Implantateregister

Ärzte sind dazu verpflichtet, implantatbezogene Maßnahmen an das Implantateregister Deutschland (IRD) zu melden. Diese Regelung ist deutschlandweit gültig. Die Meldungen müssen jeweils innerhalb von sechs Monaten nach dem OP-Termin gemacht werden.

Der Regelbetrieb mit verpflichtender Meldung von Brustimplantaten durch die Praxen startet am 01. Juli 2024. Der Regelbetrieb für die Erfassung von Endoprothesen für Hüfte und Knie sowie von Aortenklappen startet am 01. Januar 2025.

Übergangsweise existiert eine Webseite zur Meldung von Brustimplantaten. Diese kann nur innerhalb der TI und mit dem gematik-Authenticator genutzt werden. Die Webseite wird jedoch im Laufe des Jahres abgeschaltet.

Ab der tomedo Version v1.146.0.15 kann über tomedo die Implantateregister-Meldung erfasst und versendet werden

Voraussetzungen zur Nutzung

Damit die Implantateregister Deutschland Meldung (IRD-Meldung) aus tomedo heraus versendet werden können, muss folgendes erfolgreich eingerichtet sein:

1. Das IRD-Modul ist zahlungspflichtig und muss so extra durch unseren Support aktiviert werden. Kontaktieren Sie unseren Vertrieb, um ein komplettes Angebot für die Buchung zu erhalten.
2. TI-Anbindung mit SMC-B und eHBA-Karte (auch für reine Privatpraxen!). Schauen Sie in das Kapitel Telematikinfrastruktur für mehr Informationen zur Einrichtung.
3. IRD-Kennzeichen – Dies erhält die Praxis nach Registrierung beim Implantateregister.

Konfiguration in tomedo

Speziell für das Melden von Implantaten muss das 2 IRD-Kennzeichen (IRD-GE-xxxxxxxx) sowie die SMC-B ID, für welche das IRD-Kennzeichen beantragt wurde, in den tomedo Einstellungen angegeben sein. Klicken Sie auf den 3 Fragezeichen-Button, um die erreichbare SMC-B ID anzuzeigen und bequem via copy-und-past zu übernehmen.

Erstellung und Versand der IRD-Meldung

Anlegen der IRD-Meldung und Selbstauskunft

Für die Erstellung einer IRD Meldung sowie Selbstauskunft muss die Patientenkartei geöffnet und der entsprechende Abrechnungs-Tab für die Übernahme der passenden Patienten-/Versicherungsdaten ausgewählt sein. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button „IRD-Meldung“, um für den Patienten die IRD-Meldung anzulegen und das Fenster „Implantateregistermeldung für …“ anzuzeigen.

Bereits erstellte IRD-Meldung, können über die IRD-Verwaltung „Übersicht Meldungen Impantateregister“ mit Doppelklick auf die IRD-Meldung geöffnet und ggf. weiter bearbeitet werden.

Hinweis: Über die Symbolleisteneinstellungen kann der Button „IRD-Meldung“ und „IRD-Verwaltung“ der Symbolleiste via Drag-and-Drop hinzugefügt werden.

Erstellung der IRD-Meldung und Selbstauskunft

Im Erstelldialog wählen Sie im ersten Schritt das Aufnahmejahr 1 des Patienten, also auf welchem Abrechnungsquartal die Implantateregistermeldung basiert. Dies ist erforderlich, weil sich ab dem Aufnahmedatum, ab dem 01.01.2025, die Spezifikationsversion 3.1.1 geändert hat. Operationen, die vorher stattfanden, müssen mit der Version 2.1.1 gemeldet werden. Die Spezifikationsversion 3.1.1 ist ab der tomedo-Version 151 verfügbar. Weiter können erst ab dem Jahr 2025 Endoprothesen erfasst werden. Deshalb ist der Button auch nur ab dem Jahr 2025 aktiv.

Anschließend wählen Sie zum einen den Implanttyp 2: Brustimplantat oder Endoprothesen. Durch Klicken auf einen Implantattyp (Brustimplantat oder Endoprothese) öffnet sich das Meldungsfenster für den jeweiligen Implantattypen mit der zum ausgewählten Jahr passende Spezifikation.

Für die Beantragung der Selbstauskunft klicken Sie auf den Button „Selbstauskunft beantragen“ 3. zu beantragen. Für die Selbstauskunft muss kein Jahr und kein Implantattyp ausgewählt werden.

