Privatrechnung in der Kartei

Der Abrechnungsteil

Wenn Sie die Kartei eines Patienten öffnen, finden Sie auf der rechten Seite den Abrechnungsteil. Hier können Sie durch einen Klick auf „Privat“ die Privatrechnungen öffnen.

In der Auswahlliste 1 sind alle Privatrechnungen des Patienten aufgelistet. Über die „+“- und „–“ Buttons rechts von der Auswahl können Rechnungen hinzugefügt oder entfernt werden. Die Leistungen der aktuell ausgewählten Rechnung werden in der oberen Tabelle 2 dargestellt, während die untere Tabelle 3 die Diagnosen anzeigt. Außerdem befindet sich im unteren Bereich eine Fehlerbeschreibung 4, falls Hinweise zu den abzurechnenden Leistungen und Diagnosen vorhanden sind.

Hinweis: Über den Rechtetyp „Abrechnungsfehler/-Warnungen/-Hinweise: Aktion ignorieren/nicht ignorieren erlauben“ ist konfigurierbar, welche Nutzer Abrechnungsfehler, Warnungen und Hinweise ignorieren dürfen und welche nicht.

In der Auswahlliste wird ein Kurztext für die Rechnung angezeigt, sodass das Finden der richtigen Rechnung erleichtert wird. Dieser Kurztext umfasst das Datum der Rechnungserstellung 1, sowie die Rechnungsnummer 2 und um welchen Rechnungstypen 3 es sich handelt. Außerdem sehen Sie, ob die Rechnung bereits abgerechnet und gedruckt 4 oder an Privatverrechnungsstelle (PVS) 5 übergeben wurde und ob die Rechnung bereits bezahlt 6 wurde. Zudem wird, wenn vorhanden, der abrechnende Arzt 7 angezeigt.

Erstellen einer Privatrechnung

Eine neue Privatrechnung erstellen Sie, indem Sie im Abrechnungsteil oben rechts auf das „+“-Symbol klicken. Daraufhin erscheint das folgende Fenster. Dieses wird auch dann geöffnet, wenn Sie die Detailansicht einer Privatrechnung auswählen, zum Beispiel um diese zu editieren.

1.  Sollte die Rechnung noch nicht über eine Rechnungsnummer verfügen, kann über den Button „R.Nr“ eine neue Nummer automatisch generiert werden. Wenn bereits eine Rechnungsnummer vorhanden ist, wird diese an dieser Stelle angezeigt.
2. Hier kann der Rechnungstyp ausgewählt werden. Es gibt Standard-Rechnungstypen sowie weitere Rechnungstypen, die Sie selbst unter Admin → Privat (GOÄ) / BG (UV-GOÄ) → Privatrechnungstypen anlegen können.
3. Außerdem kann der Tarif der Rechnung eingestellt werden. Die Ziffern in der Klammer geben die maximalen Steigerungsfaktoren für medizinische, technische und Laborleistungen an.
4. Unter „Krankenkasse“ geben Sie den Namen der Kasse ein. Bei Privatversicherten wird dieses Feld, falls bekannt, mit der Privatkasse des Patienten vorbelegt und muss entsprechend nicht verändert werden. Das Feld gilt in diesem Fall zur Kontrolle, ob der Patient noch immer bei der angegebenen Kasse versichert ist. Falls für einen gesetzlich versicherten Patienten eine GOÄ-Rechnung erstellt wird, bleibt dieses Feld leer.
5. Neben der Krankenkasse kann auch die PKV-Versichertennummer des Patienten eingetragen werden. Diese wird in der Regel von einer eventuell vorhandenen PKV-Versichertenkarte übernommen. Bei Versicherten der GKV bleibt dieses Feld leer. (Hinweis: Die Versichertennummer der GKV hat nichts mit der Versichertennummer der PKV zu tun.)
6. Das Rechnungsdatum wird automatisch mit dem Dokumentationsdatum vorbelegt und entspricht in der Regel dem aktuellen Datum, kann aber beliebig verändert werden. Außerdem können Sie ein „Fällig bis“ Datum anlegen, wenn benötigt.
7. Das Feld „Abrechner“ ermöglicht Ihnen, den aktuell abrechnenden Arzt auszuwählen. Dieser Arzt wird als Absender auf dem Rechnungsdruck verwendet, kann aber vom Leistungserbringer der einzelnen Leistungen auf der Rechnung abweichen.
8. Die Checkboxen geben Ihnen die Möglichkeit, anzugeben, ob die Rechnung bereits versandt wurde, sie für eine Privatrechnungsstelle (PVS) bestimmt ist oder zu einer Sammelrechnung gehört.
9. Im Bereich „Mahnstufe“ können Sie angeben, ob es sich um eine Rechnung oder bereits um eine Mahnung handelt. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:
   • 0 – Rechnung
   • 1 – Zahlungserinnerung
   • 2 – Mahnung
   • 3 – Letzte Mahnung
   • 4 – Inkasso
   Außerdem können Sie über die Checkboxen markieren, wenn die Rechnung gedruckt und bezahlt wurde.
10. Auf der rechten Seite können Sie weitere Angaben zur aktuellen Rechnung machen. Über das Feld „Abzug“ kann eingestellt werden, ob es sich um eine ambulante, stationäre, belegärztliche oder Konsiliarbehandlung handelt, da in einigen Fällen prozentuale Abzüge vom Gesamtrechnungsbetrag gemacht werden. Außerdem kann ein Rabatt und die abzurechnende Umsatzsteuer hinterlegt werden. Oberhalb dieser Felder ermöglicht der Button „In neue Rechnung übernehmen“ Ihnen, die erstellte Privatrechnung in eine neue Rechnung zu übernehmen.
11. Wenn Sie die erstellte Privatrechnung als Muster speichern möchten, können Sie dies über den Button „Als Muster speichern“ tun. Dies kann vor allem bei IGEL-Leistungen nützlich sein. Eine Rechnungsvorlage muss vorher von Ihnen erstellt worden sein. Näheres zum Speichern von Vorlagen finden Sie im Abschnitt Rechnungsmuster.

