Patientenverstöße und Patientensperrung

Mit dem Update auf tomedo® Version 1.165 erhalten Sie die Möglichkeit, Patientenverstöße zu notieren. Dies beinhaltet zum einen Verstöße, die Sie manuell eintragen können, bspw. wenn ein Patient sich innerhalb der Praxis unangemessen verhält. Zum anderen können Sie aber auch unentschuldigt verpasste Termine automatisch als Verstöße eintragen lassen, sowie bei einer von Ihnen definierten Anzahl von Verstößen den Patienten automatisch für die Terminbuchung sperren.

Patientenverstöße-Symbol in Tagesliste und Kartei

Nach dem Update erhalten Sie automatisch ein neues Symbol in Ihrer Tagesliste, sowie in der Karteiansicht. Standardmäßig wird dies zunächst ganz rechts in der Leiste hinzugefügt.

Sollten Sie das Symbol nicht in der Symbolleiste wünschen, oder es gern an einen anderen Platz verschieben, können Sie die Symbolleiste wie gewohnt konfigurieren. Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf die Leiste und wählen Sie „Symbolleiste anpassen…“. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, mit dem Sie Symbole hinzufügen, verschieben und entfernen können.

Schieben Sie hier durch Greifen mit der Maus gern das neue Patientenverstöße-Symbol an den gewünschten Platz in der Leiste. Ziehen Sie das Symbol nach unten aus der Leiste heraus, wird es entfernt. Möchten Sie das Symbol später wieder hinzufügen, finden Sie es unten jederzeit zur Auswahl und können es durch Ziehen wieder der Symbolleiste hinzufügen. Bestätigen Sie ihre Konfigurierung durch Klick auf „Fertig“.

Patientenverstöße-Popover

Ist kein Patient angewählt, so ist das Symbol zunächst grau angezeigt und kann nicht geklickt werden. Wählen Sie zuerst einen Patienten in der Tagesliste aus bzw. öffnen Sie dessen Kartei. In der Symbolleiste ist das Symbol nun schwarz und zeigt die bisherige Anzahl an Verstößen (falls vorhanden) mit einer gelben Zahl am Symbol an. Klicken Sie das Symbol an, so öffnet sich ein neues Popover-Fenster. Hier können Sie die Verstöße des jeweils gewählten Patienten verwalten.

Fügen Sie über „+“ manuell Verstöße hinzu 1. Über „-“ können Sie bestehende markierte Einträge entfernen. Mit Klick auf die Beschreibungszelle können Sie sowohl manuell angelegten Verstößen, als auch automatisch generierten Verstößen eine Beschreibung hinzufügen 2. Wie in allen Tabellen können Sie bestehende Einträge durch Klick auf den Kopf der Tabelle nach jeweils gewählter Spalte sortieren.

Bei verpassten Terminen des Patienten wird (falls in der Kalenderverwaltung so konfiguriert) ein automatisch generierter Eintrag in der Tabelle angelegt 3. Der betreffende Termin ist dann auch am Eintrag verlinkt (s.u.)

Im unteren Bereich sehen Sie immer eine Erklärung zum aktuellen Status des Patienten 4. Dieser Status ist auch immer am Symbol selbst schon mit angezeigt 5. Standardmäßig zeigt es die Anzahl an Verstößen (falls mehr als 9, dann zeigt es 9+). Wenn ein Patient bereits gesperrt wurde, dann zeigt es statt der Anzahl der Verstöße ein rotes Kreuz-Symbol.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Patientenverstöße zu entschuldigen 6, bspw. wenn ein Patient einen verpassten Termin korrekt abgesagt hatte. Die entschuldigten Einsträge werden grau hinterlegt und zählen nicht in die Gesamtanzahl der Verstöße mit hinein, d.h. ein Patient würde dann erst gesperrt, wenn er x unentschuldigte Verstöße aufgelistet hat.

Sie haben in der Patientenverstöße-Übersicht außerdem durch das 3-Punkte-Menü die Möglichkeit, gleich zum entsprechenden Konfigurationsfenster für Terminverstöße und Patientensperrung zu gelangen 7, sowie zu der Sperrliste, in der bereits für Terminbuchung gesperrte Patienten aufgelistet werden 8.

Verpasste Termine und automatische Patientensperrung

Über das Patientenverstöße-Popover oder über das Menü Admin → Kalender → Kalenderverwaltungen → Automatische Patientensperrung gelangen Sie zur Konfiguration für verpasste Termine. Bitte beachten Sie, dass ggf. Admin-Rechte oder speziell vergebene Fensterrechte gegeben sein müssen, um die Konfiguration in der Kalenderverwaltung öffnen zu können.

