Warenverwaltung

Anlegen einer Ware

Zur Warenverwaltung gelangen Sie über Admin → Warenverwaltung. Das Fenster besteht dabei, je nach Einstellungen, aus zwei bis vier verschiedenen Bereichen, die im Folgenden näher erklärt werden.

Auf der linken Seite sehen Sie die Tabelle 1 aller Waren innerhalb Ihrer Warenverwaltung. Darunter befinden sich zwei optionale Bereiche, die Sie bei Bedarf über die drei Punkte unten rechts 5 ein- und ausblenden können. Es handelt sich dabei um den Barcode Scanner 2 und die Patientenauswahl 3. Die rechte Seite des Fensters zeigt Ihnen eine Detailansicht 4 der momentan ausgewählten Ware. Außerdem können Sie hier zu der Buchungsansicht, zu den verknüpften Leistungen und den offenen Bestellungen wechseln. Möchten Sie in der Detailansicht Veränderungen vornehmen, müssen Sie diesen Bereich zusätzlich über den entsprechenden Button 6 entsperren.

Zusätzliche Funktionen

Über die drei Punkte 5 können Sie ein Popover öffnen, in welchem einige zusätzliche Funktionen eingestellt werden können. Diese Einstellungen sind immer arbeitsplatzspezifisch.

Die Checkboxen „Barcode scannen“ und „Patientenauswahl“ entscheiden, ob die entsprechenden Bereiche in der Warenverwaltung angezeigt werden sollen oder nicht. Außerdem können Sie für die Warenausgabe einstellen, welchen Standardschacht des Warenroboters Sie nutzen möchten.

Tabelle der Warenverwaltung

Die Tabelle auf der linken Seite der Warenverwaltung zeigt alle Ihre Waren an. Sie können die Tabelle wie gewohnt durch einen Klick auf das Zahnrädchen oder mit Rechtsklick auf den Tabellenkopf so konfigurieren, wie Sie Ihren Anforderungen entspricht. Über den “+”-Button unterhalb der Tabelle können Sie eine neue Ware hinzufügen. Die Details können Sie dann auf der rechten Seite des Fensters eintragen.

Symbole der Waren

	Die EAN der Ware wurde in der Medikamentendatenbank von tomedo® nicht gefunden.
	Dieses Symbol wird für alle Waren mit bekannter EAN verwendet, unabhängig davon welche(n) Typen Sie ausgewählt haben. Ausserdem erscheint dieses Symbol, wenn einer Ware mit unbekannter EAN eine Leistung angehängt wird oder diese als Sprechstunden- oder Praxisbedarf markiert wird.

Details

An oberster Stelle innerhalb des Detailbereichs finden Sie die Bezeichnung 1 der Ware. Für den Typ 2 haben Sie die Auswahl zwischen „Sprechstundenbedarf“, „Praxisbedarf“, „Betäubungsmittel“ und „Impfung“. Diese werden per Checkbox angegeben. Sie können für eine Ware auch mehrere Typen angeben. Wenn Sie keinen Typen angeben, wird dieser automatisch auf „Sonstige“ gesetzt.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Ware einer Leistung 4 zuzuordnen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn die Waren ansonsten nicht abgerechnet werden könnte. Über die Verknüpfung mit einer konkreten Leistung können dann Leistung und Ware zusammen auf der Abrechnung angegeben werden.

Darunter befinden sich weitere optionale Angaben, inklusive ATC 3, EAN und/oder PZN 5, Preis und Mehrwertsteuer 6, Menge und Einheit der Verpackung 7 sowie die enthaltenen Substanzen 8.

Nachdem Sie die Füllmenge und deren Einheit definiert haben, können Sie später bei Ein- und Ausbuchungen von Teilen einer ganzen Packung auf diese zurückgreifen. Um Probleme mit Rundungen zu vermeiden, sollten dabei nur ganzzahlige Füllmengen verwendet werden, also zum Beispiel 500 ml und nicht 0.5 l.

Die Robotertauglichkeit 9 können Sie manuell setzen oder entfernen.

Über „Label“ 10 haben Sie die Möglichkeit, eigene Tags zur Ware hinzuzufügen, um diese zum Beispiel zu definieren oder in Gruppen zu sortieren. Nach Labels kann innerhalb der Tabelle der Warenverwaltung gesucht werden, sodass Sie sich zum Beispiel alle Waren mit dem Label „Sonstige“ anzeigen lassen können.

