Brief-Popover in der Kartei

Das Popover wird angezeigt, wenn Sie in der Kartei auf einen Arztbrief klicken. So erhalten Sie schnellen Zugriff auf Ihren Arztbrief. Der Inhalt des Briefes kann angepasst werden, indem Sie doppelt auf den Empfänger klicken (Änderung des Briefes für den ausgewählten Empfänger) oder auf das Auswahlmenü unter „Serienbrief“ gehen und dort „bearbeiten“ klicken (Änderung sämtlicher Briefe für alle Empfänger). Es ist auch möglich, die Anzahl der Empfänger anzupassen („+“-Button).

Wählen Sie einen Brief in der Kartei (in der medizinischen Dokumentation) aus, so öffnet sich automatisch ein neues Fenster (Kartei-Popover), welches schnellen Zugriff auf den Brief bietet.

Unterstützte Arbeitsabläufe

Diverse Arbeitsabläufe können im Popover-Fenster innerhalb der Kartei angesehen und genutzt werden. Dazu gehören:

• Dokumentation und Druckstatus überwachen
• Empfänger zum Serienbrief hinzufügen, ändern oder löschen
• Serienbrief weiterschreiben
• Individuelle, persönliche Änderungen an Einzelbriefen des Serienbriefes vornehmen

In der oberen Leiste des Fensters stehen Ihnen diverse Informationen und Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das linke Auswahlmenü zeigt die Art des Karteieintrags (also ein Arztbrief) an. Zusätzlich können Sie das Datum und die Uhrzeit des Karteieintrags für den Brief anpassen. Auch stilistische Anpassungen sind über den „A„-Button verfügbar. Im rechten Auswahlmenü ist „Brief“ voreingestellt, da es sich um einen Arztbrief handelt.

Der darunterliegende Anzeigetext stellt dar, welcher Text in der Kartei selber angezeigt wird. Dazu gehören Informationen zum Druck-Status, dem Originalempfänger und eventuellen Empfängern weiterer Kopien.

In der Empfängerliste wird angezeigt, an wen der Arztbrief verschickt werden soll. Die Spalte „Original/Kopie“ bestimmt, wer als Hauptempfänger das Original des Briefes erhält und wer zusätzliche Kopien bekommt. In der Spalte „Typ“ wird zudem angezeigt, um welche Art Empfänger es sich handelt. Im dargestellten Fall geht der Brief an den Patienten, seinen Hausarzt, sowie die Krankenkasse. Allerdings können hier auch zum Beispiel noch Folgeärzte, weitere Ärzte, Fachärzte, Überweiser oder Berufsgenossenschaften angegeben werden. Die Spalte „Empfänger“ betitelt zudem die Personen oder Institutionen namentlich.

Die Druckampel in der Spalte „Druck“ zeigt an, ob der Brief noch nicht gedruckt wurde (rot), für den Druck freigegeben ist (gelb) oder bereits gedruckt wurde (grün). Die Druckampel kann per Klick in die Spalte geändert werden und dient ausschließlich als Gedächtnisstütze. Die letzte Spalte „Einzel“ zeigt an, ob einzelne Briefe aus dem Serienbrief bereits individuell nachbearbeitet wurden. Außerdem erhalten Sie Informationen darüber, wann ein Brief versandt wurde und wann die letzte Änderung an einem Brief vorgenommen wurde.

Unterhalb dieser Anzeige sind zusätzlich eine Reihe von Schaltflächen zu sehen:

	Bearbeitung der Empfängerliste (in einem neuen Fenster): Hinzufügen und Löschen von Empfängern, Bearbeiten von Adressen
	Vorschau der Arztbriefe sowohl in Original als auch die Kopien, Wechsel zwischen den Briefen per Pfeiltasten (Tipp: Noch schneller kann diese Vorschau durch Drücken der Leertaste geöffnet werden)
	Drucken des ausgewählten Briefs
	Speichern der Kopie des Briefes in einem Ordner oder Export als PDF (Tipp: Sie können die Brief-Datei auf per Drag&Drop auf den Schreibtisch bewegen)
	Brief per Fax senden
	Hinweis, der erscheint, wenn der Empfänger nicht für eArztbriefe vorgesehen ist
	Brief per E-Mail senden
	Öffnen des ausgewählten Briefes
	Versand von Briefen über einen Online-Briefdienst

Achtung: Die Darstellung der Vorschau der Briefe kann sich vom tatsächlich ausgedruckten Brief unterscheiden. QuickLook ist nur geeignet, um den Inhalt zu überprüfen. Die exakte Darstellungsform können Sie nur Ihrer Textverarbeitung (z.B. Libre Office oder Word) entnehmen.

