Regelbasierte Abrechnungsvorschläge

Um Ihre Abrechnung zu erleichtern, können Sie in tomedo® regelbasierte Abrechnungsvorschläge hinzufügen. Im Gegensatz zu selbstlernenden Abrechnungsvorschlägen (siehe Selbstlernende Vorschläge) basieren diese Vorschläge auf von Ihnen festgelegten Wenn-Dann-Regeln: Wenn die Voraussetzungen zutreffen, dann werden die festgelegten Abrechnungsziffern vorgeschlagen. Des Weiteren überprüft tomedo® noch die Zulässigkeit der Regeln, z.B. in Abhängigkeit davon, ob der Patient gesetzlich oder privat versichert ist und schlägt nur zulässige Abrechnungsziffern für den Patienten vor.

Aufruf Konfigurationsfenster

Um eigene Abrechnungsvorschläge zu konfigurieren, benötigen Sie Admin-Rechte für tomedo®. Sind Sie als Admin eingeloggt, dann öffnen Sie in der Menüleiste den Punkt Admin → Abrechnungsvorschläge.

Aufbau und Bedienung des Konfigurationsfensters

Das Konfigurationsfenster ist im folgenden Bild abgebildet. Es besteht im Wesentlichen aus der Liste aller konfigurierten Abrechnungsregeln, den Abrechnungsziffern, den Standardfiltern und den „eigenen Filtern“, die tomedo® vorschlagen soll.

Die Liste der Abrechnungsregeln 1 zeigt die im System vorhandenen Abrechnungsvorschläge. Ein neuer Vorschlag kann über den „+“-Button 2 hinzugefügt werden. Jeder Vorschlag kann ausgeklappt werden, um die Regeln anzuzeigen, welche zu dem Vorschlag gehören. Mit dem Augen-Symbol rechts neben dem Vorschlag-Namen kann eingestellt werden, ob dieser Vorschlag bei Abrechnungen auftauchen soll oder nicht.

Über den Button „neue Regel anlegen“ 3 können Sie für den Vorschlag eine Regel definieren. Es erscheinen automatisch diverse Eingabefelder, um die Regel eindeutig zu definieren.

Im Abschnitt „Abrechnungsziffern“ 4 können Abrechnungsziffern für die zuvor festgelegten Filterkriterien hinzugefügt, entfernt oder editiert werden. Ein Abrechnungsvorschlag kann auch mehr als eine Abrechnungsziffer enthalten. Es werden immer alle gültigen Abrechnungsziffern vorgeschlagen, die mit dem Filter zusammenhängen.

Hinweis: Die Abrechnungsziffern werden durch das in tomedo® hinterlegte Regelwerk nochmals geprüft. So tauchen GOÄ-Vorschläge nicht für gesetzlich krankenversicherte Patienten auf. Falls ein regelbasierter Abrechnungsvorschlag nicht wie gewünscht erscheint, kann es sein, dass es widersprüchliche Regeln gibt. Derzeit ist es noch nicht möglich, dass diese Widersprüche dem Nutzer angezeigt werden.

Über die Standardfilter unterhalb der Abrechnungsziffern kann festgelegt werden, ob die jeweilige Regel für Patienten mit dem eingestellten Geschlecht oder einem bestimmten Altersbereich gelten soll. Personen mit unbestimmtem, unbekanntem oder diversem Geschlecht werden angezeigt, sofern mindestens ein Häkchen in den Checkboxen bei der Eigenschaft „Geschlecht“ gesetzt ist.

Das Alter eines Patienten kann mithilfe der Auswahlbox als Angabe in Tagen/Wochen/Monaten/Jahren angegeben werden. Die Textbox „ab Alter“ bezeichnet das Mindestalter, das ein Patient für den Vorschlag haben muss. Analog bezeichnet „bis Alter“ das Maximalalter. Beide Werte sind für einen Filter optional. Sind beide Felder leer, wird das Alter für den Filter ignoriert. Ist nur ein Feld belegt, wird das leer gelassene Feld ignoriert. So lassen sich Abfragen „bis 99 Jahre“ ohne Mindestalter realisieren, indem Sie das Feld „ab Alter“ leer lassen.