Standardmäßig ist festgelegt, dass verpasste Termine nicht automatisch als Verstöße gezählt werden.

Wird die Einstellung gesetzt, dann zählen alle ab diesem Zeitpunkt verpassten Termine mit in die Berechnung hinein, d.h. bereits vergangene verpasste Termine werden nicht automatisch als Verstöße hinterlegt.

Wird die Einstellung wieder zurückgesetzt, bleiben aber bereits eingetragene Terminverstöße in der Liste erhalten, alle zukünftigen werden nicht mehr automatisch eingetragen. Sie können die bereits hinterlegten Verstöße über das „-“ manuell löschen, falls gewünscht.

Wenn Sie die Einstellung „Patienten bei zu vielen Verstößen sperren“ setzen, dann können Sie definieren wie viele Verstöße ein Patient in einem von Ihnen gewählten Zeitraum haben darf, bevor er auf die Sperrliste gesetzt wird, d.h. für Terminbuchungen gesperrt ist. Wenn Sie für den Zeitraum keine Anzahl an Tagen eintragen, dann gilt die Einschränkung generell und nicht nur für einen bestimmten Zeitrahmen.

Sie können hierbei auch festlegen, ob die Sperrung nur für Onlinebuchungen (durch den Patienten selber), oder auch für Terminbuchungen in der Praxis gelten soll. Ist die Buchung auch für die Praxis gesperrt, so bekommen Sie bei Anlage eines Termins für diesen Patienten eine entsprechende Warnung angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass das Setzen eines Patienten auf die Sperrliste ggf. nicht sofort passiert, sondern einmal täglich nachgeholt wird.

Entscheidend für einen verpassten Termin ist der „war da“-Haken. Hat ein Patient am heutigen Tag einen Termin und erscheint in der Praxis, so wird ein Besuch für diesen Patienten angelegt (bspw. durch Kartestecken). Diesen Abgleich erkennt tomedo® automatisch und setzt dabei den Haken in den Termindetails. Sollten Sie den Bereich in Ihrem Termindetails-Popover nicht angezeigt haben, so können Sie ihn über das Einstellungsrädchen oben rechts zur Anzeige anwählen. Ist das Häkchen gesetzt, so zählt der Termin als wahrgenommen. Ist das Häkchen nicht gesetzt, so wird der Termin automatisch als verpasster Termin in den Verstößen eingetragen.

Übersteigt die Anzahl an Verstößen die definierte Maximalanzahl im gegebenen Zeitraum, dann wird der Patient automatisch auf die Sperrliste für Terminbuchungen gesetzt. Klicken Sie den „Zur Sperrliste“-Button um direkt zu den gesperrten Patienten zu gelangen.

Patienten-Sperrliste

Über das Patientenverstöße-Popover oder über das Menü Admin → Kalender → Kalenderverwaltungen → Patientensperrung gelangen Sie zur Sperrliste. Diese ist in 2 Hauptbereiche untergliedert. Im oberen Bereich können Patienten gesperrt werden, die bereits in tomedo angelegt sind (Bestandspatienten). Sie finden unter der Tabelle eine Suchzeile, durch welche Sie aus Ihren Bestandspatienten auswählen können.

Im unteren Bereich können Sie aber auch Patienten für die Terminbuchungen sperren, die noch nicht angelegt worden sind (Neupatienten). Sie können für Vorname, Nachname, Geburtstag und E-Mail Freitext eingeben. Es können auch nur einzelne Spalten befüllt sein. Tragen Sie bspw. nur den Vornamen Max ein, dann würden bei Buchung im Onlinekalender und ab tomedo® Version 1.165 auch beim Anlegen von Terminen in der Praxis alle Patienten mit dem Namen Max abgelehnt.

Für weitere Erklärungen zur Nutzung des Patientensperrungs-Fensters, schauen Sie gern auch unter OTK-2-Patientensperrung.

In der Tabelle haben Sie durch die beiden Checkboxen die Möglichkeit, je Patient festzulegen und auch nochmals anzupassen, ob dieser nur für die Onlineterminbuchung oder auch für Buchungen in der Praxis gesperrt werden soll.

Terminanlage für gesperrte Patienten

Bucht ein Patient einen Termin über den Onlineterminkalender, so stellt tomedo® bei Buchung die Sperrung fest und der Patient erhält entsprechend eine Ablehnung-Email.

Versuchen Sie innerhalb der Praxis einen Termin für einen gesperrten Patienten zu buchen, dann erhalten Sie eine Warnung. Hat der eingeloggte Nutzer Admin-Rechte oder ein manuell vergebenes Recht, so kann dieser bei Bedarf die Sperrung übergehen und den Termin für den Patienten trotzdem anlegen.