Umsatzsteuersatz (Ust.-Satz)

In den Rechnungsdetails kann der USt.-Satz hinterlegt werden. Dieser gilt für alle ärztlichen Leistungen und für Sachkosten, für die keine USt. oder eine USt. von 0 % angegeben ist und wird auf die in der Rechnung angegebenen Einfachkosten aufgeschlagen.

Ist für die Sachkosten ein abweichender Ust.-Satz anzurechnen, ist dieser im Fenster „Verwaltung – Sachkosten Privatabrechnung“ zu hinterlegen. Dieses Fenster erreichen Sie zum Beispiel über das Sachkosten-Favoriten-Fenster.

Für Sachkosten ist hierbei der Brutto-Betrag zu hinterlegen. Der in den Rechnungsdetails angegebene USt.-Satz hat auf diese Kosten keinen Einfluss.

Reiter der Privatrechnung

Neben den oben erklärten Feldern der Privatrechnung, befindet sich im unteren Bereich ein Reiter mit verschiedenen Überschriften. Diese Eingabemasken werden im Folgenden näher erläutert.

Rechnungsanschrift

In den Feldern des Reiters „Rechnungsanschrift“ können Sie die Adresse angeben, an die die Rechnung verschickt werden soll. Dabei wird die Adresse mit einer der Adressen der folgenden Liste (in absteigender Priorität) vorbelegt:

1. die Rechnungsanschrift des Patienten (wird im Fenster „Patienteninformationen“ eingegeben)
2. die Adresse des Hauptversicherten
3. die „normale“ Adresse des Patienten

Außerdem können Sie auch direkt über das Feld „Adresse von“ rechts oben auswählen, ob die Adresse aus den Patientendetails (Pat.-Details) übernommen, oder die Adresse der Kasse oder des Arbeitgebers ausgewählt werden soll.

Zahlungseingänge

An dieser Stelle sehen Sie direkt, welchen Betrag der Patient bereits geleistet hat und welcher Betrag verbleibend ist. Im Feld „Teilbetrag“ können Sie entsprechende Zahlungen, sowie in Teilen als auch den Gesamtbetrag, eintragen. Außerdem wählen Sie eine Zahlungsart (Bar, Kartenzahlung, Überweisung, Sonstiges). Wenn Sie „Bar“ auswählen, werden Ihnen automatisch nur bare Kassenbücher angezeigt. Entsprechend werden Ihnen für „Kartenzahlung“ nur unbare Kassenbücher angezeigt. Bei Aktivieren der Checkbox“ Beleg“ wird automatisch ein Beleg der Zahlung erstellt. Weitere Informationen zu den Zahlungseingängen finden Sie im entsprechenden Abschnitt.

Drucken

Über den Reiter „Drucken“ können Sie die Rechnung im Original, sowie eine beliebige Anzahl Kopien drucken, als PDF erstellen oder als Mail versenden. Dabei haben Sie, sowohl für die Rechnung als auch für Storno, die Möglichkeit, eine Internetmarke hinzuzufügen. Außerdem werden alle gespeicherten Rechnungen, Mahnung und Storno hier hinterlegt.

Falls der Patient über die arzt-direkt®-App mit Ihrer Praxis gekoppelt ist, können Sie die Rechnung durch Klick auf das erscheinende arzt-direkt-Symbol an den Patienten versenden.

Info

Die Felder des Reiters „Info“ ermöglichen es Ihnen, Notizen, Bemerkungen und Aktenzeichen für die Rechnung zu hinterlegen. Außerdem können Sie nach einem Überweiser suchen oder diesen direkt neu anlegen.