Im Abschnitt „Eigene Filter“ 5 können Filter zu einer Regel hinzugefügt, entfernt oder editiert werden. Hinzugefügte, aktive Filter erscheinen anschließend in dieser Liste. Eine nähere Erläuterung finden Sie im folgenden Abschnitt.

Eigene Filter erstellen

Es gibt verschiedene Kriterien für die Festlegung von Abrechnungsziffern in tomedo®. In diesem Abschnitt werden diese näher erläutert. Um einen spezifischen Filter zu erstellen, wählen Sie den entsprechenden Typ (Krankenkasse, Marker, Leistung, Karteieintrag, Untersuchung, Diagnose) im dazugehörigen Auswahlfeld.

Jedem Filter kann über das Feld „Name“ ein eigener Name vergeben werden.

Tipp: Der Name des Filters sollte Ihnen als tomedo®-Nutzer Aufschluss geben, um welchen Filter es sich handelt.

Krankenkassenname

Dieser Filter hat als Merkmal lediglich den Krankenkassenname. Das Auswahlfeld legt fest, ob der gesuchte Krankenkassenname exakt („ist gleich“ bzw. „ungleich“) oder ähnlich („enthält“ bzw. „enthält nicht“) dem Suchbegriff sein soll.

Der Suchbegriff ist in das Feld darunter einzutragen.

Marker

Wenn Sie noch nicht mit Markern vertraut sind, dann können Sie sich hier informieren.

Der Marker-Filter erlaubt es, Abrechnungsvorschläge an Marker zu binden. Unter dem Auswahlfeld „Tag“ können Sie den entsprechenden Marker auswählen. Das Auswahlfeld „ist“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Patienten zu finden, die diesen Marker haben („gesetzt“) oder nicht („nicht gesetzt“).

Hinweis: Sollten Sie in derselben Sitzung neue Marker erstellen und diese in einem neu erstellten Filter verwenden wollen, kann es sein, dass die Marker noch nicht richtig einsortiert werden. Wenn Sie den gewünschten Marker nicht unter dem erwarteten Anfangsbuchstaben finden, schauen Sie unter „N“ nach, ob er sich dort befindet.

Leistung

Mithilfe von Leistungsfiltern können Sie festlegen, wie oft ein Vorschlag in Verbindung mit anderen abzurechnenden und abgerechneten Leistungen gemacht werden soll. Wählen Sie hierfür aus, ob die relevante Verbindungsleistung in der Patientenkartei enthalten oder nicht enthalten sein soll, indem Sie den gewünschten Wert in „Leistungen in Kartei“ auswählen.

Als Nächstes können Sie im Auswahlfeld „Leistungstyp“ festlegen, ob es sich um eine EBM- oder GOÄ-Leistung handeln soll und unter „Ziffer“ können Sie anschließend die entsprechende Leistungsziffer eintragen. tomedo® unterstützt Sie hierbei mithilfe der Auto-Leistungsvorschläge, sobald Sie eine Ziffer eingeben.

Im Bereich „Nicht älter als“ können Sie einstellen, welcher Zeitraum (Quartale, Jahre, Monate, Tage) vom Filter berücksichtigt werden soll.

„Anzahl der gesuchten Ziffer“ legt fest, wie oft die abhängige Leistung bereits abgerechnet werden durfte bzw. werden muss, damit der Vorschlag gemacht wird.

Karteieintrag

Über den Typ „Karteieintrag“ lässt sich ein Abrechnungsvorschlag an einen bestimmten Eintrag in der Patientenkartei koppeln (z.B. ANA für Anamnese, LAB für Labor, …). Wird ein Wert für das Auswahlfeld „Karteieintragstext“ und das darunterliegende Feld vergeben, dann sind nur die Patienten vom Vorschlag betroffen, deren Kartei den gesuchten Eintrag enthält.

