Impf-Dokumentation

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Hinweis: Als Alternative zu dieser rudimentären Impfdokumentation bietet tomedo® auch eine Anbindung an das Programm Impfdoc, dem Impfplaner mit Impfstatus-Überprüfung nach STIKO, Impfpass, Recallsystem und Lagerhaltung:

https://www.gzim.de/index.php/edv-werkstatt/impfdocne und

https://www.gzim.de/index.php/edv-werkstatt/impfdocne/produktvideo.

Um die Impf-Dokumentation nutzen zu können, muss zunächst ein Symbol auf der Symbolleiste im Karteifenster angelegt werden. Dazu können Sie eine beliebige Kartei öffnen und Rechtsklick auf die Symbolleiste ausführen. Im Kontextmenü wählen Sie den Punkt „Symbolleiste anpassen“. Im erscheinenden Fenster (ziemlich weit unten) können Sie dann das Symbol mit der Spritze wählen („Impf-Doku“) und auf die Symbolleiste ziehen. Anschließend kann Fenster wieder geschlossen werden.

Vor der ersten Nutzung: Als Admin einloggen und in der Kartei auf die Spritze klicken. Alternativ kann die Impfdokumentation in der Kartei auch über den Menüpunkt Patient → Impfungen aufgerufen werden. Im ImpfDoku-Fenster auf Administration klicken (links neben dem Schließen-Button) und im erscheinenden Konfigurationsfenster kontrollieren, ob alle Impfschemata, Krankheiten gegen die geimpft werden kann und Impfstoffe eingetragen sind. Weitere eventuell durch Klick auf „+“ anlegen. Die Auswahl in den rechten Tabellen (2 und 4) bezieht sich auf das aktuelle Impfschema 1 in der linken Tabelle) sowie Hauptimpfung (=Haltbarkeit) oder Vorimpfung 3. Anschließend das Konfig- und ImpfDoku-Fenster wieder schließen und als Arzt (oder MFA) einloggen.

Benutzung

Um die Impfdokumentation zu nutzen, klicken Sie auf das Symbol (Spritze) in der Symbolleiste. Alternativ kann die Impfdokumentation in der Kartei auch über den Menüpunkt Patient → Impfungen aufgerufen werden. Es erscheint eine Liste von Impfungen, die bereits durchgeführt wurden. Mit „+“ können Sie neue Impftypen für den Patienten anlegen, mit „bearbeiten“ die Impfhistorie eintragen.

Zum Impfen auf das Symbol mit der Spritze im ImpfDoku-Fenster klicken und das Impfschema (z.B. MMR für die Mumps-Masern-Röteln-Kombi-Impfung) auswählen. Anschließend das eingestellte Datum kontrollieren und auf „Impfen“ klicken.

Im ImpfDoku-Status-Fenster erscheinen die durchgeführten Impfungen grün (= kein Handlungsbedarf), abgelaufene Impfungen rot und die bald ablaufende gelb (= neuen Termin ausmachen).

Für weitere Fragen ist unser Forum die beste Anlaufstelle: https://forum.tomedo.de/.

Impfnachweise

Vorbereitungen

Sie benötigen für die Erstellung von Impfnachweisen:

• tomedo® Update auf mindestens Version v1.98.0.4
• Server-Tools Update auf mindestens Version 1.14.3 (alte Server-Tools) bzw. 98-s308 (neue Server-Tools)
• Eine SMC-B (Praxiskarte) mit TI-Anbindung für die Signatur des Impfnachweises. Eine SMC-B ist in jeder Praxis mit TI-Konnektor vorhanden.
• Ein angeschlossenes Lesegerät mit gestecktem SMC-B

Einrichtung

Schritt 1: tomedo® Update

Bitte stellen Sie sicher, dass das Update von tomedo® installiert ist, welches die Impfnachweise unterstützt. Dies können Sie über die Server-Tools tun.

