eArztbrief

Der eArztbrief ist ein zertifiziertes Modul der KBV und dient dem sicheren Versand von Arztbriefen zwischen Ärzten. Der Sender und Empfänger des eArztbriefes erhält eine Vergütung durch die KBV, wenn der eArztbrief über KIM versendet wird, wobei der Versender zwei Ziffern und der Empfänger eine Ziffer abrechnen kann. Beachten Sie dafür folgenden Link. Dementsprechend können “nur” KBV-Ärzte die Leistung des eArztbriefes bei der KBV abrechnen.

Voraussetzung und Einrichtung in tomedo®

Voraussetzung

Zum Versenden von eArztbriefen benötigen Ärzte und Psychotherapeuten einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Mithilfe des Ausweises kann die rechtssichere elektronische Unterschrift erstellt werden: die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Der eArztbrief kann ausschließlich über ein KIM- oder KVConnect-Account versendet werden. Dies beinhaltet, dass der Absender sowie der Empfänger jeweils ein KIM- oder KVConnect-Account haben müssen. Das KIM und KVConnect E-Mail-Konto ist in tomedo® unter Admin → E-Mail-Konten zu hinterlegen.

Einrichtung

In der Nutzerverwaltung (Admin → Nutzerverwaltung) müssen Sie im Reiter „Mitarbeiter“ das zu verwendende E-Mail-Konto (KIM oder KVC), über welchen der eArztbrief versendet werden soll, für den Nutzer hinterlegen.

1. Damit ein eArztbrief versendet werden kann, muss der Empfänger und Sender ein KIM-Konto oder beide ein KVConnect-Konto haben. 

In der Hausärzteverwaltung sind die 1 KIM- und 2 KVC-Adressen der Ärzte hinterlegt.

Das „KVC E-Mail“-Feld kann manuell oder über den Button zur KV-Connect-Account-Suche befüllt werden. Für die KIM-Adresse gibt es eine Schnellsuche, welche die Hausarztdaten auf direktem Wege nutzt.

Ist das Feld „KIM-E-Mail“ bzw. „KVC-E-Mail“ nicht befüllt, erfolgt einmal täglich ein automatischer Abgleich mit dem Server.

• Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird dieser jedoch nicht überschrieben.
• Bei eindeutiger Zuordnung einer Adresse wird diese automatisch übernommen.
• Bei nicht eindeutiger Zuordnung wird das Feld nicht befüllt. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.

Hinweis: Nutzt ein Arzt die KIM oder KVC-E-Mail Adresse nicht, obwohl diese hinterlegt ist, dann kann über das deaktivieren der Checkbox unterbunden werden, dass an den Arzt KIM- oder KVC-E-Mails versendet werden, weil dann diese Mail-Adressen nicht berücksichtigt werden.

2. Konfiguration in den tomedo® Einstellungen → Praxis → KIM-Dienste

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste kann der gewünschte Übertragungsmodus 1 vorausgewählt werden:

• nutze das, was funktioniert
• präferiere KVConnet
• präferiere KIM

Hinweis: Ist der Versand zum Beispiel über KIM nicht möglich und Sie haben die Einstellung “präferiere KIM” gewählt, dann wird automatisch der alternative funktionierende Übertragungsmodus beim eArztbrief-Versand genutzt.

Zusätzlich können Sie weitere Einstellungen zur Erleichterung der eArztbrief-Abrechnung aktivieren.

Mit Aktivierung der Checkboxen “eArztbrief Empfang automatisch abrechnen” und “eArztbrief Versand automatisch abrechnen” 2 wird die EBM Leistung automatisch auf dem KV-Schein des Patienten gespeichert. Zu Beginn eines jeden Quartals muss der Arzt seine Zustimmung für die automatischen Abrechnungen von eArztbriefen bestätigen. Aus diesem Grund muss die Checkbox für jedes Quartal erneut aktiviert werden. Hat der Patient keinen aktuellen KV-Schein für das Quartal, kann die Leistung nicht automatisch auf dem Schein dokumentiert werden. Damit die automatische Dokumentation dennoch erfolgen kann, aktivieren Sie die Checkbox “KV-Schein automatisch anlegen” 3. Wird die neue Begleitdateigenerierung 4 verwendet, werden gemäß der KBV Anforderungen die fehlenden Patienteninformationen, die nicht in der Begleitdatein enthalten sind, als extra Siete an das PDF (also dem eArztbrief) gehangen.

