Krebsvorsorge

Dokumentation Krebsfrüherkennungs­untersuchungen (eDoku)

Die vorgestellten Funktionen sind nur vorhanden, wenn Ihr System für das (ohne Zusatzkosten verfügbare) Modul „eDoku“ freigeschalten ist. Dieses beinhaltet „Hautkrebsscreening Dermatologe“, „Hautkrebsscreening Nicht-Dermatologe“ (HKS für Hausärzte) 3 und „organisierte Krebsfrüherkennungsprogramme“ (oKFE) 4. Die Freischaltung des eDoku-Moduls können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kartei vornehmen. Alternativ erfolgt die Freischaltung automatisch durch Anlegen der Leistungen 01738, 01741 oder 01761-7 auf dem KV-Schein in der Kartei des Patienten. Der Reiter „eDoku“ 1 wird dabei sichtbar, sobald die Kartei nach Freischaltung geschlossen und neu geöffnet wird.

Der Button „KRM“ 5 steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Krebsregistermodul verwenden. Nähere Informationen darüber finden Sie im zugehörigen Abschnitt dieses Handbuches.

Um im Bereich „eDoku“ Eintragungen vorzunehmen muss für den Patienten zunächst ein gültiger KV-Schein angelegt sein. eHKS-, oKFE- und KRM-Dokumentationen werden dann in der Kartei des Patienten im Reiter „eDoku“ 1 angezeigt.

Die bestehenden Dokumentationen sind in der Tabelle 2 zu sehen und können dort auch über den Tabellenkopf gefiltert und sortiert werden. Über den „+“-Button kann eine neue Dokumentation angelegt werden. Nach dem Anlegen einer Dokumentation öffnet sich automatisch das jeweilige Fenster um Eingaben vorzunehmen. Das Anlegen einer eDoku kann ebenfalls in eine Aktionskette integriert werden.

Das Fenster „Hautkrebsscreening“

Dieses Fenster existiert in zwei Varianten, und zwar in der Version für Dermatologen und in der Version für Nicht-Dermatologen.

Dokumentationsbogen für Dermatologen:

Dokumentationsbogen für Nicht-Dermatologen:

In beiden Varianten gibt es unabhängig vom angezeigten Reiter das Feld „Notiz“ 1. In diesem Feld können Sie einen Text hinterlegen, der lediglich zu Verwaltungszwecken dient und nicht mit im Rahmen der Abrechnung an die Kassenärztliche Vereinigung übertragen wird.

Für besondere Fälle kann eine Dokumentation über den Button „XML-Export“ 2 als Datei gespeichert werden. Die exportierte Datei ist identisch mit der Datei, die im Rahmen der Abrechnung an die KV geschickt wird. Diese Export-Funktion ist aber nicht für die Abrechnung des Hautkrebsscreenings gedacht (dies wird im Kapitel Abrechnung HKS beschreiben), sondern für den Fall, dass die Dokumentation in ein anderes Softwaresystem übertragen werden soll. Da dies einen eher seltener auftretenden Fall darstellt, ist diese Schaltfläche nur für den Nutzer „admin“ eingeblendet.

Das Fenster „organisierte Krebsfrüherkennung“ (oKFE)

oKFE-Dokumentationen beinhalten laut Richtlinien vom 01.10.2020 sämtliche Untersuchungen zur Darmkrebs-Früherkennung und Zervixkarzinom-Früherkennung. Sobald eine Dokumentation über den „+“-Button angelegt wird, können Sie deshalb zunächst die gewünschte Untersuchung auswählen.

Mit Klick auf eine Untersuchung öffnet sich das entsprechende Fenster, um Details einzugeben. Fehlende oder fehlerhafte Angaben sind durch ein entsprechendes Symbol markiert. Details zu den Fehlern finden Sie jeweils am unteren Rand des Fensters aufgelistet.

Reiter „Patient/LE“

Sowohl die Fenster für eHKS- als auch die Fenster für oKFE-Dokumentationen sind in verschiedene Rieter unterteilt, je nachdem welche Angaben einzutragen sind. Der Reiter “Patient/LE” existiert in allen Dokumentationen und beinhaltet alle Angaben zum Patienten, Kasseninformationen und die Leistungserbringeridentifizierenden Daten, d.h. sämtliche Verwaltungsdaten, die für die Abrechnung der Dokumentation notwendig sind. Die Daten werden automatisch vorausgefüllt, sofern diese in den Patienteninformationen bereits vorhanden sind. Alle fehlenden oder ungültigen Angaben sind entweder rot oder durch ein Hinweis-Symbol markiert und in den Fehlerdetails im unteren Teil des Fensters aufgelistet und können in der Eingabemaske manuell eingetragen oder geändert werden.