Anhänge

An dieser Stelle können Sie bei Bedarf Anhänge zur Rechnung hinzufügen. Sie können diese über den „+“-Button anhängen oder über den „–“-Button wieder entfernen. Zusätzlich können Custom-Formulare aus der Kartei per Drag-and-drop eingefügt werden.

Dokumentation von GOÄ-Leistungen

Um einer Privatrechnung eine neue GOÄ-Leistung hinzuzufügen, klicken Sie entweder auf den „+“-Button 1 unterhalb der Leistungen-Tabelle oder tippen Sie die GOÄ-Leistungsnummer in die Kommandozeile ein. In beiden Fällen öffnet sich das GOÄ-Leistungsfenster (siehe unten), in welchem Sie die Details der Leistung eingeben können. Dieses Fenster wird ebenso geöffnet, wenn Sie eine bestehende Leistung 2 auf der Rechnung anklicken.

Alternative Wege, um Leistungen einzugeben, sind die Favoriten 3 (siehe Abschnitt Favoriten) und Rechnungsvorlagen (siehe Abschnitt Rechnungsmuster). Mit der Eingabe von Sachleistungen 4 beschäftigt sich der Abschnitt Sachkosten.

Das GOÄ-Leistungsdetails-Fenster zeigt die Detailinformationen einer GOÄ-Leistung an:

1. In das Suchfeld kann entweder die GOÄ-Nummer der Leistung eingegeben werden oder ein beliebiger Suchtext, um eine GOÄ-Nummer über die GOÄ-Beschreibung zu suchen. Soll nach mehreren Textfragmenten gesucht werden, können diese durch ein Leerzeichen getrennt werden. Die Eingabe „fuss kiefer“ würde also zum Beispiel die GOÄ-Nummern 2101 und 2218 anzeigen, nicht aber 2062, da dort zwar der Text „fuss“ enthalten ist, aber der Text „kiefer“ fehlt. Die Unterschiede zwischen Groß- und Kleinschreibung, sowie Umlaute und ß/ss werden dabei ignoriert.
2. Im Feld „Leistungserbr.“ wählen Sie den leistungserbringenden Arzt für die jeweilige Leistung aus.
3. An dieser Stelle können Sie den abrechnenden Arzt angeben, welcher vom leistungerbringenden Arzt abweichen kann.
4. Zusätzlich muss die korrekte Betriebsstätte angegeben werden.
5. Bei Bedarf können Sie die Anzahl der Leistungen verändern. Außerdem kann im Feld „Steigerung“ der individuelle Steigerungsfaktor der Leistung eingegeben werden. Dieser kann vom Tarif der Rechnung abweichen. Falls der Tarif der Rechnung geändert wird, werden (auf Wunsch) die individuellen Steigerungsfaktoren aller Leistungen der Rechnung aktualisiert.
6. Alternativ kann auch der Zielbetrag der Leistung (gesteigerter Betrag) eingegeben werden, sodass der individuelle Steigerungsfaktor automatisch berechnet wird.
7. Die Fixierung des Betrages, und damit auch des individuellen Steigerungsfaktors, ist lediglich für die Erstellung einer Rechnungsvorlage wie z.B. für IGeL-Leistungen relevant. Näheres dazu erfahren Sie im Abschnitt Rechnungsmuster.
8. Als Datum der Leistung wird standardmäßig der Zeitpunkt der Leistungsdokumentation gewählt, dies kann jedoch nachträglich noch verändert werden.
9. Falls die Leistung es erfordert (oder der Steigerungsfaktor so hoch gewählt wurde), kann ein Begründungstext hinzugefügt werden. Dieser Text erscheint auf der GOÄ-Rechnung unterhalb der zugehörigen Leistung. In diesem Feld können Sie auch Textbausteine nutzen, indem Sie das Kürzel eintippen. Dies kann hilfreich sein, wenn in den Begründungen umfangreichere wiederholende Angaben nötig sind.

Arbeiten mit Zuschlagsleistungen

Bei GOÄ-Leistungen gibt es sogenannte Zuschlagleistungen, welche nur im Zusammenhang mit den dazugehörigen Grundleistungen erbracht werden dürfen. Zu diesen Zuschlagleistungen gehört zum Beispiel die GOÄ-Nummer „5298 – Radiographiezuschlag“. Diese Zuschlagleistung hat den Hinweis „zu 5010 – 5290“, wodurch klar erkennbar ist, welchen Leistungen sie zugeordnet werden kann. Die Zuordnung einer Zuschlagleistung zu einer Grundleistung erfolgt über die Reihenfolge der Leistungen innerhalb der Rechnung. Eine Zuschlagleistung wird einer Grundleistung zugeordnet, indem die Zuschlagleistung direkt über die Grundleistung gezogen wird.

Die Zuschlagleistung 5298 wird rot dargestellt, da die Leistung „5 Untersuchung, symptombezogen“ nicht als Grundleistung infrage kommt.

Die Leistung 5298 wird mit der Maus über die Leistung 5010 gezogen. Der blaue Balken zeigt, an welcher Stelle die Leistung einsortiert werden würde, wenn Sie die Maustaste loslassen.

