Cockpit

Diese Kategorie visualisiert die Anzahl der abgeschlossenen ToDo-Einträge, die im System erfasst wurden. Ein ToDo gilt hierbei als „bearbeitet“ oder „abgeschlossen“, wenn es in der Datenbank sowohl über einen Startzeitpunkt als auch über einen Endzeitpunkt verfügt. ToDos werden grundsätzlich den Besuchsbehandler (Arzt) zugeordnet.

Was wird gezählt?

• Grundlage der Zählung: Gezählt werden alle ToDo-Einträge, die nicht als „entfernt“ markiert sind.
• Verknüpfung: Jedes gezählte ToDo ist einem Besuchsbehandler (Arzt) zugeordnet. Achtung: Bei der Verknüpfung unterscheidet sich die Cockpit-Übersicht der ToDos ggf. von der ToDo-Statistik (Verwaltung → Statistiken → Allg. Abfragen → ToDo-Statistik), im Cockpit werden nur ToDos angezeigt, die einem Arzt zugeordnet werden können, dies ist in der ToDo-Statistik nicht so. Wenn Sie in der ToDo-Statistik Nutzerkuerzel enthält => Feld leer lassen als Vorfilterung anhaken und als Vorfilter nutzen, dann sehen Sie ebenfalls nur noch ToDos, bei denen das Nutzerkurzel nicht leer ist (also irgendeinen Wert enthält). Alternativ können Sie bei der Nachfilterung in der Spalte Arztname -"" eingeben, damit werden ebenfalls leere Einträge herausgefiltert.
• Zeitfilter: Die Zuordnung zum von Ihnen ausgewählten Datumsbereich (z. B. „letztes Quartal“) erfolgt über das Startdatum des ToDos. Achtung: Wenn Sie die Anzahl der ToDos aus dem Cockpit mit der ToDo-Statistik vergleichen möchten, müssen Sie beim Zeitfilter nach dem ToDo (nicht dem Besuch) in der ToDo-Statistik filtern.

Die Gesamtzahl der bearbeiteten ToDos kann zur Darstellung gruppiert und gefiltert werden. Die erste ausgewählte Komponente dient zum aufschlüsseln:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Verteilung der abgeschlossenen ToDos über die Zeit und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (z. B. pro Quartal, Monat, Woche oder Tag)
• Nach Betriebsstätte (Standard): Zeigt, wie viele ToDos pro Praxisstandort bearbeitet wurden.
• Nach Nutzer (Erweitert): Zeigt, wie viele ToDos von welchem Besuchsbehandler abgeschlossen wurden. Sie können zwar aus allen Nutzern auswählen, es werden jedoch nur Besuchsbehandler (Ärzte) am Ende angezeigt, denen das ToDo zugeordnet werden kann.

Anwendungsbeispiel: Wie hat sich das Volumen der bearbeiteten ToDos in unserer Praxis im aktuellen Kalenderjahr monatlich entwickelt, über alle Betriebsstätten und Ärzte hinweg?

Nutzen Sie „aufschlüsseln nach“ Zeitraum z.B. für das aktuelle Kalenderjahr mit Bündelung „Monat“ (relativ speichern für aktuelles Kalenderjahr) und lassen sich über alle Betriebsstätten und Nutzer anzeigen, wieviele ToDos pro Monat in Ihrer Praxis aktuell bearbeitet werden.

Diese Kategorie visualisiert die Gesamtanzahl der Patientenbesuche, die in der Praxis stattgefunden haben. Ein Besuch wird in dieser Zählung berücksichtigt, sobald er im System sowohl eine Ankunftszeit als auch eine Endzeit besitzt.

Was wird gezählt?

• Grundlage der Zählung: Gezählt werden alle Besuche, die einen Start- und Endzeitpunkt haben und mindestens einem Behandler (Nutzer) zugeordnet sind.
• Zeitfilter: Die Zuordnung zum von Ihnen ausgewählten Datumsbereich erfolgt über die Ankunftszeit des Besuchs.
• Zusatzinformationen: Für jeden Besuch werden außerdem die Dauer (als Differenz zwischen Ende und Ankunft in Minuten) und die Fallart (KV, Privat oder BG) ermittelt.

