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Briefe erstellen mit dem Brief-Dialog

Ob Arztbrief oder externes Formular – mit dem Dialog zum Briefe-Erstellen geht das Briefe-Schreiben schnell von der Hand.

Im Überblick

Um einen patientenbezogenen Brief zu schreiben, klicken Sie am besten auf das Brief-Icon in der Patientenkartei. Wählen Sie eine Briefvorlage und danach die Empfänger des Arztbriefes aus. tomedo® befüllt die Vorlage automatisch und zeigt sie als Vorschau an. Nach dem Klick auf „OK“ öffnet sich ihre Textverarbeitung (Word oder Libre Office). Falls keine Nachbearbeitung notwendig ist, können Sie stattdessen auch auf „Nur Speichern“ klicken, um direkt zum Karteieintrag des Arztbriefes zu springen. Die Abbildung zeigt das Fenster direkt nach dem Öffnen. 

Erstellen eines Briefes

tomedo handbuch briefschreibung brief erstellen dialog 3

Das Fenster gliedert sich in diverse Bereiche mit verschiedenen Funktionen:

  1. Auswahl der Vorlage
    Hinweis: Insofern Sie das Recht zum Öffnen der Briefverwaltungsvorlagen haben, können Sie mit einem Doppelklick auf den gewünschten Eintrag sofort in das Bearbeitungs-Fenster springen.
  2. Auswahl des Empfängers/der Empfänger, z.B. der Patient selber, der Hausarzt, ein Folge- oder Facharzt, eine Krankenkasse
  3. Anpassung der Anrede sowie Adressgeld, Fax und E-Mail des Empfängers
  4. Textfeld für weitere Informationen
  5. Vorschau des Briefes
  6. Angabe des Arztes, der den Brief verfassen wird, sowie die folgenden Optionen im unteren Reiter:
    • die Vorlage abbrechen
    • einen eArztbrief verfassen
    • ein Fax auslösen
    • den Brief per E-Mail verschicken
    • die Vorlage speichern
    • die Vorlage drucken
    • den Brief editieren

Achtung: Falls Sie jetzt schon drucken, erkennt tomedo® nicht, dass gedruckt wurde und die Druckampel (siehe Brief-Popover in der Kartei) bleibt auf rot. tomedo® fragt Sie beim Schließen des Kartei-Popovers dann, ob Sie den Brief schon gedruckt haben.

Hinweise:

  • Speichern Sie im obigen Fenster die Briefvorlage oder editiert diese, dann löst dies aus, dass sich das im Unterkapitel Brief-Popover in der Kartei beschriebene Popover öffnet. Das Auftreten dieses Popovers können Nutzer mit Administratorrechten durch Entfernen des Hakens in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail bei der Checkbox ,,Nach Anlegen eines Briefes Popover in Kartei öffnen” verhindern.
  • Nutzer mit dem Recht, die Vorlagenverwaltung zu öffnen, können im obigen Fenster durch einen Doppelklick auf einen Dokumentennamen in der Auswahl der Vorlagen die Vorlagenverwaltung öffnen (siehe dazu auch die Hilfen zum Thema Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare) und die entsprechende Dokumentvorlage editieren.
  • Sie können automatisch die Empfänger eines Briefes hinzufügen lassen. Setzen Sie dafür zunächst die Checkbox „Automatisch Empfänger hinzufügen“. Nun wählen Sie für einen Beispielpatienten die gewünschten Empfänger, z.B. Patient und Hausarzt. Wenn Sie nun aus der Kartei eines beliebigen Patienten einen neuen Brief erstellen, werden automatisch die zuvor gewählten Empfänger ergänzt sofern Sie existieren. Diese Angabe ist Arbeitsplatzspezifisch und kann auch explizit in den Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail über die Checkbox „Automatisch die letzte Empfängerliste bei einem neuen Brief verwenden“ aktiviert werden.

Briefvorlagen in Kategorien einteilen

tomedo handbuch briefschreibung brief erstellen alte ansicht

Ab tomedo® Version 1.127 steht für die Auswahl der Vorlagen eine alternative Ansicht zur Verfügung. Aktivieren Sie dafür die Checkbox „neue Ansicht“ 1. Es öffnet sich eine Ansicht, in der alle Brief- und Formularvorlagen nach Kategorien angeordnet sind 2. Alle Vorlagen, die bislang nicht zugeordnet wurden, erscheinen in der Kategorie „OHNE KATEGORIE“.

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Um eigene Kategorie anzulegen, benötigen Sie Administratorrechte. Wechseln Sie in das Menü Admin → Briefvorlagen. Im unteren Bereich des Fensters können Sie eigene Kategorien durch Klick auf die drei Punkte tomedo handbuch briefschreibung einstellungen anlegen. Anschließend können Sie jede Brief- und Formularvorlage zu einer Kategorie zuordnen.

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Erstellen eines Briefes mit mehreren Empfängern (Serienbrief)

Die Bereiche 1 bis 5 entsprechen den dargestellten Nummern aus dem Abschnitt Erstellen eines Briefes.

Wenn Sie den Serienbrief bearbeiten, öffnet sich Ihre Textverarbeitung mit einem speziellen Dokument (Serienbrief-Modus). Hier sind Textbereiche, welche später von tomedo® automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise die Adresse des Empfängers und die Anrede.

Achtung: Es ist nicht möglich, den Serienbrief sofort in Ihrer Textverarbeitung zu drucken!

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Wenn Sie einen Einzelbrief sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken, so ändert sich der Druckstatus nicht automatisch. tomedo® fragt dann beim Schließen des Kartei-Popovers nach, ob der Brief schon gedruckt wurde, und setzt die Druckampel entsprechend.

Hinweis: Diese Funktion muss in den tomedo® Einstellungen über Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail → Warnung bei Verlassen des Briefes, falls noch nicht gedruckt ggf. erst noch freigeschaltet werden.

Weiter -Briefschreibung Formular-Funktion (.docx)

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