Die Zuschlagleistung 5298 wurde über der Leistung 5010 abgelegt. Da die Zuschlagleistung nun ausgegraut ist und den Zusatz „[GL 5010]“ trägt, ist die Zuordnung zur Grundleistung 5010 erfolgreich.

GOÄ-Sachkosten

Allgemeine Sachkosten

In der GOÄ-Abrechnung unterscheidet tomedo® zwischen leistungsbezogenen Sachkosten und allgemeinen Sachkosten. Allgemeine Sachkosten werden über den Button „Sachkosten“ unterhalb der Auflistung der GOÄ-Leistungen erstellt. Es erscheint direkt ein Popup-Fenster mit den angelegten Sachkosten (Admin → Privat (GOÄ) / BG (UV-GOÄ) → Sachkosten – Privatabrechnung). Allgemeine Sachkosten werden nicht mit einer bestimmten Leistung in Verbindung gebracht. Hier handelt es sich beispielsweise um Posten wie „Porto“.

Leistungsbezogene Sachkosten

Leistungsbezogene Sachkosten werden im Leistungsdetails-Fenster einer ausgewählten GOÄ-Leistung zugeordnet, indem Sie auf den Button „Dieser Leistung Sachkosten hinzufügen“ klicken. Dieser Button wird nur dann eingeblendet, wenn Sie die Details einer bestehenden Leistung anzeigen lassen; wenn das Leistungsdetails-Fenster während des Eingebens einer neuen GOÄ-Leistung angezeigt wird, ist dieser Button ausgeblendet.

Leistungsbezogene Sachkosten können einer konkreten GOÄ-Leistung zugeordnet werden und erscheinen in der Rechnung eingerückt. Die Zuordnung von Sachkosten zu einer Leistung hat keinerlei abrechnungstechnische Relevanz. Vielmehr kann dadurch die Rechnung übersichtlicher gestaltet werden (beim Verschieben einer Leistung werden zum Beispiel die dazugehörigen Sachkosten gleich mit verschoben).

Ein Grund, weshalb leistungsbezogene Sachkosten anstelle von allgemeinen Sachkosten verwendet werden sollten, sind die leistungsspezifischen Favoriten (siehe Favoritenverwaltung). Auf diese Art und Weise lässt sich für jede Gebührennummer eine Liste von Sachkosten-Favoriten zusammenstellen, die nur bei der entsprechenden Gebührennummer angezeigt wird (kein langes Suchen nach Themengebieten).

Leere Sachkosten

Falls eine Sachleistung nicht in der Liste der vordefinierten Sachleistungen vorhanden ist, kann eine neue Sachkosten-Position über den Button „Leere Sachkosten anlegen“ zur Rechnung hinzugefügt werden.

Daraufhin erscheint die neue Sachkosten-Position auf der Rechnung 1. Beim Anklicken der neu angelegten Sachkosten-Position öffnet sich das Fenster „Sachkostendetails“, in welchem Sie die Sachkostenbezeichnung 2, sowie Angaben zu den Kosten, USt-Satz und Anzahl 3 hinterlegen können. Das Datum 4 kann beliebig angepasst werden. Außerdem werden an dieser Stelle Angaben zum Leistungserbringer, dem abrechnenden Arzt und der entsprechenden Betriebsstätte 5 gemacht.

Berechnung der Leistungssummenkosten

Die Leistungskosten können auf Grundlage von Euro oder Punktwert definiert werden. Weiter können in Abhängigkeit vom Tarif unterschiedliche Steigerungsfaktoren hinterlegt werden (siehe GOÄ-Katalog). Durch den Support kann für Ihre Praxis eingerichtet werden, ob die Steigerung nach Punktwert oder Euro-Betrag erfolgen soll.

Welcher Ansatz der Summenberechnung von Leistungen mit Steuersätzen auf der Rechnung Anwendung finden soll, kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung → Steuersätze und Rechnungssummen berechnen definiert werden. Dabei stehen drei Optionen zur Verfügung:

• zeilenweise postenweise
  • Berechnung (horizontale): round(leistung_kostenInCent * prozentsatz) * leistung_anzahl und dann summiert
  • Beispiel für Zeilenweise postenweise Berechnung der Mehrwertsteuer: Die zeilenweise Berechnung der Mehrwertsteuer berechnet für jede einzelne Artikelzeile unter der Verwendung des entsprechenden Steuersatzes den Bruttobetrag  (im Beispiel 0,99 Euro x 1,19 = 1,18 Euro). Die Mehrwertsteuersumme ergibt sich dann als Summe der einzelnen Bruttobeträge in den einzelnen Artikelzeilen.
    Im Beispiel ergeben sich somit 3 x 1,18 Euro = 3,54 Euro.
• zeilenweise mit Postenanzahl
  • Berechnung: round(leistung_kostenInCent *prozentsatz * leistung_anzahl ) und dann summiert
  • Beispiel für Zeilenweise Postenanzahl Berechnung der Mehrwertsteuer: Die zeilenweise Berechnung der Mehrwertsteuer berechnet für jede einzelne Artikelzeile unter der Verwendung des entsprechenden Steuersatzes den Bruttobetrag und der Anzahl der Leistung (im Beispiel 0,99 Euro x 1,19 x 3 = 3,53 Euro).
• spaltenweise
  • Berechnung (vertikale): leistung_kostenInCent *prozentsatz * leistung_anzahl summiert und erst am ende augerunden
  • Beispiel für Spaltenweise Berechnung der Mehrwertsteuer: Bei der spaltenweisen Berechnung der Mehrwertsteuer stellt man zunächst die Nettosumme pro Steuersatz für die gesamte Rechnung fest (im Beispiel 3 x 0,99 Euro = 2,97 Euro) und berechnet daraus die Mehrwertsteuersumme unter Verwendung des gesetzlich geforderten Steuersatzes.
    Im Beispiel ergeben sich somit 2,97 Euro x 1,19 = 3,53 Euro.

Die Mehrwertsteuer wird in den Beispielen spaltenweise und zeilenweise auf der Rechnung pro Steuersatz getrennt ausgewiesen. Es ergibt sich je nach Berechnungsmethode somit selbst bei diesen Kleinstbeträgen eine Rundungsdifferenz von 0,01 EUR.

Alle Verfahren sind gesetzlich zulässig, führen jedoch zu den aufgezeigten Rundungsdifferenzen, wenn Beträge mit Nachkommastellen verwendet werden.

Festbetrag und Höchstwert von Leistungen einstellen

Durch Klick auf die Rechnungssumme lässt sich ein Festbetrag definieren, wodurch automatisch die Steigerungsfaktoren der Leistungen angepasst werden. Der Betrag kann als Netto- oder Bruttopreis angegeben werden. Ab tomedo® Version 1.112 haben Sie die Möglichkeit, konkret festzulegen, welche Leistungen gesteigert werden sollen. Hierbei stehen nur allgemeine ärztliche Leistungen zur Auswahl. Zusatzleistungen, technische Leistungen und Laborleistungen sind davon also ausgeschlossen. Generell werden nur Leistungen angepasst, deren Betrag nicht fixiert wurde.

Löschen Sie den Festbetrag, werden die zuvor genutzten Steigerungsfaktoren verwendet.

Für jede Leistung ist ab tomedo® Version 1.112 ein individueller Höchstwert des Steigerungsfaktors im GOÄ-Katalog (Admin → Privat → GOÄ-Katalog) einstellbar. Leistungen mit vordefiniertem Höchstwert können nicht automatisch darüber hinaus gesteigert werden, d.h. es werden alle anderen zur Auswahl stehenden Leistungen höher gesteigert. Durch manuelle Eingabe des Steigerungsfaktors kann der eingestellte Höchstwert dennoch überschritten werden.

Verringern Sie den Festbetrag, so kann, je nach Leistung, der Steigerungsfaktor mitunter nicht kleiner als 1,0 gesetzt werden.

Funktion Sitzungstrennung

Falls für den Tag eine Sitzungstrennung nötig werden sollte, können Sie diese Funktion über das Kontextmenü per Rechtsklick in die Liste der Leistungen auswählen.

In der Liste 1 werden die Arzt-Patienten-Kontakte (APK) eines Tages angezeigt. Die Datumsanzeige ist dabei in der Überschrift der Tabelle zu finden. Die Arzt-Patienten-Konktakte können den Leistungen des Tages über die Auswahllisten in der Spalte „APK“ 4 zugeordnet werden. Im obigen Beispiel findet eine Sitzungstrennung zwischen den Leistungen „Untersuchung, symptombezogen“ um 8:15 und „Untersuchung, symptombezogen“ um 12:33 statt.

Arzt-Patienten-Kontakte dienen zur Dokumentation von mehreren, zeitlich voneinander getrennten Kontakten zwischen Arzt und Patient innerhalb eines Tages. Dabei ist lediglich der Zeitpunkt von Interesse, zu dem der Patient die Praxis (erneut) betritt. Innerhalb eines Arzt-Patienten-Kontaktes können mehrere Leistungen erbracht werden. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung innerhalb eines Arzt-Patient-Kontaktes ist dabei nicht von Interesse.

Um einen neuen Arzt-Patient-Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf „APK hinzufügen“ 2. Der neue APK wird mit der aktuellen Uhrzeit erstellt, kann aber noch im Details-Feld 3 angepasst werden. Über das Auswahlmenü des APK 4 in der Liste oben können Sie dann eine angelegte Uhrzeit auswählen.

So können falsche Hinweismeldungen, die sich auf Limitationen pro Sitzung beziehen, vermieden werden.