Für eArztbriefe wird standardmäßig eine Empfangsbestätigung 5 angefordert. Zusätzlich wird bei empfangen eArztbriefen, die einem Patienten zugeordnet werden, automatisch eine Empfangsbestätigung an den Absender 6. Zusätzlich kann die MDN als extra E-Mail in tomedo gespeichert werden 7. Bei dem eArztbrief-Empfänger erscheint dann die Sendebesätigungs-Mail im Gesendet-Ordner und der KIM-Mail Absender erhält die Sendebestäigungs-Mail im Posteingang. Mit Deaktivierung der Checkboxen kann wahlweise der Versand und das extra Speichern der Bestätigungen unterbunden werden.

• Wurde eine Empfangsbestätigung angefordert, dann wird das in der E-Mail-Verwaltung sowie Inbox über ein Briefumschlag-Icon neben den Patienten im E-Mail-Eintrag visualisiert.
• Erhält der Absender die Empfangsbestätigung im Posteingang, dann erscheint in dem Icon zusätzlich ein grüner Haken.
• Versendet der Absender die Empfangsbestätigung, dann erscheint in dem Icon im gegsendet Ordner ebenso zusätzlich einen grünen Haken.

Ist der automatische Versand für die Empfangsbestätigung mit der Patientenzuordnung deaktiviert, dann kann über manuell über das Kontextmenü in der E-Mail-Verwaltung/Inbox die Empfangsbestätigung versendet werden. Eine Empfangsbestätigung kann nur einmal versendet werden.

Weiter können Sie bestimmte Optionen für die Dokumentation von eArztbriefen in tomedo® für den Versand über KIM 8 und KVConnect 13 festlegen.

KIM Optionen:

• 9 Diese Einstellung ist zu aktivieren, wenn nicht extra der E-Mail-Versand Dialog geöffnet werden soll
• 10 Zusätzlich können Sie definieren, ob auch die Begleitdatei und Signaturprüfung mit im ausgewählten Karteieintrag gespeichert werden sollen.
• 11 Dies ist zu aktivieren, wenn der PDF-Inhalt direkt in den Karteieintrag übernommen werden soll.
• 12 Hier können Sie für ausgehende und eingehende eArztbriefe einen bestimmten Karteieintragstyp vom Medientyp Anhang auswählen, in denen der PDF-eArztbrief jeweils gespeichert wird.
  Optional kann hier der Karteitext für ausgehenden und eingehende KIM-E-Mails konfiguriert werden. Bleibt das Textfeld leer, wird der Karteieintrag mit dem tomedo-standard befüllt. Für die Konfiguration können Platzhalter verwendet werden, welche auch in den Tooltipp aufgeführt sind.
  • E-Mailtyp: %pre
  • Absender E-Mailadresse: %fr
  • Absender E-Mailadresse mit dem Wort “Von:” davor: %frF
  • Empfänger E-Mailadresse: %to
  • Empfänger E-Mailadresse mit dem Wort “An:” davor: %toF
  • cc-Empfänger E-Mailadresse: %cc
  • cc-Empfänger E-Mailadresse mit dem Wort “Kopie:” davor: %ccF
  • Betreff: %sub
  • Betreff mit Wort “Betreff” davor: %subF
  • führt zu neuer Zeilen, wenn das Briefkommando davor befüllt wird und diese ohne Leerzeichen direkt dahinter steht: %cnl 
  • fügt den Inhalt der PDF ein: %pdf

3. Soll im ABR Karteieintrag der Status auf “gedruckt/versendet“ gesetzt werden, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde, dann nutzen Sie die tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail und aktivieren Sie die „Brief nach Senden (Mail, Fax, eArztbrief, Onlinebrief) auf gedruckt setzen“.

Standardmäßig ist eingestellt, dass ein Abfragedialog erscheint, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde.

4. Damit der KIM eArztbrief beim direkt beim Herunterladen erfolgreich entschlüsselt werden kann, hinterlegen Sie in der E-Mail-Kontoverwaltung im Reiter „Grundeinstellungen“ zusätzlich die CardID.

