Früherkennungsuntersuchungen

Um das Früherkennungsmodul nutzen zu können, öffnen Sie eine beliebige Kartei und führen einen Rechtsklick auf die Symbolleiste aus. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt „Symbolleiste anpassen…“. Im erscheinenden Fenster wählen Sie dann das Symbol für die Früherkennungsuntersuchung (ein Radarschirm, ziemlich weit unten) und ziehen es auf die Symbolleiste. Anschließend können Sie das Fenster wieder schließen.

Die Früherkennungsverwaltung

In der Früherkennungsverwaltung können Sie Ihre entsprechenden Vorsorgeuntersuchungen definieren und konfigurieren. Hierbei werden die Kriterien und Regeln für die Untersuchungen festgelegt, die später bestimmen werden, ob in der Patientenkartei das Früherkennungssymbol leuchten/blinken wird oder nicht.

In der Früherkennungsverwaltung können Sie dabei sowohl Untersuchungen für alle Patienten festlegen, als auch patientenbezogene/individuelle Untersuchungen. Mit anderen Worten: Sie bestimmen, ob eine Vorsorgeuntersuchung für alle Patienten gilt oder nur für einen oder bestimmte Patienten.

Zur Konfiguration der Früherkennungsuntersuchung müssen Sie sich vor der ersten Nutzung als Nutzer mit administrativen Rechten einloggen und auf das Symbol für Früherkennungsuntersuchung klicken. Wenn Sie in dem erscheinenden Status-Fenster auf das Zahnrad klicken, öffnet sich das Konfigurations-Fenster. Alternativ gelangen Sie auch über Admin → Früherkennungsverwaltung zu diesem Fenster.

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Einrichtung einer Früherkennungsuntersuchung

Auf der linken Seite 1 befindet sich eine Übersicht über alle hinterlegten Vorsorgemaßnahmen. Einige Untersuchungen sind bereits in tomedo® angelegt. Diese können Sie natürlich ergänzen, oder verändern bzw. auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Durch Betätigen des „+“-Symbols können Sie weitere Vorsorgemaßnahmen anlegen. Rechts oben 2 können Sie den Namen der Vorsorgemaßnahme eintragen und festlegen, ob Sie für alle Patienten aktiviert sein soll. Diese Einstellungen sind auch in der Übersicht zu sehen.

Festlegung der Regeln und Kriterien

Nun können Sie mit dem Button „neue Regel anlegen“ je Untersuchung Regeln erstellen, wann die entsprechende Früherkennungsuntersuchung durchzuführen ist. Legen Sie fest, ob die Untersuchung für alle Patienten gilt oder nicht. Setzen Sie den Haken, gilt Sie für alle Patienten. Setzen Sie den Haken nicht, müssen im Früherkennungsmodul über das Radar individuelle Regeln festgelegt werden.

Mit dem Button „Regel duplizieren“ können Sie eine vorhandene Regel duplizieren, um sie anschließend zu modifizieren. Nicht mehr benötigte Regeln können Sie ebenso wie ganze Vorsorgemaßnahmen mit dem „–“-Symbol in der Übersicht links entfernen. Im zweiten Fall ist zu beachten, dass die zugehörigen Untersuchungen dadurch verloren gehen. Sie können dies vermeiden, indem Sie mit dem „Auge“-Symbol die nicht mehr benötigte Vorsorgemaßnahme auf unsichtbar setzen.

Eine Regel besteht aus einer Verknüpfung von allgemeinem Untersuchungsfilter 3, allgemeinem Patientenfilter 4 und weiteren komplexeren Filtern 5.

Untersuchungsfilter: Das Intervall zwischen zwei Untersuchungen können Sie in Tagen oder Monaten spezifizieren. Alternativ wählen Sie eine der Optionen monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich, wenn die Untersuchung jeweils ab dem ersten Tag des Monats/Quartals usw. wieder möglich ist. Zudem können Sie einen Mindestabstand vorgeben der immer einzuhalten ist. Die Felder „Maximal“ und „Im Zeitraum“ können Sie verwenden, falls die Untersuchung in dem angegebenen Zeitraum nicht beliebig oft wiederholt werden darf. Auch hier gibt es die Möglichkeit, eine Untersuchung erst wieder ab einer gewählten Kalendereinheit zuzulassen.

Patientenfilter sind das Geschlecht, die Art der Versicherung sowie die Altersspanne, in der die Vorsorgeuntersuchung anzubieten ist. Durch Freilassen von „ab Alter“ oder „bis Alter“ können Sie halboffene Altersintervalle angeben.

