KV-Schein

• Das Quartal des Scheines.
• Das Ausstellungsdatum des Scheines. In der Regel entspricht Ausstellungsdatum dem Datum des ersten Kartenlesens im Quartal. Bei Überweisungsscheinen ist das Ausstellungsdatum vom Überweisungsformular abzutippen; dies ist im Reiter „Überweisung“ vorzunehmen.
• Die Betriebsstätte.
• Der KV-Bereich.
• Der Kostenträger-Abrechnungsbereich (KTAB).

Der KTAB ist in der Regel „00 Primärabrechnung“. Bei Patienten, die über sonstige Kostenträger abgerechnet werden, muss entsprechend ein anderer Eintrag ausgewählt werden. Die Abrechnung mit besonderen Kostenträgern erfolgt in den unterschiedlichen Kassenärztlichen Vereinigungen nach verschiedenen Vorschriften. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige KV.

Übersicht Kostenträger:

• 00 Primärabrechnung (Standard)
• 01 Sozialversicherungsabkommen
• 02 Bundesversorgungsgesetz
• 03 Bundesentschädigungsgesetz
• 04 Grenzgänger
• 05 Rheinschiffer
• 06 Sozialhilfeträger
• 07 Bundesvertriebenengesetz
• 08 Asylstelle
• 09 Schwangerschaftsabbruch
• 11 Wohnausländer

In der Liste der Behandlungsausweise sind alle im Quartal bereits eingelesenen Behandlungsausweis-Daten aufgelistet. In der Regel wird nur ein einzelner Eintrag für eine eingelesene Krankenversicherungskarte oder elektronische Gesundheitskarte vorhanden sein, es sei denn, es liegt bei dem Patienten ein Kassenwechsel/Statuswechsel bzw. ein Namens- oder Wohnortwechsel vor.

Bei Patienten, die lediglich ein Überweisungsformular vorlegen, aber keine Chipkarte (u.a. bei Einsendepraxen, also Laboren, möglich), zählt das Überweisungsformular selbst als Behandlungsausweis.

Über den „+“-Button kann für einen Schein ein weiterer Behandlungsausweis angelegt werden. Dies ist zum Beispiel bei der Abrechnung mit „Sonstigen Kostenträgern“ wie dem Sozialamt notwendig. Jeder Papier-Behandlungsausweis darf nur für genau einen Abrechnungsschein benutzt werden, d.h. bei mehreren Behandlungen im Quartal müssen mehrere Originalscheine mit jeweils den Daten eines Papier-Behandlungsausweis angelegt werden. Ein Ersatzverfahren ist notwendig, wenn z.B: die eGK vergessen wurde.

Wurde ein Behandlungsausweis versehentlich einem falschen Patienten zugeordnet, kann der Behandlungsausweis über den „–“-Button aus der Liste entfernt werden.

Achtung: Der Behandlungsausweis muss nachfolgend einem anderen Patienten zugeordnet werden. Falls noch kein Stammdatensatz für den irrtümlich zugeordneten Patienten existiert, muss ein solcher Datensatz vorher angelegt werden.

Termine, welche durch die Terminservicestellen (TSS) vermitteltet wurden, oder im Rahmen eines HA-Vermittlungsfalls oder der Offenen Sprechstunde zu Stande gekommen sind, werden extrabudgetär vergütet. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Terminvermittlung der KBV.

Folgende Auswahloptionen für TSVG Vermittlungs-/Kontaktart stehen zur Verfügung: 

• TSS-Terminfall: Termin durch die TSS vermittelt, Frist innerhalb von 1-5 Wochen.
• TSS-Akutfall: Akuttermin durch die TSS vermittelt, Frist innerhalb von 24h.
• TSS-Rountinefall: Termin durch die TSS vermittelt, Frist innerhalb von 6 Monaten.
• HA-Vermittlungsfall: Ein Hausarzt vermittelt für den Patienten einen dringenden Termin bei einem Facharzt.
• Offene Sprechstunde: Fachärzte bieten für fünf Stunden pro Woche eine offene Sprechstunde ohne vorherige Terminvereinbarung an.

Die gewählte Kontaktart wird in der Scheinzeile im Auswahlmenü des Scheins hinzugefügt.

Zuschläge: In Abhängigkeit dieser gesetzten Angaben im Schein erhalten Sie einen Zuschlag bei Terminvermittlung an einen Facharzt und arztgruppenspezifische Zusatzpauschale bei TSS-Terminvermittlung. Die TSS-Zuschläge werden automatisch gesetzt. Weiter werden unter gegebenen Umständen fachgruppenspezifische Hinweise/Warnhinweise angezeigt.

Offene Sprechstunde von Fachärzten: In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Schein/Rechnung können Sie TVSG-spezifische Einstellungen bezüglich „Offene Sprechstunde“ aktivieren oder deaktivieren. Die Zeiten für „Offene Sprechstunde“ sind dort ebenfalls einstellbar.

Kalender und Terminarten für TSVG-Kontakte: In der Terminart können Sie bereits die TSVG-Kontaktart (TSS-Terminfall und HA-Vermittlungsfall) vorkonfigurieren, sodass bei der Scheinanlage die Felder „TSVG-Kontaktart“, Vermittlungs- und Kontaktdatum automatisch gesetzt werden.

Hinweis: Haben Sie die Einstellung gesetzt, dass nicht automatisch im Schein die Kontaktart gesetzt werden soll, aber im Termin ist die Kontaktart für den Terminpatienten hinterlegt, dann wird im neu erstellten Schein auch die Kontaktart aus dem Termin übernommen.