Zahlungseingänge dokumentieren

Klicken Sie auf „Details zeigen“ und wählen Sie den Reiter „Zahlungseingänge“. Hier können Sie dokumentieren, ob der Patient die Rechnung in Teilbeträgen oder komplett bezahlt hat. Dazu können Sie direkt die Zahlungsart (Bar, Kartenzahlung, Überweisung, Sonstiges) und ein Kassenbuch auswählen. Für Zahlungen in bar werden automatisch nur bare Kassenbücher angezeigt. Ebenso werden bei der Auswahl „Kartenzahlung“ nur unbare Kassenbücher angezeigt. In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Sonstiges kann das vorausgewählte Kassenbuch festgelegt werden.

Soll standardmäßig der Kassenbuchbeleg, welcher für das Kassenbuch hinterlegt ist, beim Bezahlen gedruckt werden, dann können Sie dies in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung → Kassenbuch aktivieren. Je nach Bedarf können Sie aber auch in den Rechnungsdetails die Checkbox „Beleg“ jederzeit aktivieren bzw. deaktivieren. Es erfolgt kein Belegdruck, wenn das ausgewählte Kassenbuch mit der TSE verknüpft ist.

Ist das Kassenbuch mit einer TSE verknüpft, werden im Hintergrund die Informationen an die TSE gesendet. Kommt es bei der Übertragung zu einem Fehler, erhält der Nutzer eine Aufgabe und die Fehlermeldung wird am Kassenbucheintrag gespeichert.

Es sind negative Zahlungsbeträge bzw. Rückzahlungen erlaubt. Es können eingegangene Zahlungen (z.B. Fehlzahlungen) für eine Privatrechnung verbucht werden, auch wenn diese Rechnung bereits als bezahlt bzw. gebucht gekennzeichnet wurde. Drücken Sie dazu unter Zahlungseingänge in der Privatrechnung auf den Button „Weitere Zahlungen“.

An der Stelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eine Zahlung zu stornieren.

In der Übersicht „Privatrechnungen“ (siehe Privatrechnungs-Verwaltung) können Sie ebenso einzelne oder mehrere Rechnungen gleichzeitig auf bezahlt setzten. Wählen Sie dazu die gewünschten Rechnungen aus und öffnen über einen Rechtsklick das Kontextmenü und wählen „Bezahlt – setzen“ aus. Im Dialog „Ausgewählte Rechnung auf bezahlt setzen“ können Sie jetzt das gewünschte Kassenbuch sowie das Bezahldatum setzten. Beachten Sie dabei, dass bei Barzahlung stets das aktuelle Datum automatisch gesetzt wird. Ob ihr Konto ein Bar oder Unbar-Konto ist, konfigurieren Sie in Ihren Kassenbuch-Einstellungen.

Hinweis: Der Kassenbucheintrag und der Teilbetrag werden nur dann erstellt, wenn die Rechnung noch nicht als “bezahlt” markiert ist und der Restbetrag positiv ist. In den anderen Fällen wird nur das Datum angepasst.

Rechnungsmuster

Um ein Rechnungsmuster zu erstellen und zu speichern, müssen Sie zunächst einmal für einen beliebigen Patienten (zum Beispiel auch für einen Test-Patienten) eine Rechnung mit Leistungen und Diagnosen anlegen. Gehen Sie daraufhin über „Details“ in das Rechnungsfenster. Stellen Sie bei Bedarf den gewünschten Rechnungstyp 1 und Tarif 2 ein, da diese im Muster gespeichert werden können. Klicken Sie dann auf „Als Muster speichern“ 3, um diese Rechnung als Vorlage zu nutzen.

Expertentipp: Sollten Sie z.B. wünschen, dass für verschiedene IGeL-Rechnungen spezifische Texte auf der Rechnung erscheinen, z.B. „Glaukomvorsorge“ oder „Optische Cohärenztomographie“ so können Sie diesen Namen im Feld „Bemerkung“ (Rechnungsdetails, Reiter „Info“) oder im Feld „Notiz“ der Muster-Rechnung mitspeichern (Alt+Enter für mehrzeilige Notizen) und per Briefvorlagen-Platzhalter $[pr_bemerkung]$ bzw. $[pr_notiz]$ in die Rechnung übernehmen. Wir liefern hierfür die Standard-Briefvorlage „Privatrechnung IGeL (Hinweise im Hilfefenster Privatrechnung)“ mit.

Es öffnet sich automatisch ein Popup-Fenster, welches Sie dazu auffordert, dem Muster einen Namen zu geben.

