Karteiexport

Wenn Sie die komplette medizinische Dokumentation eines Patienten oder auch nur ausgewählte Einträge exportieren möchten, können Sie dies innerhalb der Kartei tun. Dazu klicken Sie unterhalb der medizinischen Dokumentation auf den Button „Aktionen“ und wählen einen der beiden Punkte aus.

Export ohne Auswahl

Wenn kein oder nur ein Eintrag in der medizinischen Dokumentation ausgewählt ist, wird bei Klick auf „Exportieren“ die komplette Kartei mit allen Karteieinträge exportiert. Wenn Sie konkret ausgewählte Einträge exportieren möchten, müssen Sie zunächst alle gewünschten Einträge mit gedrückter ⌘Cmd-Taste markieren und dann über „Aktionen“ die Option „Exportieren“ auswählen.

Es erscheint das folgende Fenster, in welchem Sie die Einstellungen für den Export hinterlegen können:

ausgegraute Optionen

Wenn Sie die Checkbox „ZIP-Archiv erstellen“ und/oder „PDF erstellen“ aktivieren, sind auch die noch ausgegrauten Optionen in Kombination damit verfügbar:

• E-Mail mit angehängtem ZIP-Archiv oder PDF öffnen
• Ordern auf dem Desktop wieder löschen
• ZIP-Archiv und PDF der exportierten Kartei verschlüsseln

Mehr dazu finden Sie in den folgenden Abschnitten.

ZIP-Archiv erstellen

Wenn Sie diese Option anwählen, öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie festlegen können, wo Sie das Archiv speichern möchten. Mit einem Klick auf „Exportieren“ wird die Auswahl direkt übernommen und der Finder öffnet den Ordner, in welchem Sie das Archiv abgelegt haben.

Das ZIP-Archiv wird (genauso wie der Ordner und die PDF-Datei) nach dem Muster „Kartei_[Vorname]_[Nachname]_[Geburtsdatum]_[Patientennummer]“ erstellt. Zusätzlich zu der ZIP-Datei wird auch ein Ordner exportiert. Innerhalb des Ordners finden Sie standardmäßig mehrere DOCX-Dateien: eine mit der kompletten Kartei und für jeden Anhang eine zusätzliche.

PDF erstellen

Über diese Auswahl wird eine PDF-Datei mit allen Karteieinträgen generiert. Auch hier müssen Sie einen Ablageort wählen, um zu entscheiden, wohin tomedo® exportieren soll.

Genauso wie bei der Erstellung eines ZIP-Archivs wird ein Ordner mit DOXC-Dateien erstellt. In diesem finden Sie die PDF-Datei.

E-Mail mit angehängtem ZIP-Archiv oder PDF öffnen

Diese Option ist nur zusammen mit „ZIP-Archiv erstellen“ und/oder „PDF erstellen“ verfügbar.

Sobald Sie den Export auslösen, werden ZIP-Archiv und/oder PDF wie gewohnt gespeichert. Zusätzlich wird ein Fenster zum Verfassen einer E-Mail geöffnet. Der Export ist direkt als Anhang eingefügt.

Ordner auf dem Desktop wieder löschen

Diese Funktion steht Ihnen nur in Kombination mit „ZIP-Archiv erstellen“ und/oder „PDF erstellen“ zur Verfügung.

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird der erstellte Ordner des Karteiexports direkt wieder gelöscht. Dies kann praktisch sein, wenn Sie zudem die Option „E-Mail mit angehängtem ZIP-Archiv oder PDF öffnen“ auswählen, und nur die E-Mail verschicken, den Export jedoch nicht auf dem Desktop behalten möchten. In diesem Fall wird das entsprechende E-Mail-Fenster zum Versenden geöffnet und der Ordner direkt wieder von Ihrem Desktop gelöscht.