In der ersten Tabelle 5 können Sie weitere Filter hinterlegen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen den Typen „Krankenkasse“, „Karteieintrag“, „Untersuchung“ und „Diagnose“. Die Diagnose können Sie auch durch ICD-Codes spezifizieren. Hierbei können Sie mehrere Codes durch Semikolon getrennt hinterlegen, zum Beispiel „E11.10;E11.11“. Wenn der Patientenfilter z.B. mit „E11.1-“ (oder einfach nur „E11.1“) angelegt wird, wird die Vorsorgemaßnahme entsprechend für alle Patienten mit ICD-Code E11.1* aktiviert.

In der Tabelle „Kriterien“ 6 können Sie Kriterien hinterlegen, die dann automatisch auf den Krankenscheinen gesucht und in die Historie aufgenommen werden. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen den Typen „EBM-Ziffer“, „GOÄ-Ziffer“, „HzV-Ziffer“ und „ICD-Ziffer“. Leere Felder werden ignoriert. Innerhalb eines Kriteriums sind alle Ziffern mit „UND“ verknüpft. Das heißt, dass beim Anlegen einer Früherkennungsuntersuchung mit diesem Kriterium alle Ziffern abgerechnet werden oder eingetragen werden. Einzelne Kriterien sind hingegen mit „ODER“ verknüpft. Beim Anlegen einer Früherkennungsuntersuchung erhalten Sie eine Auswahl mit den für diesen Patienten möglichen Kriterien. Welche Kriterien möglich sind, hängt von den abzurechnenden Ziffern und existierenden Scheinen/Rechnungen des Patienten ab.

Wenn Sie ein Kriterium noch einmal bearbeiten wollen, klicken Sie einfach auf den Button „editieren“. Nachdem alles eingetragen ist, können Sie das Konfigurations-Fenster wieder schließen und sich als Arzt einloggen.

Individuelle Regeln

Wenn Sie individuelle Regeln für Patienten verwenden wollen, dann ist es immer sinnvoll, diese Regel in einer dafür vorgesehenen Vorsorgemaßnahme anzulegen und den Haken für alle Patienten zu deaktivieren. Die individuelle Regel wird dann über das Radar aktiviert. Um alle Untersuchungen anzeigen zu lassen, welche standardmäßig “deaktiviert” sind, klicken Sie auf den Button “Deaktivierte anzeigen”.

Umgekehrt können Sie auch einzelne Patienten von bestimmten Untersuchungen ausschließen. Dazu aktivieren Sie den Haken für alle Patienten in der Vorsorgemaßnahme und legen dann eine individuelle Regel für den Patienten an. Hier können Sie die Vorsorgemaßnahme für den Patienten dann deaktivieren (siehe Radar).

Der Unterschied zwischen einer individuellen Regel und einer patientenbezogenen Regel liegt darin, dass die patientenbezogenen Regeln von mehreren Patienten erfüllt werden können, eine individuelle Regel nur an einem Patienten aktiv ist.

Nutzung

Um das fertig konfigurierte Früherkennungsmodul zu nutzen, klicken Sie auf das Symbol „Früherkennungsuntersuchung“ in der Kartei des jeweiligen Patienten. Das Radar lässt Sie durch seine Blinkfunktion erkennen, ob eine Vorsorgemaßnahme ansteht oder nicht.

Es erscheint ein Übersichtsfenster mit einer Liste 1 relevanter oder bereits durchgeführter Früherkennungsuntersuchungen. Die Ampelfarben bedeuten:

rot = Untersuchung steht an
gelb = Untersuchung bald (also in einem Monat) fällig (direkt Termin vereinbaren oder aufklären)
grün = kein Handlungsbedarf

Um eine ausgewählte Früherkennungsuntersuchung zu protokollieren, drücken Sie im Abschnitt unten links 2 den Button „Neue anlegen“ und befüllen die Untersuchungskriterien (Untersuchungsdatum, Art der Leistung, ob aufgeklärt und untersucht wurde). Diese werden dann automatisch in die Übersicht 1 übertragen. Falls nicht die komplette Historie gefunden wurde, können Sie mit „Vergangene bearbeiten“ weitere Untersuchungen anlegen.

Zusätzlich zu den globalen Regeln für die Früherkennungsuntersuchungen können Sie in auf der rechten Seite 3 für den Patienten pro Vorsorgemaßnahme eine individuelle Regel anlegen.

