Korrektur der Therapiedaten

tomedo erstellt automatisch aus Ihren Abrechnungsdaten eine Therapie-Übersicht, die für das APSY-Qualitätssicherungsverfahren benötigt wird. Dabei werden verschiedene Informationen aus Ihren Anerkennungsbescheiden und abgerechneten Sitzungen ausgewertet. Die Therapien eines Patienten können Sie im Patienten Info Panel in der Kartei im Reiter Psychotherapie sehen und editieren.

Mit Klick auf Editieren, können Sie die Werte Beginn, Ende, Verfahren, Art und istKinder-/Jugendtherapie anpassen. Für alle aPsy-relevanten Felder wird anschließend dieser Wert verwendet.

Wichtig zu beachten: Die von tomedo ermittelten Werte werden automatisch aktualisiert, wenn sich Ihre Abrechnungsdaten ändern. Wenn Sie beispielsweise nachträglich eine Sitzung korrigieren oder eine neue Sitzung hinzufügen, berechnet tomedo die Therapiemerkmale neu. Manuelle Korrekturen werden nicht überschrieben.

Für die Prüfung der aPsy Dokumentationspflicht verwendet tomedo immer, falls vorhanden, den manuellen Wert. Vorsicht: Bereits gespeicherte Vorbefüllungen der aPsy-Formulare werden nicht automatisch angepasst.

Merken Sie, dass Sie Fehler beim Anlegen z.B. der Beendigungsziffer gemacht haben? Mit Klick auf Zurücksetzen beginnt tomedo die Zuordnung der Anerkennungsbescheide und Berechnung der Werte erneut. Damit werden aber auch die ggf. manuell editierten Werte gelöscht.

Definition von Therapieanfangs und -ende

 Tomedo ordnet Ihre abgerechneten Sitzungen automatisch den passenden Anerkennungsbescheiden zu. Diese Zuordnung ist entscheidend, damit der Therapieanfang und das Therapieende korrekt berechnet werden können – insbesondere für die APSY-Stichtagsprüfung.

Therapieanfang: das Datum der frühesten Sitzung, die erfolgreich einem Ihrer Anerkennungsbescheide zugeordnet wurde. Bei der Zuordnung prüft tomedo automatisch vier Kriterien: Das Therapieverfahren muss übereinstimmen, die Sitzung muss nach dem Antragsdatum liegen, die bewilligte Anzahl darf nicht überschritten werden, und die Kategorie (Versicherter/Bezugsperson/Rezidiv) muss passen. Nur wenn alle vier Kriterien erfüllt sind, wird eine Sitzung einem Anerkennungsbescheid zugeordnet und bei der Berechnung des Therapieanfangs berücksichtigt.

Therapieende: das Datum der Beendigungsziffer (EBM-Ziffer 88130 oder 88131), die einem zugehörigen Anerkennungsbescheid zugeordnet ist. Gibt es mehrere Anerkennungsbescheide mit verschiedenen Beendigungsziffern, dann
nimmt tomedo die späteste Beendigungsziffer

  In der Praxis können verschiedene Situationen auftreten, die eine manuelle Korrektur erforderlich machen: Probatorische Sitzungen, die vor der Genehmigung stattfanden, werden möglicherweise nicht automatisch zugeordnet, weil sie vor dem Antragsdatum des Bescheids liegen. In diesem Fall nutzen Sie die manuelle Korrektur des Therapieanfangs in den Therapiedetails, um das tatsächliche Startdatum einzutragen. Wenn Sie versehentlich eine Sitzung mit der falschen EBM-Ziffer abgerechnet haben (etwa 35411 statt 35421), wird die Sitzung dem falschen Bescheid zugeordnet oder bleibt unzugeordnet – hier hilft die Korrektur der EBM-Ziffer in der Abrechnung, woraufhin tomedo dieSitzung automatisch neu zuordnet. Auch wenn tomedo beispielsweise den Therapieanfang als 05.09.2024 berechnet, Sie aber wissen, dass die Therapie faktisch am 01.09.2024 begann, können Sie dies manuell korrigieren, damit die Therapie für die aPsy-Stichtagsprüfung (01.09.2024 für erweiterte Dokumentation) korrekt eingestuft wird.

