Patientenformulare Einstellungen

Sie benötigen Administratorrechte um in die Einstellungen der Patientenformulare zu gelangen, im Menü unter Admin → Patientenformulare. Hier sehen Sie alle aktuell verfügbaren Formulare. Reine Formular-Entwürfe sehen Sie hier nicht, diese können Sie nur im arzt-direkt Dashboard sehen.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Hinweis: Wenn Sie während des anforderns von Patientenformularen (Aktion → Patientenformular anfordern) merken, dass Sie noch Anpassungen vornehmen müssen, dann erreichen Sie die Patientenformular-Einstellungen auch über die 3-Punkte im Fenster Patientenformular anfordern. Dieses Konzept, dass Sie über die 3-Punkte in verwandte Fenster springen können, finden Sie an vielen Stellen in tomedo®.

Im Fenster der Patientenformular-Einstellungen sehen Sie in der Formularübersicht alle verfügbaren Formulare, und in den Globalen Einstellungen weitere wichtige Einstellungen, z.B. zum QR-Code oder den Fälligkeiten.

Formularübersicht

Hier sehen Sie auf der linken Seite alle derzeit aktiv verwendbaren Patientenformulare Ihrer Praxis. Für das ausgewählte Formular sehen Sie dann auf der rechten Seite weitere Optionen, wie z.B. die Möglichkeit des Kopierens von Briefkommandos und das Erstellen von Textbausteinen. Zusätzlich wird dort auch (wenn gesetzt) der Permanent-Link für das Patientenformular angezeigt.

Unter der Formularliste auf der linken Seite haben Sie auch die Möglichkeit direkt über die Schaltfläche Übersicht zum Dashboard des Editors zu wechseln

und im Detailbereich des Formulares rechs oben können Sie den Editor für das entsprechende Patientenformular direkt aufrufen:

Im Abschnitt Elemente und Karteitext können Sie links Elemente auswählen für das automatische Erstellen von Custom Karteieinträgen oder Textbausteinen. Rechts können Sie durch Klick auf Kopieren das entsprechende Kommando herauskopieren, wenn Sie die Feldinhalte an anderer Stelle verwenden möchten. Anwendungsbeispiel: Sie möchten Formularinhalte in einer Briefvorlage ergänzen, oder sie haben schon einen existierenden Textbaustein, und möchten jetzt auch hier neu Formularinhalte auslesen und ergänzen. Dann können Sie sich das passende Kommando zum auslesen des Feldes hier direkt herauskopieren und in dem vorhandenen Textbaustein oder der Briefvorlage ergänzen. Alle Elemente auswählen dient dazu, alle Elemente anzuhaken (z.B. um die kompletten Formularinhalte in einen Textbaustein zu übernehmen).

Sie können hier auch (ähnlich wie bei Custom-Formularen bzw. Custom-Karteieinträgen) festlegen, welche der Elemente mit in den Karteieintragstext für das Formular aufgenommen werden. Der Karteieintragstext ist die Vorschau des Karteieintrages in der Patientenkartei. Die Einstellungsmöglichkeiten sind wie nachfolgend abgebildet z.B. Nur die Antwort (immer) oder Nur die Antwort, wenn eine Antwort vorhanden ist, etc.

Im folgenden Bild sehen Sie, dass die Schaltflächen zum erstellen von Custom-Karteieinträgen (CKE) und Textbaustein erstellen aktiv werden, sobald Elemente ausgewählt wurden.

Die Schaltfläche Custom Karteieintrag aus selektierten Elementen erstellen öffnet ein Fenster, in dem Sie einen Namen und ein Kürzel für den neuen Karteieintragstypen festlegen können. Es wird darauf basierend dann ein neuer Karteieintragstyp erstellt mit einem Textfeld, in dem die Inhalte der Felder ausgelesen werden. Der so vorkonfigurierte neue Karteieintragstyp wird dann automatisch im Verwaltungsfenster für benutzerdefinierte Karteieinträge geöffnet und kann weiter angepasst werden. Analog verhält sich die Schaltfläche Textbaustein aus selektierten Elementen erstellen.

Praxistipp: Durch das gezielte auslesen einzelner Informationen in das Textfeld eines Custom-Karteieintrages (CKE) können Sie größere Praxisabläufe gut automatisieren. Sie legen im ersten Schritt fest, welche Informationen der Patient z.B. in der Häuslichkeit schon ausfüllen soll (Anforderung des Patientenformulares im Rahmen einer Terminerinnerung z.B. vor einem Check-Up). Die anamnestischen Felder, welche Sie in der Sprechstunde benötigen, lesen Sie dann in einen passenden CKE für den Check-Up aus. Damit werden Ihnen dann also zuerst oben die Angaben des Patienten angezeigt. Sie ergänzen dann im Folgenden z.B. weitere Felder, in dem die Vitalparameter des Patienten durch das Praxispersonal eingetragen werden sollen. Darunter ergänzen Sie Felder, welche Sie für die Dokumentation während der Sprechstunde (also z.B. körperlicher Untersuchungsbefund, Prozedere) benötigen. Über diesen Aufbau und Ablauf stellen Sie sicher, dass alle zusammengehörenden Informationen für Sie auf einen Blick in der Sprechstunde sichtbar sind. Weitere Anregungen für effiziente Praxisabläufe mit den Patientenformularen finden Sie im Kapitel Patientenformulare Workflows.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Globale Einstellungen

Wenn Sie in den Patientenformular-Einstellungen von „Formularübersicht“ auf „Globale Einstellungen“ wechseln, dann finden Sie hier die Einstellungen zum QR-Code, Fälligkeiten, dem automatischen Rückschrieb und für Anhänge.

