Terminservices und Hausarztvermittlungsfall

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) zielt darauf ab, Patienten schnellere Termine und einen verbesserten Zugang zu medizinischen Leistungen zu ermöglichen.

Um die Vorgaben des TSVG effizient und regelkonform umzusetzen, sollte die nachfolgende Konfiguration in tomedo® erfolgen. Im Anschluss an die Konfiguration werden die einzelnen Abläufe zur Vermittlung durch einen Arzt näher erläutert. Der Ablauf aufgrund der Vermittlung durch die Terminservicestelle ist hier näher beschrieben.

Weitere Informationen finden Sie auch auf der Website der KBV.

Konfiguration durch Kalender- und Terminplanung

Schritt 1: Einrichten von Terminblöcken für offene Sprechstunden (mindestens fünf Stunden pro Woche).

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Schein/Rechnung: „Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) können Sie den Zeitraum für die Offene Sprechstunden hinterlegen. Wird in dem konfigurierten Zeitraum ein Patient ohne Termin behandelt und ein GKV Schein angelegt, wird dort automatisch unter der TSVG Vermittlungsart „offene Sprechstunde“ gesetzt.

Schritt 2: Markierung und Freihalten von Terminen für TSS-Vermittlungen. Es empfiehlt sich, hierfür separate Terminarten in tomedo® zu definieren, um TSS-Vermittlungen korrekt zu erfassen.

Schritt 3: Überwachung der Mindestsprechstundenzeit pro Woche.

Schritt 4: Mithilfe der TSVG-Termin Statistik können Sie die Anzahl der vermittelten TSS-Patienten überprüfen und nachverfolgen. Dies erleichtert die Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Dokumentation und Abrechnung

TSS-Patienten und offene Sprechstunden müssen eindeutig gekennzeichnet werden, um die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) sicherzustellen. Dazu sind die Leistungsziffern zu verwenden, die im Zusammenhang mit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) stehen, damit die Abrechnung korrekt erfolgt.

Erkennt der Hausarzt bei der Untersuchung, dass ein dringender Facharzttermin nötig ist, hat er zwei Möglichkeiten:

1. Den Termin als Hausarztvermittlungsfall (HAV) zu vergeben.
2. Den Termin über die TerminServiceStelle (TSS) zu vermitteln.

Hausarztvermittlungsfall (HAV)

Bei dem Hausarztvermittlungsfall stellt der Hausarzt eine Überweisung mit festgelegten Eigenschaften (medizinische Angaben, Symptome, Dringlichkeit) sowie Vermittlungscode aus. Weiter nimmt der Hausarzt Kontakt mit einem kooperierenden Facharzt auf und übermittelt die Patientendaten und Dringlichkeit eines Termins. Der Hausarzt oder Facharztpraxis nimmt Kontakt mit dem Patienten auf und übermittelt den Termin. Der Patient geht mit der Überweisung des Hausarztes zum Termin beim Facharzt

Für die Vermittlungsfälle werden die Zuschläge mit der entsprechenden Vergütung (in Abhängigkeit der Tage zwischen Terminvermittlung und Tag der Behandlung) für die Terminvermittlung automatisch auf dem KV-Schein hinzugefügt, wenn der Arzt die fachgruppenspezifische GOP für die Vermittlungsfälle dokumentiert.

Hausarzt-Seite als Vermittler

Im GKV-Schein des Patienten ist die Vermittlungs-/Kontaktart „HA-Vermittlungsfall“ zu wählen sowie das Vermittlungs- und das Termindatum. Unter dem Tab Sonstiges wird automatisch die oben gewählte Kontaktart gesetzt. Der Vermittlungscode wird automatisch von der Überweisung übernommen.

Hinweise:

• Das Vermittlungsdatum entspricht dem Datum, wann der Termin mit dem Facharzt vereinbart/vermittelt wurde.
• Das Termindatum ist das Datum des vermittelten Termins und dient der Berechnung für den Terminfall-Zuschlag. Dies ist eine optionale Angabe.

Weiter muss der Hausarzt für die fachgruppenspezifische Leistung den Facharzt, an der Patient überweisen wird, aufgeführt werden. Für bestimmte GOPs wird der vermittelnde Facharzt direkt bei Leistungserstellung abgefragt.

Facharzt-Seite als Vermittler

Wie der Hausarzt als Vermittler muss auch der Facharzt als Vermittler im GKV-Schein des Patienten die Vermittlungs-/Kontaktart „HA-Vermittlungsfall“ wählen sowie das Vermittlungs- und das Termindatum. Unter dem Tab „Sonstiges“ kann wird automatisch die oben gewählte Kontaktart gesetzt. Der Vermittlungscode wird automatisch von der Überweisung übernommen.

In der fachgruppenspezifischen Leistung ist im ersten Schritt im Auswahlmenü „Zusatzangaben“ der Dialog für die Erfassung des zu vermittelnden Facharztes hinzuzufügen. Und dort final der zu vermittelnde Facharzt zu notieren.

Facharzt-Seite als vermittelter Arzt

Im GKV-Schein des Patienten ist die Vermittlungs-/Kontaktart ebenfalls „HA-Vermittlungsfall“ sowie das Vermittlungs- und das Termindatum auszuwählen. Im Tab Sonstiges muss auch der Vermittlungscode eingetragen werden. Im Tab Überweisung wird auf Grundlage des Überweisungsscheins die LANR und die BSNR des Überweisers anzugeben.

