Privatrechnungs-Verwaltung

Das Abrechnungsfenster

Im Abrechnungsfenster (Verwaltung → Privat / BG → Privatabrechnung oder über den Shortcut ⌃Ctrl + ⌥Option + A) werden alle Tätigkeiten rund um das Abschicken von Rechnungen vorgenommen, vom Verschicken, über das Mahnen, bis hin zum Verbuchen der Zahlungseingänge.

Das Abrechnungsfenster öffnet sich standardmäßig über den Punkt „Rechnungen“ 1. Dabei ist die obere Liste („Hauptliste“) 2 leer, im unteren Bereich 3 sind gegebenenfalls vorhandene Arbeitslisten sichtbar.

Über den Button „Alte Ansicht“ 4 können Sie zurück in die alte Rechnungsverwaltung wechseln. Wenn Sie zur neuen Ansicht Feedback an unser Team senden möchten, können Sie das über den entsprechenden Button 5 tun. Dort haben Sie die Möglichkeit, ein Fenster zu öffnen, aus welchem heraus Sie eine E-Mail versenden können.

Rechte für Fenster konfigurieren

In der Rechteverwaltung kann analog zur Privatrechnungsverwaltung ein Fensterrecht für die Abrechnungsverwaltung konfiguriert werden. Wurden vor der Version v1.135 bereits Fensterrechte für die Privatrechnungsverwaltung gesetzt, wurden diese automatisch für die neue Abrechnungsverwaltung übernommen.

Hinweis: Für beide Rechnungsübersichten sollten dieselben Nutzer die Fensterrechte haben. Andernfalls kann es dazu kommen, dass ein Nutzer mit ausschließlich dem Recht für die neue Abrechnungsverwaltung dieses Fenster nicht öffnen kann, weil an dem Arbeitsplatz, an welchem die Aktion ausgeführt wird, die (original) Privatrechnungsverwaltung zuletzt geöffnet war. An einem Arbeitsplatz, an welchem zuletzt die neue Abrechnungsverwaltung geöffnet war, würde es nicht zu dem Verhalten kommen.

Außerdem können unter dem Punkt Abrechnung in der Rechteverwaltung für die einzelnen Unterpunkte (Rechnungen, Mahnungen, Buchungen, DATEV) Rechte gesetzt werden. So kann ein Nutzer zum Beispiel ein Recht für die Privatrechnungsübersicht haben, durch das Unterpunkt-Recht aber eingeschränkt werden, dass dieser Nutzer nur die Rechnungen einsehen darf, nicht aber die Mahnungen.

Rechnungen

Grundeinstellungen

Über die Einstellungen (drei Punkte rechts oben 1) lassen sich gewisse Grundeinstellungen vornehmen, die für jeden Abrechnungslauf relevant sind. Damit können Sie  das Setzen von nachträglichen Filtern vermeiden und laden von vornherein weniger Rechnungen in die Hauptliste. Dies beschleunigt das Laden von Rechnungen enorm. Die Einstellungen werden für den aktuellen Arbeitsplatz gespeichert und können daher, je nach Bedarf, noch Rechner zu Rechner variieren.

Folgende Einstellungen sind möglich:

