Nutzerverwaltung

Nutzer können nur von einem Nutzer mit Administrator-Rechten verwaltet werden. Über den Menüpunkt Admin → Nutzerverwaltung (oder Admin → Praxisorganisation → Nutzer) gelangen Sie in den Dialog zur Bearbeitung vorhandener Nutzer. In der Tabelle oben links 1 können Sie durch einen Klick auf den „+“-Button einen neuen Nutzer erstellen. Angaben wie Kürzel, Namen, Zusätze, Titel oder Geschlecht des Nutzers können Sie in den Details rechts von der Tabelle 2 hinterlegen. Außerdem ist es möglich, eine Farbe für den Nutzer zu hinterlegen. In dieser Farbe erscheint schließlich das Nutzertoken des Nutzers in tomedo®.

Mit Aktivierung der Checkbox 3 können Sie einen Nutzer als Behandler/Leistungserbringer markieren. Weiterführende Einstellungen für diesen Nutzer-Typ können unter dem Reiter „Leistungserbringer“ 6 eingerichtet werden.

Mit Aktivierung der Checkbox 4 können Sie einen Nutzer als Arzt markieren. Weiterführende Einstellungen für diesen Nutzer-Typ können unter dem Reiter „Arzt“ 7 eingerichtet werden.

In Abhängigkeit davon, ob ein Nutzer „nur“ Mitarbeiter ist oder auch Behandler oder Behandler und Vertragsarzt wird der Nutzer in verschiedenen Auswahlmenüs aufgelistet oder entsprechend nicht aufgeführt.

Über die Buttons unterhalb der Checkboxen können Sie die Ansicht zwischen „Mitarbeiter“ 5, „Leistungserbringer“ und „Arzt“ wechseln und dort konkrete Einstellungen für die jeweiligen Mitarbeiter vornehmen.

Mitarbeiter

Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ können folgende Einstellungen für den Nutzer konfiguriert werden:

1. Ordnen Sie den Nutzer zu einer oder mehrerer Nutzergruppen zu. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. nur für eine bestimmte Nutzergruppe Aufgaben oder Nachrichten erstellen wollen und somit nicht mehr alle Nutzer einzeln zum entsprechenden Dialog hinzufügen müssen. Über die drei Punkte im Feld „vorh. Gruppen“ gelangen Sie in die Verwaltung der Nutzergruppen.
2. Hier können Sie ein Passwort für den Nutzer hinterlegen: Wenn jeder Nutzer sich nur über ein persönliches Passwort in tomedo® einloggen soll, können Sie dieses hier einspeichern. Der Balken neben dem Eingabefeld färbt sich dabei entsprechend der Sicherheitsstufe des Passworts ein. Außerdem können Administratoren über einen Klick auf die Schaltfläche „Kameralogin“ in die tomedo® Einstellungen (Nutzer → Anmeldung) gelangen, um dort ein Video aufzunehmen. An dieser Stelle kann jeder eingeloggte Nutzer Videos für seinen Kameralogin speichern. Mehr Informationen zur Passwortverwaltung in tomedo® erhalten Sie hier.
3. In tomedo® können mehrere E-Mail-Konten hinterlegt sein. Hier können Sie speziell für den Nutzer auswählen, welcher KIM- und/oder KVConnect-E-Mail-Account zu verwenden ist.
4. Damit der einzelne Nutzer auf die hinterlegte TI-Anbindung in tomedo® zugreifen kann, muss für den Nutzer der zu verwendende Konnektor, Mandant und gegebenenfalls die Card-ID hinterlegt sein. Ist keine Card-ID angegeben, erscheint bei Zugriff auf die TI-Anbindung ein Abfragedialog, ob tatsächlich die gefundene Karte im Kontext verwendet werden darf. Alternativ kann die Einstellung „Nutze immer Kontext des Arbeitsplatzes“ für die Zuordnung zur TI-Anbindung verwendet werden.
5. PC-LOC von der Firma Teratron wird als zusätzliche Login-Methode von tomedo® angeboten und extra durch einen zollsoft Mitarbeiter aktiviert werden. Über diese Funktionen können Sie sich über die Annäherung eines Schlüssels an den Arbeitsplatz anmelden. Bei Entfernung des Schlüssels löst der Screenlock aus. Dadurch ist ein schneller Nutzerwechsel ohne Passworteingabe möglich.
6. Über das Angestelltenmanagement können Sie für jeden Nutzer Infos (ähnlich der Patientendetails) und eine Kartei aufrufen. Sollten Infos/Kartei noch nicht vorhanden sein, werden Sie automatisch beim ersten Aufruf über das Menü angelegt. An dieser Stelle können Sie Informationen (Adresse, Kontaktdaten, etc.) sowie medizinische Dokumentationen (inklusive Leistungen und Diagnosen) für den Nutzer festhalten.
7. Für ausgewählte Laboranbindungen können hier die entsprechenden Zugangsdaten hinterlegt werden. Zur Authentifizierung zum angebundenen Labor, z.B. beim Senden eines Laborauftrags, greift tomedo® auf die hier eingetragenen Anmeldedaten zu.
8. Mit Aktivierung der Checkbox „Administator“ können Sie jedem beliebigen Nutzer Admin-Rechte geben.
9. Über die Rechteverwaltung können Sie für jeden Nutzer spezifische Rechte hinterlegen. Dieses Menü erreichen Sie alternativ auch über Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung. Mehr Informationen zur Rechteverwaltung finden Sie hier.
10. Über die Login Historie können Sie sehen, wann der Nutzer sich über welchen Client eingeloggt und/oder ausgeloggt hat.