QR-Code

Bei QR-Code finden Sie die Einstellungen, die für die Verwendung des QR-Codes beim Menüpunkt Aktion für Patientenformulare anfordern relevant sind.

Sie können also festlegen, wie lange der QR-Code angezeigt werden soll. Falls Sie den QR-Code ohne Zeiteinschränkung verwenden wollen, dann sollten Sie diese Option deaktivieren. Entsprechend können Sie auch ein Betriebsstättenlogo in dem Fenster anzeigen, wenn der QR-Code gerade nicht angezeigt wird und auch bestimmen, dass der QR-Code automatisch geschlossen wird, sobald das zugehörige Patientenformular geöffnet wird. Weiterhin können Sie festlegen, ob das QR-Code Fenster im Vordergrund angezeigt werden soll (fehlt auf dem Bild oben).

Fälligkeiten

Mit Fälligkeiten wird festgelegt, wann, wie und für wen ein Patientenformular fällig werden soll. Falls Sie bereits Patientenformulare in Terminerinnerungen verwendet hatten bevor diese Option in den Patientenformular-Einstellungen erweitert wurde, so werden diese automatisch unter dem Namen „Automatisch generiert“ aufgeführt.

Wenn Sie eine neue Fälligkeit erstellen oder eine vorhandene Fälligkeit bearbeiten, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Hier können Sie Ihrer Fälligkeit einen entsprechenden Namen geben ( 1 ), die Fälligkeit auf aktiv oder inaktiv setzen ( 2 ). Insbesondere legen Sie hier fest um welche Patientenformulare es sich handeln soll ( 3 ). Sie können hier eines Ihrer Patientenformulare auswählen oder auch mehrere.

Sie haben die Wahl ob die Fälligkeit nur für bestimmte Terminarten oder für jeden Besuch/Termin berücksichtigt werden soll ( 4 ). Bei bestimmten Terminarten können Sie diese auswählen und über den Link zu der Kalenderverwaltung festlegen wie genau die Terminerinnerung aussehen soll. Durch einen grünen Haken oder ein rotes Kreuz wird angegeben, ob die entsprechende Terminerinnerung funktionsfähig ist:

Wenn Sie möchten, dass die Fälligkeit immer dann berücksichtigt wird, wenn für den Patienten ein Besuch angelegt wurde, oder ein Termin für den heutigen Tag ansteht, so verwenden Sie bitte die Option „Bei jedem Besuch/Termin“. Die fälligen Formulare werden dann automatisch in „Aktion > Patientenformulare anfordern“ angezeigt.

Weiterhin können Sie mit der Häufigkeit ( 5 ) festlegen, wie oft Ihre Patienten die Patientenformulare ausfüllen sollen: einmalig, immer oder wenn das letzte Formular älter als ein bestimmter Zeitraum ist. Als Grundlage hierfür werden die empfangenen Formulare in der Patientenformular-Inbox verwendet.

Schliesslich können Sie ebenfalls festlegen, ob die angegebenen Patientenformulare von allen Patienten ausgefüllt werden sollen oder nur von bestimmten Patienten ( 6 ). Hierfür stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

So können Sie zum Beispiel festlegen, dass die für die Fälligkeit ausgewählten Patientenformulare nur für weibliche GKV-Patienten zwischen 18 und 30 Jahren fällig werden sollen, wenn Sie auch für diesen Patienten den Marker „Allergiker“ gesetzt haben. Diese letzte Bedingung kann über den obigen spezifischen Filter gesetzt werden.

Praxistipp: Die jährliche Datenschutzerklärung ist ein typischer Anwendungsfall für eine Fälligkeit. Sobald das Formular älter als 1 Jahr ist, wird es für alle Patienten beim nächsten Besuch/Termin fällig. Hier ist es egal, welcher Termintyp oder Besuchstyp vorliegt. Das Formular ist grundsätzlich fällig, unabhängig davon ob der Patient z.B. Bestandspatient oder Vertretungspatient ist. Durch diese Einstellung wird das Formular automatisch mit angefordert, wenn das letzte Formular älter als 1 Jahr ist, und zum nächsten Termin eine Terminerinnerung aus tomedo® versendet wird. Sofern Sie den Kiosk nutzen, wird ein fälliges Formular hier ebenfalls direkt angeboten. Weiterhin sehen Sie beim manuellen Anfordern ob ein Formular wieder fällig wird.

Automatischer Rückschrieb

Die Optionen zum automatischen Rückschrieb erlauben Ihnen festzulegen, ob bestimmte Stammdaten aus Ihren Patientenformularen automatisch übernommen werden sollen, sobald ein Formular mit diesen Daten verknüpft mit Rückschrieb in der Inbox empfangen werden.

Im oben abgebildeten Beispiel würde immer der Titel, Namenszusatz und Geschlecht automatisch übertragen werden. Dies gilt nur für die Formulare, die neu empfangen werden und nicht für Formulare, die sich bereits in Ihrer Inbox befinden.

Anhang

Weiterhin können Sie unter Anhang auch festlegen, dass für an Patientenformulare angehängte Dateien ein zusätzlicher Karteieintrag erstellt wird. Für jede Frage vom Typ Datei-Upload im Patientenformular, wird dann ein separater Karteieintrag erstellt, falls der Patient diese angehängt hat.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren