Erstellen der Dokumentationen

Für jeden dokumentationspflichtigen Patienten muss eine Dokumentation erstellt werden. Für einige Patienten ist aus unterschiedlichen Gründen jedoch nur eine verkürzte Dokumentation nötig. Das wird in tomedo durch zwei Formulare abgebildet: Das Basisformular entspricht dem verkürzten Bogen und muss für fast alle Patienten ausgefüllte werden. Es dokumentiert vorrangig Grunddaten zur Therapie. Das Verlaufsformular ergänzt die Angaben aus dem Basisformular zur vollständigen Dokumentation.

Bestimmen der Dokumentationsplicht

Tomedo prüft für jede Ihrer Therapien automatisch, ob eine APSY-Dokumentation erforderlich ist und welche Formulare ausgefüllt werden müssen. Diese Prüfung erfolgt laufend im Hintergrund, sodass Sie jederzeit den aktuellen Dokumentationspflichtstatus Ihrer Therapien einsehen können. Dieser Algorithmus wird in der Dokumentation des IQTIG auch als Filter bezeichnet. Die Dokumentationen werden erst für die abgeschlossene Therapie verpflichtend, allerdings wird die voraussichtliche Dokumentationspflicht schon ermittelt, damit Sie schon während der laufenden Therapie beginnen können. Die genauen Regeln zur Bestimmung der Dokumentationspflicht finden Sie auf den Seiten des IQTIGs: https://iqtig.org/qs-verfahren/qs-amb-psych/ unter der Rubrik Anwenderinformation QS-Filter.

  Den aktuellen Dokumentationspflichtstatus sehen Sie an mehreren Stellen in tomedo:In der aPsy-Verwaltung (erreichbar über das Hauptmenü unter „QS-Verfahren → APSY -> aPsy-Dokumentationen“) sehen Sie eine übersichtliche Liste aller Ihrer Patienten mit dokumentationspflichtigen Therapien. Diese Ansicht hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass keine dokumentationspflichtige Therapie übersehen wird. Wenn Sie mit der Maus über die Statusanzeige fahren, erscheint ein Tooltip mit detaillierten Informationen darüber, warum dieser Status ermittelt wurde und welche Kriterien erfüllt oder nicht erfüllt sind. Haben sich Daten der Therapie geändert können Sie die Tabelle mit dem Refresh-Button oben rechts aktualisieren.

  Im Patienteninfopanel der Kartei finden Sie den neuen Reiter QS ambulante Psychotherapie, der auch den aktuellen Status anzeigt. Auch hier: Wenn Sie mit der Maus über die Statusanzeige fahren, erscheint ein Tooltip mit detaillierten Informationen darüber, warum dieser Status ermittelt wurde und welche Kriterien erfüllt oder nicht erfüllt sind.

Dokumentationen anlegen

  Wenn tomedo für eine Ihrer Therapien den Status „Basisdokumentation erforderlich“ oder „Erweiterte Dokumentation erforderlich“ anzeigt, ist die Therapie abgeschlossen und die Formulare sollten ausgefüllt werden. Sind die jeweiligen Formulare voraussichtlich dokumentationspflichtig, können Sie mit dem Ausfüllen des Verlaufsformulares beginnen. Tomedo füllt die Formulare automatisch mit allen verfügbaren Therapiedaten vor. Möchten Sie ein Formular öffnen, das nicht vom Filter vorgeschlagen wird, können Sie mit Klick auf das Schlosssymbol die Buttons aktivieren und die Formulare anschließend öffnen.

Zum Öffnen der Formulare klicken Sie auf den ensprechenden Button im Patienteninfopanel in der Kartei. Gespeicherte Formulare erscheinen in der Akte des Patienten und können auch von dort geöffnet werden. Ein fertiges Formular sollte abgeschlossen werden, kann dann aber nicht mehr editiert werden. Nur abgeschlossene Formulare können exportiert werden. Haben Sie einen Fehler gemacht, können Sie das Formular in der Akte löschen und neu anlegen.

Tomedo füllt die Formulare mit denen zum Patienten hinterlegten Daten vor. Insbesondere das Basisformular kann so fast vollständig befüllt werden. Damit diese in tomedo hinterlegten Daten möglichst vollständig sind, sollte das Formular erst nach Therapieende angelegt werden, um zu vermeiden, dass Sie manuell Daten eintragen müssen. Die Vorbefüllung passiert immer in dem Moment, wo ein neues Formular erstellt wird. Speichern Sie ein Formular, so wird es danach nicht mehr von tomedo automatisch vorbefüllt oder andersweitig verändert.

Korrektur und Anpassung der Vorbefüllung

Tomedo füllt soweit möglich Daten vor. Allerdings ist es in einigen Randfällen möglich, dass diese Werte nicht korrekt ermittelt werden konnten. Prüfen Sie daher unbedingt, ob die Daten korrekt sind.

Sind die Daten nicht korrekt haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können gewisse Werte wie z.B. den Therapieanfang im Patienten Info Panel Reiter Psychotherapie korrigieren, das Formular löschen (oder verwerfen falls noch nicht gespeichert) und anschließend neu generieren. Oder Sie können die Werte im Formular selbst korrigieren. Die Formulare sind die einzige Datengrundlage für den Export, damit wird der von Ihnen überschriebene Wert verwendet. Die Daten im Formular haben keinen Einfluss auf die andersweitig in tomedo verwendeten Werte. Z.B, wird dann der Filteralgorithmus zur Bestimmung der Dokumentationspflicht weiterhin mit den automatisch bestimmten Daten laufen.