Elektronische Patientenakte (ePA)

Die eGK des Patienten muss derzeit zwingend in ein stationäres TI-Kartenlesegerät gesteckt werden, um die Berechtigung für den Zugriff auf die Patientenakte über die eGK zu erhalten. Mobile Karten unterstützen diese Funktionalität der TI nicht.

Hinweis: Alternativ kann der Patient Ihrer Praxis über seine Krankenkassen-App den Zugriff auf die eigene Akte erlauben.

Damit die Kartendaten korrekt ausgelesen werden können, stecken Sie oder Ihre Patienten die eGKs lang genug in das Kartenterminal bis der Hinweis erscheint, dass die Berechtigung auf die ePA erfolgt ist.

Der fehlende Zugriff auf die ePA ist kein Fehler, sondern Folge eines Widerspruchs oder der Nicht-Einrichtung der Akte.

• tomedo muss sich mindestens auf der Version v1.154.0.19 befinden
• Zudem muss die eGK stecken bleiben bis die Meldung kommt „Berechtigung ermittelt bis: <Datum>“ erst dann haben Sie auch die Berechtigung auf die ePA zuzugreifen, oft wird die eGK hier zu früh gezogen
• Wenn Sie mehrere SMC-B verwenden, wurde die eGK gegebenenfalls in einem Lesegerät eingelesen, das auf die andere SMC-B zugreift. Die Berechtigung für die ePA erfolgt pro SMC-B!
• Wenn zusätzlich zu der Meldung beide Aktenanbieter nicht erreichbar sind, spricht dies für ein Konfigurationsproblem und muss individuell untersucht werden

• Ohne Onlineprüfung erhalten Sie keine ePA Berechtigung.
• Die Onlineprüfung muss zwingend erfolgt sein, damit der Zugriff auf die ePA gegeben werden kann.
• Die eGK muss in einem stationären Kartenlesegerät gelesen werden, da bei mobilen Lesegeräten keine Onlineprüfung erfolgt. Es gibt auch ein paar stationäre Lesegeräte, die keine Onlineprüfung durchführen.

• Diese Fehlermeldung deutet darauf hin, dass ein Problem beim Aktenanbieter vorliegt. Bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.
• Wenn das Problem häufig auftritt, kann das TI Services Log gegebenenfalls mehr Informationen geben.

• Die Meldung „IBM nicht erreichbar. RISE nicht erreichbar“ lässt darauf schließen, dass am tomedo®-Server die TI Routen zu den offenen Fachdiensten nicht verfügbar sind. Siehe auch:
  • TI-Routen und Ports | tomedo® Onlinehilfe
  • Fehler bei ePA’s – tomedo-Nutzerforum
• Prüfen Sie TI-Routen.
• Prüfen Sie die Firewall-Routen.
• Prüfen Sie die DNS Auflösung.

• Es kann keine ePA gefunden werden. Entweder:
  • die Aktenanbieter sind nicht erreichbar (wird dann eigentlich auch angezeigt)
  • die KVNR vom Patienten ist falsch hinterlegt
  • es existiert tatsächlich keine Akte (z.B. bei Widerspruch der ePA)
• Mit dem Karte stecken wird nur die Zugriffsberechtigung erteilt. Man kann aber immer sehen, ob eine ePA existiert.
• Wenn die ePA grundsätzlich funktioniert im System und bei anderen Patienten kein Fehler auftritt, muss der Patient sich an die Krankenkasse wenden und nachfragen, ob eine ePA angelegt worden ist.

Bei einem Wechsel der Krankenkasse zieht die ePA Inhalte des Patienten automatisch mit um.

• Mit Stecken der eGK erhalten Sie Zugriff auf die Akte für die nächsten 90 Tage. Wird die Kartei eines Patienten ohne wiederholtes Stecken der eGK geöffnet, kann weiterhin auf die ePA des Patienten zugegriffen und Daten in die Akte hochgeladen werden.
• Hinweis: Der Patient kann über die App die Zugriffsberechtigung entfernen. Dadurch kann der Zeitraum der Zugriffsberechtigung u. U. auch kürzer sein.