2. Betriebsstätte: Lädt nur Rechnungen der eingestellten Betriebsstätte. Ausschlaggebend ist die in den Rechnungsdetails eingestellte „abrechnende Betriebsstätte“ der Rechnung. Sinnvoll ist diese Einstellung für Praxen mit mehreren räumlich und personell getrennten Betriebsstätten. Wenn also auf einem bestimmten Arbeitsplatz nur eine bestimmte Betriebsstätte abgerechnet werden soll, kann dies fest eingestellt werden.
3. Arzt: Lädt nur Rechnungen des eingestellten Arztes. Ausschlaggebend ist der in den Rechnungsdetails eingestellte „abrechnende Arzt“ der Rechnung. Diese Einstellung lohnt sich für Nutzer, die nur ihre eigenen Rechnungen sehen wollen. Für Praxispersonal, das die gesamte Abrechnung (einer oder mehrerer Betriebsstätten) tätigt, ist die Einstellung „kein Wert“ am sinnvollsten, damit sie alle benötigten Rechnungen sehen.
4. Mindestbetrag (Euro): Falls hier etwas eingetragen ist, werden nur Rechnungen angezeigt, deren Rechnungssummen über dem eingestellten Wert liegen.
5. Wartefrist nach letzter Leistung (Tage): Ist hier etwas eingestellt, werden nur Rechnungen angezeigt, für die seit der eingestellten Anzahl Tage keine Leistung mehr eingetragen wurde. Sinnvoll ist das, falls Sie erst eine gewisse Zeit nach dem Besuch des Patienten verstreichen lassen möchten, bis Sie ihm eine Rechnung schicken.
6. Wartefrist wird ignoriert ab Betrag (Euro): Dieser Wert ist wichtig, sofern Sie bei „Wartefrist“ einen Wert einstellen. Damit wird verhindert, dass Rechnungen, die die „Wartefrist“ nicht erreichen (weil der Patient zum Beispiel regelmäßig alle zwei Tage in die Praxis kommt), nie in der Abrechnung erscheinen. Ab dem eingestellten Betrag wird dann die Wartefrist ignoriert und die Rechnung definitiv mit dem Abrechnungslauf geladen.

Wichtig: Die Einstellungen „Mindestbetrag“ 4, „Wartefrist nach letzter Leistung“ 5 und „Wartefrist wird ignoriert“ 6 sind nur als Vorauswahl zum Laden der „Alle abzurechnenden“-Rechnungen anwendbar und nicht für andere Lade-Funktionen.

Eine mögliche sinnvolle Konfiguration ist beispielsweise:

Die beiden unteren Checkboxen werden im Absatz Arbeitslisten näher erläutert.

Über die drei Punkte unten rechts 1 können weitere Einstellungen vorgenommen werden.

2. Druckexemplare: Hier können Sie bestimmen, ob Sie das Original ausdrucken möchten und, falls erwünscht, wie viele Kopien gedruckt werden sollen. Diese Anzahl wird in das Feld „Kopien“ geschrieben, sodass bei jedem Ausdrucken die eingestellte Anzahl an Kopien ebenfalls gedruckt wird. Wird die Anzahl im Feld „Kopien“ für den aktuellen Druckvorgang geändert, so speichert tomedo® diese Zahl, bis das Abrechnungsfenster geschlossen und erneut geöffnet wird.
   Hinweis: Es muss mindestens eine Kopie eingetragen oder das Häkchen bei „Original“ gesetzt werden, damit ein Druckauftrag ausgelöst werden kann. Die Angaben im Hauptfenster unten links über Original und Kopie werden dabei automatisch in dieses Popup übernommen,
3. Export/Sammelrechnung: Je nach Häkchen wird im Rechnungsfenster der Button „Export“ (für den Export für Rechnungen und Übermittlung an einen Abrechnungsdienstleister) und/oder „Sammelrechnungen“ (für die Zusammenfassung von mehreren Rechnungen in eine Gesamtrechnung) angezeigt.

Besondere Spalten

Alle Spalten, in denen ein Icon (grauer Kreis oder grünes Häkchen) angezeigt wird, sind per ja/nein filterbar. Dabei steht „j“ oder „ja“ für Ja (grünes Häkchen) und „n“ oder „nein“ für Nein (grauer Kreis).

Die meisten Spalten der Rechnungslisten sind selbsterklärend. Einige bedürfen jedoch weiterer Erklärung:

• Re.-Datum: Diese Spalte bezeichnet das Datum der Rechnungsstellung (Rechnungsdatum). Dieses ist das Datum, zu dem die Rechnung entweder erstmalig ausgedruckt und den Patienten zugestellt bzw. übergeben oder elektronisch abgerechnet wurde. In den Rechnungsdetails wird das Rechnungsdatum neben die Häkchen „Gedruckt“ angezeigt.
  Hinweis: In früheren tomedo® Versionen wurde das Rechnungsdatum als „Druckdatum“ bezeichnet – dies ist aber irreführend. Zum einen werden elektronisch abgerechnete Rechnungen nicht zwangsweise auch ausgedruckt und zum anderen können Rechnungen auch nachträglich beliebig oft ausgedruckt werden, was jedoch das Rechnungsdatum nicht ändern.
• Arzt: Dies ist der abrechnende Arzt der Rechnung.
• Abgerechnet: „Abgerechnet“ wird als Sammelbegriff für den Abrechnungsstatus verwendet. Eine Rechnung ist abgerechnet (grünes Symbol), wenn sie entweder elektronisch per XML verschickt oder ausgedruckt und dem Patienten per Post bzw. direkt zugestellt wurde.
• Gedruckt: Diese Spalte gibt an, ob für die Rechnung eine Druckversion (pdf) existiert.
  Hinweis: Eine Rechnung kann gedruckt, aber nicht abgerechnet sind, wenn Sie z.B. dem Patienten eine Rechnungskopie mitgegeben haben, die Rechnung selbst aber erst später elektronisch abgerechnet wird.
• Abr. BS: Hier ist die abrechnende Betriebsstätte der Rechnung gemeint.
• Teilbetrag €: Damit wird angegeben, in welcher Höhe bereits Zahlungen an der Rechnung verbucht wurden.
• PVS: Diese Spalte zeigt an, ob es sich um eine Rechnung für eine Privatrechnungsstelle handelt oder nicht. Sie können in den Rechnungsdetails über die Checkbox „für PVS“ angeben, ob die jeweilige Rechnung für eine PVS ist.
• Status: Der Status der Rechnung wird als Symbol angezeigt:

Symbol	Status
	offen
	in Korrektur
	in Prüfung
	geprüft

Achtung: Die Nutzung der verschiedenen Statusanzeigen kann in den Einstellungen in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung über das Häkchen bei “Status-Modus nutzen” aktiviert werden.

Abrechnungslauf

tomedo® übernimmt die Suche nach Rechnungen, die aktuell abgerechnet werden sollten. Dazu dient die Auswahl „Alle abzurechnenden“ im Schnellauswahl-Menü links oben. Optional kann eingestellt werden, ob PVS-Rechnungen (also Rechnungen, die an eine Privatrechnungsstelle gehen) angezeigt werden sollen oder nicht. Dabei können Sie auswählen, dass nur PVS-Rechnungen erscheinen („Ja“), keine PVS-Rechnungen angezeigt werden („Nein“) oder beide Arten von Rechnungen (beide Checkboxen anhaken).

Durch Drücken des „Laden“-Buttons werden die nötigen Rechnungen gesucht und in die Hauptliste geladen. Dabei muss eine Rechnung eine Reihe von Kriterien erfüllen, um geladen zu werden.

Die Rechnung

• darf nicht „abgerechnet“ sein (d.h, es darf kein „Gedruckt“-Häkchen in den Rechnungsdetails gesetzt sein).
• darf nicht „storniert“ sein.
• muss mindestens eine Leistung enthalten.
• darf kein Kostenvoranschlag sein.
• muss die Kriterien erfüllen, die Sie unter Grundeinstellungen getätigt haben.

Die so in die Hauptliste geladenen Rechnungen können direkt abgerechnet werden. Dazu können die Rechnungen ausgedruckt 1, als PDF gespeichert 2, per E-Mail versandt 3 oder exportiert 4 werden.

Nach dem Drücken des „Export“-Buttons fragt tomedo®, mit welchem Exportprofil abgerechnet werden soll. Dies ist abhängig von Ihren praxisspezifischen Einstellungen. Falls Sie auf einem Arbeitsplatz immer mit demselben Exportprofil abrechnen, können Sie das Häkchen bei „Standard für diesen Arbeitsplatz“ setzen.

Weitere Funktionen zum Laden von Rechnungen

Neben der Schnellauswahl „Alle abzurechnenden“ gibt es die folgenden, weiteren Funktionen:

Wählen Sie eine dieser Funktionen, dann erweitert sich die Anzeige, sodass ein Start- und ein Enddatum für die Suche eingegeben werden kann. Die eingestellten Daten sind dann abhängig vom abgefragten Kontext:

• Erstellte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Erstellt-Datum der Rechnungen
• Abgerechnete: Datumsauswahl bezieht sich auf das Abrechnungsdatum der Rechnungen (also das Rechnungsdatum; in den Rechnungsdetails ist das Datum neben dem „Gedruckt“-Häkchen zu sehen)
• Versandte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Versanddatum der Rechnungen
• Bezahlte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Bezahlt-Datum der Rechnungen
• Stornierte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Stornodatum der Rechnungen

