HÄVG-Prüfmodul und Onlinekey

Einleitung

Das HÄVG-Prüfmodul fungiert als separates Programm für die HZV- und fachärztliche Versorgung, um die Abrechnung sowie die Validierung von Patientendaten zu steuern. Für den reibungslosen Datentransfer zum Rechenzentrum ist der Einsatz des HÄVG-Onlinekeys (HOK/vHOK) erforderlich. In der Regel wird die Anwendung serverseitig installiert, bei entsprechendem Bedarf ist eine Einrichtung an einem Nebenplatz ebenfalls möglich.

Zugang zur Prüfmodul-Konfiguration

Die HÄVG-Prüfmodul (HPM)-Konfiguration lässt sich in tomedo® an zwei verschiedenen Orten aufrufen. Für die empfohlene tägliche Kontrolle empfiehlt es sich, das Modul direkt als Symbol über der Besuchsliste zu integrieren. Hierfür klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die obere Menüleiste und wählen die Option 1 „Symbolleiste anpassen“. Geben Sie im Suchfeld den Begriff 2 „HPM“ ein, woraufhin das Icon „HPM Einstellungen“ erscheint. Dieses 3 ziehen Sie einfach bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position in Ihrer Leiste und schließen den Vorgang mit einem Klick auf den Button „Fertig“ ab.

Alternativ erreichen Sie die Konfiguration auch über das Hauptmenü unter tomedo → Einstellungen → Praxis → HZV im Bereich „Prüfmodul„.

Server-Tools

Die technische Verwaltung sowie Updates erfolgen zentral über die tomedo® Server-Tools im Bereich Module → Erweiterungen → HÄVG-Prüfmodul. Bitte beachten Sie, dass der Zugriff auf diese Funktionen exklusiv Benutzern mit Administratorrechten vorbehalten ist. Hier können Sie das Modul bei Bedarf installieren oder Aktualisierungen manuell anstoßen.

Technische Details und Anforderungen

Das Modul besteht intern aus der sogenannten Shell und verschiedenen Fachservices. Die Shell kümmert sich um die Sicherheit und die Kommunikation nach außen. Die Fachservices enthalten die medizinischen Regeln für die einzelnen Verträge. Damit das System stabil arbeitet, muss der jeweilige Rechner bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie benötigen mindestens 4 GB Arbeitsspeicher und 10 GB freien Platz auf der Festplatte. Zudem muss die Firewall den Zugriff auf die Server der HÄVG erlauben. Besonders wichtig ist der Zugriff auf die Adresse ssl.abrechnungsrouter.haevg-rz.de über den Port 443.

Mehr Informationen zu den technischen Voraussetzungen und Hilfestellungen dazu, finden Sie hier: HÄVG-Pruefmodul-Hilfestellung

Update-Prozess

Man unterscheidet beim HÄVG-Prüfmodul zwischen zwei Arten von Aktualisierungen. Kleine Verbesserungen und neue Datenstände lädt das Modul selbstständig herunter. Dies geschieht oft beim Start des Programms oder einmal in der Nacht. Dabei beendet und startet das System die Dienste automatisch neu, wenn erforderlich.

Größere Updates für ein neues Quartal zum Beispiel müssen Sie manuell über die tomedo® Server-Tools durchführen.

Besonderheiten unter macOS Tahoe

Apple hat mit dem Betriebssystem Tahoe ab der Version 26.1 die Sicherheitsvorgaben für Systemzugriffe verschärft. Dies hat Auswirkungen auf die Nutzung Ihres HÄVG-USB-Sticks (HOK). Die Verbindung zum Stick kann unter diesem Betriebssystem nicht mehr automatisch hergestellt werden.

Die HÄVG empfiehlt daher dringend allen Anwendern, die auf macOS Tahoe umsteigen, die Umstellung auf den virtuellen HÄVG-Onlinekey (vHOK). Ein vHOK arbeitet ohne USB-Hardware und ist somit nicht von diesen Einschränkungen betroffen.

Aktuelle Informationen zur Freigabe von macOS-Versionen für tomedo® finden Sie auf unserer Support-Seite. Eine detaillierte Liste mit bekannten Problemen und passenden Lösungen finden Sie zudem in unserem Kundenportal.

Zertifikate (HOK und vHOK)

Der Zugang zum System wird durch ein digitales Zertifikat geschützt. Bisher wurde dafür meist ein HOK-Stick über einen USB-Anschluss verwendet. Die neue Form ist der virtuelle HOK = vHOK. Ein vHOK benötigt keine Hardware mehr und wird direkt im System gespeichert. Beachten Sie bitte, dass ein vHOK fest an eine einzige Installation gebunden ist. Wenn Sie einen neuen Server einrichten, müssen Sie daher ein neues Zertifikat anfordern. Die Erneuerung der Zertifikate führt das Programm in der Regel automatisch in der Nacht durch. Auf der „Info-Seite“ können Sie jederzeit prüfen, ob Ihre Zertifikate noch gültig sind.

vHOK beantragen

vHOK steht für „Virtueller HZV Online Key“. Der vHOK ist die Weiterentwicklung des hardwaregebundenen HZV Online Keys (USB-Stick oder auch USB-Dongle genannt). Mit einem gültigen vHOK können Praxen/Partner auf die Onlinedienste der HZV/FAV zugreifen. Im Kern eines vHOKs liegt ein kryptographisches Zertifikat, das vom HÄVG-Prüfmodul (HPM) genutzt wird, um eine sichere Verbindung mit HZV- oder Partnerservern aufzubauen.

Die Umstellung auf den vHOK wird seitens der HÄVG initiiert und erfolgt für Bestandskunden seit dem zweiten Quartal 2025 im Rahmen der Regel-Nachversorgung automatisch.

Wenn Sie Neuanwender sind oder auf macOS Tahoe umsteigen möchten, müssen Sie selbst aktiv werden und vorab Ihren neuen virtuellen HÄVG-Onlinekey (vHOK) bestellen.

Nutzen Sie dafür die E-Mail-Adresse vpn-zertifikat@haevg-rz.de, um direkt eine E-Mail an das Rechenzentrum der HÄVG zu senden. Füllen Sie die Nachricht bitte mit folgenden Informationen aus:

Aktivierungsschlüssel (aus dem HPM)
Betriebsstättennummer (BSNR)
Name Ihrer Praxis
Ansprechpartner

Um für Sie die Bestellung so einfach wie möglich zu gestalten, stellen wir Ihnen im Folgenden einen Link zur Verfügung, der automatisch ihr Standard-E-Mail-Programm öffnet. Sie müssen nur noch die erforderlichen Angaben ergänzen und die Nachricht versenden.

So finden Sie Ihren Aktivierungsschlüssel

Für den Aktivierungsschlüssel stellen Sie sicher, dass Sie sich am Rechner mit dem installierten HÄVG-Prüfmodul (HPM) befinden, in der Regel am Server. Rufen Sie bitte in tomedo® Ihre „HPM Einstellungen“ als Administrator oder mit einem Benutzer mit administrativen Rechten auf (wie unter „Zugang zur Prüfmodul-Konfiguration“ beschrieben). Klicken Sie im Bereich „Standard Instanz (Server)“ auf den Button 1 „Info Seite„. Sie werden direkt zum Webbrowser mit den 2 „Systeminformationen“ des HÄVG-Prüfmoduls weitergeleitet.

Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Zertifikate„, wo alle vorhandenen HOK- und vHOK-Informationen eingesehen werden können. Unter „vHOK – virtuelle HZV Online Keys (Pilotbetrieb)“ klicken Sie auf den Button 3 „Aktivierungsschlüssel anzeigen„, im 4 Feld darunter wird der Schlüssel nun eingeblendet. Um diesen in den Zwischenspeicher zu übernehmen, klicken Sie auf 5 „Kopieren„. Wechseln Sie zurück in Ihre geöffnete E-Mail, fügen Sie den 6 Aktivierungsschlüssel ein.

In Einzelfällen müssen Sie in den tomedo-Einstellungen auf die „Alternative Instanz“ zugreifen. Im Zweifel kontaktieren Sie Ihren Vertriebs- und Servicepartner oder ggf. Ihren IT-Administrator.

