Notfalldatenmanagement (NFDM)

Was ist NFDM?

Durch das Notfalldatenmanagement (NFDM) können mit Hilfe einer TI-Umgebung Notfall-relevante Daten des Patienten auf die elektronische Gesundheitskarte (eGK) des Patienten geschrieben und von anderen TI-fähigen Praxen, Krankenhäusern, etc. in einem Notfall wieder ausgelesen werden.

Beispielsweise könnte die Anlage des Notfalldatensatzes durch den Hausarzt des Patienten erfolgen und von einem Notarzt im Ernstfall ausgelesen werden.

Der Datensatz umfasst dabei zwei Komponenten:

1. die Notfalldaten (NFD), wie bspw. Blutgruppe, Diagnosen, Medikation, Unverträglichkeiten oder Kontaktdaten von Angehörigen
2. Angaben zu persönlichen Erklärungen des Patienten (DPE), wie bspw. Aufbewahrungsorte von Patientenverfügungen oder Organspendeausweis

Beide können getrennt voneinander bearbeitet und ausgelesen werden.

Es gilt das Prinzip “Alles kann, nichts muss.” Der Patient kann selbst entscheiden, welche Informationen er hinterlegen möchte und welche nicht.

Das Schreiben und Lesen muss immer mit einer Einwilligung durch den Patienten erfolgen. Ausnahmen bilden Notfälle, in denen ein Patient nicht mehr zustimmungsfähig ist.

Die Rechte der Nutzung unterscheiden sich je nach ärztlicher Fachgruppe, bspw. ist es Zahnärzten nicht gestattet, den Datensatz “Persönliche Erklärung” anzulegen und auszulesen. Bitte informieren Sie sich deshalb, welche Regeln für Ihre jeweilige Fachgruppe gelten.

Die Nutzung des NFDM in einer Praxis/Klinik/etc. ist mit Kosten, aber auch mit einem Anspruch auf spezielle Vergütung bzw. abrechenbaren GOP verbunden, Informationen dazu finden Sie hier.

Voraussetzungen und Einrichtung

• e-Health-Konnektor: Secunet, KoCoBox
  • Upgrade auf mind. PTV3
  • Wenn Sie Ihre TI-Ausstattung nicht über uns bezogen haben, müssen Sie sich für das Upgrade bitte an Ihren TI-Betreuer wenden.
  • Nutzer des TI-Paketes der zollsoft GmbH, die noch kein Konnektor-Upgrade haben durchführen lassen, können einen Termin mit unseren Technikern für das Upgrade buchen.
• e-Health-Kartenterminal: mind. 1, ggf. mehrere (je nach Praxis-Aufbau)
  • Notwendig, um alle notwendigen Karten (SMC-B, eHBA und eGK) zu stecken, deren Informationen dann vom Konnektor benötigt werden.
• SMC-B Praxis-/Institutionsausweis, im Kartenterminal gesteckt
• eHBA elektronischer Heilberufsausweis für jeden Arzt der Praxis:
  • für NFDM mindestens Generation 2! (ggü der Generation 0 ist das Datum auf dem eHBA 2.0 im Format tt.mm.jjjj aufgedruckt)
  • zum Abrufen der Daten ebenfalls im Kartenterminal gesteckt, Freischaltung durch PIN (idealerweise im Behandlungsraum des Arztes)
  • zur rechtssicheren Signatur (QES)
  • benötigt, um Daten anzulegen, auszulesen und zu aktualisieren
  • kann bestellt werden bei Ärztekammer oder direkt bei Kartenherausgebern (bspw. Bundesdruckerei, T-Systems, Medisign, SHC Stolle & Heinz Consultants)
• eGK des Patienten
  • zum Auslesen, Bearbeiten und Speichern der Daten ebenfalls im Kartenterminal gesteckt
  • Patient kann bei der Krankenkasse anfordern, die Karte durch eine PIN zu sichern. Diese muss zum Auslesen dann immer eingegeben werden (außer in Notsituationen)
• ggf. tomedo® Update: Bitte beachten Sie, dass Ihr tomedo® zur NFDM-Nutzung auf mindestens Version 1.93 geupdatet sein muss. Um alle aktuell verfügbaren NFDM-Funktionen und Bugfixes zu erhalten, updaten Sie Ihr tomedo® möglichst immer auf die neuste verfügbare Version.

Die Geräte müssen korrekt angeschlossen und eingerichtet und die Karten korrekt gesteckt sein.

