Terminarten anlegen

Terminarten werden unter Admin → Kalender → Terminarten erstellt.

Für Termine kann eine Länge 1 angegeben werden. Es gibt hier drei Optionen (Ganztag, variabel, feste Längen zwischen 3 und 480 Minuten), die Sie aus dem Menü auswählen können. Außerdem können Sie eine beliebige Länge direkt eintippen, falls diese in der Vorauswahl nicht vorhanden ist.

Ganztagestermine werden am oberen Rand des Kalendertages angezeigt und sind für Informationen zu einem Tag gedacht. Egal wie Sie im Kalender scrollen, diese Termine sind immer sichtbar. Variable Termine haben keine feste Länge, sondern werden beim Anlegen durch Vergrößern des Termins mit der Maus (oder über Einstellung per Terminanfang und -ende) bestimmt. tomedo® gibt ein weites Spektrum an festen Terminlängen vor.

Ist der Termin angelegt, kann seine Länge immer noch manuell vergrößert oder verkleinert werden, es sei denn, die Terminart ist über die Checkbox „fixe Terminlänge“ 2 gekennzeichnet. Dann kann die Terminlänge im Kalender nicht mehr nachträglich verändert werden.

Die „Verknüpfung zur Ressource“ 3 ist eine Option für die Terminsuche. Sollten Sie dort eine Terminart auswählen, welche Sie vergeben wollen, so wird die Ressource, in der Sie suchen, automatisch ausgefüllt.

Die ToDos 4, die Sie jeder Terminart zuweisen können, kommen bei einem wahrgenommenen Termin zum Tragen. Kommt ein Patient in die Praxis und hat an diesem Tag auch einen Termin, so wird bei Anlage des Besuchs (z.B. beim Kartenstecken) intern nach diesem Termin gesucht. Die Besuchs-ToDos werden von der Terminart übernommen und der Behandler vom Kalender, in dem der Termin eingetragen ist. Bei korrekter Konfiguration entfällt somit Arbeit für die Anmeldung und der Patient kann schneller aufgenommen werden. Sie können via Umschalten des Reiters im unteren Bereich des Fensters außerdem einer Terminart bestimmte Aufgaben, Leistungen oder Kalender zuordnen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Termin-Vorlaufzeit („Patientenzeit“) 5 einzustellen. Dies gibt an, wie viel Zeit im Termin z.B. für Vorbereitungen, vergehen muss, bevor der Patient kommen muss. Über spezielle Terminkommandos kann entsprechend die Summe aus dem Terminbeginn und dieser Zahl angegeben werden. So können Sie bspw. Ihre Email- und SMS-Vorlagen auch entsprechend konfigurieren. Auch negative Zahlen sind für die Vorlaufzeit möglich, falls der Patient vor dem eigentlichen Termin erscheinen soll. Haben Sie eine Vorlaufzeit eingestellt, so steht im Termindetail-Popover nun die Terminzeit und darunter die Patientenzeit. In der Kalenderansicht und im Terminsuche-Fenster haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Vorlaufzeiten („Patientenzeiten“) ein- und auszublenden. Bekommen die Patienten automatische Mails oder SMS (Terminerinnerung, Terminbenachrichtigung) so enthält die anhängende iCal-Datei immer die Patientenzeit, also die Zeit, wann der Patient tatsächlich in der Praxis erscheinen soll.

Auch Verknüpfungen zu einer Warteschlange oder Webformular-Karteieintragstypen 6 können hier angelegt werden.

Achtung: Eine spätere Veränderung der Terminlänge hat vorerst keine Auswirkung auf schon vergebene Termine. Sie wird erst aktiv, wenn ein Termin mit dieser Terminart zeitlich angepasst wird.

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Die Einstellung „Gerastert“ ist hierbei separat zur Rasterhöhen-Konfiguration in den tomedo® Einstellungen zu betrachten. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Kalendergrößen → Rasterhöhe Terminverschieben (Min.) kann festgelegt werden, in welchen Rasterschritten ein Termin beim Ziehen mit der Maus im Kalenderfenster abgelegt werden darf. Bei der Einstellung „Gerastert“ in der Terminart-Verwaltung ist jedoch lediglich das Verhalten im Terminsuche-Fenster betroffen.

Zur Erklärung an einem Beispiel:

In den tomedo® Einstellungen ist eine Rasterhöhe Terminverschiebung (Min.) von 5 Minuten eingestellt.
Für die Terminsuche werden freie Terminslots zunächst so vorgeschlagen, dass eine optimale Zeitauslastung gegeben ist. D.h., beginnt ein freier Bereich um 06:09 so wird der vorgeschlagene Termin zunächst dort hineingelegt, auch wenn das 5-Minuten-Raster dabei verletzt ist.
Wird ein Termin innerhalb der Terminsuche oder auch später im Kalenderfenster nochmals durch Ziehen mit der Maus verschoben 1, wird er immer nur auf volle 5-Minuten-Positionen abgelegt, also bspw. 06:10, 06:15, 06:20, usw.
Ist in der Terminart-Verwaltung die Einstellung „Gerastert“ nicht gesetzt, so greift beim manuellen Verschieben innerhalb der Terminsuche lediglich die eingestellte Rasterhöhe aus den tomedo® Einstellungen 1.
Ist in der Terminart-Verwaltung die Einstellung „Gerastert“ gesetzt und in der Terminsuche wird ein Termin zunächst für 06:09 vorgeschlagen, dieser aber manuell durch Ziehen mit der Maus nochmals verschoben, so greift nun nicht das 5-Minuten-Raster aus den tomedo® Einstellungen, sondern der Termin wird automatisch immer um genau die Terminlänge gerastert verschoben (anschließend an den zunächst vorgeschlagenen Termin), bspw ein 30-Minuten-Termin würde dann nur bei 06:39, 07:09 usw. abgelegt werden können 2.
Dies hat den Vorteil, dass freie übersprungene Terminslots immer die richtige Länge behalten, damit dort ein anderer Patient noch einen Termin ablegen kann.

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Außerdem besteht die Möglichkeit, Terminarten direkt mit Patientenformularen zu verknüpfen. Dazu finden Sie nun einen neuen Reiter in der Verwaltung:

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