails-Fenster

Aus der jeweiligen Übersicht zu HKS bzw. oKFE gelangen Sie durch markieren der Leistungen in der Tabelle und den Button “Ausgewählte abrechnen” in das jeweilige Abrechnungsdetails-Fenster für HKS bzw. oKFE-Dokumentationen. In diesem müssen Sie zunächst noch das Von-Bis-Datum der Abrechnung 1 eingeben, bevor Sie die Abrechnungsdateien über den Button „Abrechnungsdateien neu erstellen“ 2 erstellen können. Falls Sie zusätzliche Informationen zur Abrechnung speichern wollen, können Sie diese Informationen in das Feld „Notiz“ 3 eingeben. Diese Notiz wird nicht mit an die Kassenärztliche Vereinigung gesendet. Mit dem Button „XKM-Abrechnungsdatein speichern“ 4 kann separat die XKM-Datei auf ihrem Rechner gesichert werden (nur für HKS). Wollen Sie sich zu den erstellten Abrechnungsdatein im Finder hin navigieren, dann drücken Sie den Button „Alle Datein im Finder anzeigen“ 5.

Beim Erstellen der Abrechnungsdateien erscheint ein kleines Textfenster, in welchem die Aktivitäten des Servers dargestellt werden (die Abrechnungsdateien werden auf dem Server generiert, d.h. Sie können eine Abrechnung nicht im Offline-Betrieb erstellen). Sobald das Herunterladen der Abrechnungsdateien abgeschlossen ist, sieht das Fenster mit den Details der Abrechnung wie folgt aus (hier am Beispiel HKS). Die Abrechnungsdatei können Sie auch via Drag-and-drop auf Ihren Rechner kopieren.

Achtung: das nachfolgende Bildschirmfoto wurde als Nutzer „admin“ gemacht, das Feld „gelöscht“ ist für einen Nicht-Administrator-Nutzer ausgeblendet:

Bei Erstellung von Abrechnungsdateien für oKFE-Dokumentationen erfolgt zunächst eine Abfrage in einem weiteren Popover. Hier ist zu entscheiden, auf welchem Weg die Dateien übertragen werden sollen. Dies ist für die Art der Verschlüsselung entscheidend. Je nach Wahl werden die Dateien mit der entsprechenden Verschlüsselung erstellt. Wenn Sie “Mail oder CD” wählen, erfolgt eine zusätzliche Abfrage nach der Transportverschlüsselung. Hier ist ein Passwort zu setzen, ohne das die Datei später nicht gelesen kann. Dabei ist zu beachten, dass der Empfänger der Dateien dieses Passwort separat zu der gesendeten CD oder Mail erhalten muss, um die größtmögliche Datensicherheit zu gewährleisten.

Anschließend sind ebenso wie für HKS auch für oKFE die neu erstellten Dateien im Feld „Abrechnungsdateien“ zu sehen 6.

Die Abrechnungsdateien

Es werden für die HKS-Abrechnung immer die drei folgenden Dateien erzeugt:

1. BSNR_JJJJMMDDHHMMSS_1_eHKS.zip.XKM
2. BSNR_JJJJMMDDHHMMSS_1_eHKS.idx
3. Transportbegleitzettel.docx

Dabei steht BSNR für ihre Betriebsstättennummer und statt JJJJMMDDHHMMSS wird das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Abrechnungsdatei eingefügt. Wie mit diesen Dateien weiter verfahren werden muss, hängt davon ab, auf welche Art und Weise Ihre Kassenärztliche Vereinigung den Versand erlaubt.

Für oKFE-Dokumentationen werden maximal zwei Dateien angelegt: eine für Zervixkarzinom(ZK)-Untersuchungen und eine für Darmkrebs(DK)-Untersuchungen. Ist keine entsprechende Untersuchung dazu vorhanden, dann wird entsprechend auch keine Datei erzeugt.

Wird der Übertragungsweg „KVSafeNet“ gewählt, werden zwei xml-Dateien erzeugt (jeweils eine für ZK, eine für DK). Die Benennung erfolgt mit einer zufälligen UUID. Wird dagegen der Übertragungsweg „Mail oder CD“ gewählt, werden zwei zip.aes-Dateien mit ebenfalls zufälliger UUID erzeugt. Die aes-Dateien sind doppelt verschlüsselt und benötigen entsprechend den vom Erzeuger der Abrechnungsdateien angegebenen Transportschlüssel um diese entsprechend öffnen zu können.