Konfiguration in tomedo®

Sowohl in der Tagesliste als auch in der Kartei kann die konfigurierbare Symbolleiste mit einem NFDM-Symbol versehen werden, sodass Sie schnellstmöglich auf die Funktion zugreifen können:

• Rechtsklick auf die Symbolleiste
• “Symbolleiste anpassen”
• NFDM-Symbol in die Symbolleiste ziehen
• Anpassungsfenster schließen

Bitte achten Sie auch darauf, in den Nutzereinstellungen den Mitarbeitern Ihrer Praxis unter dem Reiter “Mitarbeiter” jeweils den korrekten Mandanten und Konnektor zuzuweisen. Dies ist insbesondere wichtig, sollten mehrere Mandanten/Konnektoren für die Praxis bzw. Praxisgemeinschaft existieren. Um einem Nutzer eine feste Karte zuzuweisen, hinterlegen Sie bitte im Eingabe-Feld “CardID” die Nummer des jeweiligen eHBA bzw. SMC-B, die von diesem Nutzer genutzt werden soll. Über das Fragezeichen-Icon können Sie die IDs der aktuell gesteckten Karten erfahren, sofern die TI korrekt verbunden ist. Sollten Sie bei der Konfigurierung unsicher sein, wenden Sie sich gerne an unseren tomedo® Support.

Anwendung

Notfalldaten zu schreiben und zu lesen ist generell nur für Teilnehmer der TI/NFDM möglich.

Das Schreiben von NFD ist nur bestimmten Gruppen gestattet, so z.B. Ärzten, aber nicht Apothekern und psychologischen Psychotherapeuten.

Der Arzt muss einen geschützten Raum zur Verfügung stellen, in dem die Daten sicher eingegeben werden können. Es trägt entweder der Patient oder der Arzt selbst in Absprache mit dem Patienten die Daten ein. Der Arzt schreibt diese auf die eGK. Möglichst handelt es sich dabei um einen Arzt mit umfassendem Überblick über die Krankengeschichte des Patienten.

Das Auslesen der Daten darf nur im Rahmen der Versorgung/Behandlung des Patienten erfolgen. Zum Auslesen berechtigt sind nur bestimmte Gruppen:

• alle Ärzte und das unter Aufsicht tätige Personal
• Angehörige anderer medizinischer Berufe mit einem elektronischen Berufsausweis
• Apotheker und psychologische Psychotherapeuten

Angehörige anderer medizinischer Berufe sind z.B. Rettungssanitäter.

Das Schreiben und Lesen der Notfalldaten muss immer mit Einwilligung des Patienten erfolgen, eine Ausnahme sind lediglich Notfälle mit fehlender Zustimmungsfähigkeit des Patienten. Die Einwilligung kann mündlich oder schriftlich gegeben werden.

Die Daten auf der Karte müssen stets aktuell gehalten werden, da im schlimmsten Falle Fehler in der Notfallbehandlung aus veralteten Daten resultieren können. Deshalb ist im Rahmen von regulären Behandlungsanlässen immer die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten mit zu prüfen und ggf. anzupassen. (Der Aufwand dafür wird vergütet.)

Es ist außerdem zu beachten dass bei gleichzeitiger Anwendung des eMP und des NFDM auf der eGK des Patienten Datensätze mit inhaltlichen Überschneidungen existieren können (bspw. Informationen zu Allergien). Wenn die Daten für beide Module auf die Karte geschrieben werden, ist bei Aktualisierung darauf zu achten, dass sich in beiden Datensätzen identische Informationen befinden.

Notfalldaten schreiben – Beispiel Workflow

1. – Patient (bisher ohne Notfalldaten auf der eGK) kommt in die Praxis z.B. zur Routine-Untersuchung.

2. – eGK wird gesteckt zur Anmeldung.

• Bereits hier kann ggf. durch die MFA erste Information zum NFDM erfolgen.
• Bspw.: Patient hat besondere Gefährdungen, die eine Hinterlegung sinnvoll machen.

3. – MFA kann Anlage des NFDM in tomedo® schon vorbereiten.

• Öffnet tomedo® und wählt den Patienten aus.
• NFDM-Symbol in der Tagesliste oder Kartei wird geklickt. Je nachdem, welche Daten der Patient hinterlegen will, wird der entsprechende Reiter (NFD oder DPE) gewählt.
• Da noch keine Daten auf der Karte vorhanden sind, werden Daten zunächst aus den tomedo® Stammdaten generiert. Alle wichtigen grundlegenden Daten werden damit schonmal automatisch aus den Patientendetails übernommen.