Leistungserbringer

Unter dem Reiter „Leistungserbringer“ können folgende Einstellungen für den Nutzer vorgenommen werden:

1. Zuordnung einer oder mehrerer Betriebsstätten (BS) zu dem ausgewählten Nutzer: Die hinterlegte BS findet zum Beispiel bei der Leistungsdokumentation Berücksichtigung und ist somit von Bedeutung. Die Erläuterung, wie die BS für eine Leistung festgelegt wird, finden Sie hier.
2. Ist der Leistungserbringer gleichzeitig Vertragsarzt, wird der Nutzer automatisch unter Default-Abrechnung vorausgewählt. Diese Vorauswahl kann je nach Rahmenbedingung angepasst werden. Das kann notwendig sein, wenn der Vertragsarzt mit der Funktion „Arzt in Vertretung“ oder „Arzt in Weiterbildung“ angestellt ist. Ist der Leistungserbringer kein Vertragsarzt, kann auf diesen Nutzer nicht abgerechnet werden. Somit sind diese Nutzer im Auswahlmenü nicht aufgeführt.
3. Mit Aktivierung der Checkbox kann pro Betriebstätte der abrechnende Arzt für den ausgewählten Nutzer eingestellt werden. Der verantwortliche Arzt wird immer als Abrechner verwendet, wenn nicht explizit ein Arzt als abrechnender Arzt pro Betriebsstätte gewählt ist. Außerdem wird für das E-Rezept unabhängig vom abrechnenden Arzt pro Betriebsstätte immer der verantwortliche Arzt verwendet.
   Hinweis für die Verwendung:
   • Als Erstes wird geprüft, in welcher Betriebsstätte der Patient sein Besuch bzw. „dummy“ Besuch (Auswahlliste in der Tagesliste = untere Tabelle in der Tagesliste) hat.
   • Auf dieser Grundlage wird der hinterlegte abrechnende Arzt für diese Betriebsstätte gewählt. Wenn kein abrechnender Arzt für die Betriebsstätte ausgewählt ist, wird der verantwortliche Arzt verwendet.
   • Anschließend folgt die Bestimmung der zu verwendenden Betriebstätte: Ist für den verwendeten abrechnenden oder verantwortlichen Arzt eine Betriebsstätte hinterlegt, wird diese beispielsweise für die Leistungsdokumentation verwendet. Sind allerdings für den verwendeten abrechnenden oder verantwortlichen Arzt mehrere Betriebsstätten hinterlegt, wird in dem Fall die Betriebsstätte vom Arbeitsplatz verwendet.
     
4. Diese Option ist für Leistungserbringer, die keine Vertragsärzte sind, aber gerne auf ausgewählten Formularen ihren eigenen Arztstempel drucken wollen. Im Auswahlmenü können Sie wählen, auf welchen Formularen der Arztstempel Anwendung finden soll. In diesen Formularen ist damit der Leistungserbringer aus Verantwortlicher Arzt (Formular-Menü) auswählbar.
   Hinweis: Beachten Sie dabei, dass dieser Arztstempel auf dem eRezept sowie eAU keine Berücksichtigung findet, da dieser aus den Nutzerdaten entsprechend der KBV-Anforderung generiert werden muss.
5. Konfiguration eines formatierten Arztstempels für die ausgewählte Betriebsstätte und Drucker. Dieser Arztstempel wird mit dem Arztstempelfeld unter dem Reiter „Arzt“ synchronisiert.
6. Sind die Anmeldedaten für den arzt-direkt-Account hinterlegt, werden beim Aufruf eines Patienten aus dem Online-Wartezimmer-Panel diese Daten für den Login im Browser verwendet.
7. Im automatisch generierten Arztstempel für die eAU wird die Hauptfachgruppe angegeben. Da der Name der Hauptfachgruppe unter Umständen sehr lang sein kann, können Sie unter Berufsbezeichnung eine alternative Bezeichnung für diese Angabe hinterlegen. Ist eine Berufsbezeichnung gespeichert, wird diese für die eAU und eRezept verwendet.
   Weiter kann hier die Qualifizierung des Nutzers ausgewählt werden:
   • Arzt
   • Arzt als Vertretung
   • Arzt in Weiterbildung
   • Zahnarzt
   • Hebamme
   • Keine Angabe, ist gleichbedeutend mit Arzt, wenn der ausstellende Vertragsarzt auf sich selbst abrechnet. Wird auf einen Vertragsarzt durch einen andern Leistungserbringer abgerechnet, muss ebenfalls für die eAU und eRezept die Qualifizierung des Abrechners hinterlegt sein.
     Die Art der Qualifikation ist im Rahmen der eAU und eRezept wichtig, weil anhand dieser Angabe geprüft wird, ob der Nutzer für die Ausstellung bzw. als abrechnender Arzt der eAU und eRezept autorisiert ist.
8. An dieser Stelle können Sie die Checkbox für cegedim aktivieren, falls Sie teilnehmen.

