Kontaktinformationen

Detailansicht

Profil

Dieser Bereich gibt eine Übersicht der Patientenstammdaten. Wird eine Versichertenkarte gelesen, werden die meisten Angaben schon vorausgefüllt. Ansonsten können Sie dieses auch manuell tun, indem Sie im Bereich „Profil“ an eine beliebige Stelle oder auf das Stift-Symbol oben rechts klicken. Neben dem Namen des Patienten wird zudem die Patientennummer angezeigt. Es handelt sich dabei um eine systeminterne lebenslange Identifikationsnummer.

Um den Beruf zu verändern und eventuell weitere Informationen zum Arbeitsverhältnis (wie Arbeitgeber, Stundenzahl oder Art der Tätigkeit) zu hinterlegen, klicken Sie einfach auf „Beruf“ (falls noch keine eingetragen sein sollte) bzw. auf die Berufsbezeichnung oder das Fabrik-Symbol links daneben.

Tipp: Bei einem Klick auf die jeweilige Textangabe des Patienten öffnet sich die Eingabemaske mit dem entsprechenden Eingabefeld direkt ausgewählt.

Die angegebene Kilometerangabe hinter dem eingetragenen Ort entspricht dabei der Distanz zwischen Praxis und Wohnsitz des Patienten, da dies bei der Abrechnung von Hausbesuchen eine Rolle spielt. Die Adresse der Praxis ist hierbei die Adresse der Betriebsstätte für diesen Rechner (siehe Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten). Die angegebene Distanz kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges entweder als Luftlinie oder als auf Straßen zurückgelegte Distanz eingestellt werden.

Die Patienteninformationen enthalten patientenspezifische Informationen, welche auf bei einem folgenden Besuch an dieser Stelle angezeigt werden (im Gegensatz zu Besuchsinformationen, welche besuchsspezifisch sind).

Wenn Sie die Patientendaten bearbeiten wollen, öffnet sich das folgende Fenster:

Für die Detailansicht und die Bearbeitung des Berufs eines Patienten sieht das Fenster folgendermaßen aus:

Unterhalb des Informationsfeldes können optional für weitere Informationen noch zwei frei konfigurierbare Ja/Nein-Felder und vier frei konfigurierbare Text-Felder verwendet werden. Diese Felder werden in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Tagesliste → Praxisspezifische Felder → Patientenabhängige Felder konfiguriert.

Außerdem kann unterhalb des Informationsfelds hinterlegt werden, wie der Patient kontaktiert werden möchte (Telefon, E-Mail, Fax, SMS, arzt-direkt) und welche Informationen (Newsletter, Termindetails, med. Dokumentation, Rechnungen) er zum Versand freigibt, um diese über die entsprechend ausgewählten Kanäle zu empfangen.

Rufname des Patienten

Ab tomedo® v1.139 können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Patientendetails die Verwendung von Rufnamen aktivieren. Den Rufnamen können Sie dann direkt in den Patientendetails im Popover für die Stammdaten durch Drücken auf die Sprechblase neben dem Vornamen hinterlegen.

Wenn der ausgewählte Rufname mit einem der offiziellen Vornamen übereinstimmt, wird dieser unterstrichen dargestellt. Ein abweichender Rufname wird unterstrichen und in Anführungszeichen vor dem oder den anderen Vornamen dargestellt. Der Rufname wird in der Kartei (mit Ausnahme des Fenstertitels) überall dort angezeigt, wo auch der Vollname des Patienten angezeigt wird. In der Tagesliste und der darunter befindlichen Auswahlhistorie befindet sich zusätzlich eine Spalte „Rufname“, die bei Bedarf genutzt werden kann.