Die Patientennummer 1 muss eine systemweit eindeutige Zeichenkette sein. Es empfiehlt sich, für die Patientennummer HKS die Patienten-Nummer zu verwenden, so dass Sie bei Rückmeldungen von Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung die Zuordnung zum Patienten leichter durchführen können. Nach den Vorgaben der KBV darf die Patientennummer HKS nicht automatisch mit der Patientennummer vorbelegt werden.

Wichtig: Sobald Sie einen HKS-Bogen an die Abrechnungsstelle verschickt haben, dürfen Sie die HKS- Patientennummer des Patienten nicht mehr ändern. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie in tomedo® Dokumentationen für einen Patienten erstellen, dessen HKS- Patientennummer bereits in einem anderen Softwaresystem festgelegt wurde. In diesem Fall müssen Sie die HKS-Patientennummer aus dem anderen Softwaresystem übertragen.

Reiter für Diagnosen und Untersuchungen

In allen weiteren Reitern werden die Details abgefragt, die für die jeweilige Untersuchung relevant sind wie bspw. “Diagnose” und “Biopsie/Histopathologie” für eHKS oder “Vorbefund”, “Untersuchung”, “Polypen”, histologischer Befund”, u.a. für oKFE.

Die Abfrage richtet sich dabei komplett nach den KBV- und IQTIG-Vorgaben sowie Ausfüllhinweisen in den jeweiligen PDFs. Bestimmte Teile der Dokumentation bleiben dabei in der Eingabemaske zunächst ausgeblendet, solange sie nicht relevant sind, bspw. werden bei der Darmkrebskoloskopie die Details zu Polypen erst abgefragt, wenn im Reiter “Untersuchung allg.” im Bereich “mikroskopischer Befund” auch das Vorhandensein von Polypen bestätigt ist. Somit wird der Nutzer durch die Dokumentation durchgeleitet. Fehlende oder ungültige Angaben sind auch hier mit einem entsprechenden Symbol oder in rot markiert bzw. in den Fehlerinformationen im unteren Bereich des Fensters konkret aufgelistet und beschrieben. Die Fehlerliste zeigt alle fehlenden Informationen übergreifend über alle Reiter an.

Werden die Angaben mit “OK” bestätigt erscheint der Eintrag entsprechend in der Tabelle unter “eDoku”. Die Spalte “Status” zeigt an, ob die Dokumentation bereits vollständig ist oder ob noch Informationen fehlen. Weitere Details zu den Untersuchungen können ebenfalls ein- und ausgeblendet werden. Hierzu können Sie sich die Tabelle individuell konfigurieren, indem Sie mit Rechtsklick auf den Tabellenkopf die gewünschten Spalten festlegen und diese per Drag-and-drop an die gewünschte Position ziehen.

oKFE-Datenübernahme aus Formular Muster 39

In tomedo® ist es außerdem möglich, das Formular Muster 39 zu nutzen, um Krebsfrüherkennungsuntersuchungen für Frauen zu dokumentieren und entsprechende Laboraufträge anzulegen. Dieses Muster ist zu finden unter dem Menüpunkt Formular → Krebsfrüherkennung Frauen (39/E).

Das Formular fragt die Angaben ab, die für die Abklärungskolposkopie und das Primärscreening relevant sind. Im unteren Bereich des Formulars gibt es dabei die Möglichkeit, über den Button “OKFE Doku erzeugen” direkt aus dem Muster heraus die Dokumentation zu Abklärungskolposkopie und Primärscreening zu erstellen oder an bestehende Dokumentationen Daten zu übertragen, die dann entsprechend unter dem Reiter “eDoku” in der Patientenkartei erscheinen. In den Eingabemasken für die entsprechenden Untersuchungen sind dann die Felder vorausgefüllt, für die die Daten bereits durch Muster 39 erfasst sind. Alle restlichen Pflichtfelder können über die eDoku-Eingabemasken noch ergänzt werden.

Hinweise:

• Beim Übertragen der Werte von Muster 39 zur oKFE-Dokumentation wird das Datum des Formulars zum Bestimmen des Quartals, in dem geschaut wird, ob die oKFE Dokumentationen vorhanden sind, anstelle des aktuellen Datums verwendet.

