Terminlimits

Ab tomedo® Version 1.128 können Terminlimits angelegt werden, welche entsprechend einschränken, wie viele Termine bestimmter Arten in bestimmten Kalendern in Zeiträumen bestimmter Größe liegen dürfen.

Terminlimits anlegen

Unter Admin → Kalender finden Sie nun die Terminlimit-Verwaltung.

Hier können Sie über den „+“-Button eigene Terminlimits anlegen und treffend benennen. Gelöschte Limits können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Im oberen Teil können Sie genau definieren, wie viele Termine maximal in welchem Zeitraum liegen dürfen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, bspw. pro Tag oder pro Woche nur eine bestimmte Anzahl von Terminen einer bestimmten Art zu erlauben, sowie auch für Termine einen bestimmten Mindestabstand zu definieren.

Höchstanzahl

Geben Sie hier einen Wert von „0“ ein, verursacht dies ein komplettes Verbot der gewählten Terminart.

Geben Sie „1“ ein und legen Sie dazu einen Zeitraum fest, bspw. „30 Minuten“, dann definieren Sie so einen Mindestabstand zwischen Terminen dieser Terminart. Die 30 Minuten werden dabei zwischen Ende des ersten Termins bis zum Beginn des zweiten Termins eingehalten.

Geben Sie eine beliebige Höchstanzahl (bspw. „5“) für einen bestimmen Zeitraum (bspw. „1 Woche“) ein, dann dürfen maximal 5 Termine dieser Art pro Woche angelegt oder dorthin verschoben werden.

Zeitraum

Der Zeitraum, für den die Höchstanzahl von Terminen gelten soll, kann in den Einheiten Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate, Quartale oder auch Jahre definiert werden.

Ein Zeitraum von „0“ wird unabhängig von der Zeiteinheit so behandelt, dass die Anzahl an parallelen Terminen eingeschränkt wird.

Minuten- und Stundenbezogene Zeiträume gelten auch tagesübergreifend. Höhere Zeiteinheiten orientieren sich an vollen Tagen, sodass z.B. ein Limit über einen Tag nicht gleich einem Limit über 24 Stunden ist.

Bitte beachten Sie, dass ab tomedo® Version 1.147 für Stundenlimits immer volle Stunden betrachtet werden und dies nicht als als 60-Minuten-Abstand zählt. Für bereits angelegte Stundenlimits wurden hierbei Stunden automatisch in Minuten umgerechnet, sodass alles korrekt erhalten bleibt wie von Ihnen konfiguriert. Für neue Limits gilt nun: Möchten Sie, dass Termine immer genau 1 Stunde Abstand haben, egal zu welchen (ggf. unrunden) Zeiten die Termine beginnen, dann legen Sie das Limit als 60-Minuten-Limit an. Möchten Sie, dass innerhalb einer vollen Stunde immer nur genau x Termine liegen, dann legen Sie das Limit als 1-Stunden-Limit an.

Terminart-Auswahl

Hier finden Sie alle Terminarten aus Ihrer Terminart-Verwaltung aufgelistet. Sie können die Liste durchsuchen oder schnellfiltern nach „Keine“ und „Alle“. Über einen kleinen Button gelangen Sie direkt zur Terminart-Verwaltung.

Sie können hier festlegen, für welche Terminarten das Limit gelten soll. Dabei können mehrere Terminarten gleichzeitig angewählt sein. In diesem Fall darf die Höchstanzahl durch alle diese Terminarten gemeinsam nicht überschritten werden.

Terminarten können ebenfalls durch mehrere Limits gleichzeitig betroffen sein.

Ist für ein Limit keine Terminart angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Termin aktiv.

Ab tomedo® Version 1.143 finden Sie die Option „Immer alle“. Ist diese aktiviert, dann gilt das Limit über alle Terminarten hinweg. Eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

Kalender-Auswahl

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Liste zu durchsuchen oder zu filtern, sowie durch einen Button zur Kalender-Verwaltung zu springen.

Ist kein Kalender angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Temrin aktiv, da Termine immer zwingend in bestimmten Kalendern liegen müssen.

Für ein Limit können mehrere Kalender angewählt werden. Dies bedeutet, dass die Höchstanzahl übergreifend über alle gewählten Kalender nicht überschritten werden darf. Wenn Sie wünschen, dass das Limit pro Kalender gilt, müssen Sie hierfür mehrere Limits anlegen mit den jeweils betroffenen Kalendern.