Hausarzt

Bei den Ziffern unter dem Hausarztfeld handelt es sich um die lebenslange Arztnummer (LANR) bzw. die Betriebsstättennummer (BSNR) des gewählten Hausarztes. Für den Hausarzt werden Details inklusive dieser Nummern, sowie Anschrift und Telefonnummer angezeigt. Bei allen weiteren Einträgen („Facharzt“, „Folgearzt“, „Weiter Ärzte“) ist nur der Name zu sehen. Über Klick auf den Telefonhörer oder den Briefumschlag können Sie direkt Kontakt zu den Ärzten herstellen.

Beziehungen

Der Punkt „Beziehungen“ ermöglicht es Ihnen, Verwandtschaftsbeziehungen zu anderen Patienten zu hinterlegt. Über die Patientensuche wählen Sie den Patienten aus, der verknüpft werden soll, und anschließend im Auswahlmenü den entsprechenden Verwandtschaftsgrad. Mögliche Beziehungen sind: Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Partner, Eltern, Kinder, Geschwister, Großeltern und Enkelkinder. In den Patientendetails des verknüpften Patienten wird automatisch die inverse Beziehung hinzugefügt.

Alternativ können Sie auch über die Schaltfläche „Neue Person“ einen neuen Patienten anlegen. An dieser Stelle können Sie außerdem ein Duplikat des momentan ausgewählten Patienten erstellen. Da in diesem Fall einige Daten direkt übernommen werden, eignet sich diese Funktion besonders für Familienmitglieder, die im selben Haushalt leben, und so unkompliziert und schnell als neue Patienten angelegt werden können. Wählen Sie dafür bei „Patienttyp“ den Punkt „Duplikat“.

Wenn Sie die Eingabe bestätigen, wird ein neuer Patient als Duplikat erstellt. Dabei öffnen sich direkt die neuen Patientendetails inklusive der Eingabemaske der Profildaten. Nachname, Adresse, Kontakte (E-Mail-Adressen und Telefonnummern) werden dabei genauso übernommen wie etwa eingetragene Hausärzte. Lediglich der Vorname und das Geburtsdatum des neuen Patienten müssen ergänzt werden. Sobald zumindest der Vorname eintragen wurde, verschwindet auch das „Duplikate!“ Hinweissymbol auf dem Patientenbild.

Hinweis 1:  In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Patientendetails finden Sie unter dem Punkt „Patientenduplikat“ die Möglichkeit, für gesetzlich versicherte Patienten bei der Erstellung eines Duplikates den aktuellen Behandlungsausweis als Ersatzverfahren mit anzulegen (hierzu gibt es die Einstellmöglichkeiten “immer”, “nie” und “nachfragen”). Nutzen Sie diese Option, so werden alle Kartendaten (bis auf die in dem Bild unten rot ausgeblendeten persönlichen Daten) für den duplizierten Patienten übernommen.
Sie können die Kartendaten für den duplizierten Patienten erst modifizieren, nachdem Sie für diesen in der Kartei einen Schein angelegt haben – deswegen sind bis zum Anlegen dieses Scheines die so übernommen Daten zunächst grau markiert.

Hinweis 2: Sofern im Ersatzverfahren ein Schein angelegt ist, können Sie außerdem über die Schaltfläche “Aktionen” die persönlichen Stammdaten des Patienten mithilfe der Kartendaten aktualisieren oder umgekehrt die Ersatzverfahrensdaten aus den Stammdaten neu befüllen.

Hinweis 3: Wenn Sie anstelle eines Patienten eine Firma angelegt haben (über die Menüleiste Patient → Neue Firma), ändert sich die Überschrift in „Firma” und Sie können hier Arbeitnehmer hinterlegen.

Versicherung

Im unteren abgetrennten Bereich der Zusammenfassung wird eine Versicherungsmaske angezeigt. tomedo® gibt hier die Versicherung an, die gerade für den Patienten wichtig sein könnte. Alle anderen Versicherungstypen, die für den Patienten infrage kommen, sind durch die Seitenleiste links ansteuerbar.

Rechnungsanschrift

Der Menüpunkt „Rechnungsanschrift“ ist nur dann auszufüllen, wenn diese Anschrift von der Adresse des Patienten abweicht. Für Postverkehr oder die korrekte Bedruckung einzelner Formulare muss dieses Feld ggf. gefüllt werden.