Nachdem die gesuchten Rechnungen geladen wurden, ändert sich die Anzeige und der „Laden“-Button wird zu „Geladen“. Daran können Sie jederzeit ablesen, dass die Hauptliste aktuell diejenigen Rechnungen anzeigt, die Sie über die daneben sichtbaren Filterung abgefragt haben. Bei Änderung der Vorfilter (Kategorie, PVS, Datumsauswahl) oder Änderung der Grundeinstellungen ändert sich die Anzeige wieder und zeigt erneut den „Laden“-Button an. Damit können Sie nachträglich ablesen, welche Einstellungen Sie für das Laden der aktuell angezeigten Rechnungen getätigt haben (solange „Geladen“ angezeigt wird) bzw. ob Sie die Einstellungen zwischenzeitlich verändert haben (dann wird „Laden“ angezeigt).

Arbeitslisten

Arbeitslisten dienen der besseren und übersichtlicheren Organisation von Rechnungen. Es ist möglich, bis zu 5 Arbeitslisten durch Klicken auf den „+“-Button anzulegen. Durch Doppelklick auf ihren Titel kann jede Arbeitsliste individuell umbenannt werden.

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit der Spalten sind in allen Arbeitslisten gleich. Verschieben Sie also in einer Arbeitsliste z.B. die Spalte „Re.-Nr.“ an die erste Position, so wird sie fortan in allen Arbeitslisten an erster Stelle angezeigt.

Außerdem können Sie die Spalten der Arbeitslisten synchron zur Hauptliste führen (oder auch nicht), indem Sie die Einstellung „Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen“ aktivieren oder deaktivieren.

Arbeitslisten werden auf verschiedene Arten mit Rechnungen befüllt.

Drag-and-drop aus der Hauptliste

In der Hauptliste können einzelne oder mehrere Rechnungen markiert und dann mit der Maus nach unten gezogen werden. Dadurch werden sie der Arbeitsliste hinzugefügt, auf welche sie gezogen wurden. Ist die Grundeinstellung „Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen“ nicht aktiviert, so verschwinden die entsprechenden Rechnungen aus der Hauptliste. Dies bietet z.B. eine Möglichkeit, Rechnungen in der Hauptliste nacheinander zu prüfen und die obere Liste „abzuarbeiten“. Die Rechnungen in der Arbeitsliste können dann direkt abgerechnet werden.

Ist die Grundeinstellung „Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen“ angehakt, bleiben die verschobenen Rechnungen in der Hauptliste enthalten.

Rechnungssuche

Über das Suchfeld können Rechnungen direkt in die aktuell sichtbare Arbeitsliste geladen werden, indem ihre Rechnungsnummern eingetragen und durch Enter/Return bestätigt werden. Dabei kann auch eine durch Kommata getrennte Liste von Rechnungen eingetragen und geladen werden.

Aus anderen Arbeitslisten

Zwischen zwei Arbeitslisten können Rechnungen verschoben oder kopiert werden. Dazu werden die gewünschten Rechnungen markiert und per Rechtsklick die Option „In Arbeitsliste verschieben“ oder „In Arbeitsliste kopieren“ ausgewählt. Sie können daraufhin aussuchen, in welche andere Arbeitsliste die Rechnungen verschoben oder kopiert werden sollen.

Tipps & Tricks

• Das Drücken von Enter oder Return öffnet die Kartei des Patienten und wählt die zuvor markierte Rechnung direkt aus. Damit können Sie eine Liste von Rechnungen nacheinander öffnen (Enter/Return), Rechnungen prüfen (Sichtprüfung) und die Karteien wieder schließen (Enter/Return), ohne die Maus benutzen zu müssen.
• Um initial mit gleichen Listenkonfigurationen zu starten, lohnt es sich, das Häkchen „Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen“ ganz zu Beginn der Arbeit mit dem Abrechnungsfenster zu setzen. Dann können Sie in der Hauptliste nach Belieben Spalten schieben, anzeigen und verstecken. Die Änderungen werden auch direkt mit in die Arbeitslisten übertragen. Danach kann das Häkchen wieder entfernt werden, falls Sie in den Arbeitslisten doch noch andere Spalten sehen möchten – je nach eingesetztem Workflow.