Nach einem Klick auf „OK“ gelangen Sie in die Verwaltung der Rechnungsmuster. In der oberen 1 Liste sehen Sie all bereits vorhandenen Rechnungsmuster. Dabei ist das neu erstellte automatisch ausgewählt. Sie können an dieser Stelle noch den Namen 2 und den PR-Typ 3 des Musters anpassen. Außerdem können Sie entscheiden, ob Rechnungstyp, Tarif, Überweiser (kann in den Rechnungsdetails unter „Info“ hinterlegt werden) und Rechnungsanschrift aus dem Muster übernommen 4 werden sollen. Wenn Sie weiterhin die Möglichkeit nutzen wollen, das Muster zu bearbeiten, müssen Sie einen Patienten zuordnen 5. Beachten Sie dazu den Hinweis: „Bestehende Vorlagen können nicht überschrieben werden. Eine Editierung ist durch Zuweisung der Vorlage zu einem Patienten und anschließendem Editieren in der Kartei möglich.“

Wenn Sie nun eine neue Rechnung erstellen, können Sie die zuvor abgespeicherte Rechnungsvorlage in der Auswahlliste „aus Muster erstellen“ aussuchen.

Leistungen und Diagnosen der Rechnungsvorlage werden aus der Vorlage übertragen. Dabei werden auch solche Detailinformationen wie die Diagnosesicherheit und Lokalisation der Diagnosen 1:1 oder Begründungstexte von GOÄ-Leistungen übernommen (im Gegensatz zu den Favoriten, bei denen der Begründungstext immer leer ist).

Anders verhält es sich bei den Steigerungsfaktoren der Leistungen: Wenn eine neue Rechnung anhand einer Rechnungsvorlage erstellt wird, werden die Steigerungsfaktoren in der neu erstellten Rechnung automatisch an den Tarif der neuen Rechnung angepasst.

Diese Anpassung findet nur dann statt, wenn sich der Tarif der neuen Rechnung von dem der Rechnungsvorlage unterscheidet. Weiterhin werden auch Leistungen, die in der Rechnung über dem Schwellenwert der Rechnungsvorlage lagen, mit demselben Steigerungsfaktor auf der neuen Rechnung angesetzt.

Falls diese automatische Anpassung der Steigerungsfaktoren an den jeweiligen Tarif der neuen Rechnung nicht erwünscht ist, kann für jede Leistung der Rechnungsvorlage die Option „Eurobetrag fixieren“ im Leistungsdetails-Fenster aktiviert werden.

Favoriten

Die Favoriten sind eine Alternative zu den Rechnungsvorlagen. Sie können unter Verwaltung → Favoritenliste GOÄ angepasst werden. Alternativ können Sie auch die gewünschten Leistungen einer Rechnung markieren und im Kontextmenü (Rechtsklick-Menü) die Option „Favoritengruppe aus ausgewählten Leistungen erstellen“ wählen.

Das Favoritenfenster kann über den Button „Favoriten“ 1 unterhalb der Leistungstabelle aufgerufen werden. Hier finden Sie eine (praxisintern definierte) Auswahl von thematisch gruppierten Leistungen, die im Praxisalltag häufig gemeinsam erbracht werden. Um eine Leistung aus der Favoritenliste zu übernehmen, müssen Sie lediglich die Checkbox 2 links neben der Leistung aktivieren.

Wenn Sie von hier aus in die Favoritenverwaltung wechseln möchten, um Ihre Favoriten anzupassen, können Sie dies über die drei Punkte 3 unten rechts tun (siehe Favoritenverwaltung).

PVS-/Sammelrechnungen

Um über die Privatrechnungsverwaltung Sammelrechnungen zu erstellen, muss in der Sammelrechnungstypenverwaltung (Admin → Privat (GOÄ) / BG (UV-GOÄ) → PAD- / PVS- / Sammelrechnungstypen) über den „+“-Button zunächst ein entsprechender Sammelrechnungstyp erstellt werden. Dabei wird unterschieden zwischen PVS-Export und Sammelrechnungen, sowie zwischen Privat- und BG-Rechnungen. Zur Auswahl haben Sie dabei insgesamt:

• Sammelrechnung an Krankenhaus privat
• Sammelrechnung an Krankenhaus BG
• Sammelrechnung an eine Firma
• PVS Export Privat
• PVS Export BG

Bei den Typen für PVS-Export sollten Volume-Name, Mitgliedsnummer und ein Text angegeben werden. Zusätzlich können festlegen, ob die Uhrzeit, Warnungen bei fehlenden Diagnosen und Abrechnungsanweisungen der Rechnungen exportiert werden sollen. Auch das Trennzeichen zwischen Diagnosen innerhalb der erzeugten PAD-Datei kann definiert werden.

Für Sammelrechnungen ist die Angabe von Rechnungskreis, zwei Briefvorlagen (für Kopf und Details) und einem Krankenhaus notwendig. Bei den Briefvorlagen empfehlen wir, auf die Standard-Vorlagen „Sammelrechnung-Kopf“ und „Sammelrechnung-Details“ zurückzugreifen. Diese können natürlich in der Briefvorlagenverwaltung bearbeitet werden. Die für die Kopf-Vorlage verfügbaren Kommandos sind in der unter Admin → Brief-Kommandoliste → Interne Druckvorlagen → Sammelrechnung aufgelistet. Für die Details-Vorlage können die Privatrechnungs-Kommandos verwendet werden.