Außerdem können Sie diese Option nutzen, wenn Sie ein ZIP-Archiv oder eine PDF-Datei erstellen und nur das Archiv bzw. die PDF-Datei auf dem Desktop behalten wollen. Der automatisch zusätzlich erstellte Ordner wird in diesem Fall ebenfalls direkt wieder gelöscht, sodass nur das Archiv bzw. die PDF-Datei gespeichert wird.

Anhänge der Karteieinträge in DOCX-Datei einfügen

Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Anhänge der exportierten Karteieinträge direkt in die Kartei-DOCX-Datei mit eingefügt.

ZIP-Archiv und PDF der exportierten Kartei verschlüsseln

Diese Funktion können Sie nur in Kombination mit „ZIP-Archiv erstellen“ und/oder „PDF erstellen“ nutzen. Wenn Sie das ZIP-Archiv und/oder die PDF-Datei verschlüsseln möchten, können Sie diese nicht gleichzeitig per E-Mail verschicken.

Wenn Sie die Checkbox für diese Option aktivieren und für den aktuellen Patienten in den Patientendetails ein Schlüssel hinterlegt worden ist, wird dieser automatisch eingefügt. Sollte kein Schlüssel hinterlegt sein, erscheint durch Klick auf das leere weiße Feld die Möglichkeit, einen neuen einzutragen (oder über den runden Pfeil einen neuen zu generieren) und diesen direkt auszudrucken.

Der Schlüssel wird sowohl für das ZIP-Archiv als auch die PDF-Datei benötigt:

Export mit Auswahl

Wenn Sie den Export (mit Auswahl) anklicken, haben Sie zusätzliche Möglichkeiten, welche Karteieinträge Sie in welchem Zeitraum und in welcher Reihenfolge exportieren möchten. Es öffnet sich ein verändertes Exportfenster:

Die Tabelle 1 ist zunächst leer, da noch keine Karteieinträge ausgewählt worden sind. Möchten Sie nur spezifische Einträge exportieren, so bietet es sich an, diese direkt aus der medizinischen Dokumentation per Drag-and-drop in diese Tabelle zu ziehen. Die zweite Möglichkeit besteht über die Filter direkt im Fenster.

Dazu können Sie zunächst einmal einen Zeitraum 2 auswählen, in welchem die gewünschten Karteieinträge liegen. Außerdem können Sie auswählen, welche Karteieinträge 3 berücksichtigt werden sollen. Dazu tippen Sie die Kürzel der Eintragstypen ein. Sie können dabei mehrere verschiedene Kürzel eingeben. Wenn Sie keine Kürzel eintragen, werden alle Karteieinträge des angegebenen Zeitraums geladen. Möchten Sie gewisse Eintragstypen ausschließen, aktivieren Sie die „ohne“-Checkbox und geben die Kürzel der Typen ein, die nicht geladen werden sollen.

Um die Tabelle zu füllen, klicken Sie auf „laden“ 4.

Im folgenden Beispiel wurden nur Karteieinträge der Typen „DIA“ und „ANA“ im Zeitraum 16.01.2024 bis 14.11.2024 in die Tabelle zum Export geladen:

Die Einträge der Tabelle können Sie per Drag-and-drop in die gewünschte Reihenfolge bringen. Sollten Sie einzelne Einträge wieder aus der Liste löschen wollen, können Sie diese markieren und dann mit dem „–“-Button 5 entfernen.

Für den Export mit Auswahl haben Sie außerdem die Möglichkeit, bei Bedarf eine andere Briefvorlage 6 auszuwählen, um zu gestalten, wie genau der Export aussehen soll.

Da Sie in dieser Export-Verwaltung die Reihenfolge der Karteieinträge in der Tabelle anpassen können, steht Ihnen in den Einstellungen eine zusätzliche Checkbox zur Verfügung. Über diese entscheiden Sie, ob die Sortierung 7 beim Export der Sortierung der aktuellen Tabelle entsprechen soll.

Alle anderen Einstellungen sind identisch mit denen des normalen Exports (ohne Auswahl).