Im Implantateregister Meldungsuaswahlfenster kann man unter 4 die bestehenden Meldungen zum Patienten einsehen. Schwarz angezeigt Meldungen sind offene Meldungen und Meldungen in grauer Schrift sind bereits gemeldete Meldungen. Durch Klicken auf die ausgewählte Meldung wird diese angezeigt. Das ist für offene und gemeldete Meldungen möglich.

Selbstauskunft ausfüllen und versenden

Um eine Selbstauskunft für einen Patienten zu beantragen muss nur die Krankenversichertennummer und das Institutionskennzeichen angegeben werden. Anschließend wird die Anfrage über “Abschicken“ an das IRD gesendet.

Bei erfolgreichem Absenden der Anfrage wird der Status grün und die Antwort des IRD wird eingeblendet.

Implanteregistermeldung ausfüllen und versenden

Durch Klicken auf einen Implantattyp (Brustimplantat oder Endoprothese) öffnet sich das Meldungsfenster für den jeweiligen Implantattypen mit der zum ausgewählten Jahr passende Spezifikation.

Hinweis zum Implanttyp: Der Aufbau der Meldung für die Endoprothesen ist analog zur Meldung von Brustimplantaten. Einige Felder sind implantatspezifisch und weichen somit voneinander ab.

Hinweis zur Spezifikationversion: Die Spezifikationsversion kann nach dem Anlegen der Meldung nicht mehr geändert werden. Um diese zu verändern muss eine neue Meldung angelegt werden.

Im Fenster „Implantateregistermeldung für …“ sind folgende Daten für die IRD-Meldung anzugeben:

• 1 Patientendaten
• 2 Grundfalldaten
• 3 Entlassdiagnose
• 4 Auslöser (Tipp: OPS-Codes können über das Auswahlmenü vom GKV-Schein übernommen werden)
• 5 Operationsdaten mit Produktdaten

Hinweis: Die Eingaben werden immer direkt gespeichert.

Hinweis: Nutzen Sie den Plus-Button 6, um Dialoge hinzuzufügen, wie z.B. für die Entlassdiagnose, Auslöser oder auch Operations- und Produktdaten. Für das Hinzufügen der Operations- und Produktdateneingabemaske muss vorweg eine konkrete Option im Auswahlfeld gewählt werden, damit der Plus-Button aktiv ist.

Im oberen Bereich des Fensters 7 können Sie den Status der Meldung ablesen und einsehen, wie viele Warnungen und/oder Fehler in der Meldung vorliegen. Solange Fehler (gekennzeichnet mit roten Ausrufezeichen) in der Meldung erkannt werden, kann diese nicht versendet werden. Warnungen (gekennzeichnet mit gelbem Ausrufezeichen) hingegen verhindern nicht den Versand. Unter Umständen kann das Implantateregister Deutschland Meldungen ablehnen bzw. eine Korrektur der Meldung einfordern. Daher ist zu empfehlen, wenn möglich auch Warnungen zu beheben.

Hinweis: Beachten Sie die Tooltipps der Ausrufezeichen, um den Grund für die Warnung bzw. Fehler zu erfahren.

Für die einfache Erfassung der Operationsdaten können zum einen die Angaben von der einen Seite mit Klick auf den Pfeil-Button 8 für die andere Seite übernommen werden. Zum anderen können Operationsdaten als Vorlage 9 gespeichert werden, sodass diese als Auswahloption für Operationen zur Verfügung stehen.

Mit Klick auf den Button 10 ist das Verwaltungsfenster der Vorlagen zu öffnen. Hier können die Namen der Vorlagen editiert und ggf. Vorlagen gelöscht werden. Der Reload-Button 11 aktualisiert die zur Auswahl stehenden Vorlagen.

Zum Entfernen von Operations- und/oder Produktdaten ist der Papierkorb-Button 12 zu klicken.

Enthält die IRD-Meldung keine Fehler, ist der Abschicken-Button 13 aktiv und der Versand an das Implantateregister kann ausgelöst werden. Von erfolgreich versendeten IRD-Meldungen kann ein Karteieintag 14 in der Patientenakte erstellt werden. Der Kartei-Button 15 öffnet die Patientenkartei. Weiter können aus der IRD-Meldung heraus die IRD-Verwaltung 16 und Vorlagenverwaltung der Operationsdaten 17 zu öffnen. Die geöffnete IRD-Meldung ist über den Schließen-Button 18 zu schließen.

Hinweis: Unversendete IRD-Meldung können über den Papierkorb-Button 15 gelöscht werden.