Die Gesamtzahl der Besuche kann zur Darstellung weiter gruppiert und gefiltert werden. Die erste ausgewählte Komponente dient zum aufschlüsseln:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Anzahl der Besuche über die Zeit und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelgung (z. B. pro Quartal, Monat, Tag, Jahr)
• Nach Behandler (Standard): Zeigt die Anzahl der Besuche pro gesetzten Behandler des Besuchs
• Nach Typ (Standard): Schaut sich die Verteilung der Besuchsarten an (z. B. Kassenfall, Privatfall, BG-Fall)
• Nach Betriebsstätte (Erweitert): Zeigt, wie viele Besuche pro Praxisstandort stattfanden
• Nach Dauer des Besuchs (Erweitert): Filtert die Besuche nach ihrer Länge, 2 Stunden heisst „Besuche bis zu 2 Stunden“. Wenn Sie nach Dauer des Besuchs aufschlüsseln, erfolgt die Gruppierung automatisch.

Anwendungsbeispiel: Wie viele Besuche der unterschiedlichen Fallarten (Kasse, Privat und BG) hat jeder einzelne Behandler meiner Praxis im letzten Kalenderjahr durchgeführt?

Wählen Sie aufschlüsseln nach Behandler (mit oder ohne der Summe) für den Typ gefiltert nach Kassenfall für das letzte Kalenderjahr (Jahr – 1). Fügen Sie eine extra Ebene hinzu und wählen dann bei Typ gefiltert nach „Privatfall“ für das letzte Kalenderjahr (Jahr – 1). Falls für Sie relevant, fügen Sie auch für BG-Fall eine extra Ebene hinzu. So können Sie für ein Jahr die Anzahl der verschiedenen Besuchstypen über alle Behandler in Ihrer Praxis vergleichen.

Diese Kategorie visualisiert den monetären Wert (in Euro) der erbrachten ärztlichen Leistungen, welche durch Ziffern in tomedo® erfasst werden. Sie dient als zentrales Instrument zur Umsatzabschätzung der Praxis. Anders als bei den Besuchszahlen werden hier nicht „Stückzahlen“ gezählt, sondern die Summe der Euro-Werte aller gültigen Leistungsziffern berechnet. Um die Umsätze korrekt abzubilden, muss dieser in Leistungsziffern abgebildet werden. Fixe Zuschläge oder Pauschalen (z. B. eine Grundvergütung pro eingeschriebenem Patient und pro Quartal durch die Kasse) ist nur dann abbildbar, wenn diese in eigenen Ziffern erfasst werden.

Die Berechnung fasst vier große Abrechnungsbereiche zusammen („Gesamtumsatz“):

• EBM (Kassenabrechnung): Bewertet anhand der hinterlegten Euro-Werte der EBM-Ziffern.
• GOÄ (Privatabrechnung): Summe der Kosten aus Privatleistungen.
• UV-GOÄ (BG/Unfall): Umsätze aus Berufsgenossenschafts-Fällen.
• HZV (Hausarztverträge): Umsätze aus HZV-Ziffern. Achtung: Durch das Konzept „Betreuarzt“ ist die Vergleichbarkeit mit den anderen drei Abrechnungsarten nicht optimal ggf. Es können hier aus Endnutzersicht derzeit falsche oder zu geringe Umsätze angezeigt werden, je nachdem welcher Leistungserbringer oder Abrechner bei der Ziffer eingetragen wurde.

Wichtige Einschränkungen:

• Nur „echte“ Umsätze: Kostenvoranschläge werden ignoriert.
• Verknüpfung: Es werden nur Leistungen berücksichtigt, die korrekt einem Abrechnungsschein (z. B. KV-Schein, Privatrechnung oder HZV-Schein) zugeordnet sind. Leistungen ohne Schein-Bezug fließen nicht ein.
• Sichtbarkeit: Als „versteckt/gelöscht“ markierte Leistungen oder Scheine werden nicht gezählt