4. – Patient kommt dann in die Sprechstunde und wird vom Arzt nochmal umfassend über die Möglichkeiten des NFDM aufgeklärt.

5. – Patient gibt seine Einwilligung zur Anlage ab.

• Kann mündlich oder schriftlich erfolgen.

6. – Arzt öffnet Patient in tomedo® und klickt das NFDM Icon.

7. – In der Eingabemaske kann dann hier gleich die Einwilligung hinterlegt werden.

• Um die Felder schnellstmöglich befüllen zu können, hat der Arzt hier den “Mich eintragen”-Button zur Verfügung.

8. – Arzt legt zusammen mit Patienten die Daten an, Daten werden gemeinsam geprüft und ggf. ergänzt.

• Es ist zu beachten, dass “Notfalldaten” und “Persönliche Erklärungen” in separaten Reitern bearbeitet werden müssen.
• Für NFD stehen die Reiter “Patientendaten” und “Befunddaten” zur Verfügung.
• Für einige Eingaben besteht die Möglichkeit durch “übernehmen” oder “automatisch befüllen” bereits vorhandene Daten aus tomedo® in die Maske zu übertragen

9. – Es wird nun der NFD-Satz bzw. DPE auf die eGK des Patienten übertragen.

• Klick auf “Notfalldaten auf eGK schreiben” bzw. “Erklärung auf eGK schreiben”.
• Dafür ist die elektronische Signatur durch den Arzt notwendig: Der eHBA des Arztes (Generation2) muss im Lesegerät gesteckt sein und der Arzt muss seine QES-PIN eingeben.

10. – Die eGK des Patienten kann aus dem Kartenlesegerät entfernt werden. Die Daten sind lokal im PVS vorhanden und bleiben gespeichert (sofern keine ausdrückliche lokale Löschung erfolgt). Sollte bspw. der Patient seine eGK verlieren könnte eine neue Karte mit dem vorhandenen Datensatz erneut bespielt werden.

Notfalldaten lesen und aktualisieren – Beispiel Workflow

1. – Patient betritt die Praxis eines anderen Facharztes (Facharzt muss einer zum Auslesen berechtigten Fachrichtung angehören).

2. – Patient bittet den Arzt um Aktualisierung seiner Daten auf der eGK.

3. – Es muss eine entsprechende Einwilligung des Patienten erfolgen.

• Kann mündlich oder schriftlich erteilt werden.

4. – eHBA des Arztes (Generation 2) ist bereits im Lesegerät gesteckt.

5. – eGK wird ins Lesegerät gesteckt (Daten werden nicht automatisch ausgelesen).

6. – Arzt öffnet tomedo®, wählt Patienten an und klickt das NFDM-Symbol in der Tagesliste oder der Kartei.

7. – Es muss nun gewählt werden, wie die Daten von der eGK gelesen werden sollen.

• Bei Abruf im Notfall wäre keine weitere PIN-Eingabe erforderlich.
• Im vorliegenden Fall: Abruf ohne Notfallhintergrund (z.B. neuer Arzt wird aufgesucht und soll Daten auf der eGK aktualisieren), dadurch ist eine PIN-Eingabe durch den Patienten erforderlich.

8. – Es wird PIN der Karte (eGK) abgefragt.

• Patient besitzt den PIN zur Karte (erhält er von seiner Krankenkasse).
• Vergisst der Patient die PIN, dann muss er sich an die Krankenkasse wenden.
• Es erfolgt die Eingabe der PIN am Kartenlesegerät, um die Daten auszulesen.

9. – Es werden bestehende Daten abgerufen (nur mit HBA möglich).

10. – In der Eingabemaske sind die bereits hinterlegten Daten der eGK angezeigt und können dort nun aktualisiert oder ergänzt werden (bspw. Änderung von Diagnosen).

11. – Durch Klick auf “Notfalldaten auf eGK schreiben” wird der aktualisierte NFD-Satz auf die eGK des Patienten übertragen.

• Dafür ist die elektronische Signatur durch den Arzt notwendig.
• HBA des Arztes (Generation2) muss im Lesegerät gesteckt sein + QES PIN eingegeben werden.