• Der Bereich „Zytologischer Befund/Kombinationsbefund“ im Formular Muster 39 wird nicht vom behandelnden Arzt, sondern entsprechend vom Zytologen ausgefüllt und an den behandelnden Gynäkologen zurückgesendet. Die Angaben in diesem Bereich müssen anschließend manuell in die eDoku übertragen werden.

Gesperrte Dokumentationen

Sowohl für eHKS als auch für oKFE gilt: Wenn eine Dokumentation an die Kassenärztliche Vereinigung verschickt wurde, wird die Dokumentation gesperrt. Dies bedeutet, dass sämtliche Felder ausgegraut sind und nicht mehr editiert werden können.

Sollten Sie auf einer bereits verschickten HKS-Dokumentation fehlerhafte Angaben entdecken, sollten Sie sich zunächst mit ihrer kassenärztlichen Vereinigung in Verbindung setzen. Falls Sie die Anweisung der Kassenärztlichen Vereinigung bekommen, dass die Abrechnung korrigiert werden soll, müssen Sie zunächst die HKS-Abrechnung entsperren, die diese Dokumentation enthält.

Bei fehlerhaften oKFE Dokumentationen kann über den Button “Korrektur erstellen” in der gesperrten Detail-Eingabemaske eine Kopie der bereits versendeten Datei erstellt werden, die entsprechend korrigiert werden kann und dann anschließend erneut zu versenden ist.

Abrechnung eDoku

Um die Dokumentationen aus dem Bereich eDoku abzurechnen, wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung → HKS- bzw. oKFE-Dokumentationen. In dem sich öffnenden Popover können Sie entweder Dokumentationen für einen bestimmten Zeitraum vom Server laden 1 (da es möglicherweise sehr viele Dokumentationen geben kann, werden immer nur die angeforderten Dokumentationen auf den jeweiligen Arbeitsplatz übertragen), oder alle noch offenen (nicht verschickten) Dokumentationen 2. Das Laden der Dokumentation kann bei vielen Dokumentationen längere Zeit in Anspruch nehmen (als Richtwert gilt 10 Sekunden für jeweils 100 Dokumentationen).

In der Spalte „Status“ 3 sehen Sie, welche Dokumentationen versendet werden können (Status „komplett“). Um fehlerhafte Dokumentationen schnell korrigieren zu können, brauchen Sie lediglich eine Zeile in der Tabelle mit der Maus doppelt anzuklicken. Falls Sie weitere Daten eines Patienten einsehen wollen, können Sie über das Klemmbrett-Symbol in der Spalte „zum Patient“ 4 die Kartei des jeweiligen Patienten öffnen. In neueren tomedo-Versionen ist in den Abrechnungsdetails und der oKFE-Dokumentationen-Verwaltung eine Spalte “Vorgang” vorhanden, in der die Vorgangsnummer, wie sie auch in den Datenflussprotokollen auftaucht, angezeigt wird und gefiltert werden kann, um einfacher problematische Dokumentationen ausfindig machen zu können.

Für den Export müssen Sie die Dokumentationen mit der Maus auswählen. Dabei können Sie mit der ⇧ Shift-Taste ganze Bereiche in der Tabelle auswählen beziehungsweise über die ⌘ Cmd- Taste einzelne Dokumentationen zur Auswahl hinzufügen.

Die ausgewählten Dokumentationen werden über den Button „Ausgewählte abrechnen“ 5 zu einer Abrechnung hinzufügt. Dabei werden die ausgewählten Dokumentation der letzten offenen Abrechnung hinzugefügt. Falls keine Abrechnung mehr offen ist, wird automatisch eine neue Abrechnung angelegt. In beiden Fällen öffnet sich automatisch das Fenster Abrechnungsdetails für die letzte offene/neu erstellte Abrechnung. Der weitere Ablauf der Erstellung einer eDoku-Abrechnung ist im nachfolgenden Abschnitt eDoku-Abrechnungsdetails-Fenster beschrieben.

eDoku-Abrechnungsdetails-Fenster

Aus der jeweiligen Übersicht zu HKS bzw. oKFE gelangen Sie durch markieren der Leistungen in der Tabelle und den Button “Ausgewählte abrechnen” in das jeweilige Abrechnungsdetails-Fenster für HKS bzw. oKFE-Dokumentationen. In diesem müssen Sie zunächst noch das Von-Bis-Datum der Abrechnung 1 eingeben, bevor Sie die Abrechnungsdateien über den Button „Abrechnungsdateien neu erstellen“ 2 erstellen können. Falls Sie zusätzliche Informationen zur Abrechnung speichern wollen, können Sie diese Informationen in das Feld „Notiz“ 3 eingeben. Diese Notiz wird nicht mit an die Kassenärztliche Vereinigung gesendet. Mit dem Button „XKM-Abrechnungsdatein speichern“ 4 kann separat die XKM-Datei auf ihrem Rechner gesichert werden (nur für HKS). Wollen Sie sich zu den erstellten Abrechnungsdatein im Finder hin navigieren, dann drücken Sie den Button „Alle Datein im Finder anzeigen“ 5.

