Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2 (OTK 2)

Für den Betrieb des OTK 2 wird zunächst ein Zugang bei https://app.arzt-direkt.de benötigt. Bei Interesse wenden Sie sich dafür bitte an unseren Support.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion.

Einrichtung vom OTK 2

In tomedo® erfolgt die Einrichtung anschließend analog zum bisherigen Onlinekalender. Melden Sie sich dazu als Admin an und öffnen Sie das Menü unter Admin → Kalender → Online-Terminkalender 2. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox “Aktiv” 1. Über den Button “Dashboard” 2 gelangen Sie zur Konfiguration des Onlinekalenders. Der Button „Buchung“ 3 ruft die Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Sie finden den Onlinekalender nun ebenfalls im Menü Admin →  Kalender → Terminsuche-Favoriten in der Liste der Onlinekalender. Durch Aktivierung der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit dem Onlineterminkalender.

Die restliche Konfiguration erfolgt über Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

Einstellungen

Im OTK 2-Verwaltungsfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Einstellungen für die Terminzuordnung in tomedo® vorzunehmen. Für einzelne OTK 2-Konten kann unter dem Reiter „Einstellungen“ festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK 2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient nur vorgeschlagen werden, die Zuordnung aber manuell erfolgen soll.

Sie finden außerdem die Buttons, um zu dem Konto zugehörigen Dashboard und der Buchungswebseite zu gelangen und können die Einstellung zur Aktivierung der Patientenformulare und a-d.Pay einsehen.

Zur Patientenzuordnung in tomedo® bei Buchung eines Termins über den OTK2 können sie noch zusätzliche detailliertere Einstellungen vornehmen. Sie finden diese in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Onlinetermine in tomedo.

Wenn Sie die Einstellung „Flexiblere Patientenfindung“ aktivieren, findet die automatische Patientenzuordnung für Onlinetermine nicht mehr nur bei exakter Übereinstimmung der Daten statt. Sie erlaubt z.B. auch Beinhaltungen und unterschiedliche Umgänge mit Diakriterika, d.h. es darf bspw. ein zweiter Vorname bei der Buchung ausgelassen werden und die Zuordnung erfolgt bspw. auch bei Eingabe von „ae“ statt „ä“ oder „e“ statt „é“.

Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Karteieintrag mit den vom Patienten zur Buchung angegebenen Daten hinterlegt werden.

Sollten Sie in tomedo® Patienten generell gesperrt haben oder Patientenzugriffsprofile vergeben haben, können diese beim Abgleich der Online-Termindaten mitbeachtet werden,

Für gesperrte Patienten heißt das: Bei jeglicher Art von Patientenabgleich, wie z.B. der automatischen Patientenzuordnung oder der Prüfung auf Bestandspatienten, werden gesperrte Patienten auch gefunden. Achtung: dies betrifft auch OTK-1.

Bei Mitbeachtung von Patientenzugriffsrechten: Hiermit werden Patientenzugriffsrechte für jegliche Art von Patientenabgleich, wie zum Beispiel der automatischen Patientenzuordnung oder der Prüfung auf Bestandspatienten, mitbeachtet. Entsprechend wird ein Patient z.B. nicht erkannt, wenn er einen Termin bucht, welcher nicht in einer Betriebsstätte ist, wo er gesehen werden darf oder in einem Kalender, wo der Kalenderbesitzer diesen sehen darf. Zum Setzen von Zugriffsprofilen, sowie Konfigurierung benutzerdefinierter Zugriffsprofile finden Sie eine detaillierte Beschreibung unter https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/praxisverwaltung/patientenzugriff/.

In der arzt-direkt Instanzkontenverwaltung unter dem Reiter „Globale Einstellungen“ finden Sie noch weitere Einstellungen. Bspw. „Automatische Zusage/Absage von Terminanfragen“ bewirkt, dass Terminanfragen nach der eingestellten Zeitspanne automatisch zu- oder abgesagt werden.

Des Weiteren können Sie festlegen ob es für die automatische Zuordnung von Terminen zu einem Patienten ausreicht, wenn die E-Mail Adresse im Onlinetermin in einer Kartei vorhanden ist. Das Deaktivieren dieser Option ist zum Beispiel für Kinderarztpraxen sinnvoll, wenn die Termine vorrangig von den Eltern der Kinder gebucht werden.