Auswahlmenü für Serienbriefe

Neben den oben genannten Schaltflächen befindet sich ein Auswahlmenü mit drei Optionen (Serienbrief… bearbeiten/drucken/per E-Mail versenden).

Mit der Option „bearbeiten“ können Sie den Serienbrief bearbeiten, mit der Option „drucken“ komplett mit allen Kopien drucken und mit der Option „per E-Mail versenden“ können Sie den Serienbrief komplett an alle Adressaten per E-Mail an deren jeweilige E-Mail-Adressen versenden.

Bei der ersten Nutzung der Option „per E-Mail versenden“ werden Sie nach der zu verwendenden E-Mail-Vorlage, dem Absender und der Signatur Ihrer Serienmails gefragt.

Diese Einstellungen können Sie außerdem unter tomedo → Einstellungen und dort unter Nutzer → Sonstiges unter dem Thema „Serienbrief als E-Mail versenden“ vornehmen:

Außerdem gibt es dort noch zwei weitere Einstellmöglichkeiten zu den als E-Mail versendeten Serienbriefen:

1. Sie können einstellen, ob PDF Dateien in Anhängen dieser E-Mails verschlüsselt werden sollen.

• Wenn ja, können Sie für Dokumente für Patienten ohne Schlüssel noch wählen, ob Sie diese nicht versenden, unverschlüsselt senden oder mit dem Geburtsdatum des Patienten verschlüsselt senden möchten.
• Sie haben hier jedoch nur dann die Wahlmöglichkeit, ob PDF Dateien im Anhang verschlüsselt werden sollen, …
  • falls unter tomedo → Einstellungen und dort unter Praxis → Datenschutz für das Thema „PDF-Verschlüsselung“ unter dem Punkt „PDF Anhänge ausgehender E-Mails verschlüsseln“ die Option „vorher nachfragen“ eingestellt ist.
  • Ist aber in den Einstellungen unter Praxis → Datenschutz für die Verschlüsselung von PDF Anhängen ausgehender E-Mail die Option „immer wenn möglich“ oder „nie“ gewählt, dann können Sie PDF Anhänge für als E-Mail verschickte Briefe nur verschlüsselt bzw. unverschlüsselt senden.

2. Sie können Briefe, die nicht als E-Mail versendet werden konnten (weil z.B. für einige Empfänger keine E-Mail-Adresse im System hinterlegt war), stattdessen als Rückfalloption automatisch drucken. Setzen Sie bei dieser Option in den Einstellungen keinen Haken, werden Sie bei derartigen Briefen explizit gefragt, ob diese gedruckt werden sollen.

Brief-Details

Im unteren Teil des Popovers befinden sich die Brief-Details. Hier können Sie den Druckstatus (gedruckt/freigegeben/nicht gedruckt) einsehen und verändern. Außerdem können Sie manuell das Druckdatum ändern. In dem leeren Auswahlmenü können Sie über die drei Punkte rechts persönliche Briefstatusvorschläge einpflegen und dann im Menü bei Bedarf auswählen.

Der untere Reiter gibt an, wer die letzte Änderung vorgenommen hat, welcher Benutzer den Brief erstellt hat, und für welchen Arzt dieser Arztbrief gilt.

Verändern der Empfängerliste

Nachdem Sie auf den „+“-Button geklickt haben, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten der Empfängerliste. Dieses Fenster ähnelt dem der Erstellung eines Briefes, weist aber nur ausgewählte Funktionen in Bezug auf die Adressaten auf. Hier können Sie Empfänger hinzufügen oder löschen, sowie die vorhandenen Adressen bearbeiten und anpassen. Anschließend müssen Sie die Änderungen mit einem Klick auf „Nur speichern“ bestätigen. Daraufhin werden die Briefe angepasst.

Schnelle Vorschau mit QuickLook

Durch Klick auf das „Auge“ öffnet sich die QuickLook-Vorschau. In dieser können Sie sämtliche Briefe schnell durchgehen und prüfen, indem Sie über die Pfeiltasten am oberen Rand zwischen den Briefen wechseln. Außerdem können Sie über den Button „Öffnen“ den jeweiligen Brief in Ihrem Textverarbeitungsprogramm ansehen und anpassen.