Tipp: Nutzen Sie die Funktion „Überweisung scannen“, um die Überweisungsdaten bequem zu übertragen.

TerminServiceStelle (TSS)

Für die Terminvermittlung durch die TerminsServicesStelle lassen Sie sich auf der Überweisung den Vermittlungscode 1 generieren.

Anschließend öffnet sich folgender Auswahldialog. Wählen Sie hier die passende Fachrichtung plus ggf. gewünschte Zusatz-Weiterbildung. In der Gruppe „Favoriten“ 2 finden Sie alle bereits verwendeten Fachgruppen. In der Klammer dahinter erkennen Sie, wie oft bereits diese Fachgruppe für die TSS Vermittlung ausgewählt haben. Die Historie, der zuletzt ausgewählten Fachgruppen, finden Sie in der Gruppe „Letzte“ 3. Im unteren Bereich 4 finden Sie alle notwendigen Fachgruppen sowie Zusatz-Weiterbildungen. Nutzen Sie die Suche 5, um schneller die gewünschte Fachgruppe/Zusatz-Weiterbildungen zu finden.
Aktivieren Sie die Checkbox „Dringend“ 6 , wenn es sich um einen Akut-Fall handelt. Soll die Patienteneinwilligung 7 mit übergeben werden, muss für den Patienten eine Telefonnummer hinterlegt sein.

Weitere Voraussetzungen, um einen Vermittlungscode zu generieren, sind:

• Aktueller GKV Schein für das Quartal
• In der Betriebsstättenverwaltung im Tab „TI“ muss die gewünschte KIM-Mailadresse für die zu verwendende Betriebsstätte hinterlegt sein.
  • Ist der Betriebsstätte kein KIM-Konto zugeordnet und gibt es genau ein KIM-Konto, verwendet tomedo dieses automatisch. In Prüfberichten und Fehlermeldungen ist es dann mit „(automatisch gewählt)“ gekennzeichnet.

Konfiguration für den Vermittlungscode prüfen

Ob eine Betriebsstätte für den Abruf von Vermittlungscodes richtig eingerichtet ist, können Sie vorab prüfen. Wählen Sie dazu in der Betriebsstättenverwaltung die gewünschte Betriebsstätte aus und klicken Sie im Tab „TI“ auf den Button „Vermittlungscode-Konfiguration prüfen“ 1. Dabei wird kein Vermittlungscode angefordert.

Geprüft werden nacheinander:

• „KIM-Zuordnung“: Ist der Betriebsstätte ein aktives KIM-Konto zugeordnet?
• „Konnektor / SMC-B“: Sind am KIM-Konto ein aktiver TI-Konnektor und die SMC-B hinterlegt?
• „TSS-Authentisierung“: Ist die Anmeldung bei der TSS mit der SMC-B erfolgreich?
• „VZD-BSNR-Zuordnung“: Passt die im Verzeichnisdienst (VZD) zur SMC-B hinterlegte BSNR zur Betriebsstätte oder zu ihrer Haupt- bzw. Nebenbetriebsstätte?

Das Ergebnis erscheint in einem Prüfbericht. Für jeden Prüfschritt sehen Sie den Status „OK“, „Fehler“ oder „Nicht geprüft“ mit einer Erläuterung, bei einem Fehler auch einen Hinweis zur Behebung. Am Ende des Berichts steht eine Anfrage-ID. Den Text des Berichts können Sie markieren und kopieren.

Hinweis: Ist keine Betriebsstätte ausgewählt, erscheint die Meldung „Bitte zuerst eine Betriebsstätte auswählen.“ Formularinhalte und die Annahme der Anfrage durch die TSS werden erst beim tatsächlichen Abruf des Vermittlungscodes geprüft.

Betriebstättendaten mit KBV abgleichen

Mit dem Button „Alle BSNR mit KBV abgleichen“ 2 am unteren Rand der Betriebsstättenverwaltung gleichen Sie alle angezeigten Betriebsstätten mit den Stammdaten der KBV ab, unabhängig davon, welche Betriebsstätte ausgewählt ist. Der Bericht führt jede Betriebsstätte mit ihrem Status auf. Betriebsstätten ohne reguläre BSNR erscheinen als „Nicht geprüft“. KIM-Konto, SMC-B und TSS-Anmeldung werden bei diesem Abgleich nicht geprüft. Nutzen Sie dafür den Button „Vermittlungscode-Konfiguration prüfen“.

Fehlermeldungen beim Abruf des Vermittlungscodes

Vor jedem Abruf eines Vermittlungscodes führt tomedo dieselbe Prüfung automatisch durch. Kann der Vermittlungscode nicht abgerufen werden, nennt die Fehlermeldung den Grund. Zusätzlich werden die verwendete Betriebsstätte mit BSNR, das KIM-Konto, der Konnektor und eine Anfrage-ID angezeigt. Meldet die TSS mehrere Fehler, werden alle aufgeführt.

Passt die BSNR nicht zur SMC-B, nennt die Meldung die Betriebsstätten, denen die Karte in tomedo zugeordnet ist. Prüfen Sie in diesem Fall das zugeordnete KIM-Konto und die Zuordnung der Haupt- und Nebenbetriebsstätten.

Beachten Sie hierzu auch das untergeordnete Kapitel zum eTerminservice (TSS)