Im Feld “Bestand” 11 wird für alle Lager aufgelistet, wie viele Einheiten der Ware sich dort entsprechend befinden.

Über die Buttons unter diesem Feld können Sie neue Einheiten der Waren einbuchen 12, bestehenden Bestand ausbuchen 13, oder in ein anderes Lager umbuchen 14. Wenn Sie einen Patienten ausgewählt haben, erscheint außerdem eine Schaltfläche, über welche Sie die Ware für diesen reservieren 15 können.

Durch Herunterscrollen in der Detailansicht erscheinen zudem einige weitere Felder:

Die Bestandsdetails 16 können Sie über den „+“-Button pro Betriebsstätte so wie pro Warenlager pflegen. Wenn Sie ein Warenlager auswählen, wird in der Bezeichnung mit angegeben, mit welcher Betriebsstätte dieses verknüpft ist („Warenlager X (Lager in Betriebsstätte Y)“). Wenn eine Betriebsstätte angegeben ist, werden alle Warenbestände der zugehörigen Warenlager zusammengefasst. Informationen über die automatische Mindestbestandsberechnung finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Wenn der Bestand unter den eingetragenen Minimalbetrag fällt, dann wird der Warenkorb für eine zukünftige Bestellung bei dem Standardhändler, der für die Betriebsstätte hinterlegt ist, automatisch bis zum Erreichen des eingetragenen Maximalbetrags gefüllt. Dazu müssen Sie bei der Warenbestellung die Option „manuelle Befüllung“ deaktivieren. Sie müssen dann nur noch die entsprechende Bestellung in Auftrag geben. Wenn ein gelbes Symbol mit Ausrufezeichen erscheint, zeigt dies an, dass kein Standardhändler hinterlegt ist.

Außerdem können Sie über die Verwaltung, welche sich über einen Klick auf die drei Punkte 17 öffnet, die Standardhändler für Ihre Lager auswählen. Der Standardhändler ist dabei derjenige Händler, bei welchem diese Ware standardmäßig nachbestellt werden soll. Pro Ware und Betriebsstätte darf es maximal einen Standardhändler geben. Details zur Verwaltung dieser Händler werden im Kapitel Händlerkonten erklärt.

Falls ein Produkt nicht verfügbar ist, können Sie an dieser Stelle Ersatzprodukte 18 angeben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Ersatzprodukte.

Im darunterliegenden Feld können Sie Artikelnummern 19 hinzufügen. Dazu klicken Sie auf das “+”-Symbol, woraufhin sich ein Popup öffnet. Hier geben Sie den entsprechenden Händler und die Artikelnummer ein.

Außerdem haben Sie im untersten Feld der Detailansicht die Möglichkeit, Notizen 20 hinzuzufügen.

Barcode scannen

Wenn Sie über die drei Punkte im Warenverwaltungsfenster den Bereich “Barcode scannen” einblenden lassen, erscheint unterhalb der Tabelle der folgende Bereich:

Über die Auswahl oben können Sie angeben, ob es sich um eine Einbuchung 1 oder eine Ausbuchung handelt. Daraufhin können Sie, insofern Sie über einen eingerichteten Scanner verfügen, den Barcode der Ware einscannen, welche im Feld darunter 2 erscheint. Bei einer Einbuchung ist das Feld generell gelb, bei einer Ausbuchung blau hinterlegt. Über “Lager” 3 können Sie auswählen, wo die Ware ein- oder ausgebucht werden soll. Dabei werden Ihnen nur Lager der aktuellen Betriebsstätte angezeigt. Möchten Sie alle verfügbaren Lager sehen, müssen Sie die entsprechende Checkbox 5 aktivieren. Außerdem können Sie entscheiden, ob sich beim Scannen ein Popover öffnen soll 4 oder die Ware direkt ein- oder ausgebucht wird.

In der untersetzen Zeile wird jederzeit der letzte Scan 6 angezeigt, inklusive der Bezeichnung der Ware, des entsprechenden Lagers und der Information, ob es sich um eine Ein- oder Ausbuchung handelt. Sie können außerdem erkennen, ob die Buchung erfolgreich war. Wenn Sie eine komplette Historie der letzten Buchungen einsehen möchten, können Sie diese über den Button 7 neben dem „Scannen“-Feld öffnen.