Buchungen

Über den Punkt „Buchungen“ im Menü links haben Sie die Möglichkeit, direkt Buchungen einzulesen und diese den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen. Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie im entsprechenden Handbuchkapitel.

DATEV-Export

Voraussetzungen

Mit dem Erscheinen der neuen Rechnungsverwaltung steht Ihnen der DATEV®-Export zur Verfügung. Vor der Verwendung kann für jede Leistungsziffer des GOÄ-Katalogs, die auf der zu exportierenden Rechnung erscheinen soll, ein Buchungskonto hinterlegt werden. Möglich ist auch die Angabe eines Kontos für jeden Privatrechnungstyp, einzustellen unter Admin → Privat → Privatrechnungstypen im Bereich DATEV-Export. Alternativ kann in den Einstellungen unter Praxis → Abrechnung ein Standard-Buchungskonto festgelegt werden. Die Priorität des zu verwendenden Buchungskontos wird für jede Leistung wie folgt bestimmt:

1. Buchungskonto des GOÄ-Katalogeintrages
2. Buchungskonto des Privatrechnungstyps
3. Standard-Buchungskonto aus den tomedo® Einstellungen

Das Standard-Konto wird also für alle Leistungen verwendet, bei denen nicht explizit ein anderes Konto im GOÄ-Katalog oder dem Rechnungstypen eingetragen wurde. Für Sachkosten wird das Konto des Rechnungstyps oder das Standard-Konto verwendet. Rechnungen die Leistungen ohne Buchungskonto enthalten, können nicht exportiert werden! In den Einstellungen müssen zudem die Kontenlänge für „DATEV® Unternehmen Online“ (zur Verfügung gestellt durch Ihren Steuerberater) und der Redirect-Port vorgegeben werden. Die Kontenlänge wird beim anschließenden Export sowohl für das Buchungs- als auch Debitorenkonto geprüft. Der Port wird für die Authentifizierung bei „DATEV® Unternehmen Online“ benötigt. Sollte mit keinem der zur Auswahl stehenden Ports eine Authentifizierung möglich sein, wenden Sie sich bitte an den Support.

Für die Anmeldung bei „DATEV® Unternehmen Online“ mittels SmartLogin muss zudem der Datenrechnungsservice 1.0 durch Ihren Steuerberater freigeschalten werden.

Export ausführen

Um den DATEV®-Export von Rechnungen auszuführen, wird ein Rechnungsexport vom Typ „DATEV®-Export“ benötigt. Diesen legen Sie im Menü Admin → Privat → PAD-/PVS-/Sammelrechnungstypen an. Wenn Sie nur den Gesamtbetrag der Rechnungen exportieren möchten, aktivieren Sie bitte die zugehörige Checkbox. Wählen Sie nun die zu exportierenden Rechnungen und führen Sie den Export aus.

Hinweis: Beachten Sie, dass eine einmal exportierte Rechnung nicht mehr bearbeitet werden kann. Ebenso kann der Mahnstatus nicht mehr verändert werden.

Um die so erzeugte Datei über die DATEV®-Schnittstelle im Rahmen des Rechnungsdatenservice 1.0 direkt zum Abrechnungsportal „DATEV® Unternehmen Online“ hochzuladen, wechseln Sie in den Bereich Buchhaltung → DATEV®. Nach Klick auf den Button „Login/Logout“ 1 öffnet sich Ihr Standard-Internetbrowser, über welchen Sie sich beim Portal der DATEV® anmelden müssen.

Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie das Fenster schließen und wählen in tomedo® den Mandanten aus, für den die zum Export vorbereiteten Rechnung(en) hochgeladen werden soll(en) 3. Zudem sehen Sie unter 2 welcher Nutzer die Authentifizierung durchgeführt hat und haben Zugriff auf den Button „Verbundene Anwendungen“. Diese führt auf die gleichnamige Website der DATEV®. Dort wird dem Nutzer eine Übersicht über alle gewährten Berechtigungen angezeigt. Anschließend wählen Sie den gewünschten Export aus 4 und klicken auf „Export versenden“. Mit dem Button „Export löschen“ 5 wird der erzeugte Export entfernt.

Sollte die Verarbeitung des Exports durch die DATEV zu lange dauern, kann über den Button „Reload“ 6 die Statusabfrage in tomedo® aktualisiert werden.