12. – Die eGK des Patienten kann aus dem Kartenlesegerät entfernt werden. Die aktualisierten Daten sind lokal im PVS vorhanden und bleiben gespeichert (sofern keine ausdrückliche lokale Löschung erfolgt). Sollte bspw. der Patient seine eGK verlieren, könnte eine neue Karte mit dem vorhandenen aktualisierten Datensatz erneut bespielt werden.

Notfalldaten im Notfall auslesen – Beispiel Workflow

1. – Ein Notfall-Patient wird mit dem Rettungsdienst in die Klinik/Notaufnahme eingeliefert.

2. – In der Notaufnahme ist eHBA bereits im Kartenlesegerät gesteckt und das Gerät ist angeschlossen und betriebsbereit, der Arzt hat bereits seine Karten-PIN eingegeben (nicht QES-PIN).

3. – Die eGK des Patienten wird ebenfalls in das Kartenlesegerät gesteckt.

4. – Der Patient wird in tomedo® ausgewählt und der Arzt klickt auf das NFDM-Symbol in der Symbolleiste. Es öffnet sich das Popover zum NFDM mit den 2 separaten Reitern.

• ein Reiter für Notfalldaten (NFD): Wenn hier Daten ausgelesen werden, werden nur die Notfalldaten angezeigt, wie Patientendaten, Kommunikationsdaten, Kontakte, Befunde, gesundheitliche Hinweise, etc.
• ein Reiter für Persönliche Erklärung (DPE): Wenn hier Daten ausgelesen werden, werden Informationen zu Organspendeerklärung, Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung angezeigt.

5. – Es muss entschieden werden, wie Daten abgerufen werden sollen.

• In diesem Fall: “Daten ohne Zustimmung auslesen”.
• Dies ist nur im angedacht, wenn Auslesegrund = Notfall.
• Es wird keine PIN der Patienten-eGK abgefragt (da Patient evtl. nicht mehr ansprechbar).

6. – Es werden bestehende Daten abgerufen (nur mit HBA möglich) und in der Eingabemaske der eGK angezeigt.

7. – Die eGK des Patienten kann bereits aus dem Kartenlesegerät entfernt werden. Die Daten sind nun lokal im PVS vorhanden und bleiben gespeichert (sofern keine ausdrückliche lokale Löschung erfolgt).

Aktualisierte Daten auslesen

Ist bei einem Arzt im PVS bereits ein Datensatz für einen Patienten hinterlegt und dieser wurde nun bei einem anderen Arzt aktualisiert/ergänzt, so kann Arzt 1 – sobald der Patient erneut in der Praxis erscheint und seine eGK zur Verfügung stellt – die bestehende Eingabemaske erneut öffnen und innerhalb des Fensters die Schaltfläche “Notfalldaten von eGK lesen” wählen. Die vorhandenen Daten im PVS werden hierbei mit den aktualisierten Daten der eGK überschrieben. Es sollte darauf geachtet werden, dass möglichst alle Ärzte (für die der Patient seine NFD freigibt) immer den neusten Datensatz zur Verfügung haben. 

Notfalldaten löschen

Sobald Daten in tomedo® in der NFDM-Maske eingetragen oder von der eGK ausgelesen werden, sind diese solange lokal in tomedo® vorhanden, bis sie ausdrücklich lokal gelöscht werden. Hierzu ist in der Eingabemaske der Button “Notfalldaten lokal zurücksetzen” vorhanden. Durch Klick werden lediglich die NFD bzw. DPE in tomedo® entfernt, jedoch nicht von der eGK. Auch bestehenden Diagnosen, Allergien, Medikamente, etc., die ggf. aus den bestehenden Kartei-Daten in die NFD übernommen wurden, sind von der Löschung der NFD unberührt und bleiben in tomedo® erhalten. Lediglich die Daten in der Eingabemaske werden zurückgesetzt.

Es besteht außerdem in der Eingabemaske die Möglichkeit, die NFD bzw. DPE von der eGK des Patienten herunterzulöschen, falls der Patient dies wünscht. Dies können Sie über den Button “Notfalldaten auf eGK löschen”. Der Patient muss hierzu ebenfalls seine PIN im Kartenterminal eingeben, damit die Daten gelöscht werden können. Vorhandene lokale Daten in der Eingabemaske oder in der Kartei des Patienten bleiben davon unberührt, die Daten werden lediglich auf der eGK des Patienten zurückgesetzt.