Hinweis: Zuerst wird die Adresse des Hauptversicherten übernommen, sofern vorhanden, sonst die Rechnungsadresse. Sollten beide Felder leer sein, übernimmt tomedo® die Adresse aus den Kontaktdaten in die Privatrechnungen.

Hauptversicherter

Ein Hauptversicherer muss nur eingetragen werden, wenn der Patient über eine andere Person versichert ist. Dies ist zum Beispiel bei Kindern relevant.

Patientenguthaben

Die Funktion „Patientenguthaben“ lässt sich in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung → Patientenguthaben ermöglichen aktivieren. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit, in den Patientendetails eines Patienten über den Reiter an der linken Seite „Guthaben“ 1 auszuwählen. Das folgende Untermenü öffnet sich:

An dieser Stelle wird zuerst einmal das aktuell verfügbare Guthaben 2 des Patienten angezeigt. Dieses kann für die Begleichung von Rechnungen genutzt werden. Die Tabelle darunter („Einzahlung“ 3) zeigt den Verlauf der eingezahlten Beträge unter Berücksichtigung von Datum, Belegnummer, Betrag in Euro und Beschreibung an. Sie können hier über Klick auf den entsprechenden Button neues Patientenguthaben einzahlen 4. Die untere Tabelle „Verwendung“ 5 stellt dar, wofür Patientenguthaben verwendet wurde. Hier können Sie das Datum, die Rechnungsnummer und den Betrag jeder Verwendung nachvollziehen. Entsprechend können Sie an dieser Stelle auch Guthaben wieder auszahlen 6 lassen, beispielsweise falls der Patient den eingezahlten Betrag zurück erhalten möchte.

Wenn weiteres Guthaben aufgeladen werden soll, kann dies über den Button „Einzahlen“ 4 geschehen. In diesem Fall öffnet sich das folgende Popover-Fenster (dieses Fenster is identisch zum Auszahlen-Fenster):

In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Betrag 1 der Einzahlung des Patienten anzugeben, sowie einen Freitext 2 hinzuzufügen. Über das Auswahlmenü „Kassenbuch“ 3 lässt sich zudem auswählen, in welchem Kassenbuch die Einzahlung hinterlegt werden soll. Der Button am unteren linken Rand des Fensters 4 ist ein Shortcut, der die Kassenbuch-Verwaltung in einem neuen Fenster aufruft. Die Einzahlungen können Sie über den „OK“-Button speichern oder mit „Abbrechen“ verwerfen.

Das vorhandene Guthaben eines Patienten kann direkt beim Ausstellen einer Rechnung verwendet werden.

Unter dem Punkt „Guthaben“ in den Rechnungsdetails wird direkt angezeigt, wie viel aufgeladenes Guthaben der Patient momentan zur Verfügung hat, um die Rechnung zu begleichen. Über den Button „Verwenden“ wird so viel des Guthabens übernommen, wie für das Begleichen der Rechnung nötig ist. Das weitere Guthaben bleibt bestehen. Sollte das Guthaben nicht ausreichen, wird nur das vorhandene Guthaben verwendet und der restliche, noch offene Rechnungsbetrag unter „Verbleibend“ angezeigt. In diesem Fall muss neues Guthaben vom Patienten eingezahlt werden.

Wenn das Guthaben verwendet wurde, erscheint der „Verwenden“-Button in grau. Außerdem können Sie in der Rechnung unten sehen, dass die entsprechende Zahlung geleistet wurde und kein verbleibender Betrag mehr besteht. In den Bemerkungen des Zahlungseingangs wird zudem vermerkt, dass die Rechnung aus dem Guthaben beglichen wurde. Reicht das Guthaben aus, um die komplette Rechnung zu bezahlen, wird außerdem automatisch in den Checkboxen „Gedruckt“ und „Bezahlt“ ein Häkchen gesetzt.