Schritt 2: TI-Konnektor anbinden (falls noch nicht geschehen)

Für die Einrichtung digitaler Impfnachweise benötigen Sie eine funktionierende Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI). Falls diese bei Ihnen noch nicht eingerichtet ist, stellen Sie gerne eine Anfrage an die zollsoft GmbH. Sie erhalten dann ein entsprechendes Bestellformular. In einem anschließendem Termin führen die zollsoft Mitarbeiter Sie durch die komplette Einrichtung. Weitere Informationen zum Thema TI bekommen Sie außerdem von Ihrem Konnektor-Hersteller oder über https://www.gematik.de/telematikinfrastruktur/.

Haben Sie bereits eine TI-Anbindung, wenden Sie sich mit Fragen ebenfalls gerne an die zollsoft GmbH.

Bitte beachten Sie: Alle Konfigurationen und Einstellungen des Konnektors in tomedo® können nur von Nutzern mit Admin-Rechten vorgenommen werden.

Schritt 3: Server-Tools Route setzen

Achtung: Es empfiehlt sich, die folgenden Schritte vom Netzwerk-Verantwortlichen Ihrer Praxis durchführen zu lassen. Sollten Sie hierbei unsicher sein, oder Probleme auftreten, wenden Sie sich gerne an den zollsoft Support oder alternativ an den TI-Anbieter Ihrer Praxis. Bitte beachten Sie, dass je nach genutzter Server-Tools-Version die Nutzeroberfläche anders aussehen kann (siehe Screenshots unten).

Öffnen Sie dazu Ihre Server-Tools und gehen Sie in den Reiter “Config“ 1.

Stellen Sie unter “TIKonnektor” 2 den Konnektor ein, über den Sie die Zertifikate ausstellen möchten. Ist nur ein Konnektor für Ihre Praxis vorhanden, ist dieser dort bereits ausgewählt.

Wählen Sie unter “Netzwerk” 3 bitten den präferierten Netzwerkadapter aus, über den Sie korrekt verbunden sind. (Dies können Sie beispielsweise in Ihren Mac Systemeinstellungen unter “Netzwerk” prüfen, dort ist dieser grün angezeigt). Bei Multiservern muss dazu in den Server-Tools der Bereich „Netzwerk-Adapter“ vorhanden sein. Hierzu ist mindestens Server-Tools-Version 98-310 nötig.

Unter „Admin-pwd“ 4 muss das korrekte Nutzerpasswort des Rechners gesetzt werden.

Wenn alles korrekt eingestellt ist, klicken Sie bitte den “Route setzen”-Button 5.

In einer einfachen Standard-Praxis können Sie die Routen über diesen Weg automatisch setzen. Bei komplexeren Praxen sollte die Konfiguration besser von Ihren Netzwerktechnikern vorgenommen werden.

Schritt 4: Arbeitsplatz-Zuweisung

In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Grundeinstellungen ist für den jeweiligen Rechner ein bestimmter Arbeitsplatz gesetzt. Dieser muss auf der Konnektor-Konfigurations-Webseite unter “Aufrufkontexte” hinterlegt sein, damit später das Zertifikat korrekt erstellt und signiert werden kann.

Dem Kontext muss außerdem dort das Kartenlesegerät zugeordnet sein, wo die SMC-B steckt.

Sollten Sie hierbei Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den zollsoft Support.

Schritt 5: TI-Konnektor und Mandant einem Nutzer zuweisen

Sollte Ihre Praxis nur einen Konnektor besitzen und konfiguriert haben, dann ist diese Einstellung nicht notwendig. Es greifen dann alle Nutzer auf den gleichen Konnektor zu.

Sollten für Ihre Praxis mehrere Konnektoren vorhanden sein, dann sind für einen Konnektor ein oder mehrere Nutzer festzulegen. Hierzu können Sie unter Menü Admin → Nutzerverwaltung den gewünschten Nutzer anwählen. Im Reiter “Sonstiges” kann unter unter “TI-Einstellungen für NFDM” der jeweilige Konnektor und Mandant hinterlegt werden.