Arzt

Unter dem Reiter „Arzt“ können folgende Einstellungen für den Nutzer vorgenommen werden:

1. Zuordnung einer oder mehrerer Fachgruppen zu dem ausgewählten Nutzer. Unter „Haupt“ ist die Hauptfachgruppe des Arztes auszuwählen. Weiter kann dem Arzt eine Arztgruppe im Auswahlmenü zugeordnet werden.
2. Angabe der LANR.
   Hinweis: folgende Nummern gelten als Pseudo-Arztnummer: 123456789, 8888888XX oder 999999XX. Eine Pseudo-Arztnummer kann für Ärzte ohne Lebenslange Arztnummer (LANR), wie z.B. Weiterbildungsassistenten, hinterlegt werden. Wurde für einen Arzt eine Pseudo-Arztnummer hinterlegt, erscheint nach erneuten Öffnen der Nutzerverwaltung, das Eingabefeld zur Erläuterung der Pseudo-LANR, neben dem Eingabefeld der LANR. Diese Erläuterung ist bei Verwendung der Pseudo-LANR verpflichtend. Zur Erhaltung weiterführender Informationen diesbezüglich beachten Sie den Tooltip für das Eingabefeld der LANR. 
3. Konfigurieren Sie hier Ihren Arztstempel, der auf allen Formularen, bis auf der eAU und dem eRezept, verwendet wird. Dabei kann für jede Betriebsstätte und Druckart ein individueller Arztstempel hinterlegt werden.
   Alternativ kann mit der Aktivierung der Checkbox „automatisch“ der Arztstempel anhand der Nutzer- und Betriebsstättendaten durch tomedo® generiert werden. Bei der Autogenerierung wird auch der abrechnende Arzt eines Vertragsarztes im Arztstempel aufgeführt. Der Mehrwert liegt darin, dass sich bei der Änderung von Daten diese nicht extra im Arztstempel angepasst werden müssen.
   Hinweis: Ist die Checkbox „automatisch“ aktiviert, wird der Arztstempel hier nicht mehr angezeigt. Außerdem ist es für Leistungserbringer, die keine Vertragsärzte sind, nicht mehr möglich, diese Formulare zu konfigurieren (bzw. die Einstellungsoption verschwindet komplett). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Leistungserbringer.
4. Via Drag-and-drop (oder über den „+“-Button) können Sie hier Ihre digitale Unterschrift hinterlegen. Diese Unterschrift kann auf Arztbriefen und Custom-Formularen ausgegeben und gedruckt werden. Aktivieren Sie zusätzlich die Checkbox „geschützt“, dann kann die Unterschrift nur von dem zugehörigen Nutzer verwendet werden.
5. Angabe der DALE-UV Nummer sowie der Information, für wen der Nutzer der DALE-UV Vertreter ist.
6. Angabe der Krebsregister Melder-ID des Nutzers.
7. Hinterlegen Sie hier Ihre Ordinationsgruppe, um EBM-Pauschal-Leistungs-Vorschläge unter den Favoriten auflisten (+ automatisch aktiviert) zu lassen.
8. Der Nutzer kann im EBM-Tagesbudgets-Panel mit Hinweisfarben gewarnt werden, wenn er aufgrund der von ihm abgerechneten EBM-Ziffern sein zeitliches Tagesbudget zu überschreiten droht. Dieses Panel ist im Menü in der Tagesliste über Panel → Zeitbedarf (Tagesbudget) aufrufbar.
9. Aktivieren Sie hier Ihre Selektivverträge: HÄVG- und/oder S3C-Verträge. Weiter können Sie Ihre eigenen Verträge hinterlegen. Weiter ist hier die HÄVG-und Mediverbund-ID zu hinterlegen. Auf Grundlage dieser IDs wird der jeweilige Vertragspartner-Identifikator generiert. Diese ID hat aktuell keine Auswirklung für Sie und dient lediglich der Vorbreitung. Weiter Informationen finden Sie auf dieser Webseite.
10. Hier können die nutzerspezifischen Zertifikate für die HÄVG-Verträge hinterlegt werden.