Über die Buttons oben rechts 4 ermöglicht der Untersuchungsinspektor eine tabellarische Übersicht über alle durchgeführten Vorsorgemaßnahmen. Im Regelinspektor können Sie nachvollziehen, welche allgemeinen Regeln derzeit aktiv und für den konkreten Patienten aktuell erfüllt sind. Auch dieses Fenster ist rein informativer Natur.

tomedo handbuch elektronische dokumentation Frueherkennung Regelinspektor

Steht nun eine Untersuchung an (gekennzeichnet durch die rote Ampel), klicken Sie auf den Button „Neue anlegen“ und füllen die Felder aus. Damit wird auch der Fensterteil aktiv, um die Untersuchung weiter bearbeiten zu können.

tomedo handbuch elektronische dokumentation Frueherkennungsuntersuchung anlegen

Es wird automatisch ein entsprechender Karteieintrag angelegt. Im Feld „Leistung“ 2 können Sie aus den in der Früherkennungsverwaltung für diese Untersuchung hinterlegten Leistungsziffern auswählen. Die ausgewählte Leistung wird automatisch auf den Schein übertragen. Abhängig von der Nummer wird die Leistung entweder gesetzlich oder privat abgerechnet. Bei Bedarf können Sie die Leistung auch noch nachträglich ergänzen (Schaltfläche „Leistung abrechnen“).

Möchten Sie eine vergangene Vorsorgeuntersuchung zu der jeweiligen Untersuchung bearbeiten, betätigen Sie den Button „Vergangene bearbeiten“ 3. In diesem Fall ist jedoch darauf zu achten, dass Sie diese nur dann löschen können, nachdem die zugehörige Leistung aus der Leistungserfassung gelöscht wurde.

tomedo handbuch elektronische dokumentation vergangene Frueherkennungsuntersuchungen

Wenn eine Ziffer im Rahmen einer Vorsorgeuntersuchung mehrfach abgerechnet werden soll, können Sie dies in der Spalte „Anzahl“ 4 dokumentieren. Wenn die Checkbox in der Spalte „Beginnt Reihe“ gesetzt wird und zugleich eine Maximalzahl an Untersuchungen innerhalb eines Zeitraums vorgegeben wird, so wird die Anzahl erst ab dem Zeitpunkt gewertet zu dem die Checkbox gesetzt wurde.

Zum Beispiel sei die Maximalzahl 2 Untersuchungen pro Jahr. Zunächst wird eine Untersuchung außerhalb dieser Regelung durchgeführt. Anschließend zwei weitere Untersuchungen ab denen die Anzahl beachtet werden soll. Die Situation wird im Bild veranschaulicht.

Möchten Sie eine individuelle Regel für den Patienten bearbeiten bzw. ein- oder ausschalten, betätigen Sie die Buttons „anlegen“ bzw. „entfernen“ 5. Durch Setzen des Hakens in der Checkbox zur Vorsorgemaßnahme 6 bestimmen Sie, ob die Vorsorgeuntersuchung für den Patienten aktiv bleibt oder nicht. Im zweiten Fall wird die Inaktivität in der Vorsorge-Ampel durch ein Verbotsschild 7 symbolisiert.

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Früherkennungsuntersuchungen in der Kartei dokumentieren

Alternativ zu dem beschriebenen Vorgehen können Sie die Früherkennungsuntersuchung auch direkt in der Patientenkartei dokumentieren. Die eingetragenen Leistungen werden automatisch in das Früherkennungs-Fenster übertragen.

Früherkennungsstatistik

Mittels Verwaltung → Früherkennungsstatistik gelangen Sie zur Früherkennungsstatistik. Dort können Sie sich fällige Untersuchungen ab einem bestimmten Datum anzeigen lassen. Sie wählen die entsprechenden Vorsorgemaßnahme aus und geben das Datum ein, ab wann die Vorsorgeuntersuchungen möglich sein werden. Bestätigen Sie mit OK und das Ergebnis wird Ihnen als Statistik präsentiert.

In der Statistik können Sie dann Filter setzen, wie Sie es von anderen Statistiken her kennen. An alle oder an ausgewählte Patienten dieser Ergebnisliste können Sie nun mit dem Aktionen-Knopf Serienbriefe, Serien-E-Mails oder Serien-SMS schreiben; mehr Details im Kapitel Tipps und Tricks.

