ePA-Upload von Laborbefunden

Der Upload von Laborbefunden in die ePA der Patienten, wird mit tomedo® Version v1.162 freigegeben. Ab dieser Version kann konkret festgelegt werden, welche Testergebnisse hochgeladen werden dürfen. Des Weiteren ist ein automatischer Upload beim Gelesen-Setzen von Befunden möglich.

Der automatische Upload von Laborbefunden ist standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert erfolgt er, sobald ein Befund auf gelesen gesetzt oder vidiert wurde. Der Upload berücksichtigt dabei die DSGVO-Einstellungen in den Patientendetails.

Workflow des ePA-Uploads

Der Upload eines Befundes kann über die folgenden Möglichkeiten ausgelöst werden:

• Gelesen setzen oder Vidieren eines Einzelbefundes in der Befundansicht oder der Vidierliste der Inbox
• Gelesen setzen eines Einzelbefundes im Laborverlauf
• Kontextmenü (Rechtsklick) auf einen Befund in der Kartei
• Klick auf ePA-Button in der Befundansicht oder der Vidierliste
• Gelesen setzen von ein oder mehreren Befunden im Laboreingang

Schritt 1: Überprüfung der Rechte

Vor dem Upload werden zunächst Abrechnungsziffern (sofern vorhanden) auf eine Rechnung oder ggf. einen KV-Schein abgerechnet. Für den ePA-Upload werden dann im ersten Schritt die erforderlichen Rechte geprüft. Dazu gehört die Überprüfung der DSGVO-Einstellungen in den Patientendetails, die generellen Zugriffsrechte für die ePA sowie die speziellen Zugriffsrechte für den Laborupload. Nur wenn der Patient dem ePA-Upload zugestimmt, der Schreibzugriff auf die ePA möglich ist und der aktuelle Nutzer das Recht hat Laborbefunde in die ePA hochzuladen erfolgt der zweite Schritt.

Schritt 2: Laborkürzel prüfen

Im zweiten Schritt erfolgt eine Überprüfung ob alle im Befund vorhandenen Kürzel für den Upload überprüft worden. Ist dies nicht der Fall, erscheint beim Upload ein Dialogfenster. Hier können Sie für jedes Kürzel für das noch keine Entscheidung getroffen wurde, festlegen ob die Ergebnisse hochgeladen werden dürfen oder nicht. Alternativ können Sie durch Klick auf „Jetzt nicht“ das Fenster schließen und damit den Upload abbrechen.

Hinweis: Wird ein Befund im Laboreingang auf Gelesen gesetzt oder vidiert, erscheint das Dialogfenster nicht.

Sie finden alle bereits geprüften und noch nicht geprüften Kürzel in den Laboreinstellungen unter ePA Upload → ePA-Upload Erlaubnis.

Die obere Tabelle 1 zeigt alle noch zu überprüfenden Kürzel. In der unteren Tabelle sehen Sie alle Kürzel für die bereits eine Entscheidung getroffen wurde. Eine solche Entscheidung ist zwingend notwendig, weil Ergebnisse zu genetischen Untersuchungen und hochsensible Daten, wie z.B. sexuell übertragbare Erkrankungen, nur mit Einverständnis des Patienten hochgeladen werden dürfen.

In der unteren Tabelle 2 sehen Sie alle Kürzel für die bereits eine Entscheidung getroffen wurde. An dieser Stelle können Sie nachträglich jederzeit die Upload-Erlaubnis für jedes Kürzel ändern.

In der Spalte „Upload-Erlaubnis ePA“ 3 legen Sie fest, für welche Kürzel Ergebnisse hochgeladen werden dürfen. Wenn Sie sich sicher sind, kann durch Aktivieren der Checkbox „Alle auf ‚ja‘ setzen“ 4 der Upload jedes Kürzels in der Tabelle erlaubt werden. Klicken Sie anschließend auf „Übernehmen“ um beide Tabellen zu aktualisieren.