Soll ein Impfzertifikat später über einen bestimmten Konnektor ausgestellt werden, dann muss auch der entsprechende Nutzer dafür in tomedo® eingeloggt sein.

Ist alles korrekt konfiguriert und die Verbindung zum Konnektor hergestellt, ist dies in tomedo® an einem grünen Karten-Symbol auf dem Icon für die Serververbindungs-Anzeige erkennbar. Bei Klick auf das Symbol können außerdem mehr Informationen zur TI-Verbindung angezeigt werden, sowie die TI-Verbindung gestoppt und neu gestartet werden, falls erforderlich.

Erstellung von Impfnachweisen

Für die Erstellung von Impfnachweisen haben Sie in tomedo® zwei Möglichkeiten. Sie können die Impfung in ihrem System dokumentieren und dort gleich das Zertifikat erzeugen oder dem Patienten lediglich ein Zertifikat für eine bereits anderweitig durchgeführte Impfung ausstellen, ohne weitere Dokumentation vornehmen zu müssen.

Fall 1: Impfzertifikate ohne weitere Doku (und z.Z. für ImpfDocNE Kunden)

Falls Sie nur ein Zertifikat für den Patienten ausstellen wollen, jedoch keine weitere Impfdokumentation hinterlegen möchten (bspw. wurde der Patient in einem Impfzentrum geimpft und möchte nur ein Zertifikat bekommen oder die eigentliche Impfdokumentation erfolgt in ImpfDocNE), dann können Sie sich in der Kartei-Ansicht ein Icon in die Symbolleiste hinzufügen über welches Sie direkt in die EU-Zert-Eingabemaske gelangen, ohne den Weg über die Impfdoku gehen zu müssen.

Öffnen Sie dazu eine Patientenkartei. Führen Sie einen Rechtsklick auf die Symbolleiste aus und klicken Sie auf “Symbolleiste anpassen”. Es werden Ihnen verschiedene Icons angezeigt. Suchen Sie dort nach dem EU-Zert-Icon und ziehen Sie dieses per Drag-and-drop in Ihre Symbolleiste. Schließen Sie anschließend das Konfigurationsfenster für die Symbolleiste über den Button “Fertig”.

Mit einem Klick auf das “EU-Zert”-Icon gelangen Sie nun sofort in die Eingabemaske für die Zertifikatsangaben.

Die Eingabefelder sind mit den bereits in der ImpfDoku hinterlegten (falls vorhanden) Angaben vorbefüllt, können aber hier auch angepasst werden. Es kann zwischen einem Zertifikat für “Impfung” und für “Genesen” unterschieden werden. Sind alle Angaben korrekt hinterlegt, klicken Sie bei bestehender Konnektor-Verbindung und korrekt freigeschalteter gesteckter SMC-B bitte den “Zertifikat erstellen”-Button. Es wird dann das PDF für den Impfnachweis generiert und durch die gesteckte SMC-B signiert. Anschließend drucken Sie den Impfnachweis als PDF inkl. QR-Code für den Patienten aus – fertig. Sie sind dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen einen Impfnachweis ausstellen.

Gegebenenfalls muss der für den Konnektor berechtigte Nutzer (s.o. Konfiguration über Nutzerverwaltung) in tomedo® eingeloggt sein, um das Zertifikat erfolgreich auszustellen.

Wurde ein Zertifikat erzeugt, erscheint automatisch in der Kartei des Patienten ein Eintrag mit dem ausgestellten Dokument.

Fall 2: Zertifikat inklusive Impfdokumentation

Falls Sie selbst die Impfung durchführen, können Sie für die Dokumentation und die Ausstellung der Impfzertifikate gern die ImpfDoku in tomedo® verwenden.

Ist in tomedo® die ImpfDoku freigeschaltet (automatisch dann, wenn keine Anbindung an ImpfDocNE besteht) kann über die Symbolleiste der Patienten-Kartei ein Icon dafür hinzugefügt werden. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in die Übersicht der Impfdokumentation.