Früherkennungsautomatisierung

Mit Hilfe der Früherkennungsautomatisierung können Sie Ihre Patienten rechtzeitig daran erinnern, einen Termin zur Vorsorge-/Früherkennungsuntersuchung zu vereinbaren. Die Konfiguration finden Sie im Menü Verwaltung → Früherkennungsautomatisierung.

tomedo handbuch frueherkennung automatisierung konfiguration1

Links sehen Sie die Liste aller Vorsorgeuntersuchungen. Wenn Sie für eine Untersuchung eine automatisierte Erinnerung konfigurieren möchten, aktivieren Sie die Konfiguration durch Klick auf die Checkbox 1. Im rechten Bereich erscheinen nun die zur Verfügung stehenden Optionen.

Hier können Sie einstellen wie viele Tage vor dem nächsten möglichen Termin die Patienten erinnert werden sollen 2 und wie oft und in welchen Abständen die Erinnerungen versendet werden 3.

Zur Ausführung wird eine E-Mail Vorlage benötigt 4. Diese wird im Menü Admin → E-Mail-Vorlagen erstellt.

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Wählen Sie zunächst aus, dass diese Vorlage für die Früherkennungserinnerung genutzt werden soll 5. Nun können Sie mit Hilfe des Buttons „Briefkommandos“ 6 die zur Verfügung stehenden Briefkommandos mit der Maus an die gewünschte Position in der Vorlage ziehen 7. Im unteren Bereich sehen Sie eine Vorschau des Textes 8.

tomedo handbuch frueherkennung automatisierung konfiguration2

Neben der E-Mail-Vorlage muss ein E-Mail-Konto gewählt werden 9 mit dem die Nachrichten an die Patienten verschickt werden. Optional können Sie auch eine Signatur anfügen 10.

Des Weiteren können Sie festlegen ob und mit welchem Karteieintragstyp die Erinnerung in der Kartei der Patienten dokumentiert werden soll 11. Zudem können Sie festlegen an welche Patienten, die für die Vorsorgeuntersuchung in Frage kommen, keine Erinnerung gesendet werden soll. Dazu können Sie vorgeben ob generell alle Patienten mit einem künftigen Termin keine Erinnerung erhalten sollen oder nur wenn eine bestimmte Terminart vorliegt 12. Zudem können Sie eine oder mehrere Diagnosen wählen, die eine Erinnerung ausschließen 13.

Wenn Sie mit der Konfiguration zufrieden sind, klicken Sie auf die Option „automatische Erinnerung aktivieren“ 14, um den Erinnerungsprozess zu starten. Sofern der tomedo-Server Ihrer Praxis eingeschaltet ist, werden ab der folgenden Nacht die E-Mails an die Patienten versendet. Ab tomedo® v1.149 können Sie die Konfiguration vor der Aktivierung testen. Klicken Sie dafür auf den Button „Konfiguration testen“ 15.

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Wählen Sie als nächstes einen Patienten für den Sie die Konfiguration testen möchten. Im Dropdown-Feld ist die zuvor gewählte Konfiguration vorausgewählt. Bei Bedarf können Sie auch eine andere Konfiguration auswählen.

Im rechten Bereich des Fensters sehen Sie alle Punkte die während eines Testdurchlaufes durchgeführt werden. Waren alle Tests erfolgreich, so wurde der Patient mittels der eingestellten E-Mailvorlage an seine Untersuchung erinnert. Sobald im Anschluss die automatisierte Erinnerung aktiviert wird, wird für den hier gewählten Patienten erst beim nächsten Durchlauf ggf. eine weitere Erinnerung versendet.

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Sobald Sie auf „Testen und E-Mail versenden“ klicken, werden alle Tests soweit wie möglich durchgeführt. Zu jedem Test erhalten Sie im Anschluss Informationen darüber was getestet wurde, sowie welche einzelnen Testschritte erfolgreich waren und welche nicht.

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Einen Überblick über alle erinnerten Patienten erhalten Sie in der Recallliste unter Verwaltung → Früherkennungserinnerung Checkliste. Wenn ein Patient einen Termin vereinbart hat, können Sie durch Klick auf die Checkbox in der Spalte „Erledigt“ 1 den Patienten aus der Liste entfernen. Die Spalten „Anrufen“ und „Termin“ 2 dienen dazu den Patienten anzurufen und einen Termin zu vereinbaren. Dies kann beispielsweise nötig sein, wenn ein Patient nicht auf die Erinnerungen reagiert, wenn keine E-Mail-Adresse in den Patientendetails hinterlegt ist oder der Patient nicht per E-Mail kontaktiert werden will.