Rechte für Patientensperrungen und Verstöße

Um Ihre Patientenverstöße und -sperrungen korrekt verwalten zu können, ist es Ihnen möglich festzulegen, wer in der Praxis welche Aktionen durchführen darf. Sie können dabei unterscheiden zwischen

• Patientensperrungen ignorieren
• Verstöße anlegen & bearbeiten
• Verstöße entschuldigen & löschen

Standardmäßig haben zunächst alle Nutzer alle Rechte (außer Sperrung ignorieren). Legen Sie für einzelne Aktionen jedoch spezielle Rechte fest, so gelten diese nur für die von Ihnen gewählten Nutzer und Arbeitsplätze. Für alle anderen ist das Recht dann entsprechend nicht vergeben.

Gehen Sie dazu im Menü zu Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung → Patienten-Verstöße und -Sperrungen. Wählen Sie die jeweilige Aktion aus und legen Sie unten links über das „+“ ein Recht an (Dieses können Sie auch umbenennen). Wählen Sie anschließend für dieses Recht im rechten Bereich aus, für welche Nutzer/-gruppen und Arbeitsplätze/-gruppen das Recht gegeben sein soll.

Haben Sie nicht das entsprechende Recht für eine Aktion, dann bekommen Sie entweder eine Meldung beim Ausführen angezeigt oder die Aktion steht von vornherein nicht zur Verfügung (ausgegraute oder ausgeblendete Buttons).

Verstöße entschuldigen und Patientensperrungen entfernen

Wurden Patientenverstöße in der Patientenverstöße-Übersicht eingetragen, so haben Sie in der Tabelle durch eine Checkbox die Möglichkeit, je Patientenverstoß den „Entschuldigt“-Status zu setzen. Der Verstoß wird dann noch weiter angezeigt aber ausgegraut und er wird damit nicht in die Gesamtanzahl der Verstöße mit einberechnet, die mit der festgelegten Maximalanzahl abgeglichen wird. Der „Entschuldigt“-Status kann auch wieder entfernt werden.

Im angezeigten Status im Fenster bzw. auch am Symbol in der Symbolleiste sehen Sie, wie viele unentschuldigte Verstöße der Patient hat bzw. ob der Patient bereits gesperrt wurde.

Ist ein Patient bereits automatisch gesperrt worden weil er die Maximalanzahl an Verstößen überschritten hat, und Sie entschuldigen aber anschließend Verstöße sodass die Maximalanzahl wieder unterschritten wird, dann behält der Patient trotzdem seinen gesperrt-Status. Dieser muss dann erst händisch aufgehoben werden.

Gehen Sie dazu in die Sperrliste, wählen Sie den jeweiligen Patienten in der Liste aus und klicken auf „-„.

In dem Moment, in dem Sie die Sperrung entfernen wird nochmals abgeglichen, ob die Anzahl der Verstöße die Aufhebung erlaubt. Ist dies der Fall, so wird die Sperrung ohne weitere nötige Aktionen entfernt. Hat der Patient jedoch weiterhin eine zu hohe Anzahl an Verstößen und Sie versuchen, die Sperrung aufzuheben, dann öffnet sich nochmals eine Abfrage, wie Sie in diesem Fall verfahren möchten. Sie können die Sperrung entfernen und auch gleichzeitig alle Verstöße entschuldigen, Sie können die Sperrung entfernen aber nur so viele Verstöße entschuldigen wie nötig ist um die Sperrung aufheben zu können oder Sie können wirklich nur die Sperrung löschen und alle Verstöße bleiben unentschuldigt bestehen.

Bitte beachten Sie in letzterem Fall, dass tomedo® einmal täglich die Anzahl der Verstöße mit der Maximalanzahl abgleicht und im Fall von Überschreitung den Patienten wieder automatisch sperren wird (sofern so konfiguriert). Im Patientenverstößepopover wird dann, solange der Abgleich noch nicht stattgefunden hat, ein Hinweis angezeigt, dass der Patient die Maximalanzahl an Verstößen überschritten hat und damit in die automatische Sperrung fällt. Terminbuchungen können zunächst ohne Warnungen vorgenommen werden, solange die Sperrung noch nicht erfolgt ist.

Sie können jedoch immernoch im Popover Verstöße entfernen oder auf entschuldigt setzen. Wird eine Sperrung entfernt, aber genügend Verstöße sind entschuldigt, wird der Patient auch wieder als nicht gesperrt und mit der Anzahl der unentschuldigten Verstöße im Patientenverstöße-Popover und am Symbol angezeigt. Termine können dann wieder ohne Warnung für den Patienten angelegt werden und der Patient kann wieder problemlos über den Onlineterminkalender Termine selbstständig buchen.