Mahnwesen und Mahnläufe

Mahnvorlagen und Zahlungsfristen

Wenn Sie über tomedo® Mahnung erstellen möchten, können Sie Vorlagen für jeden Rechnungstypen hinterlegen. Dazu erstellen Sie zunächst einmal die gewünschten Briefvorlagen oder nutzen die von tomedo® mitgelieferten und editieren diese bei Bedarf. Daraufhin gehen Sie zu Admin → Privat (GOÄ) / BG (UV-GOÄ) → Privatrechnungstypen. An dieser Stelle können Sie für jeden Rechnungstypen auswählen, welche Vorlagen Sie für Mahnungen, letzte Mahnungen und Inkasso hinterlegen möchten. Auch die Zahlungsfristen für Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung können hier für jeden Typen individuell eingetragen werden.

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Mahngebühren festlegen

Die Mahngebühren können Sie für die erste, zweite und dritte Mahnstufe in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung praxisweit festlegen.

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Außerdem können Sie festlegen, ob auch Rechnungen ohne bezahlte Mahngebühr auf „bezahlt“ gesetzt werden.

Mahnläufe

Mahnläufe werden in der Privatabrechnung (Verwaltung → Privat / BG → Privatabrechnung) im Bereich „Mahnungen“ durchgeführt.

Wir empfehlen, vor einem Mahnlauf sicherzustellen, dass für die überfälligen Rechnungen keine Rechnungsantworten vorliegen und dass die Dokumentation der Zahlungseingänge auf dem aktuellen Stand ist.

Der Menüpunkt „Mahnungen“ 1 ist genauso aufgebaut wie der Punkt „Rechnungen“ und unterteilt sich in eine Hauptliste 2 sowie bis zu fünf Arbeitslisten 3.

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Im Bereich der Mahnungen können, ähnlich dem Rechnungsbereich, ebenfalls Voreinstellungen 4 getroffen werden. Diese Einstellungen werden für den aktuellen Arbeitsplatz gespeichert und gelten für jede Auswahl einer Kategorie. Genauso können die Voreinstellungen für den Kopiendruck 5 im Bereich „Mahnungen“ getätigt werden.

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tomedo® arbeitet mit Ziffern für die jeweiligen Mahnstufen. Dabei handelt es sich um die folgenden Zahlen:

0 = Rechnung
1 = 1. Mahnung („Zahlungserinnerung“)
2 = 2. Mahnung („Mahnung“)
3 = 3. Mahnung („Letzte Mahnung“)

Achtung: Diese Bezeichnungsart ist in tomedo® inkonsistent – in den Rechnungsdetails heißt es Zahlungserinnerung usw., in der Rechnungsverwaltung heißt es 1.-3. Mahnung.

Zahlungserinnerungen verschicken

tomedo® bestimmt anhand des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, ob diese in den aktuellen Mahnlauf eingehen soll. Das Fälligkeitsdatum 1 wird beim Abrechnung einer Rechnung automatisch gesetzt.

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Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden als „überfällig“ bezeichnet. tomedo® lädt nun alle „überfälligen Rechnungen“, wenn die Kategorie „Überfällige“ und die Mahnstufe „0“ ausgewählt wurden. Durch Drücken von „Laden“ wird die Hauptliste mit den gesuchten Rechnungen gefüllt.

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Die Rechnungen in der Hauptliste können nun genauso in Arbeitslisten verschoben werden wie im Rechnungsbereich. Zum Abrechnen werden die gewünschten Rechnungen markiert und dann einen der Buttons zum Drucken, Erstellen einer PDF, E-Mail-Versand oder Export gewählt. In allen Fällen erzeugt tomedo® für jede der Rechnungen automatisch eine Zahlungserinnerung, indem es vor dem Versenden die Mahnstufe erhöht (hier von 0 auf 1). Die so erzeugten Zahlungserinnerungen werden nun ausgedruckt oder versandt.

Mahnungen verschicken

Das Verschicken von 1. und 2. Mahnungen erfolgt analog zur Zahlungserinnerung. Es muss lediglich vor dem „Laden“ die entsprechend vorangehende Mahnstufe markiert werden:

Mahnung verschicken (2. Mahnung) → Überfällige Mahnstufe 1

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Letzte Mahnung verschicken (3. Mahnung) → Überfällige Mahnstufe 2

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Bei dieser Vorgehensweise muss die angehakte Mahnstufe immer eins niedriger sein als diejenige, die Sie aktuell verschicken möchten. Der Grund dafür ist, dass tomedo® die Mahnstufe erst kurz vor dem Verschicken erhöht, sodass Sie vorher die aktuelle Mahnstufe in die Hauptliste laden müssen.

Eine Besonderheit bilden die Rechnung mit Mahnstufe 3: Dies ist die letzte Mahnstufe und eine weitere Erhöhung der Mahnstufe ist bisher nicht vorgesehen. Deshalb ist es zwar möglich, Rechnungen mit Mahnstufe 3 durch Setzen des Vorfilters „3“ zu laden, jedoch wird beim Abrechnen dieser Rechnungen die Mahnstufe nicht weiter erhöht.

Er ist auch möglich, die Mahnungen aller Mahnstufen gleichzeitig zu verschicken. Dafür müssen die Vorfilter 0, 1 und 2 gleichzeitig angewählt werden.

Besondere Spalten

Im Mahnungsbereich ist das ursprüngliche Rechnungsdatum weiterhin in der Spalte „Re.-Datum“ ersichtlich. Des Weiteren gibt es Spalten, in denen die Daten, zu denen die Mahnstufen abgerechnet wurden, angezeigt werden: „Datum 1. Mahnung“, „Datum 2. Mahnung“ und „Datum 3. Mahnung“.