Ab tomedo® Version 1.143 finden Sie die Option „Immer alle“. Ist diese aktiviert, dann gilt das Limit für alle Kalender. Eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, entweder das Limit über alle Kalender hinweg  (Checkbox „Pro Kalender“ ist nicht aktiviert) oder das Limit jeweils für jeden der ausgewählten Kalender gelten zu lassen (Checkbox „Pro Kalender“ ist aktiviert).

Pro Patient

Ab tomedo Version 1.143 haben Sie für die Terminlimits zusätzlich die Option „Pro Patient“ zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, dann erhalten Sie bei Erreichung des Limits eine entsprechende Warnung. Das Limit gilt dann je Bestandspatient. Für Neupatienten (Patient ist in tomedo® noch nicht angelegt, sondern vorläufig nur im Termin eingetragen) gilt das Limit dann ebenfalls pro Patient. Hierbei werden Vorname, Nachname und Geburtsdatum der eingetragenen Daten in den Terminen abgeglichen.

Sollten Sie den Online-Terminkalender (OTK2) nutzen, dann werden dem Patienten hier zunächst die Termine vorgeschlagen. Sobald ein Patient seine Daten hinterlegt hat und beim Abgleich mit tomedo® ein verletztes Limit identifiziert wird, bekommt der Patient jedoch eine entsprechende Ablehnungs-Email für diesen Termin. Bitte beachten Sie, dass in den OTK2-Einstellungen in arzt-direkt separate bzw. zusätzliche Buchungslimits gesetzt sein können.

Zeitlich eingeschränkte Terminlimits

Haben Sie tomedo® Version 1.147 oder höher, finden Sie in der Terminlimit-Verwaltung nun zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, um die Terminlimits zeitlich zu begrenzen.

1. Absolute Gültigkeit: Die Limitierung ist dann nur für einen festen Zeitraum gültig. Sie können hier bei Bedarf auch nur ein Ab-Datum oder nur ein Bis-Datum setzen.
2. Relative Gültigkeit: Die Limitierung gilt dann nur für einen Zeitraum relativ zum heutigen Tag (wandert also mit). Sie können dabei auch absolute Gültigkeit und relative Gültigkeit kombinieren, bspw. das Limit gilt nur ab 1 Tag (morgen) bis 30.09.2024. Sind sowohl absolute Gültigkeit als auch relative Gültigkeit gesetzt, dann gilt die Limitierung nur für den überschneidenden Zeitraum von beiden („UND“-Verknüpfung).
3. Uhrzeitbereich: Die Limitierung gilt nur zu einer bestimmten Uhrzeit an den ausgewählten Tagen. Wenn keine Datumsbegrenzung gesetzt wurde, gilt die Uhrzeit generell (an jedem Tag).
4. Wochentage: Die Limitierung gilt nur an bestimmten Wochentagen, an anderen Tagen ist sie aufgehoben und dort können Termine unbegrenzt angelegt werden.

Sie können die Einschränkungsmöglichkeiten alle miteinander kombinieren, um so fein wie möglich zu justieren. Ist eine Einschränkung des Limits vorgenommen, dann gilt das Limit nur an den vorgegebenen Tagen bzw. Uhrzeit. Nur im beschränkten Zeitbereich wird dann auf Verletzung geachtet und es erscheint eine Warnung bzw. Abfrage, sobald das Limit bei der Terminanlage/Verschiebung überschritten wird. In allen Zeiträumen außerhalb der Beschränkung können unbegrenzt Termine angelegt werden.

Für das Beispiel (siehe Screenshot oben) würde das bedeuten:

• Das Limit von 1 pro Tag gilt nur für TerminArt1 und nur für den Kalender KalenderMFA. Alle anderen Terminarten können unbegrenzt angelegt werden und in allen anderen Kalendern kann auch TerminArt1 unbegrenzt angelegt werden.
• Bis zum 31.08. können unbegrenzt Termine angelegt werden, nur im September gilt die Begrenzung von 1 pro Tag.
• Die Begrenzung gilt dabei aber nur vormittags, nachmittags können im gesamten September trotzdem unbegrenzt Termine dieser Art angelegt werden.
• Die Begrenzung gilt nur Dienstags und Donnerstags. an allen anderen Tagen können auch im September unbegrenzt Termine dieser Art angelegt werden.
• Im Kalender würde dies folgendermaßen sichtbar: Wenn man an einem Dienstag im September bspw. um 07:00 einen Termin der Art TerminArt1 im Kalender KalenderMFA angelegt hat und nun einen zweiten um 08:00 anlegen möchte, dann erscheint eine Warnung/Abfrage. Legt man den zweiten Termin jedoch am Dienstag um 13:00 oder am Mittwoch um 06:00 würde die Warnung nicht erscheinen.