Manuelle Installation eines virtuellen Zertifikats (vHOK)

Wenn Sie vom HÄVG-Rechenzentrum eine Rückmeldung erhalten haben, wird Ihnen eine Datei mit der Endung .vhok bereitgestellt. Speichern Sie diese in einem Verzeichnis Ihrer Wahl (Im Beispiel unten Downloads). Diese Datei müssen Sie manuell in Ihr HÄVG-Prüfmodul (HPM) einspielen. Öffnen Sie dazu die HPM-Infoseite in Ihrem Browser (siehe „Zugang zur Prüfmodul-Konfiguration„). Navigieren Sie zum Bereich Zertifikate → vHOK – virtuelle HZV Online Keys (Pilotbetrieb).

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie im Abschnitt „vHOK Installation“ auf den Button „Datei auswählen“.
2. Es öffnet sich ein Fenster Ihres Betriebssystems (z.B. MacOS, Linux). Navigieren Sie zur vhok-Datei und wählen diese aus.
3. Bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“.
4. Nach der Auswahl erscheint der Name der Datei in dem Feld neben dem Button. Ein vHOK ist immer nur für genau eine HPM-Installation nutzbar und kann nicht auf andere Rechner übertragen werden.
5. Klicken Sie abschließend auf den Button „Installation starten“. Das System spielt das Zertifikat nun ein und aktiviert es für den weiteren Betrieb.
   
   Hinweis: Der bisher verwendete HOK (USB-Stick/Dongel an Ihrem Rechner) kann danach abgezogen werden.

Sollte die Installation fehlschlagen, prüfen Sie bitte Ihre Internetverbindung und stellen Sie sicher, dass keine Firewall-Einstellungen den Zugriff blockieren. Wenden Sie sich dazu ggf. an Ihren IT-Administrator.

Sollte der vHOK nicht zur HPM-Installation passen bzw. zu dem dem Rechenzentrum bekannt gegebenen Aktivierungsschlüssel, erhalten Sie folgenden Hinweis. Nehmen Sie dann Kontakt zum Hersteller auf, wie es in der Meldung auch ausgewiesen wird:

Statusprüfung der installierten Zertifikate

Um den Status Ihrer Zertifikate zu prüfen, öffnen Sie zunächst die HPM-Infoseite (siehe „Zugang zur Prüfmodul-Konfiguration„) in Ihrem Browser. Scrollen Sie auf der Seite nach unten bis zum Abschnitt Zertifikate → Liste vorhandener Zertifikate. Dort findet man eine Übersicht über alle im System hinterlegten Sicherheitsschlüssel.

Innerhalb dieser Übersicht gibt es drei wichtige Kategorien:

• vHOK: Hier werden Ihre virtuellen Zertifikate mit Namen, der Betriebsstättennummer (BSNR) und dem Ablaufdatum aufgelistet.
• Aktive HOKs: In diesem Bereich sehen Sie die aktuell eingesteckten HZV-Online-Keys (USB-Sticks). Man kann hier zusätzlich die Stick-Seriennummer und das Ende der Gültigkeit einsehen.
• Inaktive HOKs: Hier werden bereits abgelaufene oder nicht mehr verwendete Zertifikate zur Information aufgeführt.

Zur Funktionsprüfung können Sie bei jedem aktiven Zertifikat auf den Button „Zertifikat testen“ klicken. Das System führt daraufhin eine Testverbindung zum Rechenzentrum durch. Das Resultat dieser Prüfung wird Ihnen direkt in der Spalte „Testergebnis“ angezeigt. Alternativ können Sie über den Button „Alle Zertifikate testen“ eine Prüfung aller vorhandenen Schlüssel gleichzeitig anstoßen.

Sollte ein Zertifikat als „Ungültig“ oder „Nicht erreichbar“ markiert sein, prüfen Sie bitte zuerst die Internetverbindung Ihres Servers. Ggf. müssen Sie den USB-Stick einmal neu einstecken oder bei Problemen mit einem vHOK den Support kontaktieren.