Einlesen von Buchungen zu Rechnungen

Allgemein

Es ist möglich, die auf dem Konto eingegangenen Buchungen direkt in tomedo® einzulesen und die gezahlten Beträge den Rechnungen zuzuweisen. In diesem Fall werden diese Rechnungen automatisch auf bezahlt gesetzt und direkt in das Kassenbuch übertragen. tomedo® unterstützt zum Einlesen der Daten die folgenden Formate:

• v11 (wird nicht mehr verwendet, nur noch aus Kompatibilitätsgründen in tomedo® vorhanden)
• camt.05x (z.B. Version camt.053)

Wenn Sie dieses Feature nutzen wollen, muss Ihre Bank Ihnen Ihre Buchungen in einem dieser Formate zur Verfügung stellen.

Einlesen der Buchung

Unter Verwaltung → Privat / BG → Privatabrechnung befindet sich unter dem Punkt “Buchungen” die Buchungsübersicht. Per Drag-and-drop oder durch Klicken auf die Fläche 1 können Sie Buchungsdateien oder Kontoauszüge im v11- oder camt-Format hinzufügen. In dem Fenster oben rechts 2 sehen Sie eine Übersicht der bereits geladenen Buchungsdateien. Diese Tabelle enthält zunächst maximal 50 Buchungsdateien. Durch Klicken auf “Weitere Dateien laden” 3 können Sie die restlichen Buchungsdateien noch laden.

Auf Nachfrage ergänzen Sie das entsprechende Kassenbuch und bestätigen Ihre Eingabe. Anschließend werden die Buchungen, die in den Kontoauszügen bzw. Buchungsdateien codiert sind, am Server verarbeitet. Die Zahlungen werden sowohl in der Rechnung eingetragen als auch, bei ausgewähltem Kassenbuch, in diesem vermerkt. Dabei wird zusätzlich der Vermerk “Aus Buchungsdatei erstellt.” gesetzt. Das wiederholte Einlesen derselben Datei wird von tomedo® als solches erkannt und führt nicht zu Doppelbuchungen, sondern wird ihnen als Warnung angezeigt.

Durch Drücken auf “Alle nicht erledigten Buchungen laden” 4 können Sie alle nicht erledigten Buchungen laden, unabhängig von der Buchungsdatei, zu der sie gehören. Durch Drücken auf die Punkte 5 öffnet sich ein Popover mit zwei weiteren Einstellungsmöglichkeiten:

Über die Buchungstoleranz in Cent können Sie einstellen, wie stark ein bezahlter Betrag abweichen darf, um trotzdem von tomedo® als vollständig bezahlt akzeptiert zu werden. Im Beispiel wird ein Betrag von 10 Cent angegeben. Werden also in einer Rechnung 10 Cent zu viel oder zu wenig gezahlt, wird dies toleriert. Überschreitet die Abweichung diese Toleranz, so gilt die Rechnung als nicht vollständig bezahl bzw. als überbezahlt.

Der Rechnungszeitraum gibt an, in welchem Zeitrahmen nach bezahlten Rechnungen gesucht werden soll, um diese mit eingelesenen Rechnungen zu verknüpfen. Dies ist wichtig, da sich Rechnungsnummern eventuell ähneln können. So haben Sie vielleicht, bevor Sie Rechnungskreise mit Präfixen genutzt haben, vor zwei Jahren eine Rechnung mit der Rechnungsnummer “100” erstellt. Nun haben Sie eine neue Rechnung mit der Rechnungsnummer “BG 100”. Um also nicht beide Rechnungen vorgeschlagen zu bekommen oder gar eine falsche Zuordnung zu riskieren, können Sie einen Zeitraum eingeben, ab welchem Rechnungen ignoriert und damit nicht mehr vorgeschlagen werden. Im Beispiel werden etwa alle Rechnungen, die älter als 12 Monate sind, bei der Zuordnung ignoriert. Unbezahlte Rechnungen werden generell immer (also auch vor dem eingegebenen Zeitraum) angezeigt.

Automatische Zuordnung via Verwendungszweck

Beim Einlesen von Buchungen versucht tomedo® automatisch, diese Buchungen über den Verwendungszweck mit bereits vorhandenen Rechnungen zu verknüpfen. Sie haben dazu zwei Möglichkeiten, um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten: Angabe der Referenznummer oder Angabe der Rechnungsnummer.

Zuordnung über die Referenznummer

Generell wird empfohlen, in Ihren Buchungen die Referenznummer im Verwendungszweck zu hinterlegen, da diese immer einzigartig und somit eindeutig zuzuordnen ist. Die Referenznummer kann dabei automatisch über das Briefkommando $[pr_referenznummerDE]$ erzeugt werden. Sie können dieses Briefkommando zum Beispiel auch in Rechnungsvorlagen verwenden, um die Referenznummer jederzeit in den Rechnungen hinterlegt zu haben.

Zuordnung über Rechnungsnummern

Neben der Referenznummer können auch Rechnungsnummern genutzt werden, um Buchungen eindeutig zuzuordnen. Rechnungsnummern sind in der Regel kürzer und daher bei der Abrechnung leichter zu handhaben. Hier müssen Sie allerdings einige Punkte beachten, damit die Zuordnung so reibungslos wie möglich geschieht.