Warnungen

Wenn Serienbriefe mit „Serienbrief bearbeiten“ geöffnet und eventuell verändert werden sollen, obwohl schon ein oder mehrere Briefe individuell verändert wurden, so warnt folgendes Fenster vor dem Überschreiben individueller Änderungen.

Faxen von Briefen

Prinzipiell genügt ein Klick auf „Fax“, um den Faxvorgang auszulösen. Doch bevor es losgehen kann, müssen Sie den Treiber Ihres Faxgeräts installieren. Anschließend müssen Sie in tomedo® ein Druckprofil anlegen.

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Admin → Geräteeinstellungen → Drucker.
2. Legen Sie über das „+“-Symbol ein neues Druckprofil an.
3. Klicken Sie auf „phys. Drucker zuweisen“ und tragen Sie in alle Felder, in denen später eine Faxnummer eingetragen werden soll, drei Nullen ein (also „000“).

Hintergrund: tomedo® durchsucht später alle Einstellungen Ihres Druckers nach diesen drei xxx und ersetzt sie durch die richtige Faxnummer. Dieses Vorgehen ist notwendig, da jedes Faxgerät einen anderen Treiber hat und die Faxnummer in einem anderen Feld speichert – meist sogar in mehreren Feldern.

Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, klicken Sie im unteren Bereich des Fensters der Verwaltung auf den Button „Zu den rechnerspez. Druckeinstellungen…“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. Dieses ist auch über die tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile aufrufbar.

Um den ausgewählten Drucker als Standardgerät für Faxe auszusuchen, müssen Sie nun noch folgendes tun:

1. Klicken Sie in der Liste links auf den ausgewählten Drucker.
2. Kreuzen Sie an der rechten Seite die Checkbox „Fax“ an.
3. Speichern Sie Ihre Auswahl mit dem Button „OK“.

Hinweis: Auch von hier aus können Sie über den Button „zur Druckerprofilverwaltung“ wieder in das vorherige Fenster wechseln und beispielsweise einen weiteren Drucker hinzufügen.

Neben der Zuordnung als Standarddrucker für verschiedene Optionen kann in diesen Einstellungen zusätzlich angegeben werden, ob der Drucker als Standarddrucker für einzelne Formulare oder Briefvorlagen ausgewählt werden soll.

In der medizinischen Dokumentation in der Kartei sieht der Anzeigetext des Briefes dann wie folgt aus:

Druckdatum ändern

Administratoren haben die Möglichkeit, das Druckdatum nachträglich zu ändern. Wenn Sie als Administrator auf „Druckdatum ändern“ klicken, ändert sich die Ansicht. Nun sieht das Brief-Popover unter Brief-Details ungefähr so aus:

Nun können Sie das Druckdatum ändern. Durch Klick auf das Schloss-Symbol auf der linken Seite können Sie diese Ansicht wieder schließen. Um das Drucksymbol zu löschen, klicken Sie auf den „–“-Button auf der rechten Seite.

Hinweis: Das Druckdatum muss für jeden Brief (Original und Kopien) einzeln geändert werden.

Onlineversand von Briefen

Administratoren können Briefe und Rechnungen über einen Onlinebriefdienst versenden.

Der Onlineversand von Briefen erfolgt über das Brief-Popover. Bei der ersten Nutzung dieser Funktion wird der Nutzer nach seinem Einverständnis gefragt. Zudem öffnet sich ein Dokument, das Informationen über die Preise in Deutschland und die übertragenen Daten enthält. Das Einverständnis kann jederzeit in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges widerrufen werden.

Der Onlineversand von Rechnungen erfolgt über die Druckoption “als Brief aus tomedo versenden” in der Privatrechnungs-Verwaltung. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die Rechnungen bereits als PDF-Datei vorliegen und als gedruckt markiert wurden sein.

Im sich anschließend öffnenden Menü zum Versand als Onlinebrief kann eingestellt werden, ob der Druck in Farbe oder Schwarz-Weiß und einseitig oder als Duplexdruck erfolgen soll. Ebenso wird der Preis angezeigt. Beim Versand mehrerer Rechnungen können Sie außerdem zwischen der jeweils ersten Seite der Rechnungen wechseln.