Das Feld „nicht älter als (Monate)“ gibt die maximale Anzahl Monate an, die der Karteieintrag zurückliegen darf.

Hinweis: Es wird vom „aktuellen“, in tomedo® eingestellten Datum zurückgerechnet.

Untersuchung

Mithilfe des Filters vom Typ „Untersuchung“ lassen sich Abrechnungsvorschläge für in tomedo® eingetragene Vorsorgeuntersuchungen bzw. Früherkennungen einrichten.

Wählen Sie die entsprechende „Vorsorgemaßnahme“ aus. Sie können die Anzahl der letzten Untersuchungen festlegen und ob der Patient untersucht (ja/nein) wurde bzw. das Ergebnis der Vorsorgeuntersuchung aufgeklärt (ja/nein) wurde.

Das Feld „nicht älter als (Monate)“ gibt die maximale Anzahl Monate an, welche die Vorsorgeuntersuchung zurückliegen darf.

Hinweis: Es wird vom „aktuellen“, in tomedo® eingestellten Datum zurückgerechnet.

Diagnose

Sie können Abrechnungsvorschläge für bestimmte Diagnosen konfigurieren. Derzeit unterstützt tomedo® den ICD. Im Auswahlfeld „Diagnosesicherheit“ können Sie die betreffende Sicherheitsstufe der Diagnose festlegen. Im Feld „Dauerdiagnose“ können Sie mittels Auswahl von ja/nein festlegen, ob es sich bei den abzurechnenden Leistungsziffern um Dauerdiagnosen handeln soll oder nicht.

Es können auch mehrere Diagnosen durch Semikolon getrennt hinterlegt werden.

Das Feld „nicht älter als (Monate)“ gibt die maximale Anzahl Monate an, welche die Diagnose zurückliegen darf.

Hinweis: Es wird vom „aktuellen“, in tomedo® eingestellten Datum zurückgerechnet.

Konfiguration von Abrechnungsvorschlägen

Bei der Konfiguration von Abrechnungsvorschlägen ist zu beachten, dass in einer Regel die selbsterstellten Filter UND-verknüpft ausgewertet werden. Das bedeutet, wenn eine der konfigurierten Filter nicht auf den Patienten zutrifft, dann erscheint auch für den Patienten nicht der Abrechnungsvorschlag.

Um eine ODER-Verknüpfung in den Abrechnungsvorschlägen abzubilden, müssen verschiedene Regeln dafür konfiguriert werden.

Tipp: Für das schnelle Anlegen von Regeln mit ähnlichen Werten, nutzen Sie die Funktion „Regel duplizieren“. In der duplizierten Regel kann nun die Konfiguration der anderen Bedingung erfolgen.

Abrechnungsvorschläge anwenden

Sofern die Abrechnungsvorschläge nicht ausgeblendet wurden (markiert durch ein durchgestrichenes Auge im Fenster „Konfiguration Abrechnungsvorschläge“), sind sie in der Gruppe „Leistungsvorschläge“ der Leistungsfavoriten sichtbar. Wenn in der Nutzerverwaltung die Eingabehilfe für die Ordinationsgebühr hinterlegt ist, erscheinen die Vorschläge zudem automatisch beim Öffnen der Patientenkartei, sofern die Ordinationsziffer noch nicht eingetragen wurde.

Hinweise

1. tomedo® überprüft unabhängig von den manuellen Einstellungen der Abrechnungsvorschläge, ob eine Abrechnungsziffer für einen Patienten erlaubt ist. Ein Abrechnungsvorschlag für eine GOÄ wird somit nicht bei einem Patienten mit GKV angezeigt. Ein EBM-Abrechnungsvorschlag wird auch nicht bei privat versicherten Patienten angezeigt.
2. Über die tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kartei → Allgemeines können Sie sich über das Aktivieren der Checkbox „Regelbasierte EBM-Abrechnungsvorschläge als Abrechnungshinweise erzeugen (Beta-Einstellung!)“ Abrechnungshinweise/-fehler auch in der Kartei anzeigen lassen.