Hinweis: Rechnungsnummern dürfen nur die folgenden Zeichen beinhalten:

• a-z
• A-Z
• 0-9
• $%&*+-/.

Andernfalls wird der Export fehlschlagen. Stellen Sie dazu sicher, dass keine anderen als diese Zeichen als Rechnungspräfix verwendet werden. Die Konfiguration der Rechnungspräfixe finden Sie im Menü Admin → Privat → Rechnungskreise.

Privatrechnungen nachbearbeiten

Wenn Sie nur einzelne Privatrechnungen nachbearbeiten möchten, finden Sie eine Anleitung im Kapitel Privatrechnung in der Kartei. Sie haben allerdings über die Privatrechnungs-Verwaltung auch die Möglichkeit, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu bearbeiten.

Schnelle Bearbeitung vieler Privatrechnungen

Falls viele Privatrechnungen bzw. Mahnungen gleichzeitig gedruckt werden sollen, bietet sich das Privatrechnungs-Verwaltungsfenster an. Aufgrund der großen Anzahl an Privatrechnungen muss zunächst über das Datum die Menge an Rechnungen eingeschränkt werden. Mit einem Klick auf „Laden“ erhalten Sie je nach Auswahl eine Übersicht über alle erstellten, gedruckten oder bezahlten Rechnungen.

Die Tabelle verfügt über eine Vielzahl an Spalten, die sie selber an- und ausschalten können. Klicken Sie hierzu auf die Kopfleiste der Tabelle mit einem rechten Mausklick. Daraufhin öffnet sich das folgende Kontextmenü:

Mittels Drag-and-drop können Sie die Spalten an Ihre gewünschte Position verschieben.

Außerdem können Sie jede Spalte filtern, d.h. Sie können in jeder Spalte nach ihrem Inhalt suchen (z.B. nach einer spezifischen Rechnungsnummer, einem Namen, usw.).

Privatrechnungen gemeinsam drucken

Für die Erstellung einer Arbeitsliste mit Privatrechnungen stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Einmal können Sie die Privatrechnungen in der oberen Tabelle selektieren. Alternativ Sie ziehen die gewünschten Privatrechnungen via Drag-and-drop in die untere Tabelle, die sogenannte Arbeitslisten.

Für eine bessere Organisation und Verwaltung der Arbeitsliste können Sie diese über das darüberstehende Menü verwalten. So können Sie über das Einstellungsmenü verschiedene Arbeitslisten erstellen, welche anschließend über das Auswahlmenü ausgewählt werden können. Es besteht beispielsweise die Möglichkeit, eine Arbeitsliste für Mahnungen, eine für ungedruckte Rechnungen oder eine für Rechnungen, die per Mail versandt werden sollen, zu erstellen. Auf Grundlage Ihrer Auswahl können Sie anschließend im Bereich „Ausgewählte Rechnungen drucken“ auf „Ausführen“ klicken, um die Rechnungen zu drucken.

Gleichzeitig ist es möglich, die Mahnstufe heraufzusetzen, falls dies notwendig ist. Benutzen Sie dazu die „+“- und „–“-Buttons unterhalb der Tabelle.

Privatrechnungen exportieren

In dem Fenster „Übersicht Privatrechnungen“ können über den Button „Export“ Rechnungsdateien in ein Verzeichnis abgelegt werden.

In dem Export-Fenster können Rechnungen über folgende Filter ausgewählt und gleichzeitig exportiert werden:

• RechnungsIdent
• gedruckt
• bezahlt
• storniert
• Rechnungsnummer
• Rechnung erstellt ab und bis
• Rechnung gedruckt ab und bis
• Rechnungstyp
• Rechnungskreis

Über den Button „hinzufügen selektierter Rechnungen“ können Sie gezielt Rechnungen, welche Sie im Fenster „Übersicht Privatrechnungen“ ausgewählt haben, hier hinzufügen. Die Rechnungen werden dem Filter Rechnungsnummer automatisch hinzugefügt.

Weiter kann festgelegt werden, ob die Rechnung zusätzlich anonymisiert exportiert werden sollen. An der Stelle wird nur die zuletzt erzeugte Druckversion exportiert!