Zu den Themen Termin-Anfragen und automatischem Termin-Upload zum OTK lesen Sie gerne die jeweils detaillierte Beschreibung in den folgenden Kapiteln auf dieser Seite (s.u.)

OTK-2-Patientensperrung

Möchten Sie bestimmte Patienten für die OTK-2-Terminbuchung blockieren, so finden Sie unter Menü Admin → Kalender → OTK-2 Patientensperrung die Sperrungslisten. Im oberen Teil können Sie Bestandspatienten suchen und diese über das + der Liste hinzufügen. Bei Kartei-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle übereinstimmen.

Im unteren Teil können Sie Freitext eingeben, um Patienten mit bestimmten Merkmalen zu sperren. Sie können, aber müssen dabei nicht alle Felder befüllen. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingegeben (diese ist sehr eindeutig), sparen Sie sich so die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse buchen möchte, wird die Buchung abgelehnt. Geben Sie beispielsweise nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen für die Buchung abgelehnt. Im Screenshot s.u. würde dies bedeuten, dass alle Patienten mit dem Nachnamen „Mustermann“ für die Buchung via OTK-2 gesperrt wären. Dies betrifft dann nicht nur Bestandspatienten sondern alle Patienten mit diesem Namen, die versuchen einen Onlinetermin zu buchen.

Ist ein Patient in eine der Sperrlisten eingetragen und versucht im OTK-2 einen Termin zu Buchen, so wird dies entsprechend blockiert und der Patient bekommt eine E-Mail, dass die Terminbuchung fehlgeschlagen ist. Es wird kein Termin in tomedo® angelegt.

Terminanfragen

In den Einstellungen des OTK 2 können Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen können, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden im Kalender durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und müssen durch Mitarbeiter der Praxis bestätigt oder abgelehnt werden.

In der Inbox kann das Modul „OTK“ aktiviert werden. Darin erhalten Sie eine Übersicht über alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die Übersicht die Anfragen bei allen Konten.

Offline-Termine manuell in OTK2-Termine umwandeln

Vorbereitung

1. Die Terminsuche hat in den Einstellungen im Terminsuche-Verwaltungsfenster in tomedo® den Haken für OTK2 gesetzt 

2. In arzt-direkt ist die Terminsuche (Terminart) entweder aktiviert oder deaktiviert. Wenn die Terminart auf aktiv steht, können Patienten Ihre Termine verschieben und stornieren. Sollte sie auf deaktiviert stehen, können Patienten nur Ihre Termine stornieren.

Einstellungen → Online-Terminkalender → Terminarten

3. Wenn gewünscht, Wartelistenfunktion aktivieren unter Einstellungen → Online-Terminkalender → Terminarten → gewünschte Termineart → Extras.

Durchführung Arztseite

1. Der Termin muss per Terminsuche in tomedo® vergeben werden (+Neu).

2. Im Termindetailsfenster auf das arzt-direkt Symbol zum Umwandeln klicken.

3. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Umwandlung initiiert wurde. Bitte bearbeiten Sie den Termin nicht, solange die Umwandlung noch nicht abgeschlossen ist.

4. Das Termindetailfenster passt sich an und wird nun als Online-Termin gekennzeichnet.

Wenn der gebuchte Termin ein Bezahltermin ist, zeigen die arzt-direkt Termindetails auch den zugehörigen Bezahlstatus sowie den Betrag an.

Durchführung Patientenseite

1. Patient erhält eine Buchungsbestätigung von arzt-direkt.

2. Diese Mail enthält den Bearbeitungslink. Dieser muss angeklickt und das Geburtsdatum eingegeben werden.

3. Auf der Bearbeitungsseite kann nun nachträglich der Haken für die Warteliste gesetzt werden.

Hinweis:

Die verwendetet Terminsuche muss dem OTK bekannt sein, um einen Offline-Termin zu einem Online-Termin umzuwandeln. Wenn Sie den Termin in tomedo® jedoch nicht über eine bestimmte Terminsuche, sondern händisch angelegt haben, so schaut tomedo® zunächst, ob die angelegte Terminart eindeutig einer bestimmten Terminsuche zugeordnet werden kann und wählt in diesem Fall diese beim Umwandeln automatisch. Sind für die jeweilige Terminart jedoch mehrere mögliche Terminsuchen vorhanden, so erfolgt beim Klick auf das arzt-direkt-Symbol im Termindetails-Popoverfenster zunächst eine Abfrage, bei der die gewünschte zugehörige Terminsuche händisch ausgewählt werden soll. So kann sichergestellt werden, dass diese in arzt-direkt verwendet wird, wenn ein Patient seinen Termin gern selbst verschieben möchte.

