Früherkennungsverwaltung

In der Früherkennungsverwaltung können Sie Ihre entsprechenden Vorsorgeuntersuchungen definieren und konfigurieren. Hierbei werden die Kriterien und Regeln für die Untersuchungen festgelegt, die später bestimmen werden, ob in der Patientenkartei das Früherkennungssymbol leuchten/blinken wird oder nicht.

In der Früherkennungsverwaltung können Sie dabei sowohl Untersuchungen für alle Patienten festlegen, als auch patientenbezogene/individuelle Untersuchungen. Mit anderen Worten: Sie bestimmen, ob eine Vorsorgeuntersuchung für alle Patienten gilt oder nur für einen oder bestimmte Patienten.

*In der Playliste finden Sie oben rechts das Inhaltsverzeichnis der verfügbaren Videos.

Definition einer Früherkennungsuntersuchung

Jede einzelne Früherkennungsuntersuchung bzw. Vorsorgemaßnahme sollte eine spezifische klinische Fragestellung abdecken (Beispiel Check-Up). Klassischerweise werden hier die von der GKV vorgegebenen Früherkennungsuntersuchungen wie z.B. die U-Untersuchungen jeweils einzeln aufgeführt. Schlussendlich können Sie jedoch alle wiederkehrenden Untersuchungen hier erfassen. Wenn Sie mehrere verschiedene Abrechnungsarten nutzen, wie z.B. GKV, HzV und PKV, dann müssen Sie ggf. für eine Untersuchung mehrere separate Regeln für jede einzelne Abrechnungsart anlegen.

Konkret benötigen Sie z.B. für einen Check-Up für GKV-Patienten in der Regel ein 3-Jahres-Intervall, für HzV ein 2-Jahres-Intervall und für PKV-Patienten ggf. auch ein 1-Jahres Intervall. Bei GKV und HzV ist es auch möglich, dass Sie für einzelne Kassen eigenen Regeln (Intervalle, Altersregeln etc.) anlegen müssen. Das heisst je mehr Abrechnungsarten Sie in Ihrer Praxis nutzen, desto mehr Regeln pro Untersuchung sind ggf. nötig.

Einrichtung einer Früherkennungsuntersuchung

Zur Konfiguration der Früherkennungsuntersuchung müssen Sie sich vor der ersten Nutzung als Nutzer mit administrativen Rechten einloggen. Klicken Sie nun auf das Radarsymbol für Früherkennungsuntersuchungen in der Symbolleiste. Wenn Sie in dem erscheinenden Status-Fenster auf das Zahnrad klicken, öffnet sich das Konfigurations-Fenster. Alternativ gelangen Sie auch über Admin → Früherkennungsverwaltung zu diesem Fenster. Der Aufruf des Konfigurationsfensters kann auch für Nutzer ohne Administratorrechten über das zugehörige Fensterrecht in der Rechteverwaltung konfiguriert werden.

Auf der linken Seite 1 befindet sich eine Übersicht über alle hinterlegten Vorsorgemaßnahmen. Einige Untersuchungen sind bereits in tomedo® angelegt. Diese können Sie ergänzen, oder an Ihre Bedürfnisse anpassen. Durch Betätigen des „+“-Symbols können Sie weitere Vorsorgemaßnahmen anlegen. Im oberen rechten Bereich können Sie den Namen der Vorsorgemaßnahme eintragen 2 und über die Checkbox festlegen, ob Sie für alle Patienten aktiviert sein soll. Setzen Sie diesen Haken, gilt die Untersuchung für alle Patienten. Setzen Sie den Haken nicht, müssen im Früherkennungsmodul über das Radar individuelle Regeln festgelegt werden.

Sie können eine Terminart konfigurieren 3 die mit dieser Untersuchung verknüpft sein soll. Diese Terminart wird in den Patientenkurzinfos der Vorsorgeuntersuchungen dazu verwendet, um einen Termin für die Untersuchung anzulegen.

Außerdem kann ab Version v1.153 eine Aktionskette 4 hinterlegt werden, die nach dem Anlegen der Untersuchung ausgeführt wird.

Wenn in der Früherkennungsautomatisierung bereits ein Recall für diese Untersuchung konfiguriert ist, kann dieser über den Button „Auto-Recall anpassen“ 5 bearbeitet werden.

Festlegung der Regeln und Kriterien

Um eine neue Regel zu erstellen, klicken Sie auf den „+“-Button . Es öffnet sich ein Wizard, der Sie durch die Einrichtung führt. Der Wizard unterteilt die Konfiguration in die Schritte „Titel“, „Patient“, „Untersuchung“ und „Dokumentation“. Bestehende Konfigurationen einer Regel können Sie über das Stift-Symbol direkt bearbeiten.