In diesem Fenster ist farblich gekennzeichnet, ob eine Buchung erfolgreich durchgeführt wurde oder ob sie fehlgeschlagen ist. Außerdem sehen Sie direkt alle Informationen über die Bezeichnung der Ware, des Lagers, sowie des Datums und der Uhrzeit der Buchung.

Patientenauswahl

Über die drei Punkte im Verwaltungsfenster können Sie sich zusätzlich einen Bereich zur Patientenauswahl anzeigen lassen, falls Sie eine Ware konkret für einen Patienten reservieren möchten. Dieser Bereich erscheint auf der linken Seite unterhalb der Tabelle und, falls ebenfalls eingeblendet, unterhalb dem Barcode Scanner.

Über das Suchfeld 1 können Sie einen Patienten finden und auswählen. Sollten Sie den gewählten Patienten wieder entfernen wollen, können Sie dies über den “–”-Button 2 tun. Sobald ein Patient ausgewählt ist, werden seine Stammdaten (Name, Geburtstag, Wohnort) 3 angezeigt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, schnell in die Patientendetails 4 oder die Kartei 5 zu wechseln.

Solle die aktuell ausgewählte Ware mit einer Leistung verknüpft sein, können Sie an dieser Stelle auch eine aktuelle Rechnung 6 für den Patienten auswählen oder direkt eine neue Rechnung 7 anlegen.

Verknüpfte Leistungen

Über den Reiter „Verknüpfte Leistungen“ können Sie einsehen, welche Leistungen im Zusammenhang mit der jeweiligen Ware stehen und diese Einstellungen bearbeiten.

Die „Automatische Leistungsposition beim Ausbuchen“ der Ware 1 entspricht der Eingabe (falls vorhanden) auf der Details-Seite. Diese kann ebenfalls an dieser Stelle eingegeben, bearbeitet oder gelöscht werden.

Darunter befinden sich die Leistungen, die beim Setzen das Ausbuchen der Ware automatisch auslösen 2. Sobald Sie also (im Beispiel oben) die Leistung 5 auf die Rechnung eines Patienten setze, wird die verknüpfte Ware automatisch ausgebucht. Sie können an dieser Stelle auch die Menge angeben, entscheiden, ob die Leistung direkt auf die Rechnung gesetzt wird, oder die Leistung wieder entfernen.

Über das „+“-Symbol 3 können Sie das Fenster zum Hinzufügen von Leistungen öffnen.

Offene Bestellungen

Über den Reiter „offene Bestellungen“ können Sie eine Liste Ihrer Bestellungen für die jeweilige Ware einsehen. Dabei wird angezeigt, für welche Betriebsstätte die Bestellung gilt, wie viele Einheiten bestellt wurden und zu welchem Datum. Standardmäßig steht dabei die älteste Bestellung an erster Stelle.

Ein- und Ausbuchen

Wenn Sie Waren ein- oder ausbuchen möchten, können Sie dies im Warenverwaltungsfenster entweder über den Bereich “Barcode scannen” oder über die Auswahl der Ware aus der Liste und einem Klick auf den entsprechenden Button (“Einbuchen” oder “Ausbuchen”) innerhalb der Detailansicht tun. Es öffnet sich dabei ein Popup-Fenster.

Hinweis: Wenn Sie die Waren scannen, öffnet sich dieses Popup nur, wenn Sie die entsprechende Checkbox aktiviert haben.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Waren umzubuchen.

Waren einbuchen

In diesem Fenster können Sie die Menge 1 spezifizieren. Bei erfolgreichem Scan werden die Charge und das Verfallsdatums 2 automatisch ergänzt. Diese beiden Angaben dienen zur Nachverfolgbarkeit der Waren. Zudem können Sie den Einkaufspreis pro Packung 3 hinterlegen. In der Auswahlliste der verfügbaren Lager 4 können Sie auswählen, in welches Lager die Ware gebucht werden soll. Wenn Sie alle Lager aller Betriebsstätten angezeigt bekommen möchten, können Sie dies über die entsprechende Checkbox 5 aktivieren. Möchten Sie einen Freitext hinzufügen, können Sie dies im leeren Textfeld 6 tun.

Durch Drücken des “Einbuchen”-Buttons 7 wird die Einbuchung realisiert.