Beim Erstellen der Abrechnungsdateien erscheint ein kleines Textfenster, in welchem die Aktivitäten des Servers dargestellt werden (die Abrechnungsdateien werden auf dem Server generiert, d.h. Sie können eine Abrechnung nicht im Offline-Betrieb erstellen). Sobald das Herunterladen der Abrechnungsdateien abgeschlossen ist, sieht das Fenster mit den Details der Abrechnung wie folgt aus (hier am Beispiel HKS). Die Abrechnungsdatei können Sie auch via Drag-and-drop auf Ihren Rechner kopieren.

Achtung: das nachfolgende Bildschirmfoto wurde als Nutzer „admin“ gemacht, das Feld „gelöscht“ ist für einen Nicht-Administrator-Nutzer ausgeblendet:

Bei Erstellung von Abrechnungsdateien für oKFE-Dokumentationen erfolgt zunächst eine Abfrage in einem weiteren Popover. Hier ist zu entscheiden, auf welchem Weg die Dateien übertragen werden sollen. Dies ist für die Art der Verschlüsselung entscheidend. Je nach Wahl werden die Dateien mit der entsprechenden Verschlüsselung erstellt. Wenn Sie “Mail oder CD” wählen, erfolgt eine zusätzliche Abfrage nach der Transportverschlüsselung. Hier ist ein Passwort zu setzen, ohne das die Datei später nicht gelesen kann. Dabei ist zu beachten, dass der Empfänger der Dateien dieses Passwort separat zu der gesendeten CD oder Mail erhalten muss, um die größtmögliche Datensicherheit zu gewährleisten.

Anschließend sind ebenso wie für HKS auch für oKFE die neu erstellten Dateien im Feld „Abrechnungsdateien“ zu sehen 6.

Die Abrechnungsdateien

Es werden für die HKS-Abrechnung immer die drei folgenden Dateien erzeugt:

1. BSNR_JJJJMMDDHHMMSS_1_eHKS.zip.XKM
2. BSNR_JJJJMMDDHHMMSS_1_eHKS.idx
3. Transportbegleitzettel.docx

Dabei steht BSNR für ihre Betriebsstättennummer und statt JJJJMMDDHHMMSS wird das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Abrechnungsdatei eingefügt. Wie mit diesen Dateien weiter verfahren werden muss, hängt davon ab, auf welche Art und Weise Ihre Kassenärztliche Vereinigung den Versand erlaubt.

Für oKFE-Dokumentationen werden maximal zwei Dateien angelegt: eine für Zervixkarzinom(ZK)-Untersuchungen und eine für Darmkrebs(DK)-Untersuchungen. Ist keine entsprechende Untersuchung dazu vorhanden, dann wird entsprechend auch keine Datei erzeugt.

Wird der Übertragungsweg „KVSafeNet“ gewählt, werden zwei xml-Dateien erzeugt (jeweils eine für ZK, eine für DK). Die Benennung erfolgt mit einer zufälligen UUID. Wird dagegen der Übertragungsweg „Mail oder CD“ gewählt, werden zwei zip.aes-Dateien mit ebenfalls zufälliger UUID erzeugt. Die aes-Dateien sind doppelt verschlüsselt und benötigen entsprechend den vom Erzeuger der Abrechnungsdateien angegebenen Transportschlüssel um diese entsprechend öffnen zu können.

Versand auf Datenträger

Um die Abrechnungsdateien per Datenträger zu versenden, legen Sie zuerst einen CD-Rohling ein. Eventuell werden Sie gefragt, ob der soeben eingelegte Datenträger im Finder angezeigt werden soll. In diesem Fall klicken Sie auf „OK“.

Der CD-Rohling sollte in der Seitenleiste des Finders eingeblendet sein. Ziehen Sie die Abrechnungsdateien aus tomedo® auf den CD-Rohling:

Falls Sie auf dem Mac, an dem Sie die Abrechnungsdateien erzeugt haben, keine Möglichkeit haben CDs zu brennen, können Sie die Abrechnungsdateien auch von einem anderen Mac brennen, solange tomedo® dort läuft. Um an diesem Rechner die Abrechnungsdateien angezeigt zu bekommen, müssen Sie die Abrechnung über die HKS- bzw. oKFE-Abrechnungsverwaltung (nicht Dokumentation!) öffnen und können wie oben beschrieben fortfahren (siehe Verwaltung der Abrechnungen).