Im Schritt „Titel“ legen Sie einen Namen für die aktuelle Regel fest. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es für eine Untersuchung mehrere Regeln gibt um die Regeln schneller voneinander unterscheiden zu können.

Im Schritt „Patient“ legen Sie das Geschlecht, die Versicherungsart und die Altersspanne fest. Durch Hinzufügen von Filtern 6 können Sie die Patientengruppe weiter einschränken. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Typen:

• Diagnose
• HzV-Vertrag
• Krankenkasse
• Karteieintrag
• Leistung
• Marker
• Untersuchung

Die Diagnose können Sie auch durch ICD-Codes spezifizieren. Hierbei können Sie mehrere Codes durch Semikolon getrennt hinterlegen, zum Beispiel „E11.10;E11.11“. Wenn der Patientenfilter z.B. mit „E11.1-“ (oder einfach nur „E11.1“) angelegt wird, wird die Vorsorgemaßnahme entsprechend für alle Patienten mit ICD-Code E11.1* aktiviert. Bei Auswahl von „Untersuchung“ können Sie angeben ob eine bestimmte Vorsorgeuntersuchung in den letzten Monaten stattgefunden haben muss oder noch nicht stattgefunden haben darf.

Sie können beliebig viele Filter konfigurieren. Diese sind anschließend über eine „UND“-Verknüpfung miteinander verbunden, d.h. es müssen alle Kriterien zutreffen damit die Untersuchung bei einem Patienten angeboten wird.

Im Schritt „Untersuchung“ definieren Sie das Intervall zwischen den Untersuchungen 7 als täglich, monatlich oder in kalendarischen Einheiten wie Quartalen und Jahren. Bei der Option „feste Anzahl“ wird die Gesamtzahl der Untersuchungen begrenzt während bei „kein fester Abstand“ der Abstand in Tagen oder Monaten angegeben werden kann. Zusätzlich kann bei allen Optionen ein Mindestabstand vorgegeben werden.

Im Bereich „Beispiel-Daten berechnen“ können Sie sehen, welche zeitlichen Auswirkungen die Einstellungen auf die nächsten Untersuchungen haben würden. Dabei zeigt die Spalte „Abgerechnet am“ das Datum der letzten Untersuchung und unter „wieder abrechnungsfähig am“ sehen Sie wann die nächste Untersuchung stattfinden/abgerechnet werden kann.

Im Schritt „Dokumentation“ legen Sie fest welche Leistungsziffern, Karteieinträge oder Diagnosen verwendet werden sollen, um festzustellen ob eine Untersuchung abgerechnet wurde 8. Dabei können mehrere Gruppen von Elementen angelegt werden. Elemente innerhalb einer Gruppe sind dabei mit „UND“ verknüpft, wohingegen die Gruppen mit „ODER“ verknüpft sind. Damit können Sie beispielsweise eine Gruppe für Kassen- und eine Gruppe für Privatpatienten konfigurieren, indem Sie innerhalb der jeweiligen Gruppe eine EBM- oder GOÄ-Leistung zusammen mit einer Diagnose hinterlegen.

Beim Anlegen einer Früherkennungsuntersuchung in der Kartei, erhalten Sie dann eine Auswahl mit den für diesen Patienten möglichen Kriterien zur Dokumentation der Untersuchung. Welche Kriterien möglich sind, hängt von den abzurechnenden Ziffern und existierenden Scheinen/Rechnungen des Patienten ab.

Individuelle Regeln

Wenn Sie individuelle Regeln für Patienten verwenden wollen, dann ist es immer sinnvoll, diese Regel in einer dafür vorgesehenen Vorsorgemaßnahme anzulegen und den Haken für alle Patienten zu deaktivieren. Die individuelle Regel wird dann über das Radar aktiviert. Um alle Untersuchungen anzeigen zu lassen, welche standardmäßig “deaktiviert” sind, klicken Sie auf den Button “Deaktivierte anzeigen”.

Umgekehrt können Sie auch einzelne Patienten von bestimmten Untersuchungen ausschließen. Dazu aktivieren Sie den Haken für alle Patienten in der Vorsorgemaßnahme und legen dann eine individuelle Regel für den Patienten an. Hier können Sie die Vorsorgemaßnahme für den Patienten dann deaktivieren (siehe Radar).

Der Unterschied zwischen einer individuellen Regel und einer patientenbezogenen Regel liegt darin, dass die patientenbezogenen Regeln von mehreren Patienten erfüllt werden können, eine individuelle Regel nur an einem Patienten aktiv ist.