Die Umsätze können zur Darstellung weiter gruppiert und gefiltert werden. Die erste ausgewählte Komponente dient zum aufschlüsseln:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Umsatzentwicklung im gewählten Zeitraum und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (Tag, Monat, Quartal, Jahr).
• Nach Leistungstyp (Standard): Zeigt die Verteilung des Umsatzes separat für EBM, GOÄ, UV-GOÄ und HZV.
• Nach Leistungserbringer (Standard): Zeigt den Umsatz pro Person, die die Leistung tatsächlich durchgeführt hat (kann vom abrechnenden Arzt abweichen).
• Nach Abrechnender (Erweitert): Zeigt den Umsatz pro Arzt, über dessen Lebenslange Arztnummer (LANR) die Abrechnung läuft. Achtung: Der HZV-Betreuarzt wird aktuell nicht berücksichtigt.
• Nach Betriebsstätte (Erweitert): Zeigt den Umsatz pro Standort.

Spezialfilter Leistungsziffern (Standard): Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, gezielt nach einzelnen Gebührenziffern zu filtern (z. B. „Nur Umsatz aus Ziffer 03000 anzeigen“). Es können auch mehrere Ziffern mit Komma getrennt eingegeben werden (01410, 03003).

Anwendungsbeispiel: Wie setzt sich der Gesamthonorarumsatz der Praxis im aktuellen Kalenderjahr zusammen, aufgeschlüsselt nach den vier Haupt-Abrechnungsarten (EBM, GOÄ, UV-GOÄ, HZV)?

Schlüsseln Sie die Leistungsverteilung nach Leistungstyp auf und aktivieren alle Abrechnungsarten (ohne die Summe). Bei Zeitraum wählen Sie das Jahr (0) und relativ speichern. Bei Leistungerbringer markieren Sie alle. Leistungsziffer lassen Sie leer. Wählen Sie das Tortendiagramm aus.

Diese Kategorie visualisiert die Anzahl der Patienten, die Ihre Praxis in einem bestimmten Zeitraum zum ersten Mal besucht haben. Identifikation des Neupatienten: Ein Besuch gilt als Neupatient, wenn das Ankunftsdatum des Besuchs identisch mit dem Datum des ersten Besuchs ist, welches in den Patientendetails hinterlegt ist. Die Zählung ist auf den gewählten Zeitraum beschränkt und basiert auf dem Datum des ersten Besuchs.

Die Anzahl der Neupatienten können zur Darstellung weiter gruppiert und gefiltert werden. Die erste ausgewählte Komponente dient zum aufschlüsseln:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Anzahl der Neupatienten im gewählten Zeitraum und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (Tag, Monat, Quartal, Jahr).
• Nach Betriebsstätte (Standard): Zeigt, an welchem Standort die Neupatienten erfasst wurden.

Diese Kategorie analysiert, wie lange Patienten in der Praxis warten. Das Tool berechnet (1) die durchschnittliche Dauer von verschiedenen Wartezeit-Abschnitten oder (2) zählt die Anzahl der Besuche, die eine bestimmte Wartezeit hatten.

Die Berechnung stützt sich auf folgende Zeitpunkte eines Besuchs:

• Ankunftszeit
• Terminzeit
• Beginn des ersten ToDos

Sie können die Wartezeitanalyse auf drei spezifische Fragestellungen fokussieren (Punkt Wartezeitart unter Gruppierung und Filterung):

• Bis Termin = Ankunftszeit minus Terminzeit (Frage nach Verspätung des Patienten): Zeigt an, ob die Patienten sich verspäten. Sofern die Patienten zu früh (bzw. pünktlich) erscheinen, wird die Zeit auf 0 gesetzt.
• Bis Erstes ToDo = Beginn des ersten ToDos minus Terminzeit (oder Ankunftszeit, falls keine Terminzeit existiert; Frage nach der Wartezeit vom Termin bis zum 1. ToDo): Misst die Wartezeit vom Termin bis zum eigentlichen Start der Behandlung/Aufgabe.
• Ab Termin = Gesamtdauer des Besuchs minus (Gesamtdauer der ToDos + Wartezeit bis Termin, sofern der Patient sich verspätet hat, wird diese Zeit ebenfalls abgezogen): Misst die Wartezeit nach dem Termin, die nicht durch dokumentierte Tätigkeiten (ToDos) abgedeckt ist („Leerlauf während der Patient sich in der Praxis befindet, Frage nach der Wartezeit in der Praxis„).