Nutzen Sie den Fragezeichen-Button zum Herausfinden der SMCB Card-ID.

Erstellung eines eArztbriefes

Im “Brief erstellen”-Fenster wählen Sie wie gewohnt die gewünschte Briefvorlage aus und setzen den Empfänger, z.B. Hausarzt, für den eArztbrief. In der Empfängerliste ist in der Spalte “eAB” anhand des Brief-Icons zu erkennen, welches E-Mail-Konto für den Empfänger hinterlegt ist:

	KVC Empfänger verfügbar
	KIM Empfänger verfügbar
	KVC und KIM Empfänger sind verfügbar

Hinweis: Im Briefpopover bzw. Briefkarteieintrag, in den Patientendetails sowie im Patienteninfopanel ist ebenso für die hinterlegten Ärzte erkennbar, welches E-Mail-Konto im Ärzteverzeichnis hinterlegt ist. Der eArztbrief-Button zeigt ebenso die Möglichkeit des eArztbrief-Versands an.

Tipp: Über dieses Brief-Icon können jetzt direkt KIM E-Mails erstellt werden.

Ist kein eArztbrief-Versand möglich, erscheint zusätzlich ein Ausrufezeichen auf dem Button.

Ist der eArztbrief-Versand möglich, wird beim Klick auf den Button “eArztbrief” das PDF aus dem Arztbrief generiert und die PDF-Signierung automatisch angestoßen. Wenn weitere PDF-Anhänge im “Neue E-Mail”-Fenster hinzugefügt werden, können diese mit dem Button “sign” signiert werden.

Versand des eArztbriefes

Der eArztbrief kann aus dem “Brief erstellen”-Fenster oder aus dem gespeicherten Arztbrief-Karteieintrag (ABR) versendet werden. Mit Verwendung der tomedo® Einstellung (siehe vorangegangenen Abschnitt) kann der eArztbrief automatisch als gedruckt markiert werden. Außerdem werden bei aktivierter Einstellung (Punkt 3 im Einstellungsbild) für GKV Patienten automatisch KV-Abrechnungsziffern zur auf dem KV-Schein dokumentiert werden. Beim eArztbrief-Versand für Privatpatienten werden keine KV-Leistungen zur Abrechnung vorgeschlagen.

Versand über KIM

Ist der eArztbrief erfolgreich versendet worden, wird in der Patientenkartei ein Karteieintrag mit dem PDF-Arztbrief angelegt. Welcher Anhang-Karteieintragstyp dafür verwendet wird, können Sie in den tomedo® Einstellungen festlegen.

Weiter sehen Sie in der E-Mail-Verwaltung im Ordner “Gesendet” den versendeten eArztbrief.

Der eArztbrief kann anschließend jederzeit, wie Sie es von der bisherigen Briefschreibung gewohnt sind, aufgerufen und ausgedruckt werden.

Versand über KVConnect

Danach öffnet sich das E-Mail-Fenster. Durch Klick auf das Adressenauswahlsymbol gelangen Sie zum Adressbuch der Ärzte, welche ebenfalls am elektronischen Arztbriefversand teilnehmen. tomedo® führt jeden Morgen eine Abfrage nach neuen Ärzteadressen durch. Sollten Sie die gewünschte Empfängeradresse nicht finden, dann ist diese noch nicht mit durch das aktuelle Update importiert worden. In dem Fall können Sie die Adresse händisch eingeben. Der E-Mail-Versand funktioniert trotzdem.

Versand aus der eArztbriefverwaltung

Die eArztbriefverwaltung erreichen Sie über Verwaltung → KV →  eArztbriefverwaltung. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erstellten Arztbriefe: gespeichert, gedruckt und versendet.

Hinweise: Über das Kontextmenü der Tabellenübersicht stehen weitere Funktionen zur Verfügung.

• So haben Sie die Möglichkeit, das Tabellenlayout anzupassen. Beispielsweise können Zeilentrenner eingeblendet werden.
• Weiter ist das Löschen eines selektierten Arztbriefes möglich.