Zusätzlich werden in einem Statistikfenster die gefilterten bzw. exportierten Rechnungen aufgelistet.

Hinweis: Es können nur Rechnungsdateien exportiert werden, wenn auch eine Rechnungsdatei für die Rechnung existiert!

Einige Spalten können Ihnen Ihre Arbeit im Mahnwesen erleichtern:

• Tage seit Druck: Hier sehen Sie, wie viel Zeit seit dem letzten Schreiben an den Patienten vergangen ist. Falls gleichzeitig noch kein Zahlungseingang feststellbar war, können Sie somit festlegen, ab welcher Anzahl an Tagen die Mahnstufe heraufgesetzt werden soll. Falls dies praxisweit klar ist, sortieren Sie einfach die Rechnungen nach der Spalte „Tage seit Druck“ und drucken Sie ab einem bestimmten Grenzwert Mahnungen (z.B. für alle Rechnungen, die vor mind. 14 Tagen gedruckt worden sind oder alle 2.Mahnungen, die nach 14 Tagen immer noch nicht beglichen sind).
• Teilbetrag: Sollte der Patient Teilbeträge überwiesen haben, ist es möglich, dies in der Detailansicht der Privatrechnung einzustellen. Bitte beachten Sie, dass die Spalte „Betrag“ den Rechnungswert ohne MwSt. und ohne Mahngebühren enthält. Ein genauer Abgleich kann hier nur über das Öffnen der Vorlage selbst erfolgen.
• Druckdatums-Spalten (Abger./gedruckt, 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung): Hier sehen Sie genau, wann welche Rechnung bzw. Mahnung gedruckt wurde.

Übersicht aller abgerechneten Privatpatienten

Wenn Sie eine Liste aller abgerechneten Privatpatienten (mit Rechnungsnummer, Patientenname und Rechnungsbetrag) in einem bestimmten Zeitraum finden und exportieren möchten, können Sie dies in der Privatrechnungs-Verwaltung tun. Außerdem können Sie bei Bedarf nach einem Mindestbetrag filtern, zum Beispiel, damit Patienten erst eine Rechnung erhalten, wenn der Betrag 10 € übersteigt.

Gehen Sie dazu zum Menüpunkt Verwaltung → Privat / BG → Privatabrechnung.

Suchen Sie alle Rechnungen mit Erstellt-Datum von Ihrem gewünschten Start-Datum (zum Beispiel 22.3.2024) bis heute (zum Beispiel 2.5.2024). Dann in der Spalte „Letzte Leistung“ in dessen Filterzelle (direkt unter der Spaltenbeschriftung) „<30.4.24“ eingeben.

Jetzt bleiben nur noch Rechnungen übrig, die ab dem 22.3. erstellt wurden und deren letzte Leistung (und somit alle Leistungen) am oder vor dem 30.4. war.

Nun können Sie sich noch unerwünschte Spalten ausblenden (Rechtsklick auf den Tabellenkopf und dann die Häkchen aus den unerwünschten Spalten entfernen) und dann Ihre Filterung und die übrig gebliebenen Spalten für zukünftige Abfragen abspeichern, indem Sie rechts oben auf den Dreiecks-Button (rechts neben „Eigene Filterung“) klicken, und dann „Speichern unter…“ und einen Filternamen eingeben.

Um die Liste nun weiterzubearbeiten oder zu drucken, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen „CSV-Export“.

Dies erstellt eine CSV-Datei auf Ihrem Desktop, die Sie mit Numbers, Excel oder Libre Office öffnen können.

Um Rechnungen zurückzuhalten, deren Gesamtbeträge 10 € nicht überschreiten, geben Sie in der Filterzelle der Spalte „€ einfach“ oder „€ real“ den Wert „>10“ ein. So bleiben nur Rechnungen übrig, die über mehr als 10 € gehen (im Fall von „€ einfach“ ohne MwSt., im Fall von „€ real“ mit MwSt.).

Mit dem Shortcut ⌘Cmd + A können Sie nun alle übrig gebliebenen Rechnungen auswählen und dann „Tabelle drucken“ klicken bzw. „PVS“, um die Rechnungen auszudrucken bzw. an die PVS zu übergeben. Danach werden sie auf abgerechnet (=gedruckt) gesetzt.