Qualitätssicherung Hörgeräteversorgung

Das tomedo®-Modul zur Qualitätssicherung Hörgeräteversorgung (QSHGV) ermöglicht Ihnen die elektronische Dokumentation und Übermittlung von Daten zur Hörgeräteverordnung an die zuständige Datenannahmestelle Ihrer KV. Der Prozess ist in zwei Teile gegliedert – die „Vor Verordnung“ und die „Nach Verordnung“ – die oft zeitlich versetzt stattfinden. Die Übermittlung der abgeschlossenen Dokumentationen erfolgt quartalsweise, wobei die im Verordnungsquartal abgeschlossenen Fälle im darauffolgenden Meldequartal versendet werden. Dieser Abschnitt der Onlinehilfe führt Sie durch alle Funktionen des Moduls, von der Einrichtung bis zum erfolgreichen Versand.

Aktivierung und Voraussetzungen

Das QSHGV-Modul ist nicht standardmäßig verfügbar und muss zunächst vom tomedo®-Support für Ihre Praxis freigeschaltet werden.

Stellen Sie vor der Nutzung sicher, dass die folgenden Daten korrekt hinterlegt sind:

• Betriebsstättennummer (BSNR): In den Praxiseinstellungen unter Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten.
• Lebenslange Arztnummer (LANR): In den Benutzereinstellungen unter Admin → Nutzerverwaltung für jeden teilnehmenden Arzt. Die Dokumentation ist arztbezogen und erfordert diese Nummern für eine korrekte Zuordnung.

Hilfe zum Erfassen von BSNR und LANR erhalten Sie hier: Praxisverwaltung, Nutzerverwaltung.

Dokumentationen verwalten und anlegen

Eine neue Dokumentation starten

Der schnellste Weg, eine Dokumentation für den aktiven Patienten anzulegen, ist über die Toolbar in der Karteikarte.

1. Ziehen Sie das QSHGV-Toolbar-Icon in Ihre Toolbar (falls noch nicht geschehen), in dem Sie in der konfigurierbaren Symbolleiste nach dem Symbol mit dem Namen „QSHGV“ suchen und es per Drag-and-drop einfügen. Hilfe dazu finden Sie hier: Die konfigurierbare Symbolleiste.
2. Ein Klick auf dieses Icon öffnet das QSHGV-Fenster für den aktuellen Patienten.
3. Klicken Sie auf das „+“ für das Anlegen einer neuen Dokumentation bzw. um einen neuen Fall anzulegen. 
4. tomedo® befüllt Arzt und Betriebsstätte automatisch und
5. vergibt der Dokumentation den Status „Erstellt„

Die Dokumentation ausfüllen

Im Dokumentationsfenster entscheiden Sie mittels aktivierter Checkbox, welchen Teil Sie bearbeiten möchten:

• 1 Vor Verordnung: Für die initialen Befunde und die Verordnung.
• 2 Nach Verordnung: Für die finale Erfolgskontrolle nach der Anpassung durch den Akustiker.

Beide Teile können getrennt oder gemeinsam erfasst werden. Abhängig von Ihrer Auswahl erscheinen auf der rechten Seite die entsprechenden Eingabefelder (3 und 4), die gemäß den KBV-Vorgaben auszufüllen sind.

Wichtige Funktionen im Dokumentationsfenster:

• 5 Konsistenzcheck; Überprüft Ihre Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Nur konsistente und fehlerfreie Berichte können später versendet werden.
• 6 PDF Ansicht (Druck): Ermöglicht den Ausdruck der aktuellen Dokumentation.

Die Dokumentationsübersicht

Um alle QSHGV-Fälle einzusehen, navigieren Sie zum Menü Verwaltung → QSHGV → QSHGV-Dokumentationen. Diese Übersicht dient als zentrale Verwaltungsstelle. Hier können Sie bestehende Dokumentationen 1 nach Datum suchen, 2 filtern und den 3 Status der Bearbeitung jedes Falls einsehen (z.B. „Vor&Ver“, „Nach“, „Erstellt am“, „Abgeschlossen“). Wollen Sie lediglich alle nicht versendeten sehen, klicken Sie auf den 4 Button „Alle nicht versendeten laden„. Mittels Doppelklick auf eine Zeile der Tabelle gelangen Sie direkt in die QSHGV-Dokumentation des Patienten. Wurde eine Dokumentation bereits in eine Abrechnung übergeben, so sehen Sie in der Spalte „Abrechnung“ einen 5 Button „zur ABR„. Mit Klick auf diesen Button gelangen Sie in die Abrechnungsverwaltung (mehr dazu weiter unten auf dieser Seite). Mit dem 6 Button „selektierte Archivieren“ wird auf Ihrem „Schreibtisch“ ein Verzeichnis „QSHGV_Archiv“ angelegt. Die zuvor markierten Dokumentationen werden dann in dieses Verzeichnis gesichert. Ein Hinweis informiert Sie, ob der Export erfolgreich war. „OK“ schließt den Dialog.