Filter der eArztbriefverwaltung

Mithilfe der Buttons „alle“ 1 und „nicht gesendet“ (=gedruckt und nicht gedruckt) 2 werden die Arztbriefe in dem gewählten Zeitraum geladen. Standardmäßig umfasst der gesetzte Zeitraum, die letzten 10 Tage. Der Button darunter 3 lädt alle nicht versendeten Arztbriefe, unabhängig vom gesetzten Zeitraum. Ebenso lädt der Button daneben 4 die relevanten Arztbriefe. Relevante Arztbriefe sind Briefe mit dem Status „Offen“, also nicht versendet oder gedruckt. Aktivieren Sie die erste Checkbox 5 werden mit Öffnen der eArztbriefverwaltung automatisch die relevanten Briefe geladen.

Über Filter 6 können weitere Listenansichten konfiguriert werden nutzen.

Arztbriefdaten in der eArztbriefverwaltung

In der Arztbrieftabelle können Sie unter anderem einsehen, wann der Arztbrief erstellt, gedruckt, das PDF oder DOCX erstellt wurde, signiert am und von, versendet, den Arzt – für den der Arztbrief ausgestellt wurde (erstellt für) sowie den eArztbrief-Empfänger. Außerdem sehen Sie den Status 9. Der eArztbrief kann folgende Status einnehmen:

• Offen = nicht gedruckt oder versendetet
• Fertig: gedruckt = gedruckt oder gefaxt
• Fertig: gesendet = versendet
• Fertig: gedruckt, gesendet = gedruckt und versendet

Modus: Strenge Druckfreigabe

Die strenge Druckfreigabe durch den Arzt ist in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel → Briefschreibung zu aktivieren. 

In diesem Modus gibt es anstatt des Status „Offen“ die folgenden Möglichkeiten:

• Freigegeben – gelbes Ampelsymbol
• noch nicht freigegeben – rotes Ampelsymbol

Die Freigabe von eArztbriefen kann im ABR-Karteieintrag oder direkt in der eArztbriefverwaltung über das Kontextmenü durch Vertragsärzte erfolgen. Freigaben können auch an beiden Stellen zurückgezogen werden.

Achtung: Nur Nutzer mit dem Recht „Briefe zum Druck freigeben können“ können den Freigabestatus ändern. Das Recht kann in der Rechteverwaltung wie gewohnt konfiguriert werden.

Im rechten Bereich 7 können Sie die Vorschau (das PDF) des selektierten Briefes einsehen. Für die Vorschau des Arztbriefes wird das PDF neu erzeugt. Aktivieren Sie die zweite Checkbox 5 wird automatisch das PDF für den eArztbrief generiert bzw. aktualisiert. Ist die Checkbox deaktiviert, wird keine PDF-Vorschau für den gewählten Arztbrief aktualisiert bzw. neu generiert.

Hinweise

• Ist in den tomedo ® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail → PDF-Hintergrund die Option „vor dem Faxen/E-Mailen nachfragen“ aktiv, erscheint der Abfragedialog, ob bzw. welcher Hintergrund für den eArztbrief verwendet werden soll. Soll der Abfragedialog nicht erscheinen, muss diese Nachfrage-Option deaktiviert werden.
• Wurde der Arztbrief mit einem Hintergrundbild gedruckt, dann wird dieses Hintergrundbild beim eArztbriefversand nicht berücksichtigt, sondern das Hintergrundbild, was für den E-Mail-Versand gewählt wurde, verwendet. Dementsprechend wird das PDF mit dem Hintergrundbild für den E-Mailversand neu generiert, wenn wird für den Druck ein anderer Hintergrund gewählt wurde.
• Mit Doppelklick auf einen Arztbrief-Eintrag in der Liste gelangt man in die Kartei des Patienten, wo automatisch das ABR Popover vom gewählten Arztbrief in der Kartei des Patienten geöffnet wird.

Mit Klick auf die Vorschau wird der Arztbrief PDF-Dokument in einem eigenen Fenster geöffnet.