Die Überprüfung der Kürzel erfolgt für jeden Befund und die obere Tabelle wird aktualisiert, sobald Kürzel existieren die noch nicht vorhanden sind. So kann gewährleistet werden, dass auch neue Kürzel korrekt berücksichtigt werden.

Nur Befunde bei denen für alle Kürzel eine Entscheidung über den Upload vorliegt, können in die ePA geladen werden.

Schritt 3: Upload in die ePA und Status des Uploads

Wenn alle vorigen Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, wird der Befund in die ePA hochgeladen. Dabei wird nicht der Anhang des Befundes hochgeladen, sondern es wird aus der aktuellen Befundansicht ein PDF-Dokument generiert welches nur die für den Upload erlaubten Kürzel beinhaltet. Wenn der Anhang ebenfalls hochgeladen werden soll, muss dies manuell erfolgen da hierfür keine automatische Überprüfung möglich ist.

Dokumentenklasse und Dokumententyp sind für den Upload fest vorgegeben und können nicht verändert werden. Auch der Autor wird automatisch bestimmt. Die Festlegung des Autors erfolgt absteigend nach den folgenden Kriterien:

1. vom Labor übermittelter Arzt des Befundes
2. aktueller Nutzer (falls LE)
3. letzter Behandler aus Besuchshistorie

Wurde an dieser Stelle noch kein Autor gefunden, erscheint das Fenster für den ePA-Upload um den Autor zu wählen. Der Autor eines hochgeladenen Anhangs ist immer der letzte Behandler.

Der aktuelle Status des ePA-Uploads ist am jeweiligen Befund einsehbar, sowohl in der Befundansicht als auch dem Laboreingang.

Die Farbe des Status gibt darüber Auskunft ob der Upload erfolgreich war oder nicht.

• grün – Upload erfolgreich
• orange – Upload abgebrochen, nicht alle Kürzel wurden geprüft
• rot – Upload nicht erfolgreich oder nicht möglich

Einstellungen und Rechte für den ePA Upload

In den Laboreinstellungen unter Admin → Laboreinstellungen → Praxis → ePA Upload finden Sie alle relevanten Einstellungen für den manuellen und automatischen Upload von Befunden. Sie erreichen die Einstellungen auch über den Button „Labor ePA Upload“ oben rechts im Laboreingang.

Der automatische Upload kann wahlweise beim Gelesen setzen 1 oder beim Vidieren 2 des Befundes erfolgen. Somit kann beispielsweise eine MFA die Befunde auf Gelesen setzen aber der Upload in die ePA erfolgt erst, nachdem ein Arzt den Befund vidiert hat.

Zudem können alle oder nur unauffällige Befunde hochgeladen werden. Der unter Schritt 2 erscheinende Dialog zur Überprüfung der Kürzel, kann dabei auch deaktiviert werden. Dann müssen alle Kürzel in den Laboreinstellungen geprüft werden.

Um den Dialog auch beim manuellen Upload des Befundes auszublenden, gibt es ab Version v1.163.0.15 auch dafür eine Option.

Wenn die Option „Manuell nach Freigabe“ aktiviert ist 3, erscheint im Laboreingang der Button „Upload in ePA“. Damit kann der Upload von bereits gelesenen Befunden manuell ausgelöst werden die bisher nicht in die ePA hochgeladen wurden. Auch hier kann unterschieden werden zwischen allen Befunden oder nur Unauffälligen. Zudem kann bei Bedarf eine Einschränkung auf das Alter der Befunde gesetzt werden. Dann werden nur gelesene Befunde hochgeladen, die älter sind als der angegebene Zeitraum.

Für den Befundupload können zusätzliche Nutzerrechte in der Rechteverwaltung konfiguriert werden. Es gibt ein Recht zum Ausführen des ePA-Uploads und Eines zum Prüfen der Laborkürzel. Da standardmäßig jeder Nutzer das Recht hat die Kürzel zu prüfen, kann in den Laboreinstellungen zusätzlich eingestellt werden, dass nur Nutzer mit Administratorrechten Kürzel prüfen dürfen 4 oder explizit die Nutzer mit dem passenden Recht.