Waren ausbuchen

In diesem Fenster können Sie die Menge 1 sowie die Einheit der Ausbuchung spezifizieren. Eine Ware ist dann stets durch das Tripel aus Charge, Verfallsdatum und Lager in der Liste 2 charakterisiert. Im Falle von mehreren Auswahlmöglichkeiten können Sie nach diesen auch bequem über das Suchfeld suchen. Um eine Ware auszuwählen, müssen Sie diese lediglich anklicken. Möchten Sie sowohl vollständige als auch angebrochene Packungen angezeigt bekommen, so aktivieren Sie die Checkbox 3. Sie können der Ausbuchung auch einen Freitext 4 hinzufügen. Bei einigen Waren ist es möglich, ein Etikett ausdrucken 5. Um die Ausbuchung zu realisieren, klicken Sie auf den Button “Ausbuchen” 6.

Waren umbuchen

Bei Umbuchungen von einem Lager in ein anderes wird intern lediglich eine Ausbuchung aus dem einen Lager und anschließend eine Einbuchung in das andere Lager realisiert.

Buchungsübersicht

Eine Übersicht über alle Ein- und Ausbuchungen erhalten Sie, wenn Sie auf der rechten Seite des Fensters den Reiter “Buchungen” auswählen.

In der Leiste 1 können Sie die folgenden Filter auf die Buchungsübersicht anwenden:

• offen
• ausgegeben
• storniert
• eingebucht
• keine Freigabe
• Warteschlange (am Roboter)
• warte auf Roboter

Diese Filter sind auch miteinander kombinierbar.

In den einzelnen Buchungen können Sie zudem eine Reihe von Informationen einsehen. Der Status 2 wird in der obersten Teile direkt angegeben. Daneben finden Sie Datums- und Uhrzeitangaben 3. Sollte eine Ware an einen Patienten ausgegeben worden sein, erscheint der entsprechende Name 4 in diesem Feld. Über die Symbole auf der rechten Seite können Sie direkt in die Patientendetails und die Kartei springen. Zudem wird die Anzahl der ausgegebenen Packungen 5 dargestellt. Wenn verfügbar, werden auch Charge und Einkaufspreis 6 aufgelistet. Zudem können Sie direkt erkennen, welcher Nutzer 7 die Verordnung veranlasst hat.

Hinweis: Einbuchungen am Warenroboter werden direkt am Warenroboter vorgenommen und dann automatisch in die Warenverwaltung übertragen. Ausbuchungen aus dem Warenroboter können Sie direkt aus tomedo® tätigen. Wenn Sie die Waren direkt am Roboter ausbuchen, registriert tomedo® dies, wenn der Warenroboter angeschlossen ist.

Ersatzprodukte

Sollte ein Produkt nicht verfügbar sein, haben Sie die Möglichkeit, in den Details ein Ersatzprodukt anzugeben. Klicken Sie dazu auf den „+“-Button 1.

Daraufhin können Sie in der Liste 2 nach Waren suchen, zum Beispiel über den Namen oder die EAN. Sollte es sich bei der Ware bereits um ein Nota-Produkt handeln (d.h., das Produkt wird durch ein anderes ersetzt und ist entsprechend nicht verfügbar), sehen Sie in der Spalte „Nota“ 3 statt eines roten Kreuzes einen grünen Haken. In diesem Fall kann das Produkt nicht als Ersatzprodukt ausgewählt werden.

Es erscheint automatisch ein Hinweis, falls Sie versuchen, ein Ersatzprodukt zu wählen, welches bereits ein Nota-Produkt ist (z.B. weil Sie versehentlich die Produkte gegenseitig als Ersatzprodukte eingeben).

Wenn Sie eine Ware ausgewählt haben, können Sie entscheiden, bis wann diese Ersetzung gültig 4 ist. Mit dem Aktivieren der Checkbox „aktiv setzen“ 5 wählen Sie die Ware als präferiertes Ersatzprodukt aus. Sie haben generell die Möglichkeit, mehrere Waren als Ersatzprodukte auszuwählen, allerdings kann nur jeweils eines auf aktiv gesetzt werden. Mit dem Button „Hinzufügen“ 6 speichern Sie das Produkt für die entsprechende Ware.

Wenn Sie nun eine Warenbestellung aufgeben und die gewünschte Ware unter dem Mindestbestand liegt, allerdings nicht verfügbar ist und sie ein aktives Ersatzprodukt angegeben haben, so wird das Ersatzprodukt in Ihrem automatisch erzeugten Warenkorb aufgenommen. Auch wenn Sie manuell ein Nota-Produkt über den „+“-Button in Ihre Warenbestellung aufnehmen möchten, wird automatisch das Ersatzprodukt in den Warenkorb übernommen.