Die Wartezeitanalyse kann nach folgenden Kriterien aufgeschlüsselt (und gefiltert) werden:

• Nach Zeitraum (Standard, 1): Zeigt die durchschnittlichen Wartezeiten pro Zeitintervall im gewählten Zeitraum und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (Tag, Monat, Quartal, Jahr).
• Nach Behandler (Standard, 1): Zeigt die durchschnittliche Wartezeiten, gruppiert nach dem zugeordneten Behandler.
• Nach Terminart der Wartezeit (Standard, 1): Unterscheidet die durchschnittliche Wartezeiten nach der Art des Termins (wie bei Ihnen im System definiert, z.B. Akutsprechstunde, Ultraschall).
• Nach Dauer der Wartezeit (Standard, 2): Wenn Sie „Dauer“ als Kriterium zum aufschlüsseln wählen, zählt das Cockpit die Anzahl der Besuche, deren Wartezeit in bestimmte Intervalle fällt (z. B. „Wie viele Besuche hatten 0-5 Minuten Wartezeit?“). Die genauen Intervalle können sind voreingestellt und je nach Dauer der Wartezeit unterschiedlich. Unabhängig davon, ob nach der Dauer der Wartezeit aufgeschlüsselt wird, oder ob diese als Filter genutzt wird, werden grundsätzlich Termine bis zu der eingestellten Wartezeit berücksichtigt.
• Nach Betriebsstätte (Erweitert, 1): Zeigt die durchschnittliche Wartezeiten pro Standort.

Je nach gewählter Gruppierung zeigt die Kategorie also unterschiedliche Werte an:

• Durchschnittliche Dauer (1): Wenn nach Zeitraum, Betriebsstätte, Behandler oder Terminart gruppiert wird, wird die durchschnittliche Wartezeit (bzw. Verspätung) in Minuten berechnet.
• Anzahl der Besuche: (2) Wenn nach Dauer der Wartezeit (in Intervallen) gruppiert wird, wird die Anzahl der Besuche pro Intervall ausgegeben.

Diese Kategorie visualisiert die Anzahl der erstellten Privatrechnungen und dient als Instrument zur Überwachung des Forderungsmanagements.

Was wird gezählt?

Es wird die Gesamtzahl der Privatrechnungen gezählt, die im ausgewählten Zeitraum im System erstellt wurden. Die Zuordnung zum Zeitraum erfolgt über das Erstellungsdatum der Rechnung.

Die Anzahl der erstellten Privatrechnung kann folgendermaßen aufgeschlüsselt und gefiltert werden:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Anzahl der erstellten Rechnungen im gewählten Zeitraum und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (Tag, Monat, Quartal, Jahr).
• Nach Privatabrechner (Standard): Zeigt die Anzahl der Rechnungen, die pro abrechnendem Arzt erstellt wurden.
• Nach Bezahlt (Erweitert): Gruppiert oder filtert Rechnungen nach dem Status bezahlt (Ja/Nein/Unbekannt).
• Nach Abgerechnet (Erweitert): Gruppiert oder filtert Rechnungen danach, ob sie bereits abgerechnet wurden (Ja/Nein/Unbekannt).

Anwendungsbeispiel: Wie viele Privatrechnungen, die dieses Jahr von allen Abrechnern erstellt wurden, sind bereits bezahlt und wie viele sind noch offen (nicht bezahlt), unter Berücksichtigung ihres aktuellen Abrechnungsstatus?

Lösung: Aktivieren Sie die erweiterten Einstellungen bei „Aufschlüsseln nach“ und wählen dann „Bezahlt“ als Kriterium. Wenn Sie nach „Bezahlt“ aufschlüsseln, können Sie aus „Summe“, „Bezahlt“ und „Nicht Bezahlt“ auswählen (für Balkendiagramme, bei Tortendiagrammen sollte die Summe abgewählt werden). Sie können die Daten auf das aktuelle Jahr beschränken (relativ speichern für aktuelles Kalenderjahr), und für alle Privatabrechner anzeigen. Zusätzlich können Sie noch filtern, ob die Privatrechnungen abgerechnet sein sollen oder nicht (oder beides).

Diese Kategorie visualisiert die Anzahl der im System eingetragenen Termine und liefert eine Übersicht über die Kapazitätsauslastung und das Terminmanagement der Praxis.