Hinweis: Ist bspw. ein Limit von 1 Termin pro Woche gesetzt, aber das Limit ist nur gültig Dienstags und Donnerstags dann wird bei der Berechnung der Gesamtzahl der bereits angelegten Termine in dieser Woche auch nur gezählt, was am Dienstag und Donnerstag angelegt ist. D.h. liegt in der Woche zwar bereits ein Termin, aber an einem Mittwoch und dann wird ein zweiter an einem Donnerstag angelegt würde keine Warnung erscheinen, da der Mittwochstermin nicht in die Berechnung mit eingeht.

Auswirkungen der Terminlimits

Wurde für eine Terminart eine Höchstanzahl in einem bestimmten Zeitraum festgelegt, dann wird bei Verletzen des Limits ein Hinweis angezeigt. Hat der Nutzer Admin-Rechte, dann wird ein Abfragepopover angezeigt, in welchem die Möglichkeit gegeben wird, den Hinweis zu ignorieren und den Termin trotzdem anzulegen bzw. an die limitverletzende Position zu verschieben.

In den Hinweisen wird angezeigt, welche der Limits betroffen sind. Dies können ggf. mehrere gleichzeitig sein. Der Hinweis erscheint dabei nur einmalig, wenn das Limit verletzt wird. Anschließend sind limit-verletztende Termine nicht markiert oder explizit such- oder filterbar.

Verletzte Terminlimits wirken sich an folgenden Stellen aus:

• beim Anlegen eines Termins im Kalender (via Drag-and-drop oder Doppelklick)
• beim Verschieben von Terminen im Kalender (via Drag-and-drop, Bearbeitung im Termin-Popover, Umwandlung der Terminart eines Termins)
• In der Terminsuche gibt die einfache und die definierte Suche keine Suchergebnisse aus, die ein Terminlimit verletzen würden.
• Im Onlineterminkalender gibt die Suche ebenfalls keine Ergebnisse aus für limitverletzende Positionen.
• Für die Kettenterminsuche kann erst beim Abschluss der Suche geprüft werden, ob die Termine nicht nur einzeln die Limits nicht verletzen, sondern auch zusammen.
• beim Umsetzen von Einzelterminen oder Ketten (entsprechend der Terminsuche)
• Achtung: Das Anlegen von Wiederholungsserien ist noch nicht mit den Terminlimits kompatibel. Hier erscheint bei Limitverletzung noch keine Warnung oder Abfrage. Dies wird voraussichtlich ab Version 1.129 möglich sein.

Terminlimit-Rechte

Mit einem passenden Recht können ab tomedo® Version 1.129 die Limits auch auf Anfrage ignoriert werden. Nutzer mit Admin-Rechten bekommen bei Limit-Verletzung immer das Abfragepopover angezeigt und dürfen damit entscheiden, ob die Warnung ignoriert werden und der Termin trotzdem angelegt werden darf. Admins können anderen Nutzern diese Möglichkeit ebenfalls einräumen.

Gehen Sie über Admin → Praxisorganisation zur Rechteverwaltung. Hier finden Sie den Punkt „Terminlimits“ mit all Ihren aktiven Limits aufgelistet. Sie können je Limit entscheiden, von welchen Nutzern bzw. Nutzergruppen und an welchen Arbeitsplätzen bzw. Arbeitsplatzgruppen die Limit-Warnung bei Bedarf ignoriert werden darf.

Sind mehrere Limits verletzt, die unterschiedliche Rechte für den aktuellen Nutzer vorsehen (für eines darf er diese ignorieren und für das andere nicht), gilt die strengere Limitierung. Der Nutzer darf die Warnung in diesem Fall nicht ignorieren, der Termin darf nicht angelegt oder an die limitverletzende Position geschoben werden.