Das Sars-Cov-2-Impfschema ist bereits mit den zugehörigen Impfstoffen hinterlegt. Sie können es kontrollieren oder anpassen, indem Sie das Einstellungsrädchen unter der Tabelle anwählen. Sie können hier ebenfalls Eingaben zu Haltbarkeit oder Abständen zu Vorimpfungen machen.

In der Impfdokumentation-Übersicht können Sie über das “+” unter der Tabelle ein neues Impfschema hinzufügen, für welches Sie gern Impfungen eintragen möchten. Dies können Sie gleich beim Anlegen des Schemas tun oder alternativ über das Spritzen-Symbol in der Übersicht.

Das Impfschema für Sars Cov 2 mit Status (farblich markiert) ist nun in der Übersicht aufgeführt und kann angewählt werden. Wenn Sie auf den “EU-Impfzert”-Button unter der Tabelle klicken, öffnet sich eine weitere Eingabemaske, in der Sie alle Daten entsprechend hinterlegen können.

Die Eingabefelder sind mit den bereits in der ImpfDoku hinterlegten Angaben vorbefüllt, können aber hier auch angepasst werden. Auch hier können Sie zwischen “Impfung” und “Genesen” wählen. Nach Eingabe aller Daten und Klick auf den “Zertifikat erstellen”-Button wird nun ebenfalls das PDF erzeugt und über die SMC-B signiert. Es wird auch hier automatisch ein Eintrag in der Patientenkartei angelegt. Das Dokument kann beliebig oft gedruckt und an den Patienten herausgegeben werden.

Genesenen-Impfung

Für den Fall, dass ein Patient bereits eine Covid-19-Erkrankung durchgemacht hat und nun aber trotzdem eine Impfung erhält, muss im Zertifikat ersichtlich sein, dass hier von Vornherein nur eine Impfung benötigt wird. So soll bspw. bei einer Impfung mit Comirnaty für die Impfnummer eine 1/1 eingetragen sein, anstatt 1/2, da keine zweite Impfung benötigt wird.

Hierfür gibt es in tomedo® ab Version v1.99.0.13 die Möglichkeit, für diese Impfungen ein gesondertes Zertifikat auszustellen. In der Impf-Doku befindet sich dafür nun der Button “EU-Genesen”.

Ist die Impfung in der Impf-Doku bereits hinterlegt worden, gelangen Sie so mit einem Klick in die EU-Zertifikats-Eingabemaske. Es ist automatisch der Reiter für Genesenen-Impfung ausgewählt und mit der eingetragenen Impfung vorbefüllt. Die Daten können bei Bedarf auch angepasst werden. Für die Nummer der Impfung kann hier nur 1/1 gewählt werden. Nun können Sie hier das gewünschte Zertifikat erzeugen.

Möchten Sie die Impfung nicht dokumentieren, gelangen Sie weiterhin alternativ über das EU-Zert-Icon in der Symbolleiste der Patientenkartei in die EU-Zertifikats-Eingabemaske und können dort den Reiter „Genesenen-Impfung“ ebenfalls anwählen, diesen händisch wie gewünscht befüllen und das Zertifikat erzeugen.

Für die Genesung selbst ist weiterhin der “Genesen”-Reiter zu wählen und bei Impfungen für Nicht-Genesene das Impfzertifikat weiterhin über den “Impfung”-Reiter auszustellen.

Bei allen drei Varianten wird die jeweils erzeugte PDF-Datei in der Kartei des Patienten hinterlegt und kann dort auch ausgewählt und beliebig oft für den Patienten neu ausgedruckt werden.

Smartphone Apps

Mit unseren Apps ImpfPassDE für Android und iOS können Ihre Patienten die QR-Codes auch digital speichern und haben zusätzlich einen kompletten digitalen Impfpass. Sie können die Apps auch direkt mit Ihrer Praxis in ImpfDocNE koppeln und Ihre Impfdaten direkt an die Praxis senden oder von Ihrer Praxis empfangen. Mehr dazu unter ImpfPassDE.