Wie wird der Leistungserbringer für eine Leistung bestimmt?

1. Ist der eingeloggte Nutzer ein Vertragsarzt oder Leistungserbringer, dann wird dieser ausgewählt.
2. Ist ein Besuch vorhanden, wird der hauptbehandelnde Arzt des Besuches ausgewählt.

Ansonsten gibt es keinen Leistungserbringer.

Wie wird der abrechnende Arzt für eine Leistung und Formulare bestimmt?

Bestimme den Leistungserbringer LE (s.o.).

1. Rechnet der Leistungserbringer auf einen anderen Arzt A ab, dann wird dieser Arzt A ausgewählt.
2. Ist der Leistungserbringer Vertragsarzt, dann wird LE ausgewählt.

Ansonsten gibt es keinen abrechnenden Arzt.

Wie wird die Betriebsstätte für eine Leistung oder Formular festgelegt?

Bestimme den Leistungserbringer LE. Bestimme den abrechnenden Arzt A.

1. Hat der Leistungserbringer LE genau eine Betriebsstätte B und ist diese Betriebsstätte B in den Betriebsstätten des abrechnenden Arztes A enthalten, dann wird B ausgewählt.
2. Hat der abrechnende Arzt A genau eine Betriebsstätte B, dann wird diese ausgewählt.
3. Ist ein Besuch vorhanden, dann wähle die Betriebsstätte des Besuches.
4. Wähle die eingestellte Betriebsstätte des Arbeitsplatzes.
5. Werden Leistungserbringer oder abrechnender Arzt einer Leistung geändert, so wird die Betriebsstätte nur dann neu bestimmt, wenn sie nicht zur Kombination von Leistungserbringer und Abrechner passt.

Ärzten und Behandlern Farben zuordnen

Sie können Behandlern Farben zuordnen, sodass diese dann in der Behandler-Spalte der Tagesliste sowie in den Patientendetails farbig dargestellt sind, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. In diesen Farben werden auch die Abrechnende-Ärzte-Kürzel der Schein- und Privatrechnungs-Auswahllisten dargestellt. Die Farben stellen Sie im Fenster Admin → Nutzerverwaltung oben rechts neben dem entsprechenden Nutzerkürzel ein.

Nutzergruppen

Innerhalb der Nutzerverwaltung haben Sie, wie bereits oben erwähnt, die Möglichkeit, Ihre Nutzer in Nutzergruppen einzuteilen. Nutzergruppen ermöglichen es Ihnen, zum Beispiel in der Aufgabenverwaltung, bei Lesebestätigungen oder für die Vidierung direkt eine konkrete Gruppe von Nutzern auszuwählen, ohne diese Nutzer alle einzeln auflisten zu müssen.

Im oberen Bereich 1 sehen Sie, welchen Nutzergruppen der ausgewählte Nutzer bereits zugeordnet worden ist. Darunter 2 sind alle vorhandenen Gruppen aufgelistet. Wenn Sie den Nutzer zu einer weiteren Gruppe hinzufügen möchten, können Sie dies tun, indem Sie den Namen der Gruppe in das obere Feld eintippen oder durch Drag-and-drop aus dem unteren Feld ziehen.

Über die drei Punkte 3 erreichen Sie die Verwaltung der Nutzergruppen, welche alternativ auch über Admin → Praxisorganisation → Nutzergruppen zu finden ist.

In diesem Fenster sind auf der linken Seite 1 alle vorhandenen Nutzergruppen aufgelistet. Über die „+“- und „–“-Buttons 2 können neue Gruppen hinzugefügt oder wieder gelöscht werden. Sobald eine Gruppe ausgewählt oder neu angelegt wurde, können Sie die entsprechenden Nutzergruppendetails einsehen.

An dieser Stelle können Sie der Gruppe einen Namen 3 geben und entscheiden, welche Mitglieder 4 diese haben soll. Die Nutzer können Sie dabei wieder in das Feld eintippen oder per Drag-and-drop aus der Liste vorhandener Nutzer einfügen. Außerdem können Sie angeben, ob es sich bei der Gruppe um Operateure, Anästhesisten oder beides 5 handelt. Dies ist besonders bei der OP-Planung relevant.