Offline-Termine automatisch in OTK2-Termine umwandeln

Mit tomedo® Version 1.153 können Sie Termine nicht nur manuell umwandeln, sondern auch einen automatischen Upload zum OTK 2 einstellen. Um dies freizuschalten gehen Sie zum Menü Admin > arzt-direkt > Instanzkonten. Wählen Sie im Reiter „Globale Einstellungen“ die Checkbox „Termine automatisch hochladen“ an.

Ist die Einstellung aktiviert, wird bei Terminanlage nun automatisch das Hochladen zum OTK 2 angestoßen. Bitte beachten Sie, dass dazu folgendes gegeben sein muss:

• der Termin muss einen Bestandspatienten zugewiesen haben
• bei Neupatienten-Terminen müssen mindestens Vorname, Name, Geburtsdatum und Email-Adresse eingetragen sein
• der Patient benötigt eine valide Email-Adresse
• der Patient muss dem Emailversand und dem Versand von Termindaten zugestimmt haben
• die Terminart, die angelegt wird, muss einem Terminsuche-Favoriten zugewiesen sein, der für das jeweilige OTK-Konto freigegeben wurde

Ist eine der Bedingungen nicht gegeben, so erhalten Sie bei Terminanlage eine Hinweismeldung, dass der automatische Upload nicht möglich war.

Sind alle Bedingungen erfüllt, so wird das Hochladen bei Terminanlage korrekt initiiert. Dies betrifft folgende Fälle:

• beim manuellen Anlegen im Kalenderfenster das Schließen des Termindetail-Popovers
• bei Nutzung der Terminsuche der Klick auf „Anlegen“ oder bei Klick auf „Anlegen & Kalender“ ebenfalls das Schließen des Termindetail-Popovers
• bei der optischen Terminsuche im Kalenderfensters nach Terminanlage ebenfalls das Schließen des Termindetail-Popovers
• bei bereits bestehendem Offline-Termin mit zugewiesenem Patient das Verschieben des Termins via Termindetail-Popovers und bestätigen der Änderung mit OK

Es gilt wie beim manuellen Hochladen von Terminen auch: Haben Sie mehrere aktive OTK 2 Instanzkonten oder ist die angelegte Terminart für mehrere Terminsuche-Favoriten eingestellt, die für den OTK 2 freigegeben sind, so ist der automatische Upload nicht sofort möglich, da der Termin nicht genau zugeordnet werden kann. Es erscheint in diesem Fall bei Terminanlage zunächst eine Abfrage, in der Sie die Instanz und die Terminsuche auswählen müssen.

Sind alle Bedingungen gegeben und die Auswahl getroffen, so wird der Termin erfolgreich zum OTK 2 hochgeladen. Bitte beachten Sie, dass Sie während des Hochladens den Termin nicht weiter bearbeiten dürfen.

Wie beim manuellen Upload ist auch beim automatischen Upload anschließend sichtbar, dass der Termin nun ein Online-Termin ist. In der Kopfleiste des Termindetail-Popovers ist dies gekennzeichnet, es können die Online-Termin-Details im Termin-Popover eingesehen werden und sofern Sie in den tomedo® Einstellungen > Praxis > Kalender in der Terminbeschriftung das Kommando „%Ol“ verwenden, so können Sie auch im Terminblock im Kalender das kleine OTK-Symbol anzeigen.

Nach erfolgreichem Upload erhält der Patient nun über den OTK 2 eine entsprechende Terminanlage-Email und kann den Termin je nach Einstellungen in Ihrem arzt-direkt-Konto nun auch selbst verschieben oder stornieren.

Hinweis: Der automatische Upload ist vorerst noch nicht möglich für:

• Kettentermine
• Wiederholungstermine
• Terminanlage via tomedo® iOS-App