• Dokumente wie Laborbefunde, Entlassungsbriefe, Arztbriefe und Befundberichte müssen in der ePA hinterlegt werden, sofern sie im aktuellen Behandlungskontext erstellt werden.
• Ältere Dokumente müssen nicht rückwirkend hochgeladen werden.
• Bitte beachten Sie hier die Informationen der KBV

Hinterlegen Sie pro Karteieintragstyp die passende Dokumentenklasse und -typ für den Dokumentenupload. Diese Einstellung führen Sie einmalig durch und haben dann für den Fall des Einstellens eines Dokuments in die ePA die entsprechenden Klassifizierungen vorausgewählt und müssen diese nicht
jedes Mal aus der Vielzahl der Möglichkeiten individuell pro Vorgang heraussuchen. Schauen Sie hier, um mehr über die Konfiguration zu erfahren.

Es können nur Dokumente von maximal 25 MB sowie ein Datenpaket von maximal 250 MB in die Akte geladen werden. Die Anzahl der Dokumente ist nicht limitiert.

• Mac Server: Auf dem Server im Finder → Gehe zu Ordner → /private/tmp/tomedo/
• Linux Server: mit dem TeamViewer verbinden und via Dateiübertragung die TI Services Logs aus dem Ordner tmp/tomedo holen.
• über die ServerTools oder das ServerTools Webinterface: Neben dem Login auf die 3 Punkte klicken und dann auf „TI-Services Logs“

Mit dem Update auf die tomedo Version v1.156 gab es Anpassungen für das Hochladen von Dokumenten, um einen Upload von Dokumenten mit fehlerhaften Metadaten zu vermeiden. Unter admin -> Karteieintragstypen können Sie für jeden Karteieintragstypen im unteren Bereich auf der rechten Seite die Dokumentenklasse und den Dokumententypen standardmäßig voreinstellen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Mit dem Update auf die tomedo Version v1.162 gab es Anpassungen für das Hochladen von Laborbefunden, da es z.B. bei genetischen Untersuchungen und sexuell übertragbaren Krankheiten Besonderheiten gibt, die zu beachten sind. Um zu vermeiden, dass Laborbefunde mit Werten in der ePA landen, der es gesonderter Zustimmungen bedarf, müssen Sie einmalig für jedes „neue“ Kürzel festlegen, ob dieses standardmäßig hochgeladen werden darf. Mehr dazu finden Sie hier.

Sie können als Admin eingeloggt unter Verwaltung -> ePA Übertragungsprotokolle nach der Versichertennummer des Patienten suchen und in der Spalte „Aktion“ filtern nach „Upload“. Hier schauen Sie nach dem ältesten Eintrag.

Der Arbeitsplatz muss an die TI angeschlossen sein d.h. dass mindestens der Arbeitsplatz im Konnektor angelegt, ein Aufrufkontext angelegt und ein Mandant zugeordnet ist. Zudem erfolgt die Freigabe auf die ePA pro SMC-B. D.h. wenn Sie mehrere SMC-B in der Praxis im Einsatz haben, muss der Arbeitsplatz den TI Kontext der SMC-B nutzen, mit dem die Freigabe erfolgte.

Ja, die ePA funktioniert auch für Privatpatienten jedoch erfolgt die Freigabe auf die ePA nicht mit dem Stecken der eGK, da Privatversicherte i.d.R. keine eGK besitzen

Es gibt 2 Möglichkeiten die ePA für Privatpatienten zu nutzen, jedoch machen bisher nicht alle Krankenkassen mit.

1. Möglichkeit: Online Check-In – Der Patient scannt mit seiner Versicherten App den QR Code des Online Check-In’s, erteilt Ihnen die Freigabe für die ePA, Sie übernehmen die Daten aus dem Online Check-In ins tomedo® und klicken auf “aktualisieren” im ePA Reiter in der Kartei s. auch Online Check-In | tomedo® Onlinehilfe

2. Möglichkeit: Der Patient erteilt über seine Versicherten App die Freigabe für Sie für die ePA, Sie tragen in den Patientendetails (Feld: Vers.-ID) die Versichertennummer des Patienten ein und klicken auf “aktualisieren” im ePA Reiter in der Kartei