Arbeitsabläufe optimieren: Datenübernahme und APHAB-Bogen

Um die Dateneingabe erheblich zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden, bietet tomedo® leistungsstarke Importfunktionen.

Automatisches Befüllen aus Karteieinträgen und Formularen

Sie können die QSHGV-Dokumentation automatisch mit Daten aus tomedo®-eigenen Vorlagen befüllen lassen.   

• Unterstützte Quellen: Custom-Karteieinträge, Custom-Formulare und Patientenformulare.
• Voraussetzung: Die verwendete Vorlage (z.B. der Custom-Karteieintrag) muss „QSHGV“ im Namen enthalten, damit tomedo® sie zur Auswahl anbietet.
• Feldzuordnung: Die Feldnamen in Ihrer Vorlage müssen exakt mit den Feldnamen im QSHGV-Bogen übereinstimmen. Um den korrekten Feldnamen zu erfahren, machen Sie einen Rechtsklick auf das gewünschte Feld in der QSHGV-Maske. Der Name und der erwartete Datentyp werden Ihnen angezeigt.

APHAB-Fragebogen importieren

Der APHAB-Fragebogen dient der Erfassung der subjektiven Verbesserung der Hörfähigkeit. Die Nutzung ist zwar nicht zwingend, vereinfacht aber die Berechnung des Nutzens erheblich.   

1. APHAB-Bogen ausfüllen lassen: Die in tomedo® hinterlegten APHAB-Bögen können als Patientenformular konfiguriert und dem Patienten direkt auf einem iPad zum Ausfüllen vorgelegt werden.
2. Daten importieren: Wählen Sie in der QSHGV-Dokumentation den ausgefüllten Bogen aus. tomedo® berechnet den Nutzen automatisch und übernimmt den Wert direkt in das entsprechende Feld der Dokumentation.
   
   

Abrechnung und Versand an die Datenannamestelle

ACHTUNG: der folgende Inhalt ist noch ein Entwurf und wird zeitnah vervollständigt bzw. ergänzt

Die Übermittlung der abgeschlossenen Dokumentationen erfolgt im Folgequartal.

1. Abrechnungsverwaltung öffnen: Navigieren Sie zum Menü Verwaltung → QSHGV → QSHGV-Abrechnungsverwaltung.
2. Abrechnung anstoßen: Wählen Sie das Vorquartal aus, für das Sie die Daten übermitteln möchten. Für jede Haupt-Betriebsstätte muss eine separate Abrechnungsdatei erzeugt werden. Mit der Option „Für Hauptbetriebsstätte mit allen Nebenbetriebsstätten erzeugen„
3. Datei erstellen: Markieren Sie die gewünschte Zeile zur Abrechnung und klicken auf „Abrechnungsdateien neu erstellen„
4. Datei versenden: Nach erfolgreicher Erstellung der Abrechnungsdatei können Sie diese versenden.
   – Versandweg: Der primäre Versandweg ist KIM (Kommunikation im Medizinwesen, bisher KV Connect bis zum 30. September 2025 möglich), verwenden Sie den Button „sende via KIM Mail“ bei selektierter Abrechnungszeile. Sollten Sie mehrere KIM-Accounts nutzen, stellen Sie sicher, dass der korrekte Account in den Einstellungen der jeweiligen Betriebsstätte hinterlegt ist. 
   – Rückmeldung: Nach dem Versand sollten Sie innerhalb weniger Minuten eine technische Rückmeldung erhalten.
   – Alternative (KV-Portal): Sollte die Meldung erscheinen, dass Ihre KV den direkten Empfang noch nicht unterstützt, müssen Sie die erzeugte Datei manuell über das Portal Ihrer KV hochladen. Legen Sie sich dazu ein Verzeichnis auf Ihrem „Schreibtisch“ (Desktop) an. Mittels drag and drop können Sie bei gedrückter linker Maustaste die Datei unter „Abrechnungsdateien“ in dieses Verzeichnis ziehen und im Anschluss über einen Internetbrowser Ihrer Wahl die Daten bei Ihrer KV- bzw. Datenannahmestelle hochladen.
   Das Feld „Notiz“ 5 ist für die Abrechnung nicht relevant und kann für interne Notizen genutzt werden, im 6 Feld „verschickt am“ wird automatisch das Datum des Versendens der KIM-Mail eingetragen. Damit gilt das Dokument als versendet und Änderungen sind nur noch möglich indem das Versanddatum gelöscht wird.