Die Kennzahl zählt die Gesamtanzahl der Termine im ausgewählten Zeitraum, die einem Nutzer (Besitzer des Kalenders, Ärzte) zugeordnet werden können. Die Termine werden anhand ihres Beginn-Datums dem gewählten Zeitraum zugeordnet.

Die Anzahl der Termine kann folgendermaßen aufgeschlüsselt und gefiltert werden:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Anzahl der Termine im gewählten Zeitraum und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (Tag, Monat, Quartal, Jahr).
• Nach Terminart (Standard): Zeigt die Termine nach für die verschiedenen Terminarten, die Sie in Ihrer Praxis konfiguriert haben.
• Nach Ärzte (Standard): Gruppiert Termine nach dem Besitzer des Kalenders.
• Nach Anwesenheit (Erweitert): Gruppiert Termine danach, ob die Patienten anwesend oder nicht anwesend gewesen sind.
• Nach Online-Buchung (Erweitert): Gruppiert Termine danach, ob sie über einen online oder nicht online gebucht wurden.

Diese Kategorie visualisiert die Anzahl der Besuche, aufgeschlüsselt nach dem Versichertenstatus des Patienten (z. B. ob es sich um einen Privatpatienten handelt).

Was wird gezählt?

• Grundlage der Zählung: Gezählt wird jeder Besuch, der im ausgewählten Zeitraum stattgefunden hat
• Verknüpfung: Für jeden dieser Besuche wird der zugehörige Patient und dessen hinterlegte Patientendetails ermittelt.
• Merkmal: Das System prüft anhand der Patientendetails, ob der Patient als Privatpatient gekennzeichnet ist oder nicht (Versicherungstyp).
• Zeitfilter: Die Zuordnung zum von Ihnen ausgewählten Datumsbereich erfolgt über die Ankunftszeit des Besuchs.

Die Gesamtzahl der Besuche mit dem Versichertenstatus kann zur Darstellung weiter aufgeschlüsselt und gefiltert werden:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Verteilung der Besuche (getrennt nach Versichertenstatus) im gewählten Zeitraum und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (Tag, Monat, Quartal, Jahr).
• Nach Versicherungstyp (Standard): Teilt die Gesamtanzahl der Besuche direkt in „Privatpatient“ und „Andere“ auf.
• Nach Betriebsstätte (Erweitert): Zeigt, wie viele Besuche von Privatpatienten (oder anderen) pro Praxisstandort stattfanden.

Diese Kategorie analysiert die Herkunft Ihrer Patienten anhand der Überweisungen, die in Ihrer Praxis eingegangen sind. Die Kennzahl zeigt, welche externen Ärzte oder Praxen die meisten Patienten an Sie überweisen.

Die Zählung basiert auf der Anzahl der Patienten, die im ausgewählten Zeitraum aufgrund einer Überweisung in Ihrer Praxis behandelt wurden. Die Daten stammen aus zwei Quellen: Überweisungen, die in KV-Scheinen dokumentiert sind und Überweiser, die in Privatrechnungen hinterlegt sind. Es werden nur Scheine/Rechnungen berücksichtigt, die im gewählten Zeitraum entstanden sind. Der Zuweiser wird über seinen Nachnamen und den ersten Buchstaben des Vornamens identifiziert.

Die Anzahl der Überweisungen bzw. Zuweisungen kann folgendermaßen aufgeschlüsselt und gefiltert werden:

• Nach Zeitraum (Standard): Zeigt die Anzahl der Überweisungen bzw. Zuweisungen im gewählten Zeitraum und ggf. aufgeschlüsselt nach Bündelung (Tag, Monat, Quartal, Jahr).
• Nach Zuweiser (Standard): Gruppiert die Anzahl der Überweisungen nach dem Namen des zuweisenden Arztes. Wenn Sie nach Zuweiser gruppieren, verwendet das Cockpit eine spezielle Logik, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, (1) es werden nur die Top-10 Ärzte angezeigt, die die meisten Patienten zugewiesen haben und (2) die Zuweisungen aller übrigen Ärzte (ab Platz 11) werden in der Kategorie „andere“ zusammengefasst und separat ausgewiesen. Eine Filterung ist hier nicht möglich.