Die Spalte „Abgerechnet“ bezieht sich hier nun auf die aktuelle Mahnstufe der Rechnung. Ist die aktuelle Mahnstufe bereits abgerechnet, so wird in der Abgerechnet-Spalte ein grünes Häkchen angezeigt.

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Ist die aktuelle Mahnstufe allerdings noch nicht abgerechnet, z.B. weil die Mahnstufe per Hand um eins erhöht wurde, ohne die Mahnung zu drucken, so steht „Abgerechnet“ auf nein und es nur der graue Kreis sichtbar.

Hier eine Erklärung der relevanten Spalten:

Tage seit Druck: Hier sehen Sie, wie viel Zeit seit dem Ausdruck der Rechnung an den Patienten vergangen ist. Falls gleichzeitig noch kein Zahlungseingang feststellbar war, können Sie somit festlegen, ab welcher Anzahl an Tagen die Mahnstufe heraufgesetzt werden soll. Falls dies praxisweit klar ist, sortieren Sie die Rechnungen nach der Spalte „Tage seit Druck“ und drucken Sie ab einem bestimmten Grenzwert Mahnungen (z.B. für alle Rechnungen, die vor mind. 14 Tagen gedruckt worden sind oder alle 2.Mahnungen, die nach 14 Tagen immer noch nicht beglichen sind).
Teilbetrag: Sollte der Patient Teilbeträge überwiesen haben, ist es möglich, dies in der Detailansicht der Privatrechnung einzustellen. Bitte beachten Sie, dass die Spalte „Betrag“ den Rechnungswert ohne MwSt. und ohne Mahngebühren enthält. Ein genauer Abgleich kann hier nur über das Öffnen der Vorlage selbst erfolgen.
Druckdatums-Spalten (Abger./gedruckt, 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung): Hier sehen Sie genau, wann welche Rechnung bzw. Mahnung gedruckt wurde.
Mahnstufe: Diese Spalte zeigt die Höhe der Mahnstufe beginnend bei 0 für die Rechnung. So können Sie schnell einen Überblick über die verschiedenen Zahlungsstati aller Rechnungen erhalten.

Manuelles Setzen von Mahnstufen

Da tomedo® die Erhöhung der Mahnstufe vor dem Versenden automatisch vornimmt, ist ein Setzen oder Verringern der Mahnstufe einer Rechnung in der Regel unnötig. Per Kontextmenü (Rechtsklick auf die gewünschte Rechnung) sind trotzdem folgende Aktionen möglich:

Mahnstufe um 1 erhöhen
Mahnstufe um 1 verringern
Mahnstufe auf 0 setzen

Wurde die aktuelle Mahnstufe der Rechnung bisher noch nicht abgerechnet, so wird vor dem Versenden die Mahnstufe auch nicht noch einmal um eins erhöht. Das heißt, die aktuell offene Mahnstufe wird nun abgerechnet.

Beispiel

Die aktuelle Mahnstufe einer Rechnung ist 1, aber abgerechnet ist „nein“ und das „Datum 1. Mahnung“ ist leer. In diesem Fall wird die 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) verschickt. Die Mahnstufe bleibt auf 1.

Inkasso

Sie können außerdem eine weitere, 4. Mahnstufe auswählen: das Inkasso. Diese Stufe können Rechnungen erhalten, bei denen die Mahnungen nicht erfolgreich waren und die nun abgeschrieben werden müssen.

Eine Letzte Mahnung kann ausschließlich in den Rechnungsdetails auf die Stufe „Inkasso“ gehoben werden, nicht in der Abrechnungsverwaltung.

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Beim Mahnlauf aus der Abrechnung erfolgt an keiner Stelle eine automatische Erhöhung der Mahnstufe auf 4, d.h. Rechnungen der Mahnstufe 3 behalten diese, falls sie erneut abgerechnet werden.

Mahnungen nachbearbeiten

Bestehende Mahnungen werden durch die selben Schritte wie die Rechnung bearbeitet. Welches Dokument in der Details-Ansicht gerade aktiv ist, entscheiden Sie über den aktuellen Mahnstatus: Im Abrechnungs-Teil der Privatrechnung ist automatisch immer die höchste verfügbare Mahnstufe aktiv. D.h., falls eine Mahnung in der Detailansicht bereits einmal ausgewählt wurde, so ist diese dann auch im Abrechnungs-Teil aktiv.

FAQ

Mahnungen erneut ausdrucken

Wie kann ich Mahnungen erneut ausdrucken, ohne die Mahnstufe zu erhöhen?

In der Rechnungsverwaltung ist dies nicht möglich. Öffnen Sie dazu die Rechnung in der Kartei (z.B. durch Auswahl der Rechnung/Mahnung in der Abrechnung, dann Enter drücken) und zeigen Sie die Details an. Dort können Sie im Reiter „Drucken“ die bereits bestehenden Dokumente erneut ausdrucken.

Patientenmarker für unbezahlte Rechnungen

Wie kann ich auf den ersten Blick sehen, ob ein Patient unbezahlte Rechnung hat?

Wenn Sie den Patientenmarker „unbez. Rechnung“ aktivieren, wird in den Karteien von Patienten mit überfälligen Rechnungen ein Markersymbol angezeigt. Standardmäßig ist die Karenzzeit dafür auf 28 Tage eingestellt. Sie können diese jedoch auch bei Bedarf selbst anpassen.