Die Erfassung der Implantat-Produktdaten für die Operation kann über 3 Wege erfolgen:

• 1 Einscannen der Produktdaten über den Barcodescanner
• 2 Hinzufügen über die Referenz-ID und Auswahl des Herstellers
• 3 Manuelle Eingabe der Produktdaten

Wurde die IRD-Meldung erfolgreich versendet, kann die Meldung nicht mehr editiert werden. Der Hash String 1 der Meldebescheinigung wird für GKV-Patienten im KV-Schein unter dem Tab „Sonstiges“ im Bereich Implantateregister automatisch gespeichert.

Achtung

• Die Patienten müssen die Daten der IRD-Meldung zur Verfügung gestellt bekommen. Nutzen Sie dafür den generierten Karteieintrag für die IRD-Meldung (siehe Punkt 14). So können Sie den Inhalt des Karteieintrags z.B. via Mail oder Arztbrief an den Patienten versenden.
• Die KV muss ebenfalls informiert werden, Gem. § 25 IRegG.
• Beachten Sie den Status der TI-Infrastruktur, falls die TI-Dienste nicht wie gewohnt zur Verfügung stehen.
• IRD-Meldungen von Versicherten bei der Heilfürsorge der Bundespolizei können erst ab 1.1.2025 versendet werden, weil erst dann für diese Versicherten die erforderliche KVNR zur Verfügung steht.
• IRD-Meldungen von Versicherten bei der Heilfürsorge der Bundeswehr können ebenfalls nicht versendet werden.

Korrektur und Stornierung der IRD-Meldung

Wollen bzw. müssen Sie eine Korrektur für eine IRD-Meldung vornehmen, dann ist die zu korrigierende IRD-Meldung zu öffnen. Öffnen Sie die IRD-Meldung mit einem Doppelklick auf die Meldung in der IRD-Verwaltung. Im unteren Bereich der IRD-Meldung wird mit Klick auf den Button „Korrektur erstellen“ 19 die versendete Meldung als „Veraltet“ gekennzeichnet und eine neue Meldung mit den bereits erfassten Daten wird im Status offen angelegt (entspricht einer Kopie der Originalmeldung). Hier können nun die erforderlichen Änderungen vorgenommen werden und der Versand erneut ausgelöst werden.

Besteht die Notwendigkeit, eine IRD-Meldung zu stornieren, klicken Sie den Button „Stornieren“ 20. Jetzt erhält diese Meldung den Status „Storniert“.

Hinweis: Wird eine bereits versendete IRD-Meldung storniert und eine Korrektur erstellt, wird automatisch der Hash String der Meldebescheinigung vom KV-Schein gelöscht.

KV-Abrechnung → IRD-Sachen hängen an Leistung

Wenn eine Meldung bezogen auf einen KV-Schein gemacht wird und diese erfolgreich abgeschickt wurde, wird eine neue Leistung angehangen – 01965. In diese Leistung werden die Melde-ID, der Hash-Wert und der Hash-String aus der Antwort des IRD übernommen.

Sobald eine Korrektur oder ein Storno angelegt werden, werden die Werte wieder gelöscht. Diese Werte können auch manuell angegeben/gelöscht werden.

Verwaltung IRD-Meldungen

Das Fenster „Übersicht Meldungen Impantateregister“ kann über verschiedene Wege erreicht werden:

• über den Symbolleisten-Button „IRD Verwaltung“
• über den Button in der IRD Meldung
• über die tomedo Spotlight-Suche

In der IRD Verwaltung erhalten Sie einen Überblick über alle erstellen IRD-Meldungen in allen Status 1:

• Offen -> erstellte, aber unversendete Meldungen
• Gemeldet -> erfolgreich versendete Meldung – wird eine Meldung mit offenen Warnungen versendet, dann wird zusätzlich in Klammern „Warnungen“ aufgeführt.
• Veraltet -> Versendete Meldungen, für die eine Korrektur erstellt wurde
• Storniert -> stornierte Meldungen

Über diesen Button 2 werden alle offenen Meldungen geladen (= Status offen) und über diesen Button 3 alle Meldungen in jedem Status.

In der Tabelle sind Informationen zu der IRD-Meldung zu nehmen, wie Erstelldatum, Patientenname, Abrechnungsart, Warnungen und Fehler. Aktuell sind die Spalten „nur“ sortierbar. Mit Doppelklick auf einen Tabelleneintrag wird die entsprechende Meldung geöffnet.

Beachten Sie bei Versandproblemen den TI-Status 4. Erscheint das Symbol in der Farbe rot, starten Sie über die Buttons links daneben den TI-Server neu oder führen ein TI-Server Update durch. Mit Klick auf das Kreis-Symbol können Sie einsehen, welche notwendigen Anbindungen ggf. nicht erreichbar sind.