Prinzipiell können sowohl Rechnungsnummern ohne als auch mit Präfix zugeordnet werden. Sollten Sie keinen Präfix benutzen, können Probleme bei der Erkennung der Rechnungsnummer entstehen, zum Beispiel, wenn im Verwendungszweck zusätzlich im Rahmen eines Geburtsdatums des Patienten eine Jahreszahl angegeben wurde, die tomedo® eventuell als Rechnungsnummer liest. In diesem Fall ist teilweise eine manuelle Zuordnung nötig.

Daher empfiehlt sich hier dringend die Verwendung eines (möglichst dreistelligen) Präfix, da dies die Verarbeitung durch tomedo® deutlich vereinfacht. Achten Sie dabei darauf, dass sie keinen Präfix doppelt vergeben, zum Beispiel in unterschiedlichen Rechnungskreisen, da in diesem Fall ebenfalls keine eindeutige Zuordnung möglich ist.

Wann die Zuordnung funktioniert

Generell können Sie in den Verwendungszweck neben der Referenz- oder Rechnungsnummer problemlose weitere Details hinterlegen, wie etwa den Vor- und Nachnamen eines Patienten. Schwierigkeiten können erst entstehen, wenn weitere Zahlen im Verwendungszweck auftauchen, die tomedo® eventuell als Rechnungs- oder Referenznummer lesen könnte.

Hier ein paar Beispiele, wann tomedo® die eindeutige Zuordnung von Buchungen vornimmt:

Verwendungszweck	Zuordnung
123KVG2121 2	Rechnungsnummer mit Präfix “KVG2121” wird erkannt
123 KVG21219	Rechnungsnummer mit Präfix “KVG2121” wird nicht erkannt, da direkt eine weitere Ziffer (“9”) ohne Leertaste folgt
abcKVG2121abc	Rechnungsnummer mit Präfix “KVG2121” wird erkannt
1243242343 340 244432342	Zahl “340” als Rechnungsnummer erkannt

Sollte keine eindeutige Zuordnung durch tomedo® möglich sein, da mehrere Nummern als Rechnungs- oder Referenznummern in Frage kommen, erscheint der folgende Dialog:

tomedo® gibt dabei an, welche Nummern eventuell in Frage kommen. Sie können daraufhin entweder die korrekte Nummer im Verwendungszweck im oberen Textfeld markieren oder unten unter “…oder Rechnung auswählen” die korrekte Rechnung direkt anklicken. Die Buchung wird daraufhin zugeordnet.

Erkennung von Rechnungen aus dem PAD-Format

Wenn Sie Rechnungen im PAD-Format einlesen, kann es zu falschen Zuordnungen kommen. Rechnungsnummern in tomedo® mit mehr als 6 Stellen werden in Buchungsdateien vom PAD-Format auf die letzten 6 Stellen gekürzt. Die Zuordnung von Rechnungsnummern in tomedo® und PAD-Rechnungsnummer erfolgt dann nicht.

Um dies zu umgehen, können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung aktivieren, dass Rechnungen im PAD-Format eingelesen werden.

Umgang mit Statusmeldungen

Für jede Buchung erscheint eine Statusmeldung. Diese Statusmeldungen können die folgenden Informationen enthalten:

• Patient
• Patientennummer
• Erledigt
• Rechnungsnummer
• Rechnungsident
• Abrechner
• Betriebsstätte
• Betrag
• Buchungsdatum
• Valutadatum
• Typ
• Info
• Datei

Tabellenspalten, die nicht benötigt werden, können durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf und Entfernen des entsprechenden Häkchens verborgen werden. Unterschiede zwischen Buchungsdatum und Valutadatum 3 kommen durch die internen Prozesse der Bank zustande.

Buchungen, die zweifelsfrei einer Rechnung zugeordnet werden können, werden mit weißem Hintergrund dargestellt. Anderenfalls gibt es je nach Typ der Statusmeldung 4 die folgende farbliche Codierung:

• rot: Fehler
• gelb: Warnung
• hellblau: Hinweis

Im Info-Feld finden Sie eine nähere Erläuterung zu der jeweiligen Statusmeldung. Jede Statusmeldung kann durch Klicken von “Erledigt” beseitigt werden. Es wird empfohlen, dies erst nach Beheben der Ursache der Statusmeldung zu tun. Um jederzeit eine schnelle Übersicht über alle möglichen Statusmeldungen und Empfehlungen zur Behebung der Ursachen der Meldung zu haben, können Sie die folgende Tabelle ausdrucken:

Durch Doppelklick auf eine rot markierte Zeile von Buchungen, die nicht zugeordnet werden konnten, können Sie ein Fenster öffnen, in dem der Inhalt des Info-Feldes als Text steht. Wenn die Rechnungs-ID und Rechnungsnummer im Verwendungszweck stehen, können sie markiert werden, und werden sie beim Drücken von OK der gewünschten Rechnung zugeordnet. Diese Zuordnung kann auch über Eingabe der ID und Nummer im Info-Feld und anschließendem Markieren erfolgen. Zur Eingrenzung des Fehlers können Sie einfach per Copy-and-paste die Rechnungs-ID mit dem Rechnungsbuch abgleichen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf ein anderes Kassenbuch auszuwählen.

Mit Rechtsklick auf eine Zeile können Sie abhängig vom Typ der Buchung verschiedene Aktionen ausführen:

Patientenmarker für unbezahlte Rechnungen

Wenn Sie den Patientenmarker “unbez. Rechnung” aktivieren, wird in den Karteien von Patienten mit überfälligen Rechnungen ein Markersymbol angezeigt. Standardmäßig ist die Karenzzeit dafür auf 28 Tage eingestellt. Sie können diese jedoch auch bei Bedarf selbst anpassen.