Versand auf Datenträger

Um die Abrechnungsdateien per Datenträger zu versenden, legen Sie zuerst einen CD-Rohling ein. Eventuell werden Sie gefragt, ob der soeben eingelegte Datenträger im Finder angezeigt werden soll. In diesem Fall klicken Sie auf „OK“.

Der CD-Rohling sollte in der Seitenleiste des Finders eingeblendet sein. Ziehen Sie die Abrechnungsdateien aus tomedo® auf den CD-Rohling:

Falls Sie auf dem Mac, an dem Sie die Abrechnungsdateien erzeugt haben, keine Möglichkeit haben CDs zu brennen, können Sie die Abrechnungsdateien auch von einem anderen Mac brennen, solange tomedo® dort läuft. Um an diesem Rechner die Abrechnungsdateien angezeigt zu bekommen, müssen Sie die Abrechnung über die HKS- bzw. oKFE-Abrechnungsverwaltung (nicht Dokumentation!) öffnen und können wie oben beschrieben fortfahren.

In dem Fall, dass Sie CDs nur auf externen Rechnern brennen können, auf denen kein tomedo® läuft (zum Beispiel auch auf Windows-PCs), müssen Sie die Abrechnungsdateien per USB-Stick oder über eine Netzwerkfreigabe auf diesen Rechner übertragen. Wenn Sie nicht wissen, wie dies funktioniert, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Betreuer.

Achtung: Beachten Sie, dass auf den Datenträger ausschließlich die Abrechnungsdateien (.idx-Dateien und .XKM-Dateien bzw. die aes-Dateien) aufgespielt werden dürfen, wobei diese Dateien sich in keinem Unterordner befinden dürfen. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Falls jedoch eine Datei mit dem Namen .DS_Store auf der CD angezeigt wird, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Diese Datei wird automatisch vom Betriebssystem hinzugefügt, ist aber auf der gebrannten CD für die KV nicht sichtbar.

Die gebrannte CD sollte mit einem CD-Marker beschriftet werden, wobei mindestens die folgenden Informationen enthalten sein sollten:

• Absender: <Ihre Betriebsstättennummer (BSNR)>
• Empfänger: <Name ihrer Kassenärztlichen Vereinigung> Nummer: 1/1
• erstellt am: <Datum>

Weiterhin müssen Sie für HKS-Abrechnungen die Datei „<Name der Datenannahmestelle> – Transportbegleitzettel.docx“ ausdrucken und der CD beilegen.

Versand per E-Mail

Beim Versand per E-Mail gibt es eine Vielzahl von E-Mail-Programmen, die bei Ihnen zum Einsatz kommen könnte. Im Rahmen dieses Handbuchs wird der Versand exemplarisch am Beispiel des Mac eigenen E-Mail-Programms demonstriert. Um die HKS-bzw. oKFE-Abrechnungsdateien mit dem Mac eigenen Programm „Mail“ zu verschicken, müssen Sie eine neue E-Mail über Ablage → Neue E-Mail anlegen. Ziehen Sie die .idx-Dateien und die .XKM-Dateien bzw. die aes-Dateien in die neu erstellte E-Mail.

Welche E-Mail-Adresse bei ihrer Kassenärztlichen Vereinigung benutzt werden muss, müssen Sie bei Ihrer KV erfragen. Ebenfalls kann es notwendig sein, dass der Betreff oder der Text der E-Mail bestimmten Anforderungen genügen müssen. Dies ist ebenfalls bei der KV zu erfragen.

Korrektur-Abrechnungen

Falls eine bereits verschickte Abrechnung Fehler enthält und Sie von Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung dazu aufgefordert werden, eine Korrektur vorzunehmen, müssen Sie die Abrechnung erst „entsperren“. Dazu brauchen Sie lediglich das „Verschickt-Am“-Datum 1 zurückzusetzen, indem Sie die Datumsangabe aus dem Feld löschen. Dies ist aus Sicherheitsgründen nur für den Nutzer „admin“ gestattet. Sobald die Abrechnung entsperrt wurde, können nun die erforderlichen Korrekturen vorgenommen werden und die Abrechnungsdateien neu erstellt werden.

Für oKFE können Sie alternativ eine bereits gesperrte Datei korrigieren indem Sie den Button “Korrektur erstellen” in der jeweiligen oKFE-Dokumentation nutzen. Mit einem Klick erstellen Sie damit eine Kopie der bereits gesperrten Dokumentation, die Sie entsprechend bearbeiten und erneut versenden können. Die bereits versendete Dokumentation bleibt davon unberührt. In der jeweils exportierten Datei ist durch entsprechende Zuordnung ersichtlich, dass es sich um eine überarbeitete Version einer vorherigen Datei handelt.