Oberhalb des Briefes sehen Sie den Patientennamen 8, für den der Arztbrief erstellt wurde. Der Button daneben ermöglicht die Navigation in die Kartei des Patienten.

eArztbriefe in der eArztbriefverwaltung signieren und versenden

Selektieren Sie die gewünschten eArztbriefe in der Verwaltung und signieren 10 oder signieren und versenden 11 Sie die eArztbriefe in einem Schritt, mit aktivierter Komfortsignatur oder Einzelsignatur. Mit Drücken der Optionstaste wird die Aktion, welche mit diesen Buttons ausgeführt wird, erweitert: Forciere Selektierte Signieren und Forciere Selektierte Signieren/Senden. So können bereits signierte eArztbriefe erneut signiert werden. Wahlweise kann dafür das eArztbrief-PDF neu generiert werden, wenn es bereits existiert. Hier kann jeweils pro Abfrage zur wiederholten Signierung und PDF-Generierung zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

• Ja – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
• Nein – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
• Ja merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
• Nein merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
• Überspringen
• Abbrechen

Hinweise

• Aus der eArztbriefverwaltung können nur Arztbriefe versendet werden, welche bereits signiert wurden bzw. welche dort beim Versand signiert werden.
• Die Anwendung der Stapelsignatur ist für den eArztbriefversand noch nicht möglich.

Im Modus: Strenge Druckfreigabe

Wird dieser Modus angewendet, dann können nur Nutzer mit dem entsprechenden Recht eArztbriefe ohne Einschränkung direkt versenden. Andere Nutzer, ohne diesem Recht, können nur freigegebene eArztbriefe versenden.

Empfang des eArztbriefes

Mit Empfang des KIM eArztbriefes wird der eArztbrief automatisch durch die SMCB entschlüsselt. Hinterlegen Sie dazu im E-Mail-Konto im Reiter „Grundeinstellungen“ die SMCB Card-ID, siehe dazu folgenden Abschnitt.

War die Entschlüsselung der KIM-Mail nicht möglich und Sie haben das Fehlerfeedback “Die Nachricht konnte nicht entschlüsselt werden” erhalten, dann führen Sie einen Rechtsklick auf die Mail aus und wählen im Kontextmenü „E-Mail erneut durch den Konnektor entschlüsseln lassen“. Mit dem nächsten E-Mail-Abruf erhalten Sie den entschlüsselten eArztbrief.

Patientenzuordnung aus eArztbrief

Die Patientenzuordnung erfolgt teil-automatisch, da einige manuelle Schritte trotzdem nötig sind.

1. Der Patient wird bei Eingang der E-Mail (KVC oder KIM) nach bestem Wissen und Gewissen der E-Mail zugeordnet. Hier können auch mehrere Patienten gefunden werden oder auch keiner. Deswegen werden per se Patienten-Kandidaten an die E-Mail angehangen, wovon Sie anschließend einen auswählen können. 
2. Mit Bestätigung können Sie den Patienten zuordnen. Ist der Patient der E-Mail zugeordnet, erscheint ein Avatar. Beim Zuordnen wird gefragt, welche Daten mit den Stammdaten abgeglichen werden sollen. Bei einem nicht bekannten Patienten wird ein neuer Patient angelegt.
3. Danach wird die eArztbrief-Eingang-Ziffer 86901 vorgeschlagen und kann in diesem Schritt auf dem Schein dokumentiert werden. Gegebenenfalls muss ein neuer Schein angelegt werden, wenn für den Patienten noch kein Schein für das Quartal existiert.
   Ausnahme: Wird der eArztbrief einem Privatpatienten zugeordnet, erscheint eine Abfrage, ob tatsächlich die eArztbrief-KV-Leistung für den Privatpatienten dokumentiert werden soll.
   Hinweis: Wird auf Grundlage eines empfangenen eArztbriefes ein Patient angelegt, wird standardmäßig der Versichertenstatus GKV-Patient für diesen Patienten gesetzt. Somit werden die KV-Abrechnungsziffern ohne Warnung vorgeschlagen.
4. Anschließend werden alle Dateien in die Akte gespeichert. In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste können Sie für den KIM-eArztbrief einstellen, in welchem Karteieintragtyp der eingehende eArztbrief in der Kartei zu speichern ist. Zusätzlich können Sie auswählen, ob die Begleitdatei und Signaturprüfung im Karteieintrag mit abgelegt werden soll.