Versuchen Sie nun, Rechnungen zu exportierten bzw. daraus eine Sammelrechnung zu erstellen, und es erscheint eine Fehlermeldung, so muss diese zunächst behoben werden. In der Tabelle können direkt auf die fehlerhafte Rechnung klicken, um dorthin zu springen.

Sind die Rechnungen fehlerfrei, so wird im Falle des PVS-Exports eine PAD-Datei erstellt und Sie springen sofort in die Sammelrechnungsverwaltung, welche sich auch manuell unter Verwaltung → Privat/BG → PVS- und Sammelrechnungen (PAD-Export) aufrufen lässt. Unter dem Reiter „PVS-Abrechnung“ sind hier alle bisherigen Abrechnungen aufgelistet. Im unteren Teil finden Sie die PAD-Datei und die gepackte PAD-Datei. Meist benötigen die PVS die gepackte Version. Mittels des Exportknopfes wird diese dann auf den Schreibtisch gelegt. In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Sonstiges kann auch ein anderer Speicherort festgelegt werden.

Nach Erstellen einer Sammelrechnung wird diese zunächst in der Textverarbeitung geöffnet und es wird ebenfalls die Sammelrechnungsverwaltung angezeigt, diesmal der Reiter „Sammelrechnung an Krankenhaus“. Dort sind die bisher erstellten Sammelrechnungen aufgelistet und können noch bearbeitet oder direkt gedruckt werden. Über den Button „Neu generieren“ ist es weiterhin möglich, eine existierende Sammelrechnung neu zu erstellen. Dabei können Einzelrechnungen entfernt und andere hinzugefügt werden. Der Sammelrechnungstyp lässt sich jedoch nicht mehr verändern.

Bereits gesendete Rechnungen nochmals drucken

Falls aus gegebenem Anlass (z.B. Patient erbittet erneute Zustellung der Rechnung) eine Rechnung nochmals ausgedruckt werden soll, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf „Details zeigen“.
2. Suchen Sie in der Tabelle Ihr Druck-Dokument.
3. Klicken Sie auf das Icon in der Tabelle vor dem Namen, um das Dokument anzuzeigen und zu drucken.

Ändern einer gedruckten Rechnung

Nach dem Druck einer Privatrechnung wird diese zur Bearbeitung (Leistungen, Diagnosen hinzufügen, usw.) gesperrt!

Falls eine Privatrechnung nach dem Druck nochmals geändert werden soll (z.B. weil es noch einen Rechtschreibfehler gibt oder in den Leistungen bzw. Diagnosen noch Anpassungen notwendig sind), muss diese zuvor entsperrt werden.

Dazu gehen Sie in die Rechnungsdetails und entfernen den Haken „Gedruckt“, um die Bearbeitung der Rechnung wieder freizugeben.

Privatrechnung nachbearbeiten

Hintergrund

In tomedo® ist es möglich, eine mit Leistungen, Diagnosen usw. befüllte Privatrechnung vor dem Druck nachträglich zu bearbeiten.

Tipp: Falls Sie oft eine Rechnung nachträglich bearbeiten müssen, erwägen Sie bitte eine Änderung der Privatrechnungs-Vorlage.

Zum besseren Verständnis sei hier der Lebenslauf einer Privatrechnung in tomedo® kurz grafisch dargestellt.

tomedo® erstellt aus der Vorlage der Privatrechnung eine Entwurfs-Fassung. Diese wird im .docx-Format gespeichert und kann somit mit Textverarbeitungen wie Word, Libre Office oder Pages nachbearbeitet werden.

Das Nachbearbeiten

Um die Entwurfs-Fassung nachzubearbeiten, klicken Sie auf Aktionen → Editieren. Bearbeiten Sie die Privatrechnung in ihrer Textverarbeitung und speichern Sie sie anschließend.

Hinweis: Unter Pages müssen Sie speziell eine tomedo-Speicherfunktion verwenden (Pages → Dienste → Speichern nach tomedo®). Sollte die Speicherfunktion noch nicht in Pages freigeschaltet worden sein, so kontaktieren Sie bitte Ihren Systemadministrator.

Sollen, nachdem ein nachbearbeiteter Entwurf gedruckt wurde, noch Änderungen vorgenommen werden, müssen die Nachbearbeitungen wieder verworfen werden. Anhand obiger Abbildung müssen wir also den Schritt von „Entwurf nachbearbeitet“ auf „Entwurf“ rückwärtsgehen. Dazu wählen Sie in den Rechnungsdetails „Geänderte Version verwerfen“ und entfernen den Haken bei „Gedruckt“.

Schnelle Bearbeitung vieler Privatrechnungen

Falls viele Privatrechnungen bzw. Mahnungen gleichzeitig gedruckt werden sollen, bietet sich das Privatrechnungs-Verwaltungsfenster an. Weitere Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Unterkapitel.