In dem Fall, dass Sie CDs nur auf externen Rechnern brennen können, auf denen kein tomedo® läuft (zum Beispiel auch auf Windows-PCs), müssen Sie die Abrechnungsdateien per USB-Stick oder über eine Netzwerkfreigabe auf diesen Rechner übertragen. Wenn Sie nicht wissen, wie dies funktioniert, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Betreuer.

Achtung: Beachten Sie, dass auf den Datenträger ausschließlich die Abrechnungsdateien (.idx-Dateien und .XKM-Dateien bzw. die aes-Dateien) aufgespielt werden dürfen, wobei diese Dateien sich in keinem Unterordner befinden dürfen. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Falls jedoch eine Datei mit dem Namen .DS_Store auf der CD angezeigt wird, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Diese Datei wird automatisch vom Betriebssystem hinzugefügt, ist aber auf der gebrannten CD für die KV nicht sichtbar.

Die gebrannte CD sollte mit einem CD-Marker beschriftet werden, wobei mindestens die folgenden Informationen enthalten sein sollten:

• Absender: <Ihre Betriebsstättennummer (BSNR)>
• Empfänger: <Name ihrer Kassenärztlichen Vereinigung> Nummer: 1/1
• erstellt am: <Datum>

Weiterhin müssen Sie für HKS-Abrechnungen die Datei „<Name der Datenannahmestelle> – Transportbegleitzettel.docx“ ausdrucken und der CD beilegen.

Versand per E-Mail

Beim Versand per E-Mail gibt es eine Vielzahl von E-Mail-Programmen, die bei Ihnen zum Einsatz kommen könnte. Im Rahmen dieses Handbuchs wird der Versand exemplarisch am Beispiel des Mac eigenen E-Mail-Programms demonstriert. Um die HKS-bzw. oKFE-Abrechnungsdateien mit dem Mac eigenen Programm „Mail“ zu verschicken, müssen Sie eine neue E-Mail über Ablage → Neue E-Mail anlegen. Ziehen Sie die .idx-Dateien und die .XKM-Dateien bzw. die aes-Dateien in die neu erstellte E-Mail.

Welche E-Mail-Adresse bei ihrer Kassenärztlichen Vereinigung benutzt werden muss, müssen Sie bei Ihrer KV erfragen. Ebenfalls kann es notwendig sein, dass der Betreff oder der Text der E-Mail bestimmten Anforderungen genügen müssen. Dies ist ebenfalls bei der KV zu erfragen.

Korrektur-Abrechnungen

Falls eine bereits verschickte Abrechnung Fehler enthält und Sie von Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung dazu aufgefordert werden, eine Korrektur vorzunehmen, müssen Sie die Abrechnung erst „entsperren“. Dazu brauchen Sie lediglich das „Verschickt-Am“-Datum 1 zurückzusetzen, indem Sie die Datumsangabe aus dem Feld löschen. Dies ist aus Sicherheitsgründen nur für den Nutzer „admin“ gestattet. Sobald die Abrechnung entsperrt wurde, können nun die erforderlichen Korrekturen vorgenommen werden und die Abrechnungsdateien neu erstellt werden.

Für oKFE können Sie alternativ eine bereits gesperrte Datei korrigieren indem Sie den Button “Korrektur erstellen” in der jeweiligen oKFE-Dokumentation nutzen. Mit einem Klick erstellen Sie damit eine Kopie der bereits gesperrten Dokumentation, die Sie entsprechend bearbeiten und erneut versenden können. Die bereits versendete Dokumentation bleibt davon unberührt. In der jeweils exportierten Datei ist durch entsprechende Zuordnung ersichtlich, dass es sich um eine überarbeitete Version einer vorherigen Datei handelt.

Verwaltung der eDoku-Abrechnungen

Die Übersicht über alle bisher erstellten Abrechnungen ist unter dem Menüpunkt Verwaltung → HKS-Abrechnungsverwaltung bzw. oKFE-Abrechnungsverwaltung aufrufbar. Es öffnet sich folgendes Fenster (hier am Beispiel HKS):

Um die Details einer Abrechnung anschauen zu können, müssen Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle doppelklicken. Es öffnet sich da