Der Hausarzt (1) ermittelt die Notwendigkeit eines Facharzttermines, (2) stellt eine Überweisung aus und (3) vermittelt den Termin bei einem Facharzt. Abrechnung: Er dokumentiert für die GOP 03008/04008 die Betriebsstättennummer des vermittelten Facharztes. Diese Angabe erfolgt für die Leistung unter Zusatzangaben – BSNR des vermittelten FA (FK 5003) und wird automatisch angeboten. Sofern Sie den Facharzt mit BSNR in der Empfängerliste hinterlegt haben, können Sie diesen hier auch via Arztsuche finden und darüber die BSNR eintragen. Sofern Sie zusätzlich eine medizinische Begründung angeben müssen, wenn der vermittelte Termin am 24. Tag oder später (bis max. 35 Tage) liegt, dann können Sie dies unter Zusatzangaben – Sonstige – Freitextbegründung (FK 5009) eingeben.

Der Facharzt entnimmt wie gewohnt auf Grundlage des Überweisungsscheins die LANR und die BSNR des Überweisers. Diese Angabe erfolgt im KV-Schein im Tab „Überweisung“. Weiter ist im KV-Schein die Vermittlungsart im Auswahlmenü unter „Vermittlungs-/Kontaktart“ auszuwählen, sowie das Datum der Terminvermittlung und Datum der Behandlung.

Für die Vermittlungsfälle werden die Zuschläge mit der entsprechenden Vergütung (in Abhängigkeit der Tage zwischen Terminvermittlung und Tag der Behandlung) für die Terminvermittlung automatisch auf dem KV-Schein hinzugefügt, wenn der Arzt die fachgruppenspezifische GOP für die Vermittlungsfälle dokumentiert.

Weitere Informationen zu den Einstellungen in tomedo® je nach Konstellation finden Sie im Kapitel Terminservices und Hausarztvermittlungsfall.

Sie können manuell einen neuen Bescheid anlegen sowie die Angaben aus dem vorigen Bescheid oder aus einem bereits ausgefüllten PTV2-Formular übernehmen 1. Sobald der Bescheid bewilligt wurde, tragen Sie das Bewilligungsdatum nach. Wenn Sie Leistungen dokumentieren, wird automatisch die Anzahl der erbrachten Leistungen in diesem Reiter hochgezählt 2.

In der Kartei können Sie einen Überblick über die erbrachten Leistungen einsehen, indem Sie im Patienteninfofeld die Fachgruppenspezifische Ansicht für Psychotherapeuten einblenden 3. Anhand der Farben sehen Sie ob noch Behandlungseinheiten vorhanden sind bzw. wie oft die Leistungsziffer noch dokumentiert werden kann:

• blau –  eine oder mehrere Leistungen verbleibend
• grün – alle Leistungen aufgebraucht
• rot – zu viele Leistungen dokumentiert

Sie können die Leistungen in der Leistungsdokumentation des Scheins, über den Reiter „Psychotherapie“ oder durch Drag-and-drop der Leistungen aus dem Patienteninfofeld in die Leistungsdokumentation dokumentieren.

Speziell für die KV Westfalen-Lippe und KV Nordrhein müssen bei Schwangerschaftsabbrüchen die Personalien mit einer Fall-Kennziffer einer gesetzlichen Krankenkasse pseudonymisiert werden, die die Patientin in der Praxis vorlegt und die dann für die Abrechnung bzw. Überweisung verwendet wird.

Bei allen anderen KV-Bereichen wird das Feld nicht angezeigt. Für Patientinnen mit Wohnsitz außerhalb von NRW sind die Leistungen direkt mit der ausstellenden Kasse abzurechnen.

In tomedo® wird dazu ein eigener Schein angelegt, in dem zuerst die Fall-Kennziffer unter dem Reiter „Sonstiges“ des Scheins eingetragen und auf Plausibilität geprüft wird. Als Referenzdatum wird dabei das Erstelldatum des Scheins herangezogen. Seine Bezeichnung ändert sich dann beim nächsten Aufruf in „Schwangerschaftsabbruch“, auf dem alle Leistungen dazu dokumentiert und abgerechnet werden. Bei Ausstellung eines Überweisungsformulars an z.B. die Anästhesie wird dann statt der Patientinnen-Daten die Fall-Kennziffer eingesetzt.

Das Feld „abgerechnet“ am unteren Rand zeigt, ob der Schein bereits im Rahmen einer Quartalsabrechnung abgerechnet wurde. Die Daten eines abgerechneten Scheines dürfen nachträglich nicht mehr geändert werden.

Die Checkbox „ignorieren für Abrechnung“ kann aktiviert werden, wenn der Schein strittige Angaben enthält und bei den nachfolgenden Quartalsabrechnungen nicht übertragen werden soll. Nach Klärung der strittigen Angaben kann diese Option wieder abgehakt werden, um den Schein in die nächste Abrechnung aufzunehmen (z.B. bei Nachzüglerscheinen).

Gelöschte Scheine sind hier entsprechend als gelöscht markiert – dies kann durch entfernen des Hakens auch wieder rückgängig gemacht werden.

Tipp: Über Aktionsketten können leere Scheine, welche nicht als „abgerechnet“ markiert sind, gelöscht werden. Diese Aktion ”KV-Schein löschen” ist unter dem Punkt “Abrechnung” in der Aktionskettenverwaltung auswählbar. Die Angabe, welche Quartale zu berücksichtigen sind, erfolgt nach der Logik, wie viele Quartale in die Vergangenheit betrachtet werden sollen. So berücksichtigt die Angabe 0 bis 0 Quartale, die Scheine vom aktuellen Quartal, also Q3. Die Angabe -1 bis -1 Quartale das letzte Quartal, also Q2.