  Wichtig ist: tomedo prüft bei jeder Zuordnung sehr genau, ob das Therapieverfahren, das Datum, die Kapazität und die Kategorie übereinstimmen. Nur korrekt zugeordnete Sitzungen zählen für den Therapieanfang und die aPsy-Prüfung. Achten Sie daher bei der Abrechnung auf korrekte EBM-Ziffern und prüfen Sie in der Therapieübersicht, ob alle Sitzungen korrekt zugeordnet wurden. Unzugeordnete Sitzungen werden als Warnung angezeigt, damit Sie diese überprüfen und gegebenenfalls manuell korrigieren können.

Definition von Therapieart und Therapieverfahren

Die Therapieart (Einzel- oder Gruppentherapie) wird anhand der abgerechneten EBM-Ziffern bestimmt. tomedo durchsucht alle Sitzungen, die den Anerkennungsbescheiden Ihrer Therapie zugeordnet sind, und prüft, ob Gruppentherapie-Ziffern dabei sind. Als Gruppentherapie gelten Sitzungen mit den EBM-Codes 35603, 35613 oder 35703 sowie deren Varianten (etwa mit Suffixen für Bezugsperson oder Rezidivprophylaxe). Sobald auch nur eine einzige Gruppensitzung abgerechnet wurde, klassifiziert tomedo die gesamte Therapie als Gruppentherapie oder Kombinationsbehandlung. Nur wenn ausschließlich Einzeltherapie-Ziffern vorhanden sind, wird die Therapie als Einzeltherapie eingestuft.

Das Therapieverfahren (- analytische Psychotherapie, tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie, Verhaltenstherapie oder systemische Therapie -) wird ebenfalls aus den abgerechneten EBM-Ziffern
abgeleitet. Jede Therapieziffern-Reihe ist einem spezifischen Verfahren zugeordnet: Die Codes 35421 und 35431 stehen für analytische Psychotherapie, 35401 und 35411 für tiefenpsychologisch fundierte Therapie, 35405 und 35425 für Verhaltenstherapie, und 35413 sowie 35433 für systemische Therapie. tomedo analysiert die Mehrheit der abgerechneten Sitzungen und bestimmt daraus das vorherrschende Verfahren. Wenn Sie beispielsweise überwiegend mit 35421 abrechnen, wird die Therapie als analytisch klassifiziert.

Diese Information hat für die aPsy-Dokumentationspflicht keine direkte Auswirkung – alle vier Richtlinienverfahren sind gleichermaßen dokumentationspflichtig, sofern es
sich um Einzeltherapien bei Erwachsenen handelt. Dennoch sollte das Verfahren korrekt sein, da es in der APSY-Dokumentation erfasst wird und für die Qualitätsauswertung relevant ist. Wenn Sie im Laufe einer Therapie das Verfahren gewechselt haben (etwa von tiefenpsychologisch auf analytisch), kann die automatische Zuordnung uneindeutig sein. In diesem Fall empfiehlt es sich, das Verfahren manuell zu korrigieren.

Definition Kinder- /Jugendtherapie

Ob es sich um eine Kinder- und Jugendtherapie handelt, ermittelt tomedo anhand der Qualifikation der behandelnden Therapeuten und der Art der Genehmigung. Eine Therapie wird als Kinder- und Jugendtherapie klassifiziert, wenn alle beteiligten Therapeuten als Kinder- und Jugendpsychotherapeuten qualifiziert sind oder wenn die Anerkennungsbescheide explizit auf die KJP-Richtlinie verweisen. Diese Unterscheidung ist für APSY von fundamentaler Bedeutung, da Kinder- und Jugendtherapien vollständig vom Qualitätssicherungsverfahren ausgenommen sind – auch dann, wenn der Patient bereits über 18 Jahre alt ist, aber weiterhin im Rahmen einer KJP-Genehmigung behandelt wird.

In der Praxis bedeutet das: Reine Kinder- und Jugendtherapeuten, die ausschließlich nach der KJP-Richtlinie behandeln, müssen sich generell nicht am APSY-Verfahren beteiligen, unabhängig vom Alter ihrer Patienten. Therapeuten mit Doppelapprobation (sowohl für Erwachsene als auch für Kinder und Jugendliche) hingegen müssen bei ihren Erwachsenentherapien sehr genau darauf achten, dass die Zuordnung korrekt ist. Wenn Sie einen 20-jährigen Patienten im Rahmen einer Erwachsenen-Richtlinie behandeln, ist die Therapie aPsy-pflichtig (Basis- und Verlaufsdokumentation). Behandeln Sie denselben Patienten aber im Rahmen einer KJP-Richtlinie , ist nur die Basisdokumentation erforderlich,.